2.1.5.1. Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, có tư cách pháp nhân đầy đủ. Đội ngũ cán bộ công nhân viên phòng Tài vụ có tổng số 25 người, dưới sự điều hành của kế toán trường và được trang bị hệ thống máy tính hiện đại.
Chú giải sơ đồ:
Quan hệ trực tiếp Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 2.10. Bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về tài
chính, lao động, thực hiện chức năng nhiệm vụ đã được quy định, thực hiện tốt chế độ chính sách đối với người lao động. Được thừa lệnh Tổng giám đốc
KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN Kế toán Tập hợp chi phí và Tổng hợp Kế toán Vốn bằng tiền Kế toán Tiền lương và các khoản phải trả CBCNV Kế toán Hàng tồn kho Xí nghiệp Tiêu thụ & Dịch vụ Xí nghiệp Bảo dưỡng Vĩnh Tuy Nhà máy VLCL kiềm tính Ban quản lý dự án
ký các chứng từ theo đúng điều lệ và pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước ban hành.
Phó phòng Kế toán: có nhiệm vụ tham mưu giúp kế toán trưởng trong
công tác hạch toán kế toán cũng như được thừa lệnh kế toán trưởng ký các văn bản theo quy định tại Công ty.
Kế toán tiền lương và các khoản phải trả cán bộ công nhân viên: có
nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Tính toán chính xác các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động, phân bổ các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh và lập báo cáo liên quan.
Kế toán vốn bằng tiền: có nhiệm vụ phản ánh kịp thời số dư và tình hình
biến động của từng loại vốn bằng tiền ở bất cứ thời điểm nào, đối chiếu với sổ quỹ và sổ phụ củ ngân hàng, theo dõi phát hiện sự thừa thiếu vốn bằng tiền của Công ty.
Kế toán hàng tồn kho: có nhiệm vụ theo dõi, quản lý tình hình nhập xuất
tồn kho nguyên vật liệu, hàng hóa, sản phẩm của Công ty.
Kế toán tập hợp chi phí và tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản
xuất, tính giá thành sản phẩm, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ cũng như việc hạch toán phần hành TSCĐ và làm Báo cáo tài chính.
Ngoài ra, kế toán tại Xí nghiệp tiêu thụ và dịch vụ, Xí nghiệp bảo dưỡng
Vĩnh Tuy, Nhà máy VLCL kiềm tính, Ban quản lý dự án: có nhiệm vụ tập hợp,
2.1.5.2. Đặc điểm về hình thức kế toán và phần mềm kế toán của Công ty
2.1.5.2.1. Đặc điểm về hình thức kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán, tình hình công ty, trình độ cán bộ kế toán cũng như cơ sở vật chất phòng kế toán, Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hoàng Thạch tổ chức công tác kế toán theo hình thức
Nhật ký chung trên phần mềm kế toán.
Hàng ngày căn cứ chứng từ phát sinh, kế toán phân loại chứng từ và nhập dữ liệu vào máy tính. Dữ liệu sẽ tự động được lên sổ Nhật ký chung, các Sổ cái và Sổ chi tiết các tài khoản liên quan, Sổ nhật ký đặc biệt (nếu có). Khi có yêu cầu, kết toán thực hiện thao tác kết xuất báo cáo, sổ sách từ phần mềm kế toán.
2.1.5.2.2. Phần mềm kế toán của Công ty (FAST)
Từ năm 2006 Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hoàng Thạch đã sử dụng phần mềm kế toán Fast nhằm phục vụ quá trình hạch toán kế toán diễn ra nhanh hơn, cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, chính xác và giảm bới khối lượng công việc của kế toán thủ công do phần mềm cho phép xử ký các số liệu ngay từ các chứng từ ban đầu qua quá trình xử lý thông tin trên các bảng biểu kế toán, báo cáo kế toán theo yêu cầu của hình thức kế toán Nhật ký chung. Đây là phần mềm kế toán đang được nhiều doanh nghiệp, đặc việt các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp xi măng sử dụng.
Phần mềm kế toán Fast chạy trên hệ điều hành Windows với giao diện Tiếng Việt, dễ sử dụng và hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính. Các đối tượng kế toán cần theo dõi được mã hóa cụ thể, chi tiết. Phần mềm được cấu thành bởi 14 phân hệ được thể hiện bằng hình ảnh sau:
Hình 2.1. Giao diện làm việc chính của phần mềm kế toán Fast 2005
+ Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành: tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm, phần mềm cho phép khai báo danh mục đối tượng tập hợp chi phí (sản phẩm, phân xưởng, quy trình công nghệ, công trình, vụ việc, đơn hàng,…), danh mục khoản mục chi phí, tập hợp chi phí trực tiếp, phân bổ chi phí chung cho từng đối tượng tập hợp chi phí theo các tiêu thức: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, sản xuất chung, định mức,…Tính giá thành tổng hợp và giá thành đơn vị của từng thành phẩm theo các phương pháp tính giá thành: giản đơn, tỷ lệ hay hệ số,…
Ngoài ra phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phân hệ quản lý hàng tồn kho, phân hệ tài sản cố định, phân hệ kế toán tiền lương có liên quan chặt chẽ đến kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
+ Phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Theo dõi thu chi và thanh toán liên quan đến tiền mặt, TGNH và tiền vay, phục vụ công tác tập hợp CP SXC, cụ thể là chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
+ Phân hệ quản lý hàng tồn kho: quản lý nhập xuất tồn kho hàng hóa,
vật tư, thành phẩm, tính giá hàng tồn kho, kiểm kê hàng tồn kho. Liên quan tới việc xuất kho NVL phục vụ cho sản xuất nhằm tính toán CP NVLTT phục vụ công tác tập hợp CPSX trong kỳ. Danh mục vật tư sản phẩm trong kế toán Chi phí giá thành phải được khai báo ở phân hệ này. Ngược lại, khi tính giá thành, kết quả phân hệ giá thành cũng sẽ cập nhật ngược lại thông tin nhập của phân hệ này.
+ Phân hệ kế toán tài sản cố định: quản lý TSCĐ về nguyên giá, giá trị
còn lại, giá trị khấu hao, bộ phận sử dụng… hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phân hệ TSCĐ, như: ghi tăng TSCĐ do mua sắm hay mua khác, ghi giảm TSCĐ trong trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ hay do các trường hợp khác.
+ Phân hệ kế toán tiền lương: quản lý tiền lương, các khoản trích theo
lương, lập bảng phân bổ tiền lương phục vụ công tác tập hợp CP NCTT, chi phí nhân viên phân xưởng thuộc CP SXC.
Nhờ bút toán ghi sổ kép và quan hệ đối ứng giữa các tài khoản mà kế toán tập hợp chi phí sản xuất được thực hiện thông qua việc hạch toán các phần hành kế toán khác trong kỳ của Công ty.
Kế toán giá thành thường được đơn vị thực hiện vào cuối kỳ, trên cơ sở kế toán đã tập hợp được toàn bộ chi phí sản xuât sản phẩm trong kỳ, kế toán giá thành thực hiện tính giá thành sản phẩm. Phần mềm kế toán sẽ tự động tính toán và phân bổ chi phí, kết chuyển tính giá thành tự động cho từng loại sản phẩm sản
xuất ra trong kỳ. Phần mềm Fast 2005 cho phép kế toán giá thành tính giá thành từng loại sản phẩm và thể hiện trên thẻ giá thành sản phẩm.
2.1.5.3. Các chính sách và phương pháp kế toán cơ bản của Công ty
Hệ thống tài khoản: Căn cứ vào Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, Công ty đã ban hành Quyết định số 2836/XMHT-TV ngày 31/12/2006 về việc áp dụng chế độ tài khoản kế toán phù hợp với QĐ15. Một số tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý. Để theo dõi quá trình hạch toán kế toán, Công ty đã sử dụng 84 tài khoản cấp 1 và 253 tài khoản cấp 2, ngoài ra Công ty còn sử dụng đến tài khoản cấp 5 để chi tiết cho từng đối tượng quản lý.
Hệ thống chứng từ kế toán: Căn cứ theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp mới, Công ty đã xây dựng hệ thống chứng từ phù hợp với QĐ15 và Luật kế toán. Hệ thống biểu mẫu chứng từ Công ty áp dụng gồm 5 chỉ tiêu: lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định.
Hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty do bộ phận kế toán tổng hợp tiến hành lập, kế toán trưởng có trác nhiệm kiểm tra và báo cáo lên cấp trên. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm những báo cáo tài chính bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Ngoài ra, Công ty còn lập một số báo cáo quản trị nhằm phục vụ quá trình ra quyết định quản trị như:
- Báo cáo chi tiết lãi lỗ tiêu thụ sản phẩm (báo cáo nhanh) - Báo cáo lãi lỗ tiêu thụ sản phẩm
- Báo cáo chi tiết kết quả hoạt động kinh doanh - Bảng so sánh tình hình dự trữ tài sản lưu động - Bảng công bố công khai một số chỉ tiêu tài chính - Báo cáo doanh thu và thu nhập khác
- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh tổng hợp - Bảng phân phối lợi nhuận
- Báo cáo lãi lỗ tiêu thụ sản phẩm (cho nhiều tháng). Chính sách và phương pháp chung:
- Niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm kế toán trùng với năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12.
- Kỳ kế toán: Công ty áp dụng hạch toán theo tháng
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Phương pháp bình quân.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Phương pháp tính giá thành sản phẩm: Phương pháp phân bước có tính giá thành nửa thành phẩm.
- Phương pháp hạch toán thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng 10%.
2.2. Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tại Công ty TNHH MTV Xi măng Vicem Hoàng Thạch