Để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Do doanh nghiệp có 2 hình thức kinh doanh chủ yếu là sản xuất gia công tôn mạ mầu và kinh doanh thương mại sắt thép nên TK 511 được doanh nghiệp chia làm 2 tài chi tiết là:
TK 5111: doanh thu bán thép hình, ống hộp các loại. (thương mại) TK 5112: doanh thu bán tôn lợp, tôn mạ mầu các loại. (sản xuất) Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng.
Ví dụ: Ngày 06/10/2014, DNTN xây dựng thương mại Quân Huyền gọi điện đặt hàng mua của doanh nghiệp Cúc Vinh một lô hàng là 1 tấn thép hộp mạ kẽm Z8 kích thước 1,00mm x 25mm x 50mm x 6,0m.
Ngày 08/10 kế toán lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho để thủ kho xuất hàng xếp lên xe để giao cho khách hàng. Số lượng hàng thực xuất kho sẽ được thủ kho vào thẻ kho và ghi vào phần thực xuất của phiếu xuất kho. Do hàng hóa của doanh nghiệp chủ yếu là bán theo Kg nên kế toán căn cứ vào thẻ kho và phiếu xuất kho để lập hóa đơn GTGT, trong trường hợp này hóa đơn GTGT lập thành 3 liên trong đó:
- Liên 1: lưu tại sổ
- Liên 2: giao cho nhân viên giao hàng để gửi cho khách hàng khi DN trả hàng. - Liên 3: sử dụng nội bộ
Khi doanh nghiệp giao hàng, khách hàng sẽ kiểm nhận hàng hóa, thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Thông thường doanh nghiệp sẽ xuất kèm một hóa đơn bán hàng trong đó ghi đầy đủ thông tin giống như trên hóa đơn GTGT đồng thời ghi kèm cả số công nợ của khách nếu khách hàng còn những khoản nợ chưa thanh toán với doanh nghiệp để khách hàng sẽ ký nhận.
Ngày 09/10 doanh nghiệp Cúc Vinh chuyển hàng cho DNTN xây dựng thương mại Quân Huyền, doanh nghiệp Quân Huyền đã thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên bán hàng Lê Văn Quỳnh đã nhận đủ số tiền. Ngày 10/10 nhân viên bán hàng bàn giao lại số tiền đã thu, kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào số tiền mà doanh nghiệp Quân Huyền thanh toán để viết phiếu thu làm căn cứ cho thủ quỹ thu tiền (DN Quân Huyền ở thị trường Sơn La nên quá trình chuyển hàng diễn ra trong 3 ngày, ngày thứ nhất lập
28
Biểu số 2.1