4.2.1.1 Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
Trước hết cần có biện pháp phòng tránh trường hợp khách hàng không đủ khả năng thanh toán, điều này đòi hỏi các phòng ban chuyên trách phải đánh giá tốt được khả năng kinh tế của khách hàng.
Quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt với Công ty cổ phần than Vàng Danh- Vinacomin khi các khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn thì điều đó càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Bởi việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu vốn thiếu do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Hơn nữa, tăng khoản phải thu làm tăng rủi ro đối với doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ quá hạn khó đòi hoặc không thu hồi được do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có một chính sách tín dụng hợp lý doanh nghiệp sẽ thu hút được khách hàng, làm tăng doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy, để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, Công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Phân loại khách hàng, đưa ra chính sách tín dụng phù hợp - Lựa chọn các hình thức thanh toán phù hợp
Doanh nghiệp có thể đưa ra một số chính sách chiết khấu khuyến khích việc khách hàng thanh toán sớm. Khi đưa ra các chính sách này Công ty cần xem xét tình hình bán chịu của các đối thủ cạnh tranh để có đối sách bán chịu thích hợp và có lợi. Công ty cũng phải căn cứ vào tình trạng tài chính của Công ty: Công ty không thể mở rộng việc bán chịu cho khách hàng khi đã có nợ phải thu ở mức cao và có sự thiếu hụt vốn lớn vốn bằng tiền trong cân đối thu chi bằng tiền. Khi tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hút thêm được khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, Công ty cần cân nhắc tỷ lệ chiết khấu cho phù hợp.
- Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quản lý các khoản phải thu - Có chính sách khuyến khích việc thu hồi nợ
Ban giám đốc căn cứ hồ sơ xét duyệt hạn mức tín dụng, hạn thanh toán cho từng khách hàng. Có chính sách khuyến khích nhân viên trong việc thu hồi nợ. Có thể thưởng theo phần trăm số nợ thu được để khuyến khích việc đòi nợ.
Đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán, Công ty phải chuẩn bị các chứng từ cần thiết đồng thời thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán, nhắc nhở, đôn đốc khách hàng. Đối với các khoản nợ quá hạn, Công ty phải chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi. Bên cạnh đó, Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi thích hợp.
- Quản lý các khoản phải thu phải thường xuyên
- Thành lập bộ phận quản lý nợ, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý tín dụng.
4.2.1.2 Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một bộ phận quan trọng nằm trong các khoản mục TSNH của doanh nghiệp.
- Xây dựng các định mức về sử dụng, lưu kho vật tư
Vật tư thường chiếm một tỉ lệ lớn trong tổng chi phí giá thành sản phẩm. Nếu sử dụng tiết kiệm sẽ góp phần đáng kể giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh
tranh cho doanh nghiệp, ngược lại sẽ làm cho chi phí doanh nghiệp tăng cao, lãng phí vật tư là lãng phí nguồn lực trong điều kiện nguồn lực có hạn thì đây là một việc làm tự mình làm cho mình yếu đi.
Xây dựng định mức cần phải phù hợp với tình hình thực tế, có điều chỉnh theo sự thay đổi của qui định, của công nghệ, của phương pháp kĩ thuật,...
Xây dựng định mức sử dụng phải đảm bảo vẫn đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật. Phải có chế tài thích hợp để khuyến khích cũng như xử phạt đối với các đơn vị, tổ, đội, cá nhân trong quá trình thực hiện qui định về định mức vật tư.
- Cải tiến một số khâu trong công tác quản lý nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ.
Thường xuyên kiểm tra thực trạng sử dụng vật tư bất chợt tại công trình, phân xưởng tránh tình trạng lãng phí, thất thoát xảy ra.
Cần đào tạo bồi dưỡng thêm cho cán bộ phòng kế hoạch về máy móc thiết bị, kĩ thuật để tăng hiệu quả giám sát trong việc việc sửa chữa, thay thế phụ tùng máy móc thiết bị.
4.2.1.3 Xây dựng mô hình quản lý tiền mặt chặt chẽ
Tiền mặt là loại tài sản không sinh lãi, do vậy trong quản lý tiền mặt thì việc tối thiểu hoá lượng tiền mặt phải giữ là mục tiêu quan trọng nhất. Đây là loại tài sản có tính thanh khoản cao nhất và quyết định khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp. Công ty cổ phần than Vàng Danh- Vinacomin cần quản lý chặt chẽ các khoản thu chi tiền mặt để tránh bị mất mát, lợi dụng, đảm bảo sự an toàn tuyệt đối, đem lại khả năng sinh lời cao. Khi có tiền mặt nhàn rỗi, Công ty có thể đầu tư vào các chứng khoán ngắn hạn, cho vay hay gửi vào ngân hàng để thu lợi nhuận.
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng tiền mặt, Công ty cần cân nhắc lượng tiền mặt dự trữ đảm bảo cho hoạt động SXKD diễn ra bình thường. Số tiền chưa cần dùng tới trong kỳ có thể làm việc với ngân hàng để chuyển sang tiền gửi có kỳ hạn, lãi suất cao hơn. Hoặc có thể ủy quyền số tiền không sử dụng trong kỳ cho ngân hàng thực hiện đầu tư chứng khoán ngắn hạn việc đầu tư ngắn hạn này một cách hợp lý nhằm tối ưu hoá lượng tiền nắm giữ.
Để xác định lượng tiền tồn quỹ tối ưu, Công ty có thể áp dụng một trong các mô hình sau:
*Mô hình EOQ (Economic Odering Quantity)
Lượng tiền mặt dự trữ tối ưu được xác định dựa trên mô hình xác định lượng tồn kho tối ưu vì tiền mặt cũng là một hàng hoá.
M* = i C Mn b 2 M*: Lượng dự trữ tiền mặt tối ưu
Mn: Tổng mức tiền mặt giải ngân hàng năm
Cb: Chi phí cho một lần bán chứng khoán thanh khoản
i: Lãi suất
Mô hình EOQ cho thấy lượng tiền dự trữ tiền mặt phụ thuộc vào ba yếu tố: tổng mức tiền mặt thanh toán hàng năm, chi phí cho mỗi lần bán chứng khoán thanh khoản và lãi suất. Như vậy, nếu lãi suất cao thì Công ty nên giữ ít tiền mặt hơn và ngược lại, nếu chi phí cho việc bán chứng khoán càng cao thì Công ty nên giữ nhiều tiền mặt hơn.
*Mô hình quản lý tiền mặt của Miller Orr
Mô hình không xác định điểm dự trữ tiền mặt tối ưu mà xác định khoảng cách giữa giới hạn trên và giới hạn dưới của dự trữ tiền mặt. Nếu lượng tiền mặt nhỏ hơn giới hạn dưới thì Công ty phải bán chứng khoán để có lượng tiền mặt ở mức dự kiến, ngược lại tại giới hạn trên Công ty sử dụng số tiền vượt quá mức giới hạn mua chứng khoán để đưa lượng tiền mặt về mức dự kiến.
Khoảng dao động tiền mặt được xác định bằng công thức sau: D = 3 3 1 4 3 i V Cb b Trong đó:
d: Khoảng cách của giới hạn trên và giới hạn dưới của lượng tiền mặt dự trữ
Cb: Chi phí của mỗi lần giao dịch mua bán chứng khoán
i: Lãi suất
Đây là mô hình mà thực tế được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Khi áp dụng mô hình này, mức tiền mặt giới hạn dưới thường được lấy là mức tiền mặt tối thiểu. Phương sai của thu chi ngân quỹ được xác định bằng cách dựa vào số liệu thực tế của một quỹ trước đó để tính toán.