3. Một số đề xuất nhằm tối đa hoá hiệu quả của công việc sử dụng tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp Việt Nam
3.1. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Một sự kiện dù lớn hay nhỏ đều phải có một kế hoạch cụ thể cho nó. Kế hoạch cho một sự kiện càng chi tiết càng tốt, nó giúp cho người tổ chức sự kiện có thể hình dung ra được những công việc mình cần phải chuẩn bị cho sự kiện diễn ra. Qua đó doanh nghiệp chủ động hơn với những công việc của mình.
Lập kế hoạch cho một sự kiện, bước đầu tiên là phải có một người là phụ trách cho toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.
Tiếp theo là quyết định về chủ đề của sự kiện: - Mục đích của sự kiện là gì?
- Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì? - Bạn muốn tạo ra những tác động gì?
- Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, đề ra thời hạn hoàn thành các phần công việc khác nhau của sự kiện.
- Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện? - Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời.
Tổ chức các cuộc họp định kì với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Đến địa điểm tổ chức sự kiện để kiểm tra các công việc chuẩn bị.
Chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, một bản tóm tắt những vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác, các bài báo liên quan đến những vấn đề này.
Sau sự kiện tổ chức một buổi họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai.