- Về văn phong: cụ thể rõ ràng, chính xác, dứt khoát, có tính thuyết phục cao, và văn phong phù hợp với từng loại công văn cụ thể.
5.1.3.Nội dung quản lý và giải quyết văn bản đến
a) Nhận văn bản đến
- Kiểm tra kỹ số lượng bì, các thành phần ghi trên bì, dấu niêm phong (nếu có) đối chiếu số và ký hiệu ghi trên bì với sổ giao nhận tài liệu rồi ký nhận.
Những văn bản gửi nhầm trả lại cho người gửi đến. - VB gửi đến có hai loại:
+ VB không phải bóc bì: của ai gửi cho người ấy + VB phải bóc bì: Không mở những bì văn bản đó
Văn thư đăng ký những yếu tố trên bì vào sổ rồi chuyển đến nơi nhận. - Khi mở bì để đăng ký phải đối chiếu số ghi ở bì với số văn bản có trong bì và phiếu gửi (nếu có); nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai số văn bản thì kiểm tra lại nơi gửi.
- Lấy văn bản ra khỏi bì, đóng dấu “Đến” vào vị trí giữa dưới số, ký hiệu văn bản; nếu vị trí này không còn chỗ trống thì đóng sang vị trí trống dưới ngay ngày tháng năm ban hành văn bản.
b) Đăng ký văn bản đến
- Văn bản đến đều phải được đăng ký vào Sổ Đăng ký văn bản đến hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy tính theo Biểu ghi thông tin văn bản đi.
- Hình thức đăng ký văn bản đến: + Đăng ký văn bản đến bằng sổ.
+ Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đến trong hệ điều hành tác nghiệp dùng chung để đăng ký văn bản đến.
- Những bì không được mở thì phải ghi các thông tin ngoài bì và chuyển cho chức danh hoặc người có tên trên bì nhận. Nếu là việc chung thì người nhận phải chuyển trả lại cho văn thư để đăng ký, quản lý.
- Những văn bản chuyển qua Fax hoặc qua mạng điện tử, phải chụp lại hoặc in ra và đóng dấu hết. Khi nhận được bản chính phải đóng dấu đến và làm thủ tục đăng ký.
- Văn bản khẩn thì phải báo ngay cho người chỉ huy để xử lý. c) Trình, chuyển giao văn bản đến
* Trình văn bản
- Trình xin ý kiến phân phối
- Người có trách nhiệm căn cứ vào nội dung văn bản; quy chế làm việc của cơ quan; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho từng đơn vị, cá nhân để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản.
- Văn bản đến có các dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển ngay sau khi nhận.
* Chuyển giao
- Căn cứ vào ý kiến của người có trách nhiệm, Văn thư phải chuyển văn bản đến đối tượng có liên quan ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau.
- Chuyển giao văn bản phải chính xác, đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết và giữ được bí mật nội dung văn bản.
d) Giải quyết văn bản đến
- Chỉ huy trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Chỉ huy phó của cơ quan, đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Chỉ huy trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Chỉ huy cơ quan, đơn vị có thể giao cho Chánh văn phòng xem xét, phân văn bản và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, nghiên cứu nội dung văn bản đến và đề xuất ý kiến giải quyết:
+ Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan.
+ Khi trình thủ trưởng, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến để xuất của đơn vị, cá nhân.
+ Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị khác, đơn vị chủ trì giải quyết cần gửi hoặc sao văn bản đó để lấy ý kiến của các đơn vị phối hợp. Khi trình chỉ huy cơ quan xem xét, quyết định phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị phối hợp.
đ) Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến được quy định như sau:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến nhưng chưa được giải quyết… để báo cáo cho người được giao trách nhiệm.
g) Thời hạn giải quyết văn bản đến
Thời hạn giải quyết văn bản đến được tính từ ngày văn bản đến cơ quan, đơn vị:
- Giải quyết ngay những vấn đề cấp bách. - Giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản
- Không quá 07 ngày làm việc, với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiến nhiều nơi.
Trường hợp không bảo đảm thời gian quy định trên thì báo cáo chỉ huy xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết lý do và những việc cần làm tiếp theo.