Thương mại Thế Hệ
Tổ chức kinh doanh vận tải tại công ty TNHH Vận tải và Thương mại Thế Hệ có những đặc điểm sau:
- Sản phẩm của dich vụ vận tải của Công ty không mang hình thái vật chất cụ thể, chỉ tiêu để đánh giá dich vụ vận tải cảu Công ty là khối lượng lao vụ đã cung cấp cho khách hàng: khối lượng hàng hóa vận chuyển (tấn x km) và khối lượng hàng hóa xếp dỡ (tấn).
- Quá trình kinh doanh vận tải của Công ty đồng thời là quá trình cung cấp lao vụ cho khách hàng. Vì vậy, hoạt động kinh doanh vận tải của Công ty không có sản phẩm dở, không có sản phẩm nhập kho lưu thông.
- Hoạt động kinh doanh vận tải của Công ty chịu ảnh hưởng lớn của của phương tiện vận tải, trình độ sử dụng phương tiện, cơ sở hạ tầng và điều kiện địa lý từng vùng.
Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết với các đối tác, Công ty tiến hanh tính giá thành dịch vụ vận tải. Giá thành dịch vụ vận tải của Công ty bao gồm:
- Chi phí vật liệu trực tiếp: gồm các chi phí về nhiên liệu, vật liệu, động lực trực tiếp sử dụng cho hoạt động dịch vụ.
- Chi phí nhân công trực tiếp: gồm các khoản chi phí trả cho người lao động trực tiếp thực hiện các dịch vụ vận tải như tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của lái xe, phụ xe hoặc người tực tiếp bốc xếp.
- Chi phí sản xuất chung: bao gồm các khoản chi phí chung phát sinh ở các bộ phận sản xuất, sửa chữa phương tiện như chi phí về công cụ, đồ dùng, chi phí dịch vụ mua ngoài, khấu hao TSCĐ và các chi phí khác.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Vận tải và Thương mại Thế Hệ
Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
* Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban.
- Ban giám đốc: Bao gồm giám đốc và phó giám đốc.
+ Giám đốc: là người có quyền cao nhất và phải chịu trách nhiệm trước nhà nước và công ty về mọi kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Phó giám đốc: Hoạt động theo sự phân công ủy quyền của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực được giao. Ngoài ra còn phải giúp đỡ giám đốc quản lý công ty.
- Các phòng ban có nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn và đôn đốc việc thực hiện tiến độ công việc, lập kế hoạch cho ban giám đốc để từ đó ban giám đốc sẽ nắm được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty và đưa ra các chính sách, chiến lược mới.
+ Phòng kế toán tài chính: Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện bảo toàn vốn cho kinh doanh và công tác chi phí trong toàn công ty, theo dõi thanh toán các khoản chi phí phát sinh, hạch toán kinh tế, tổng kết và báo cáo thanh toán tiền lương, lập quyết định,v.v… GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh Phòng hành chính Phòng kế toán tài chính Phòng kỹ thuật thi công
Đội xe Xưởng sửa chữa
+ Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ lập kế hoạch vật tư thiết bị theo dõi và hướng dẫn đội ngũ lái xe thực hiện các quy định của công ty.
+ Phòng kỹ thuật thi công: Là phòng rất quan trọng bởi phòng này nắm chắc các nguồn tin về các dự án đầu tư xây dựng công trình trong và ngoài nước. Về quy mô công nghệ vốn đầu tư cũng như tiến độ thi công và địa điểm từng công trình. Phòng còn tham mưu cho giám đốc dự thầu các công trình xây dựng trực tiếp.
+ Phòng hành chính: Có nhiệm vụ quản lý, nắm bắt tình hình sử dụng, bố trí lao động trong Công ty. Tổ chức tuyển dụng lao động, cán bộ quản lý theo đúng yêu cầu của ban giám đốc đề ra. Sắp xếp nhân sự vào công tác, làm việc theo đúng chức năng và chuyên môn yêu cầu.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty THNH Vận tải và
Thương mại Thế Hệ
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
* Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Kế toán trưởng: Là người giúp giám đốc công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở công ty đồng thời thực hiện việc
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán TSCĐ vật tư Thủ quỹ giao dịch Ngân Hàng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh
kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở công ty. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc có các chức trách nhiệm vụ sau: + Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở doanh nghiệp.
+ Tổ chức hướng dẫn thực hiện và kiểm tra thực hiện ghi chép, tính toán, phản ánh, chính xác, trung thực, kịp thời đầy đủ toán bộ tài sản và các hoạt động kinh tế, tài chính của công ty; tính toán đầy đủ, kịp thời đúng chính sách, chế độ các khoản thuế phải nộp, các khoản quỹ được trích lập từ lợi nhuận, các khoản dự phòng… lập và gửi kịp thời các báo cáo kế toán theo chế độ báo cáo kế toán quy định; kiểm tra việc bảo vệ tài sản và các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp; ký các sổ kế toán các báo cáo kế toán, và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ của số liệu, kế toán trong các sổ kế toán và báo cáo kế toán.
+ Tổ chức thực hiện, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện, chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán của các nhân viên kế toán.
- Kế toán thanh toán tiền lương, thanh toán BHXH:
+ Tính lương và bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động trong công ty. + Ghi chép kế toán tổng hợp tiền lương quỹ BHXH, BHYT. Kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp.
- Kế toán tài sản cố định vật tư:
+ Ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết TSCĐ, công cụ dụng cụ tồn kho, nguyên vật liệu tồn kho.
+ Tính khấu hao TSCĐ, phân bổ công cụ, dụng cụ, tính trị giá vốn vật liệu xuất kho…
+ Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tăng giảm TSCĐ, báo cáo nguyên vật liệu tồn kho…
+ Theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ, đang sử dụng ở các bộ phận trong doanh nghiệp.
+ Ghi chép phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của các khoản vốn bằng tiền (tiền mạt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển). + Bảo quản và cấp phát tiền mặt, theo dõi các khoản vay và giao dịch ngân hàng.
- Kế toán tổng hợp:
+ Thực hiện các phần hành kế toán còn lại mà chua phân công, phân nhiệm cho các bộ phận trên như: hoạt động tài chính, hoạt động bất thường. + Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh, lập các bút toán khoá sổ kế toán cuối kỳ.
+ Kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận kế toán khác chuyển sang để phục vụ cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán.
+ Lập bảng cân đối tài khoản, lập Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Lập các báo cáo nội bộ khác ngoài những báo cáo kế toán nội bộ mà các bộ phận kế toán khác đã lập.
2.1.4.2. Hình thức kế toán:
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức chứng từ ghi sổ. * Các loại sổ kế toán chủ yếu:
- Chứng từ ghi sổ: là chứng từ do nhân viên kế toán lập trên cơ sở các chứng từ gốc nhận được để làm thủ tục ghi sổ kế toán.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái: là các sổ tài khoản cấp I để ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo hệ thống để hệ thống hoá thong tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: được mở cho tất cả các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết để hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết, cụ thể hơn đáp ứng yêu cầu quản lý ở Công ty.
Chứng từ gốc
(Hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc)
Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết
Sổ cái (2a) (4a) (1) (2b) (3b) (3a) (5)
Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển và xử lý
Giải thích: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
* Trình tự ghi sổ kế toán:
(1) Hàng ngày hoặc định kỳ ngắn căn cứ các chứng từ gốc hợp lệ, phân loại tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại lập chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng đối chiếu số phát
sinh các tài khoản Bảng chi tiết
số phát sinh
Bảng CĐKT và các báo cáo kế toán khác
(5) (6) (6) (6) (7) (7)
(2) Riêng những chứng từ liên quan đến tiền mặt, hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán đẻ kế toán lập chứng từ ghi sổ.
(3) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã được lập ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái tài khoản.
(4) Những chứng từ nào liên quan đến các đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết, thì đồng thời ghi vào các sổ chi tiết liên quan.
(5) Cuối tháng căn cứ các sổ chi tiết lập Bảng chi tiết số phát sinh, căn cứ các sổ cái, các tài khoản lập Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản.
(6) Đối chiếu số liệu giữa Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản với sổ quỹ, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Bảng chi tiết số phát sinh liên quan. (7) Sau khi đối chiếu, kiểm tra số liệu, căn cứ vào Bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản và các Bảng chi tiết số phát sinh để lập Bảng CĐKT và các Báo cáo kế toán khác.
2.1.4.3. Hình thức tổ chức công tác kế toán
Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Thế Hệ áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, toàn công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm ở đơn vị chính, còn ở các đơn vị trực thuộc đều không tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn công ty. Còn ở các đơn vị trực thuộc, phòng kế toán trung tâm chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm còn giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành công việc hạch toán khác như ghi chép các chỉ tiêu cần thống kê, ghi chép hạch toán một sô nghiệp vụ cụ thể được giao hoặc ghi chép những phần hành kế toán chi tiết phát sinh ở các đơn vị trực thuộc này, định kỳ lập báo cáo đơn giản gửi ề phòng kế toán trung tâm.
2.1.4.4. Chính sách kế toán áp dụng trong doanh nghiệp
Công ty thực hiện chế độ kế toán theo Luật Kế toán, sử dụng hệ thống tài khoản và hạch toán kế toán theo đúng yêu cầu và quy định cuả Nhà nước. Trong quá trình sử dụng Công ty có mở các tài khoản chi tiết tương ứng với tài khoản tổng hợp để hạch toán phù hợp với tình hình và đặc điểm kinh doanh thực tế của Công ty.
Niên độ kế toán của Công ty được tính theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam.
Chế độ kế toán áp dụng: Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Hệ thống báo cáo tài chính được sử dụng:
- Bảng Cân đối kế toán (Mẫu số B01-DNN) - Bảng Cân đối tài khoản (Mẫu số F01-DNN)
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DNN) - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DNN)
- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-BNN)
2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ
2.2.1. Tình hình chung về công tác quản lý TSCĐ hữu hình tại Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Thế Hệ ty TNHH Vận tải và Thương mại Thế Hệ
2.2.1.1. Đặc điểm TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp
Với lĩnh vực kinh doanh là dịch vụ vận tải, do đặc thù của ngành vận tải nên TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp là bộ phận chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty.
Địa bàn hoạt động của công ty rất phân tán nên TSCĐ hữu hình mà chủ yếu là các phương tiện vận tải phải di chuyển theo các hợp đồng vận chuyển.
Vì vậy, việc quản lý TSCĐ hữu hình rất phức tạp và gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi phải có những biên pháp quản lý hợp lý và khoa học.
Mặt khác, hoạt động vận tài thường xuyên tiến hành ngoài trời, chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, ảnh hưởng rất lớn đến việc quản lý TSCĐ hữu hình, TSCĐ hữu hình dễ bị hư hỏng và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng.
Với đặc điểm như trên đòi hỏi công ty phải có biện pháp quản lý chặt chẽ đảm bảo đáp ứng yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp, đồng thời nâng cao được hiệu quả sử dụng TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp.
2.2.1.2. Phân loại TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp
Công ty phân loại TSCĐ hữu hình theo đặc trưng kỹ thuật:
STT TSCĐ hữu hình
1 Nhà cửa, vật kiến trúc (nhà văn phòng, xưởng sửa chữa)
2 Máy móc thiết bị (máy bơm lốp, máy bơm hơi, máy hàn, máy tiện…)
3 Phương tiện vận tải truyền dẫn (xe ôtô, xe cẩu…)
4 Thiết bị dụng cụ quản lý (máy in, máy tính, điều hòa…)
2.2.1.3. Công tác quản lý TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp
Do đặc điểm của TSCĐ hữu hình của Công ty mang đặc thù của ngành
dịch vụ vận tải nên vấn đề bảo quản và sử dụng TSCĐ như thế nào để mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất luôn là vấn đề được công ty đặt lên hàng đầu. Vì vậy mà việc quản lý phải được tổ chức chặt chẽ, có hệ thống, cụ thể:
- Về mặt hiện vật:
TSCĐ hữu hình được mua sắm mới được kiểm tra bởi Phòng kinh doanh, nếu đạt yêu cầu thì sau đó mới được bàn giao cho từng bộ phận, từng
cá nhân trực tiếp sử dụng, và những cá nhân, bộ phận đó sẽ tiến hành sử dụng và quản lý TSCĐ hữu hình đó.
Hàng tháng, doanh nghiệp có thuê bộ phận sửa chữa, bảo hành đến xem xét tình trạng máy móc thiết bị của công ty để có thể xử lý kịp thời những trường hợp hỏng hóc. Khi có hỏng hóc thì công ty tiến hành xem xét, sửa chữa kịp thời để không chậm trễ thời gian thực hiện hộ đồng.
- Về mặt giá trị:
Tại bộ phận kế toán của Công ty, kế toán sử dụng “Thẻ TSCĐ” và “Sổ TSCĐ” toàn doanh nghiệp để theo dõi tình hình tăng giảm và hao mòn TSCĐ hữu hình. Bộ phận kế toán TSCĐ sẽ quản lý về tình hình hao mòn, việc thu hồi vốn đầu tư ban đầu để tái sản xuất TSCĐ hữu hình trong công ty thông quâ hệ sổ: Sổ TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ…
2.2.1.4. Đánh giá TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp
TSCĐ hữu hình của Công ty là bộ phận chủ yếu và đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện năng lực, tình hình tài chính của công ty. Vì vậy việc xác định giá trị TSCĐ hữu hình có ý nghĩa to lớn trong công tác hạch toán kế