* Ưu điểm:
-Sổ sách nếu làm trên máy để in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4. -CTGS dùng để ghi các chứng từ vào đó,nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cái không bị rối.
*Nhược điểm:
-Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa CTGS với CTGS khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ đang ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái.
-Trình độ kế toán viên tương đối đồng đều.
-Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chổ: Đã ghi sổ cái ngày....trên CTGS, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng.
* Để hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh hình thức này sử dụng các loại sổ chủ yếu sau:
- Chứng từ ghi sổ;
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ;
- Sổ cái TK 511, TK 632, TK 531… - Các sổ thẻ, kế toán chi tiết.
*Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.19. Trình tự ghi sổ kế toán chứng từ ghi sổ Ghi chú: : Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng : Đối chiếu 2.5.4 Hình thức nhật ký – chứng từ *Ưu điểm:
- Đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán và phân công chuyên môn hoá lao động kế toán, từ đó tránh được việc ghi trùng lặp, giảm khối lượng công việc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Chứng từ kế toán Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết
ghi chép hàng ngày và thuận lợi cho việc chuyên môn hoá lao động kế toán.
*Nhược điểm:Tuy nhiên, mẫu sổ sử dụng trong hình thức kế toán này phức tạp
nên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của kế toán phải cao và thích hợp với các đơn vị có qui mô lớn, nhiều nghiệp vụ phức tạp.
*Hình thức Nhật ký – Chứng từ sử dụng các loại sổ kế toán sau trong hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:
- Nhật ký – Chứng từ số 8 và các nhật ký chứng từ khác có liên quan. - Các bảng kê: bảng kê số 5, bảng kê số 8, 9,10,11 và các bảng kê khác có
liên quan
- Sổ cái các TK 156,157,632,641,642,911….
*Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – chứng từ được thực hiện theo sơ đồ sau:
-
- Ghi chú:
Sơ đồ 2.20. Trình tự ghi sổ kế toán nhật ký chứng từ
Ghi hàng ngày Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ số 6, 8, 10 Sổ cái TK 511, 632, 515, 635, 641, 642, 711, 811, 911, 421
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 156, 511, 515, 635, 632, 641, 642 ,711, 811, 821, 911 Bảng kê số 5, 8,9, 10, Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ số 6, 8, 10 Sổ cái TK 511, 632, 515, 635, 641, 642, 711, 811, 911, 421
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 156, 511, 515, 635, 632, 641, 642 ,711, 811, 821, 911 Bảng kê số 5, 8,9, 10, Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
CHƯƠNG III
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÂN PHỐI
THUẬN PHÁT
3.1 Khái quát chung về Công Ty TNHH Đầu Tư và Phân Phối Thuận Phát
3.1.1. Giới thiệu chung về Công Ty TNHH Đầu Tư và Phân Phối Thuận Phát
Tên công ty: Công ty TNHH đầu tư và phân phối Thuận Phát
Địa chỉ: Số 2, Dãy D, Khu TT VACVINA, P.Nhân Chính, Q. Thanh Xuân, HN Điện thoại: 043.7759249
Fax: 043.7759249
Số đăng ký: 0104134590
Email: Thuanphat168@gmail.com Webside: www.thuanphat168.com.vn
Người đại diện cho ph¸p luật: Ông Nguyễn Trung Hà
Chức danh: Gi¸m đốc
* Nội quy, quy chế của công ty
Các phòng Công ty có nhiệm vụ tham mưu giúp cho Giám đốc Công ty quản lý, chỉ đạo và điều hành thống nhất từng mặt hoạt động toàn công ty.
Trong từng lĩnh vực phụ trách của mình, các phòng Công ty phải thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ sau đây :
Nghiên cứu, đề xuất các chủ trương, phương hướng, xây dựng các chương trình, kế hoạch, chuẩn bị kịp thời và chính xác các quyết định thuộc lĩnh vực phụ trách cho Giám đốc Công ty.
Tổ chức kiểm tra, giám sát và phân tích, đánh giá kết quả việc thực hiện các quyết định của Công ty.
Tổ chức hậu cần đảm bảo kịp thời các điều kiện về vốn, vật tư, lao động..., các dịch vụ kỹ thuật, chuyên môn cho đơn vị trực thuộc theo đúng trách nhiệm đã phân công, phân cấp.
Chăm lo xây dựng và đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng đội ngũ thuộc hệ nghiệp vụ.
Tổng kết, rút kinh nghiệm thuộc lĩnh vực quản lý, đề xuất các biện pháp bổ sung kịp thời cho công tác quản lý ngày càng hoàn thiện.
Trong mọi hoạt động, các phòng phải chủ động phối hợp chặt chẽ, thường xuyên với nhau để đảm bảo cho các hoạt động quản lý của Công ty được kịp thời và thông suốt với hiệu quả cao nhất.
Các Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi hoạt động và kết quả hoạt động thuộc lĩnh vực nghiệp vụ công tác của mình
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH đầu tư và phân phối Thuận Phát phối Thuận Phát
Công ty TNHH đầu tư và phân phối Thuận Phát được thành lập từ năm 2006. Tính đến năm nay 2013 đã được 08 năm. Trong 08 năm qua công ty đã thu hút được những thành quả kinh doanh được thể hiện trong bảng sau.
ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012
Doanh thu 209.675.867.900 245.789.590.500
Lợi nhuận trước thuế 17.716.831.363 26.273.133.142 Lợi nhuận sau thuế 13.287.623.522 19.704.849.857
(Nguồn: Phòng Kế toán )
Qua bảng số liệu ta thấy tất cả các chỉ tiêu trong 2 năm có sự chuyển biến rõ rệt. Doanh thu năm 2011-2012tăng từ 209.675.867.900 đ lên 245.789.590.500 đ, chứng tỏ doanh nghiệp đã có nhiều cố gắng để chiếm lĩnh thị phần trên thị trường hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả.
3.1.3. Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty TNHH đầu tư và phân phối Thuận Phát phối Thuận Phát
* Chức năng:
Công ty Thuận Phát là công ty kinh doanh đa ngành nghề trong lĩnh vực điện - điện tử vì vậy hàng hoá của Công ty rất đa dạng, gồm:
- Thiết bị điện tử - điện lạnh, điện dân dụng: kinh doanh sản phẩm của các hãng LG - MECA, SAMSUNG, IBM, SONY...;
- Thiết bị, linh kiện máy tính: máy tính văn phòng PC, máy tính gia đình PRESARIO, máy tính cá nhân NOTEBOOK, IBM, COMPAQ, MITAC, ACER, máy in của các hãng HEWLETT PACKARD, EPSON và thiết bị mạng 3COM, bay Networks và các thiết bị kết nối của AMP, lưu điện thông minh và các thiết bị bảo vệ mạng của APC..;
* Nhiệm vụ:
- Công ty cung cấp những mặt hàng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dung - Tạo ra nhiều công việc giúp giảm bớt gánh nặng thất nghiệp cho đất nước - Góp phần đáng kể vào sự phát triển kinh tế - xã hội đất nước
3.1.4 Tổ chức công tác quản lý của công ty TNHH đâu tư và phân phối Thuận Phát
Cơ cấu tổ chức của Công ty được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn: Phòng hành chính)
- Đứng đầu bộ máy quản lý là Giám đốc Công ty: Thực hiện kế hoạch kinh doanh & phương án đầu tư cũng như điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày khác của công ty. Ngoài ra còn phải
Giám đốc Phó GĐ Phòng KD Phòng TCHC Phòng Kỹ Thuật Phòng TC - KT
thực hiện các nhiệm vụ khác & chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
- Phó giám đốc: Là người được giám đốc giao quyền, giúp giám đốc điều
hành một số lĩnh vực và có toàn quyền quyết định cũng như phải chịu trách nhiệm về những vấn đề thuộc phạm vi lĩnh vực của mình.
- Phòng kinh doanh
Phòng Kinh doanh có chức năng tư vấn cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh phân phối, kinh doanh bán lẻ của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ hoạt động kinh doanh. Nhiệm vụ cụ thể là:
- Nghiên cứu thị trường, cập nhật các thông tin về thị trường, giá cả các loại sản phẩm và dịch vụ Công ty đang kinh doanh.
- Tìm hiểu đối tác kinh doanh. Đề xuất các biện pháp chăm sóc khách hàng truyền thống, phát triển mở rộng khách hàng mới đồng thời tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh.
- Đề xuất các giải pháp quảng cáo hình ảnh của Công ty trên thương trường, đề xuất các chính sách bán hàng nhằm khuyến khích bán hàng, gia tăng doanh số. Tìm hiểu, khai thác nguồn hàng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng.
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và những giải pháp cụ thể, những đề xuất cần thiết để thực hiện được kế hoạch đề ra.
- Tiếp nhận, xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng của các tổ chức, các doanh nghiệp là đại lý bán hàng của Công ty. Tổ chức kinh doanh bán lẻ cho người tiêu dùng. Tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế; phối hợp triển khai thực hiện và quyết toán các hợp đồng.
- Theo dõi công nợ theo nhóm, đối tượng và đôn đốc thu hồi công nợ.
- Hàng tháng trình Giám đốc: báo cáo doanh số bán hàng, chia ra theo các nhóm quản lý, doanh số theo khách hàng, doanh số theo các sản phẩm. Báo cáo cần nêu rõ những khó khăn, tồn tại, nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục.
- Phòng kỹ thuật - dịch vụ bảo hành
Phòng Kỹ thuật - bảo hành có chức năng hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bán hàng, thực hiện dịch vụ bảo hành và các dịch vụ sau bán hàng. Nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Tư vấn cho ban Giám đốc và bộ phận kinh doanh về xu hướng phát triển của công nghệ, các đặc điểm cũng như các tính năng kỹ thuật của các công nghệ mới.
- Nghiên cứu, kiểm tra, đánh giá chất lượng các sản phẩm phần cứng của các nhà cung cấp, hỗ trợ ban Giám đốc đưa ra các quyết định đầu tư hợp lý.
- Lắp ráp thiết bị, cài đặt các phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, giao hàng cho khách, thanh toán tiền hàng và hướng dẫn khách hàng khi cần thiết.
- Kiểm tra các điều kiện bảo hành, nhận hàng bảo hành; gửi hàng bảo hành, thu đòi hàng bảo hành; giao trả hàng bảo hành cho khách hàng. Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng theo hợp đồng.
- Tập hợp các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ mà Công ty cung ứng, qua đó Ban lãnh đạo nghiên cứu và xây dựng các chiến lược cụ thể nhằm cung cấp những sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo nhất, đáng tin cậy nhất.
- Báo cáo kết quả thực hiện công việc trong tháng.
- Phòng tài chính – kế toán
Phòng Kế toán: là một phòng quan trọng giúp công ty thấy được kết quả hoạt động kinh doanh, là phòng quản lý, có chức năng tư vấn cho Giám đốc những vấn đề liên quan đến tài chính-kế toán, có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế toán của Công ty. Nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Cập nhật, tìm hiểu chủ trương chính sách, quy định của Nhà nước liên quan đến công tác tài chính, kế toán như: chính sách thuế, Pháp lệnh kế toán thống kê, ...
- Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ. Ghi chép sổ sách, hạch toán, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ.
- Đối chiếu công nợ, đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ. - Kiểm kê hàng tồn kho; kiểm kê quỹ, két hàng tháng.
- Lập các báo cáo kết quả kinh doanh, hàng tồn kho, quỹ két, công nợ trình Giám đốc hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
- Lập và nộp các báo cáo về công tác kế toán thuế theo quy định của Nhà nước. Kiểm tra, rà soát và chuẩn bị tài liệu để quyết toán với cơ quan thuế.
- Phân tích tình hình hoạt động tài chính, các chỉ tiêu về doanh số, phân tích các báo cáo, tìm ra nguyên nhân những tồn tại và đề xuất giải pháp xử lý.
- Phòng Tổ chức Hành chính
Phòng Tổ chức hành chính là phòng quản lý, có chức năng tư vấn cho Giám đốc về quản lý nhân sự và quản lý hành chính, có trách nhiệm về công tác tổ chức và hành chính của Công ty. Nhiệm vụ của phòng như sau:
- Tham gia xây dựng và triển khai các nội quy, quy chế của Công ty. Phối hợp theo dõi, kiểm tra và đôn đốc nhân viên thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty.
- Xây dựng quy chế tuyển dụng và triển khai thực hiện. Tham gia xây dựng và quản lý chương trình đào tạo, phát triển nhân viên.
- Tham gia xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp.
- Quản lý và thực hiện các công việc hành chính của Công ty.
- Báo cáo Giám đốc công ty về tình hình thực hiện công tác quản lý nhân sự, công tác hành chính trong tháng, trong quý và cả năm.
Công ty TNHH đầu tư và phân phối Thuận Phát đã xây dựng được quy mô hình quản lý phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh với bộ máy quản lý gọn nhẹ các phòng ban dã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và thực hiện kiểm tra các hoạt động của Công ty.
3.1.5. Khái quát về tình hình tài chính của công ty TNHH đầu tư và phân phối Thuận Phát
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2012 và 2013 được thể hiện qua bảng sau:
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Năm 2011-2012
ĐVT: VNĐ
CHỈ TIÊU Mã số Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch Tỷ lệ %
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 209,675,867,900 245,789,590,500 36,113,722,600 117.22 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 4,543,710,000 5,190,647,000 646,937,000 114.24 3
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 205,132,157,900 240,598,943,500 35,466,785,600 117.29 4 Giá vốn hàng bán 169,567,834,540 196,307,525,078 26,739,690,538 115.77 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 35,564,323,360 44,291,418,422 8,727,095,062 124.54 6 Doanh thu hoạt động tài chính
7 Chi phí tài chính 8 Chi phí bán hàng 8,590,357,899 9,567,298,035 976,940,136 111.37 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 9,257,134,098 8,450,987,245 -806,146,853 91.29 10
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh 17,716,831,363 26,273,133,142 8,556,301,779
148.29 11 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 17,716,831,363 26,273,133,142 8,556,301,779 148.29 12
Chi phí thuế TNDN
hiện hành 4,429,207,841 6,568,283,286 2,139,075,445
148.29
13 Lợi nhuận sau thuế TNDN 13,287,623,522 19,704,849,857 6,417,226,335 148.29
Bảng 3.1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Nhận xét: Nhìn vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2011 và 2012 ta có thể thấy rằng chỉ tiêu về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty tăng 36,113,722,600 ( từ 209,675,867,900 VNĐ lên 245,789,590,500 VNĐ). Năm 2012 công ty mở rộng quy mô hoạt động chính nhờ vốn chủ sở hữu nên khoản lợi nhuận mang về cho công ty khá cao so với năm 2011, con số cụ thể năm 2011 lợi nhuân sau thuế là 13,287,623,522 tăng lên vào năm 2012 là