3.1.3.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
GIÁM ĐỐC
PGĐ. KỸ THUẬT PHÒNG TỔ CHỨC PGĐ. KINH DOANH
P. KỸ THUẬT P. KẾ TOÁN - TÀI VỤ P. KINH DOANH
PX. PX. CHẾ KHO KHO KHO
KHAI BIẾN CHÒM 739 SUỐI
THÁC SAO LỚN
ĐỘI ĐỘI ĐỘI MÁY MÁY MÁY
KHAI KHAI KHAI NGHIỀN NGHIỀN NGHIỀN THÁC 1 THÁC 2 THÁC 3 SỐ 1 SỐ 2 SỐ 3
Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG KIÊN GIANG
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà
3.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Hội đồng Quản Trị (HĐQT):
Hội đồng Quản trị là cơ quan quyết định của Công ty với tư cách là chủ sở hữu, và trong Hội đồng Quản trị bầu ra một Chủ tịch Hội đồng Quản trị.
Ban Giám đốc Công ty:
Gồm có 3 người: Một Giám đốc và hai Phó Giám Đốc (Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh).
+ Giám đốc
Giám đốc Công ty do HĐQT bổ nhiệm và được uỷ nhiệm đủ quyền hạn cần thiết để thi hành các quyết định của HĐQT, Giám đốc là người đại diện có tư cách pháp nhân của Công ty được HĐQT giao quyền sử dụng vốn tài sản thuộc quyền sở hữu của công ty, đồng thời là người điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
+ Phó giám đốc:
Là người giúp Giám đốc điều hành một số lĩnh vực của công ty, theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụđược giao và uỷ quyền thực hiện.
Phòng tổ chức – hành chính: * Nhân sự gồm có 4 người: - Trưởng phòng - Nhân viên văn thư - Cấp dưỡng - Lái xe con * Chức năng:
Tham mưu giúp Giám đốc về các mặt tổ chức sản xuất và nhân sự, theo dõi công tác tổ chức cán bộ, quy hoạch tuyển dụng đào tạo,... thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước liên quan đến người lao động. Tổ chức thực hiện chế độ chính sách về an toàn lao động, vệ sinh lao động đối với Công ty
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn ThịKim Hà
Bảng 2: BẢNG PHÂN TÍCH CÁC KHOẢN PHẢI THU
Chỉ tiêu 2004 2005 2006
Số tiền % Số tiền % Số tiền % Tươ đố
Khoản phải thu 4.978 100 3.868 100 4.743 100 -1.
1.Phải thu khách hàng 3.937 79,08 3.336 86,24 4.434 93,48 - 2.Trả trước cho người bán 23 0,46 23 0,59 48 1,01
3.DPCKPTKD (1) -23 -0,46 -21 -0,54 -21 -0,44
4.Các khoản phải thu khác 1.041 20,91 530 13,70 282 5,94 -
(Nguồn: Bảng Cân Đối Kế Toán n ăm 2004, 2005,
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà
* Nhiệm vụ:
Giúp Giám đốc công ty tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, đề bạt, khen thưởng và xử lý kỹ luật cán bộ công nhân viên theo đúng yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và chế độ chính sách hiện hành của Nhà nước.
Nghiên cứu tổ chức cải thiện điều kiện làm việc của công nhân viên. Thực hiện đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm lao động theo quy định của Nhà nước.
Tổ chức tiền lương tiền thưởng trong công ty trên cơ sở hiệu quả sản xuất kinh doanh và chế độ chính sách hiện hành.
Phục vụ công tác quản lý hành chính cho văn phòng Công ty.
Tổ chức bảo vệ trật tự an ninh, bảo vệ tài sản XHCN, phòng cháy – chữa cháy. Phòng Kinh doanh: * Nhân sự gồm 6 người: - Trưởng phòng - Phó phòng - Nhân viên bán hàng - Đội xe vận chuyển hàng * Chức năng:
Giúp Ban Giám đốc về công tác khai thác kế hoạch sản xuất kinh doanh * Nhiệm vụ chủ yếu:
Xây dựng kế hoạch kinh doanh với hiệu quả cao nhất.
Chịu trách nhiệm điều tra, tìm hiểu, nghiên cứu thị trường đầu ra của sản phẩm.
Làm tham mưu cho Ban Giám đốc công ty trong việc ký kết hợp đồng kinh tế, đảm bảo có hiệu quả cao. Phòng Kỹ thuật: * Nhân sự gồm có 4 người: - Trưởng phòng - Phó phòng - Hai cán bộ kỹ thuật * Chức năng:
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà Tham mưu và giúp Giám đốc trực tiếp kiểm tra về mặt kỹ thuật.
* Nhiệm vụ:
Làm tốt công tác quản lý máy móc, thiết bị, kiểm tra kỹ thuật nhằm đảm bảo phát huy tối đa công suất máy móc thiết bị, đảm bảo an toàn cho người lao động, kiểm tra chất lượng sản phẩm.
Phòng Kế toán – Tài vụ:
* Nhân sự gồm có 6 người:
- Kế toán trưởng
- Phó phòng kế toán (Kế toán tổng hợp)
- Kế toán thanh toán
- Kế toán vật tư, thành phẩm, tiền lương.
- Kế toán TSCĐ
- Kế toán công nợ, ngân hàng
- Thủ quỹ.
* Chức năng:
Giúp Ban Giám đốc về mặt tài chính - Kế toán, đảm bảo công tác tài chính và hạch toán phục vụ đắc lực cho công tác quản lý Công ty.
* Nhiệm vụ:
Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính và hạch toán kế toán. Quản lý và điều hành các công tác hạch toán kế toán của Công ty theo pháp lệnh thống kê kế toán và điều lệ kế toán trưởng tại Công ty Cổ phần.
Nghiên cứu lập và thực hiện kế hoạch, cân đối thu chi các nguồn vốn, các quỹ của công ty, bảo đảm phục vụ có hiệu quả kế hoạch và phương án SXKD của Công ty.
Ghi chép thực hiện tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian trong đơn vị bằng giá trị tiền tệ một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời và có hệ thống.
Quyết toán tài chính theo định kỳ, chịu mọi trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của số liệu báo cáo tài chính.
Thực hiện chế độ kiểm kê tài sản cố định theo đúng quy định nhằm tăng cường công tác quản lý góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản,…
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà
3.1.3.3. Tổ chức bộ máy kế toán: a). Hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp một cách khoa học và hợp lý có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo cho kế toán phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán sẽ phân tích hợp lý và bất hợp lý trong sản xuất kinh doanh. Tổ chức kế toán là công cụ quan trọng để đưa đơn vị phát triển về kinh tế.
b). Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
KẾ TOÁN TRƯỞNG
PPKT. KT TỔNG HỢP THỦ QUỸ
KẾ TOÁN CÔNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN NỢ - NGÂN THANH TOÁN VẬT TƯ
HÀNG
Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VẬT LIỆU XÂY DỰNG KIÊN GIANG
c). Nhiệm vụ của kế toán:
c.1/. Kế toán trưởng:
Trực tiếp chỉ đạo, tổ chức mọi mặt công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế của Công ty.
Quản lý chung, quản lý toàn bộ hoạt động kế toán của đơn vị. Tổ chức phổ biến các hướng dẫn thi hành kịp thời về các chế độ thể lệ tài chính. Giúp
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà Giám đốc Công ty phân tích một cách thường xuyên nhằm đáp ứng đúng tình hình kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
c.2/. Kế toán tổng hợp (Phó phòng):
Theo dõi tổng hợp số liệu kế toán, thực hiện tất cả các báo cáo tài chính, thuế, thống kê,… định kỳ theo yêu cầu của cơ quan cấp trên và Ban Giám đốc Công ty và gởi đi đúng thời gian quy định.
c.3/. Kế toán thanh toán:
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thanh toán, theo dõi thu chi tiền mặt.
c.4/. Kế toán Công nợ - Ngân hàng:
Theo dõi và nắm được nợ gốc, lãi từng khế ước của các Ngân hàng đến bất kỳ thời điểm nào (nếu cần thiết) và vào sổ cập nhật hàng ngày về số phát sinh công nợ phải thu trình Kế toán trưởng để có hướng giải quyết kịp thời tránh tình trạng Công ty bị chiếm dụng vốn và thanh toán các khoản nợ phải trả đúng hạn.
c.5/. Kế toán Vật tư - Thành phẩm - Tiền lương:
Theo dõi quá trình nhập xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất. Cuối kỳ kết chuyển chi phí vật liệu vào tài khoản tổng hợp chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm sản xuất, quản lý các nghiệp vụ nhập kho thành phẩm và lập bảng thanh toán tiền lương hàng tháng.
c.6/. Thủ quỹ:
Quản lý thu - chi tiền mặt đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc thu đúng, chi đủ và đối chiếu số dư mỗi ngày với kế toán thanh toán.
d). Niên độ kế toán:
Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. e). Đơn vị tiền tệ:
Tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam, sổ sách kế toán được ghi chép theo nguyên tắc kế toán Việt Nam.
f). Hình thức kế toán áp dụng:
Công ty áp dụng chuẩn mực, chế độ kế toán Việt Nam và hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số:1141/1995/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính đã được sửa đổi bổ sung theo hệ thống chuẩn mực kế
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà toán Việt Nam nhằm đáp ứng được yêu cầu quản lý điều hành, kiểm soát hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
Các loại tài khoản Công ty sử dụng gồm:
Loại 1: Tài khoản tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn. Loại 2: Tài khoản tài sản cố định và đầu tư dài hạn. Loại 3: Tài khoản nợ phải trả.
Loại 4: Tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu. Loại 5: Tài khoản doanh thu.
Loại 6: Tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh. Loại 7: Tài khoản thu nhập khác. Loại 8: Tài khoản chi phí khác.
Loại 9: Tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Loại 0: Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động cụ thể của Công ty phòng Kế toán - Tài vụ Công ty Cổ phần Sản xuất Vật liệu Xây dựng Kiên Giang dùng hình thức kế toán sau:
Hình thức kế toán đang áp dụng là hình kế toán Nhật ký chung. Sổ kế toán chi tiết sổ cái, sổ quỹ,… Ứng dụng phương tiện máy tính, dùng chương trình kế toán “Quản lý dữ liệu kế toán”.
Hình thức hạch toán đơn vị áp dụng là tập trung.
Kế toán hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá thành theo phương pháp hệ số.
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà CHỨNG TỪ GỐC SỔ QUỸ SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KT CHI TIẾT SỔ ĐĂNG KÝ SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CTGS CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sơ đồ 3: SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung
Theo hình thức này sổ kế toán tổng hợp bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản. Sổ nhật ký chung được ghi theo trình tự thời gian, căn cứ để ghi vào sổ nhật ký chung đó là chứng từ kế toán hoặc bảng kê chứng từ. Cuối tháng kế toán cộng số liệu phát sinh ghi ở nhật ký chung là căn cứ đối chiếu với số liệu ghi sổ cái tài khoản. Sổ cái các tài khoản là sổ kế toán tổng hợp được ghi theo nội dung kinh tế, căn cứ để ghi vào tài khoản là các chứng từ kế toán đã được ghi vào nhật ký chung.
* Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và thành phẩm tồn kho được xác định theo chi phí nhân công, chi phí tiền lương, chi phí sản xuất chung và khấu hao nhà xưởng, máy móc thiết bị,…
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ:
- Giá xuất kho:
- Nguyên, nhiên, vật liệu tính theo giá thực tế bình quân gia quyền cuối kỳ.
- Thành phẩm: Giá bình quân gia quyền cuối kỳ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên.
* Phương pháp kế toán tài sản cố định:
Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Tài sản cố định được ghi chép theo nguyên giá bao gồm: Giá mua, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lắp đặt chạy thử.
Phương pháp khấu hao áp dụng: Theo phương pháp đường thẳng. Tỷ lệ khấu hao áp dụng theo Quyết định số 206/QĐ - BTC ngày 12/12/2003 của bộ tài chính thời gian khấu hao bình quân ước tính cho một nhóm tài sản như sau:
+ Nhà xưởng và vật kiến trúc: 10 - 15 năm + Máy móc thiết bị : 8 - 10 năm + Phương tiện vận tải : 8 -10 năm + Tài sản vô hình : 10 -25 năm + Tài sản khác : 5-10 năm
* Phương pháp xác định doanh thu:
Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được. Trong hầu hết các trường hợp doanh thu được ghi nhận khi chuyển giao cho người mua phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu hàng hoá.
* Chi phí lương:
Tổng quỹ lương tính vào chi phí cho niên độ kế toán kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, được tính theo đơn giá tiền lương được duyệt bởi Chủ tịch Hội
đồng Quản trị, Sở Tài chính Kiên Giang và Sở Lao động Thương binh và Xã hội Kiên Giang.
Luận văn tốt nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Kim Hà * Bảo hiểm Xã hội và bảo hiểm y tế:
Công ty thực hiện trích bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế như sau:
- Bảo hiểm xã hội được trích trên lương cơ bản vào giá thành là 15% và 5% khấu trừ vào lương của cán bộ công nhân viên.
- Bảo hiểm y tế được trích trên lương cơ bản vào giá thành 2% và 1% khấu trừ vào lương cán bộ công nhân viên.
- Kinh phí công đoàn được trích trên tổng thu nhập của cán bộ công nhân viên vào giá thành là 1%.