Khi bắt đầu vào mỗi kỳ thi, sau khi xác định được nội dung môn học thi trắc nghiệm, cũng như mức độ kiến thức đề thi cần đưa ra. Người giáo viên sẽ lập ra đề thi trắc nghiệm bằng cách xây dựng một số câu hỏi khác nhau, cùng số điểm cho từng câu và thời gian làm bài. Tùy vào cách thức ra đề của mỗi một người, các câu hỏi này có thể được lấy ra từ ngân hàng câu hỏi đã có hoặc được viết mới trực tiếp. Phụ thuộc vào quy mô của kỳ thi và số lượng sinh viên tham gia thi mà người giáo viên ra đề sẽ xác định số lượng đề thi cần thiết, với yêu cầu trong hai đề thi bất kỳ có thể có những câu hỏi giống nhau nhưng không được hoàn toàn trùng nhau, đồng thời phải đảm bảo mức độ kiến thức ở các đề là tương đương nhau.
Quá trình thi được tiến hành như sau: Sau khi xác định số lượng sinh viên đủ điều kiện thi, văn phòng khoa sẽ gửi danh sách sinh viên được thi lên phòng đào tạo. Sau đó, phòng đào tạo sẽ sắp xếp phòng thi và bố trí lịch thi cho môn học đó. Đến đúng ngày thi các sinh viên có đủ điều kiện thi sẽ đến đúng phòng thi để làm bài. Người giám thị sẽ kiểm tra thẻ của từng sinh viên để đảm bảo tính hợp lệ của sinh viên đó cũng như đề phòng tình trạng thi hộ. Đến giờ thi, giám thị sẽ phát đề thi cho từng sinh viên và bố trí chỗ ngồi sao cho những sinh viên gần kề nhau không có đề thi trùng nhau. Sinh viên làm
~ 34 ~
bài thi trên giấy bằng cách chọn các phương án hợp lệ để điền vào trong bài. Hết giờ thi sinh viên nộp bài làm của mình cho giám thị, sau khi đã điền đầy đủ các thông tin cần thiết của mình vào trong bài làm.
Sau khi tiến hành thi xong, văn phòng khoa sẽ tiến hành tổ chức chấm thi. Điểm của bài thi được tính bằng cách đối chiếu với đáp án trong ngân hàng câu hỏi, điểm của bài làm chỉ được tính nếu phương án chọn của sinh viên trùng với đáp án của câu hỏi đó. Sau khi chấm xong khoa sẽ gửi kết quả lên phòng đào tạo để công bố lên trên trường. Toàn bộ các khâu trong các quá trình này đều được làm bằng tay do những người phụ trách công tác thi cử làm.
Những nhiệm vụ chính của hệ thống cũ: Tạo lập đề thi, tổ chức thi, chấm điểm và báo cáo kết quả.
*) Nhiệm vụ tạo lập đề thi:
- Ở mỗi kì thi thì cần có đề thi.
Kết quả: Một số lượng đề thi được tạo ra. Quy tắc:
- Quy tắc quản lý: Đề thi phải được tổ chức từ những câu hỏi, mức độ của câu hỏi phải phù hợp với trình độ chung của sinh viên, thời gian thi phải không vượt quá thời gian yêu cầu.
- Quy tắc tổ chức: Giáo viên được chỉ định ra đề thi mới được quyền ra đề.
*) Nhiệm vụ tổ chức thi:
Điều kiện khởi động:
- Khi có lịch thi của văn phòng khoa. - Khi sinh viên đã vào phòng thi đầy đủ.
~ 35 ~ Quy tắc:
- Quy tắc quản lý:
+Sinh viên không được nghỉ quá 20% học phần của môn thi mới được thi.
+ Sinh viên không vi phạm kỷ luật.
- Quy tắc tổ chức: Những sinh viên trước khi vào phòng thi phải được kiểm tra xem có trong danh sách thi hay không mới được vào thi.
*) Nhiệm vụ chấm điểm và lên kết quả:
Điều kiện:
- Khi các sinh viên đã làm xong bài thi.
- Khi có yêu cầu phúc tra hay thắc mắc về bài thi. Quy tắc:
Quy tắc quản lý: Sau khi chấm thi xong điểm thi đó sẽ được công bố. Hoặc sau khi kết thúc một học kỳ, khi đã giải quyết những thắc mắc, phúc tra điểm, điểm tổng kết tất cả các môn học của từng sinh viên sẽ được công bố.
=> Vì vậy, hệ thống thi kiểu cũ sẽ dẫn đến những nhược điểm và hạn chế sau:
- Quá trình xây dựng đề thi được làm thủ công gây lãng phí thời gian, mất công sức đối với giáo viên trong việc ra đề thi.
- Đề thi được xây dựng dựa trên chủ quan của người ra đề, do đó sẽ không mang tính khách quan, số lượng đề thi lớn nhưng phải đảm bảo nội dung giữa các đề phải khác nhau. Vì vậy, dễ gây sự nhầm lẫn cho người ra đề. Bài thi được làm trên giấy phát đến từng sinh viên sẽ không tránh khỏi những hiện tượng tiêu cực xảy ra như: quay copy, trao đổi bài, hay nội dung đề thi có thể bị lộ từ trước.
~ 36 ~
Giáo viên mất rất nhiều thời gian kiểm tra số lượng bài của sinh viên, khó phát hiện những trường hợp sinh viên không nộp bài.
Giáo viên mất thời gian đánh dấu những bài sinh viên nộp muộn.
Quá trình chấm điểm gây mất nhiều thời gian và công sức của người chấm, với số lượng đề lớn công việc chấm thi dễ xảy ra những sai sót. Sinh viên không biết điểm ngay sau khi kiểm tra để điều chỉnh phương
pháp học tập, khắc phục kịp thời các sai sót về kiến thức.
Giáo viên không nắm bắt được ngay lập tức kết quả học tập của sinh viên để điều chỉnh phương pháp giảng dạy cho phù hợp, khắc phục các sai sót của sinh viên.
Việc lưu kết quả kiểm tra vào sổ điểm cũng như lập các báo cáo, thống kê mất rất nhiều thời gian mà thường gây ra sự nhầm lẫn.
Rất tốn kém trong việc in ấn đề thi cho sinh viên thi và mất nhiều công sức của giáo viên
Đây là những nhược điểm và hạn chế của hệ thống thi trắc nghiệm thủ công kiểu cũ mắc phải. Do đó, yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới được tin học hoá là phải giải quyết những nhược điểm nêu trên và hoàn chỉnh tất cả các khâu trong kỳ thi một cách khép kín và tự động hoá.
3.1.2 Yêu cầu của hệ thống
3.1.2.1 Yêu cầu chức năng
Qua việc nghiên cứu và khảo sát mô hình hệ thống thi trắc nghiệm kiểu cũ thì ta có thể xây dựng một hệ thống thi kiểu mới được tin học hoá, sẽ gồm những phần công việc chính sau:
~ 37 ~
Quản lý hệ thống: phần này chỉ dành cho giáo viên, người quản trị hệ thống mới có quyền được trực tiếp thực hiện. Nó gồm có những công việc chính sau:
Cập nhật hệ thống: Việc cập nhật danh sách sinh viên thi thường được làm trước mỗi kỳ thi, người giáo viên cập nhật hệ thống sẽ căn cứ vào những thông tin đó mà lên danh sách sinh viên thi.
Tạo bộ đề thi: Bao gồm việc cập nhật, sửa đổi các phương hướng đề thi trong ngân hàng đề thi. Dạng đề thi sẽ gồm thông tin về số lượng các loại câu hỏi khác nhau cùng với điểm số cho từng loại câu hỏi đó. Công việc được tiến hành thường xuyên khi có nhu cầu cập nhật, đồng thời nội dung các dạng đề thi cũng được bảo mật tuyệt đối, chỉ có giáo viên phụ trách thi trắc nghiệm mới được quyền biết.
Biên soạn ngân hàng câu hỏi: Tạo lập sửa đổi nội dung các thông tin về các câu hỏi trong ngân hàng câu hỏi: Các thông tin này bao gồm: nội dung câu hỏi, các phương án trả lời, phương án trả lời đúng, thời gian thi. Công việc này được làm thường xuyên do các giáo viên phụ trách môn học thi trắc nghiệm viết. Nội dung các câu hỏi được bảo mật chỉ cho phép các giáo viên ra đề mới được phép biết.
Phần thi kiểm tra trắc nghiệm: Phần công việc này chỉ dành cho các sinh viên tham gia vào kỳ thi. Khi các sinh viên đã vào phòng thi đầy đủ, sinh viên bật máy tính và thực hiên công việc đăng nhập vào hệ thống chương trình bằng cách nhập tên và mật khẩu đăng nhập của mình. Sau đó hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ của tên và mật khẩu mà sinh viên nhập vào, hệ thống sẽ tự động sinh ra ngẫu nhiên một đề thi từ bộ đề mà giáo viên đã chọn cho sinh viên làm thi.
Công việc thi kiểm tra trắc nghiệm: Theo lịch thi đã thông báo trên trường, đến đúng ngày thi các sinh viên dự thi vào phòng thi. Sau khi kiểm tra
~ 38 ~
và làm các thủ tục thi thì các sinh viên được phép bật máy tính của mình lên và chạy chương trình thi, trước khi vào bài làm chương trình yêu cầu sinh viên phải thực hiện công viêc đăng nhập vào hệ thống, sau khi kiểm tra tính hợp lệ chương trình sẽ tự động sinh một đề cho học viên bằng cách lấy ngẫu nhiên các câu hỏi trong ngân hàng câu hỏi đã có. Đồng thời số lượng của các câu hỏi cũng như thời gian làm bài thi phải thoả mãn yêu cầu của phương hướng đề đã sinh ra. Khi bài thi được tạo ra, mỗi sinh viên bắt đầu làm bài của mình trên máy, thời gian làm bài bắt đầu được tính từ lúc sinh viên làm bài thi. Thời gian làm bài được xác định bằng đồng hồ máy tính, đảm bảo tính khách quan và chính xác về thời gian làm bài thi. Sinh viên làm bài bằng cách chọn các phương án trả lời tương ứng cho từng câu hỏi. Khi kết thúc thời gian làm bài sinh viên có thể tắt máy tính của mình. Sinh viên có thể nộp bài thi sớm nếu cần.
Công việc chấm điểm và lên kết quả: Khi thi trắc nghiệm được tiến hành xong, hoặc thời gian thi đã hết, hệ thống sẽ tự động chấm điểm và lên kết quả thi cho tất cả sinh viên, sau khi cân nhắc và xét duyệt bảng điểm này sẽ được gửi lên ban giáo vụ để công bố.
Từ những công việc như trên thì hệ thống chương trình tổ chức quản lý thi trắc nghiệm bao gồm các chức năng chính sau đây:
a. Quản lý câu hỏi
+ Thêm câu hỏi mới vào ngân hàng câu hỏi + Sửa thông tin câu hỏi
+ Xóa câu hỏi trong ngân hàng câu hỏi
+ Thống kê câu hỏi trong ngân hàng câu hỏi và thống kê theo các mức độ: trung bình, khó, dễ
~ 39 ~
+ Tạo bộ đề theo cách thủ công: thêm, sửa, xóa thông tin bộ đề + Tạo bộ đề tự động
c. Quản lý tài khoản
+ Quản lý tài khoản giáo viên: thêm, sửa, xóa thông tin tài khoản giáo viên
+ Quản lý tài khoản sinh viên thi: Xem thông tin theo lớp
Thêm sinh viên mới tham gia thi Sửa thông tin sinh viên
Xóa thông tin sinh viên
d. Quản lý thi
+ Danh sách sinh viên dự thi + Danh sách bộ đề thi
+ Xóa danh sách sinh viên dự thi + Chọn bộ đề cho sinh viên thi
e. Quản lý lớp học
+ Danh sách các lớp học + Cập nhật thông tin lớp học
f. Quản lý điểm, kết quả
+ Danh sách sinh viên đã thi và kết quả thi + Cập nhật danh sách sinh viên đã thi và kết quả
+ Tìm kiếm kết quả thi theo mã sinh viên, theo ngày thi + In kết quả thi theo ngày
~ 40 ~
3.1.2.2 Yêu cầu phi chức năng
a. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và đẹp
b. Tính an toàn: Thông tin trên hệ thống chỉ được chỉnh sửa bởi người có thẩm quyền như giáo viên mơi có thể thực hiện công việc quản lý, cập nhật, tìm kiếm thông tin trên hệ thống
3.2 SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Sơ đồ chức năng hệ thống thể hiện tổng quan về các chức năng của hệ thống giúp cho người đọc dễ hình dung trong quá trình thiết kế chương trình.
~ 41 ~
Hình 5 :Sơ đồ phân cấp chức năng của chương trình tổ chức quản lý thi trắc nghiệm
Tổ chức quản lý thi trắc nghiệm
Sinh viên Giáo viên
Đăng nhập Làm bài thi Đăng nhập Quản lý câu hỏi Quản lý bộ đề Quản lý tài khoản Quản lý thi Quản lý lớp học Quản lý điểm, kết quả
~ 42 ~
Mô tả các chức năng của hệ thống:
Chức năng đối với sinh viên:
Để truy cập được vào hệ thống để làm bài thi thì sinh viên phải thực hiện công việc đăng nhập thông tin
Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống, sinh viên sẽ làm bài thi của mình.
Chức năng đối với giáo viên:
Để truy cập được vào hệ thống, giáo viên cần phải thực hiện công việc đăng nhập
Quản lý câu hỏi: giáo viên có thể thực hiện các thao tác như thêm mới, sửa, xóa bỏ câu hỏi, bộ đề thi đã có trong ngân hàng câu hỏi.
Hình 6 :Sơ đồ phân cấp chức năng của chức năng quản lý câu hỏi
Quản lý bộ đề: Giáo viên có quyền thực hiện các thao tác như tạo bộ đề mới, sửa, xóa các bộ đề đã có
Quản lý câu hỏi
Thêm câu hỏi mới Sửa câu hỏi Xóa câu hỏi Thống kê số lượng câu hỏi
~ 43 ~
Hình7 :Sơ đồ phân cấp chức năng của chức năng quản lý bộ đề
Quản lý tài khoản: giáo viên có quyền quản lý tài khoản của sinh viên, giáo viên như thêm tài khoản mới, sửa thông tin tài khoản, xóa bỏ tài khoản
Hình 8 :Sơ đồ phân cấp chức năng của chức năng quản lý tài khoản
Quản lý thi: giáo viên có thể xem cập nhật danh sách sinh viên dự thi, thêm bộ đề thi cho sinh viên thi, in danh sách sinh viên dự thi
Quản lý tài khoản
Cập nhật tài khoản giáo viên Cập nhật tài khoản sinh viên Quản lý bộ đề Thêm bộ đề mới
Sửa thông tin bộ đề
Xóa bộ đề khỏi danh
~ 44 ~
Hình 9 :Sơ đồ phân cấp chức năng của chức năng quản lý thi
Quản lý lớp học: giáo viên có nhiệm vụ quản lý cập nhật thông tin của lớp học như: thêm lớp học mới, sửa thông tin, xóa bỏ lớp học đã có.
Hình 10:Sơ đồ phân cấp chức năng của chức năng quản lý lớp học
Quản lý điểm, kết quả: giáo viên cần phải quản lý kết quả thi và in danh sách bảng điểm cho sinh viên
Quản lý thi Xóa danh sách dự thi Chọn bộ đề để thi In danh sách sinh viên dự thi In đề thi, đáp án Quản lý lớp học Thêm lớp học mới Sửa thông tin lớp học Xóa lớp học ra khỏi danh sách
~ 45 ~
Hình 11 :Sơ đồ phân cấp chức năng của chức năng quản lý điểm, kết quả
3.3 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC KHUNG CẢNH
Các tác nhân ngoài của hệ thống bao gồm:
Chức năng chính của hệ thống:
Các luồng thông tin được ký hiệu:
Sơ đồ mức khung cảnh : gồm có một biểu đồ luồng dữ liệu, trong đó chỉ có một chức năng duy nhất (chức năng tổng quát của hệ thống) trao đổi luồng thông tin với các đối tác.
Tên luồng dữ liệu
Quản lý điểm, kết quả
Tìm kiếm kết quả
In bảng điểm của sinh viên
Giáo viên Sinh viên
Tổ chức quản lý thi trắc nghiệm
~ 46 ~
Hình 12: Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
3.4 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH
Các tác nhân ngoài của hệ thống:
Các chức năng chính của hệ thống:
Sinh viên Giáo viên
Giáo viên Tổ chức quản lý thi trắc nghiệm Sinh viên Thông tin sinh viên
Cập nhật thông tin sinh viên
Câu hỏi, đề thi Kết quả thi
Yêu cầu tìm kiếm
Báo cáo, kết quả thi Kết quả thi, thông tin bài làm Bài làm
Câu hỏi,Đề thi Tên, mật khẩu Danh sách dự thi
~ 47 ~ Các kho dữ liệu: Đăng nhập hệ thống Sinh viên thi Quản lý câu hỏi, bộ đề Quản lý tài khoản Quản lý lớp học Quản lý thi, điểm Hệ thống
Thông tin sinh viên Ngân hàng câu hỏi, đề thi
~ 48 ~
Hình 13:Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Kết quả bài làm Sinh viên dự thi Đăng nhập hệ