b. Chứng từ sử dụng:
3.3 Hạch toán chi phí sản xuất chung
a. Nội dung CFSX chung:
ở Công ty Cầu 12, CFSX chung bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác, chi phí công cụ dụng cụ,...
b. Tài khoản kế toán sử dụng:
Để hạch toán các yếu tố chi phí trên tương ứng với mỗi yếu tố chi phí kế toán công ty sử dụng một tài khoản cấp 2 tương ứng là: 6271, 6272, 6273, 6277, 6278 và tập hợp chung vào tài khoản 627.
c.Sổ kế toán sử dụng:
Sổ tổng hợp và sổ chi tiết TK 627, TK 1362, TK 154, các tài khoản liên quan khác và sổ Nhật ký chung.
e.Trình tự tập hợp CFSX chung ở Công ty Cầu 12
* Chi phí nhân viên quản lý:
Chi phí nhân viên quản lý bao gồm lương chính, lương phụ và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo lương của nhân viên quản lý đội, công trường như đội trưởng, trưởng ban chỉ huy công trình.
Tại công ty cầu 12, chi phí nhân viên quản lý đội thể hiện trên bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương chỉ bao gồm lương, không bao gồm các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ.
Cách tính lương đã được trình bày cụ thể ở phần trên, với số liệu chi phí nhân viên được phân bổ của Công trình cầu Cẩm Lệ trong quí 1/2002 được thể
Phân bổ lương gián tiếp và các khoản trích theo lương của Cn gián tiếp và CN Tk 136 Tk 627 - Tiền, vật tư công ty cấp - Nhận nợ vật tư, - CFSX chung, CCDC, dịch vụ mua ngoài - Các khoản chi phí khác của bộ phận quản lý các công Tk 152, 111, 112, 136, … Tk 334, 338 TK 142- Chi phí trả trước
Phân bổ khấu hao vật tư thi công các công trình
Tk 331
Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác
hiện trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp TK 627- CP SX chung (Mẫu số 12,13) và sổ chi tiết TK 334-Phải trả CNV (mẫu số 7,8)
Nợ TK 6271-Chi phí NV quản lý 9.993.444
Có TK 334-Phải trả CNV 9.993.444
* Chi phí công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ là những công cụ lao động không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định (có giá trị nhỏ dưới 5 triệu, thời gian sử dụng dưới 1 năm).
ở công ty cầu 12, chi phí công cụ dụng cụ là những chi phí về các công cụ dụng cụ thông thường phục vụ cho thi công và quản lý như: máy mài, máy cắt, bàn xoa,.... ngoài ra còn bao gồm chi phí vật tư thi công. Vật tư thi công là những vật tư phục vụ cho thi công, luân chuyển qua nhiều kỳ sử dụng như ống vách, thép U, I, cọc ván thép, ...
Chi phí công cụ dụng cụ được công ty tập hợp chi tiết theo từng công trình. Đối với những công cụ dụng cụ có giá trị từ 2 triệu đồng đến dưới 5 triệu đồng, công ty thực hiện phân bổ 50% giá trị công cụ dụng cụ khi xuất dùng, 50% còn lại sẽ được phân bổ tiếp vào giá thành công trình khi công cụ dụng cụ bị hỏng hoặc không sử dụng được nữa. Nếu khi kết thúc công trình, công cụ dụng cụ vẫn còn giá trị sử dụng thì 30% giá trị công cụ được phân bổ tiếp vào giá thành công trình, còn lại 20% giá trị sẽ được báo nợ cho công trình hoặc đội công trình tiếp tục sử dụng công cụ đó. Nếu công cụ dụng cụ được bán hoặc thanh lý thì sẽ căn cứ vào giá trị thu được để hạch toán giảm tương ứng vào giá thành công trình.
Riêng đối với chi phí vật tư thi công sẽ do công ty theo dõi và phân bổ cho từng công trình. Các chi phí để gia công vật tư thi công được tập hợp ghi nợ TK 241- XDCB dở dang. Cuối mỗi kỳ hạch toán, căn cứ vào các tài liệu như phiếu giao việc cho Xưởng gia công cơ khí, bản khoán gia công vật tư thi công do phòng Kinh tế kế hoạch lập, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho và bảng thanh toán giá trị vật tư thi công gia công hoàn thành, kế toán lập bảng tính giá thành vật tư thi công hoàn thành trong kỳ và ghi tăng giá trị vật tư thi công với bút toán ghi Nợ TK 1422- Chi phí chờ kết chuyển và ghi có TK 241-XDCB dở dang.
Với vật tư thi công do đội công trình tự mua thì sẽ do đội công trình tự theo dõi và phân bổ giá trị vào giá thành công trình như đối với công cụ dụng cụ thông thường.
Đối với vật tư do Xưởng gia công cơ khí quản lý khi xuất dùng cho các đội, công trình sẽ được Xưởng gia công cơ khí theo dõi báo nợ các đội về lượng như đối với tài sản, còn giá trị sử dụng báo nợ đội công trình sẽ do phòng kế toán hạch toán thẳng vào giá thành công trình. Hàng quý, căn cứ vào báo cáo thu khấu hao vật tư thi công do Xưởng gia công cơ khí lập báo nợ các đội, công trình trong quý hạch toán, kế toán công ty thực hiện kiểm tra và hạch toán khoản thu khấu hao vật tư thi công với bút toán ghi nợ TK 6273 và ghi có TK 142. Tỷ lệ khấu hao được công ty quy định là 170 đồng/kg vật tư thi công như thép U, I các loại, 3.000.000,đ một ca xe đúc,.... tuỳ thuộc loại vật tư thi công.
Trong quí 1 năm 2003, căn cứ vào số khấu hao vật tư thi công trích trong kỳ do xưởng gia công cơ khí báo lên, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6273- Chi phí công cụ dụng cụ 1.506.873.836 Có TK 142- Chi phí trả trước 1.506.873.836 (Chi tiết từng tài khoản cấp 2)
Sau đó căn cứ vào giá trị báo nợ vật tư thi công các công trình Q1/2002 do Xưởng gia công cơ khí báo, kế toán hạch toán giá trị vật tư thi công phân bổ vào các công trình.
* Chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí dịch vụ mua ngoài được tập hợp từ dưới công trường và chỉ bao gồm chi phí thuê thầu phụ đối với các phần công việc của công trình mà công ty không đủ máy móc thiết bị, không phù hợp chuyên môn, hoặc do tiến độ quá gấp, ... như các phần việc về đường, phần khoan cọc, ...
Số liệu về chi phí dịch vụ mua ngoài được tập hợp cụ thể chi tiết cho từng công trình. Căn cứ vào số liệu thể hiện trên báo cáo quyết toán của đội, công trường, kế toán công ty kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và hạch toán ghi nợ
vào TK 6277 đồng thời ghi có TK 1362- Phải thu nội bộ (chi tiết của từng đội, công trình). Đối với khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công trình được công ty ký hợp đồng và theo dõi công nợ trực tiếp thì kế toán sẽ hạch toán ghi nợ TK 6277 và ghi có TK 331 (chi tiết theo khách hàng). Cũng như đối với các khoản chi phí khác, chi phí dịch vụ mua ngoài nếu không tách cụ thể được cho từng công trình thì sẽ được phân bổ với tiêu thức thích hợp (như CP NVL,...). Sau khi kế toán hạch toán chứng từ vào máy, máy tính sẽ xử lý số liệu và đưa ra các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liên quan. Cụ thể cách hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài sẽ được minh hoạ bằng sổ chi tiết TK 627- CFSX chung và các tài khoản có liên quan như TK 154, TK 136.
Theo sổ chi tiết TK 627-CFSX chung ở Q1/2002 đã thể hiện chi phí dịch vụ mua ngoài công trường cầu Cẩm Lệ chi ra trong quí 1/2002 là 564.387.124,đ được hạch toán như sau:
Nợ TK 6277- Chi phí DVMN 564.387.124,đ
Có TK 1362-Phải thu nội bộ 564.387.124,đ
(chi tiết cầu Cẩm Lệ)
sau đó kế toán kết chuyển chi phí sang TK 154:
Nợ TK 154- Chi phí SXKDDD 564.387.124,đ
(TK 15435-Công trình cầu Cẩm Lệ) Có TK 6277-Chi phí DVMN
564.387.124,đ
( Xem các sổ chi tiết và sổ tổng hợp TK 1362,TK 627, TK 154)
* Chi phí khác bằng tiền:
Yếu tố chi phí này bao gồm các khoản chi như: chi tiếp khách, chi hành chính, chi điện, nước, điện thoại,...và các khoản chi khác không nằm trong các khoản chi đã nói ở trên.
Chi phí khác bằng tiền cũng được tập hợp chi tiết cho từng công trình, đội công trình cụ thể. Nhưng đối với các khoản chi phí khác bằng tiền phục vụ chung cho các công trình hoặc không tập hợp riêng được cho từng công trình thì kế toán sẽ thực hiện phân bổ cho các công trình. Tiêu thức phân bổ là chi phí NVL trực tiếp của từng công trình.
Công thức phân bổ như sau:
Chi phí khác bằng tiền phân
bổ cho công trình (I)
=
Tổng chi phí khác bằng tiền cần phân bổ
*
Chi phí NVL trực tiếp của công trình (I) Tổng chi phí NVL trực tiếp của các
công trình được phân bổ
Trong quý I năm 2002, chi phí khác bằng tiền của công trình cầu Cẩm lệ thể hiện trên báo cáo quyết toán của đội, sau khi kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo được kế toán hạch toán và thể hiện trên sổ chi tiết tài khoản 1362- PTNB (chi tiết cầu Cẩm Lệ), TK 6278- Chi phí khác bằng tiền, và các sổ kế toán liên quan khác với bút toán hạch toán:
Nợ TK 6278- Chi phí khác bằng tiền 128.206.616 Có TK 1362-Phải thu nội bộ 128.206.616 (chi tiết Cầu Cẩm Lệ)
Sau đó kế toán kết chuyển chi phí sang TK 154:
Nợ TK 154- CFSX kinh doanh dở dang 128.206.616 ( TK 15435- Công trình cầu Cẩm lệ)
Có TK 6278-Chi phí khác bằng tiền 128.206.616
(Các mẫu sổ tổng hợp và sổ chi tiết TK 627-mẫu số 12,13, TK 1362-mẫu số 2,3, TK 154- mẫu số 21,22,23,24)