3. Một số đề xuất nhằm tối đa hoá hiệu quả của công việc sử dụng tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp Việt Nam
3.4.Nâng cao tính chuyên nghiệp cho các nhà tổ chức sự kiện
Các sự kiện ngày càng được tổ chức với quy mô lớn hơn, và công phu hơn nên đội ngũ những người tổ chức sự kiện cũng cần được đào tạo một cách chuyên nghiệp hơn, có chuyên môn hơn. Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay sở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống…đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện.
Ý tưởng là ưu tiên số một, đó là những khẳng định của những ai làm nghề tổ chức sự kiện. Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng và bạn cảm thấy ấn tượng với những chương trình nhu thế, điều đó làm bạn nhớ đến công ty nhiều hơn. Trong những năm gần đây, nhu cầu giới thiệu sản phẩm, tổ chức thăm quan nhà máy của các công ty, tập đoàn ngày càng lớn. Nếu chỉ quảng cáo xuông thì đơn điệu kém hiệu quả. Muốn có một chương trình event hay và ấn tượng phải trải qua nhiều giai
đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. Yêu cầu lớn nhất đối với sự kiện là phải nắm rõ cơ cấu về sản phẩm mà công ty định ra mắt khách hàng là gì? Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức? Sau đó tự đặt cho mình hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế hoạch “tác chiến”. Trước một sự kiện lớn, thường tất cả các thành viên của công ty tổ chức đều ngồi lại với nhau cùng đưa ra ý tưởng cho kịch bản chương trình. Để thực hiện ý tưởng những người làm sự kiện phải mời được những nghệ sĩ, ca sĩ, hoạ sĩ, nhà văn, nhà thơ, cầu thủ…nổi tiếng xuất hiện trong chương trình. Để luôn có ý tưởng mới, những người làm nghề tổ chức sự kiện nên nắm bắt được những cái hay, mới lạ trong cuộc sống. Nên đi nhiều, đọc nhiều, xem nhiều, có kiến thức, có kinh nghiệm để biết trong hoàn cảnh nào, với sản phẩm nào ý tưởng đưa ra là khả thi, phù hợp với văn hóa, pháp luật nơi tổ chức. Mặt khác cũng cần phải có cảm hứng sáng tạo và đam mê trong công việc.
Sau khi đã có ý tưởng thì nên chuẩn bị một bản kế hoạch chi tiết cho từng công việc cần chuẩn bị cho sự kiện. Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra không thể thiếu được bản tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như những doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết là không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là nhỏ nhất.
Ở mộ sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp…Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn có tác dụng ngược, càng cố chu tất mặt này thì lại sơ hở mặt khác.
Người làm nghề tổ chức sự kiện phải là người chịu được áp lục công việc. Không chỉ lên chi tiết cho chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách…mà còn liên hệ với các khách mời để biết thêm thông tin
chính xác. Phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối, nếu có những sự cố nào xảy ra thì phải tìm cách giải quyết nhanh chóng.
Người tổ chức sự kiện không chỉ thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ với tất cả khach hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy nhân viên tổ chức sự kiện phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình.
Tuy có nhiều vất vả song nghề tổ chức sự kiện đang là nghề thời thượng của giới trẻ. Đây là nghề mà giới trẻ đang săn đón vì có những niềm vui mà không ngành nghề nào có được nhất là khi chương trình của mình nhận được những tín hiệu tốt đẹp từ khách hàng, từ công chúng. Nhưng để nhận được những tín hiệu đó thì trước hết những người làm sự kiện phải thường xuyên nâng cao trình độ của mình, tạo một phong cách làm việc chuyên nghiệp hơn, từ đó sẽ tạo ra được những sự kiện không chỉ hay về nội dung mà còn thu hút bởi hình thức thể hiện.