- Về văn phong: cụ thể rõ ràng, chính xác, dứt khoát, có tính thuyết phục cao, và văn phong phù hợp với từng loại công văn cụ thể.
5.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản mật
a.) Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản mật - Xác định đúng mức độ mật.
- Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao nhận, vận chuyển và tiêu huỷ các văn bản mật.
- Văn thư cơ quan không được phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản mật chỉ vào sổ bì ngoài văn bản và chuyển giao cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
- Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an toàn theo quy định của nhà nước, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt.
- Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ thủ trưởng cơ quan và những người được uỷ quyền mới được bóc văn bản.
- Đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: văn bản mật đi và văn bản mật đến.
b) Phương pháp tổ chức quản lý văn bản mật
- Vào sổ đăng ký: văn thư cơ quan không được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ vào sổ bì ngoài bì văn bản.
Bì văn bản mật có "dấu chỉ người có tên mới được bóc bì" văn thư cơ quan cũng chỉ vào sổ ngoài bì. Chỉ bộ phận được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật mới đăng ký vào sổ bì trong văn bản.
Các cơ quan tổ chức có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu mật phải được sự cho phép của thủ trưởng cơ quan có tài liệu mật. việc sao chụp tài liệu mật phải đăng ký với văn thư: phiếu đăng ký phải ghi rõ nội dung sao chụp, số lượng, mục đích họ tên người sử dụng, địa chỉ. văn thư thực hiện đúng quy định
vào sổ lưu phiếu đăng ký à chịu trách nhiệm về công tác bảo mật ở khâu mình thực hiện.
- Những người được giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật phải thực hiện đúng các quy định về chế độ bảo mật.
- Tài liệu mật được bảo quản trong các thiết bị an toàn (hòm két). Tài liệu "tuyệt đối", ”tối mật" được bảo quản ở những hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan quyết định.
- Các công văn mật được lưu trong hồ sơ riêng.
Việc lập hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
- Tiêu huỷ: các bản in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến tài liệu mật không cần lưu phải tiêu huỷ.
Nhìn chung việc quản lý văn bản mật ở nước ta cho đến nay được thực hiện có hiệu quả bảo đảm được bí mật của đảng, của nhà nước trong điều kiện giao lưu quốc tế và quốc tế hoá đang phát triển mạnh trên thế giới. tuy nhiên do một số yếu kém về chất lượng của đội ngũ nhân viên văn thư phục trách về công tác bảo mật dẫn đến có những sai phạm trong quá trình đăng ký vào sổ quản lý văn bản mật vi phạm quyền hạn gây nên các xao trộn trong hoạt động quản lý (mặc dù hậu quả không lớn).
* YÊU CẦU HỌC VIÊN
- Đọc trước tài liệu trang 102-109, Giáo trình Soạn thảo văn bản (Giáo trình dùng cho đào tạo kỹ sư quân sự cấp phân đội), Nxb QĐND, H.2012.
- Trả lời câu hỏi:
+ Trình bày nội dung của việc quản lý và giải quyết văn bản quản lý nhà nước.