Tổ chức quá trình tuyển dụng bao gồm việc tìm hiểu và đo lƣờng ứng viên trên các khía cạnh khác nhau nhƣ kinh nghiệm làm việc hay khả năng lãnh đạo. Để làm điều đó, tổ chức phải sử dụng một hay nhiều cách lựa chọn nhƣ xét đơn xin việc, bài trắc nghiệm, khám sức khoẻ và phỏng vấn. Cho dù tổ chức sử dụng h́nh thức nào th́ìyêu cầu phải đúng luật pháp và phù hợp với tổ chức cũng nhƣ là ngƣời xin việc.
Tổ chức quá trình tuyển dụng gồm các bƣớc sau:
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bƣớc đầu tiên trong quá trình tuyển dụng, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển dụng với các ứng viên. Vì vậy phải tạo môi trƣờng làm việc thật thoải mái, thân thiện và tôn trọng lẫn nhau; những câu hỏi lúc này chỉ mang mục đích chính là để bổ sung những thông tin còn thiếu hoặc chƣa rõ trong hồ sơ, tránh đặt những câu hỏi đã có hoặc những câu hỏi mang tính chất riêng trung ƣơng nhƣ: tôn giáo, khuyết tật bẩm sinh…
Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc
Đơn xin việc thƣờng đƣợc các tổ chức thiết kế theo mẫu, ngƣời xin việc có trách nhiệm điền vào đơn xin việc theo yêu cầu mà các nhà sử dụng lao động đề ra. Các mẫu đơn xin việc đƣợc thiết kế một cách khoa học và hợp lý có thể đƣợc coi là một công cụ quan trọng để tuyển chọn một cách chính xác ngƣời xin việc.
Ở bƣớc này cán bộ nhân lực của tổ chức tìm hiểu đơn xin việc của ứng viên, so sánh với các thông tin trong hồ sơ với nhau và so với yêu cầu của công việc đặt ra để lựa chọn ra những hồ sơ có chất lƣợng hơn cả. Những hồ sơ có thể chấp nhận đƣợc thì cán bộ nhân lực sẽ thông báo cho các ứng viên để tham gia vào bƣớc tiếp theo.
Bước 3: Các trắc nghiệm nhân lực trong tuyển chọn
Nhà tuyển dụng sẽ sử dụng các kỹ thuật về mặt tâm lý để đánh giá phẩm chất cá nhân đặc trƣng cho công việc. Trong bƣớc này, nhà tuyển dụng sẽ tìm hiểu đƣợc khả năng thực hiện công việc của mỗi ứng viên cũng nhƣ phát hiện ra những khả năng tiềm ẩn và triển vọng phát triển trong trung ƣơngơng lai.
25
lỗi sai trong việc dự đoán và đặc biệt phải hạn chế những vấn đề riêng trung ƣơng nhƣ lòng tin đối với tôn giáo, cuộc sống cá nhân, cảm xúc không liên quan đến công việc…
Các loại trắc nghiệm thƣờng đƣợc sử dụng là: Trắc nghiệm kiến thức tổng quát; trắc nghiệm tâm lý; trắc nghiệm sự thực hiện công việc; trắc nghiệm sự quan tâm và thái độ để tìm hiểu về động cơ xin việc.
Bước 4: Phỏng vấn tuyển dụng
Đây là phƣơng pháp sử dụng thông dụng nhất mà hầu nhƣ tổ chức nào cũng dùng để hiểu sâu thông tin về ứng viên nhƣ khả năng giao tiếp, động cơ xin việc…đồng thời cũng là để tạo điều kiện cho ứng viên tìm hiểu thêm những thông tin về tổ chức.
Trƣớc khi phỏng vấn, các phỏng vấn viên phải hiểu rõ các thông tin về ứng viên thông qua hồ sơ, đơn xin việc. Bên cạnh đó, phải nghiên cứu kĩ các thông tin có trong bản mô tả công việc, yêu cầu thực hiện công việc để xác định hƣớng phỏng vấn và yêu cầu công việc.
Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng phải luôn duy trì sự tôn trọng đối với ứng viên; đƣa ra những câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và hƣớng ứng viên trả lời vào trọng tâm của vấn đề; ghi lại những thông tin chính và kết hợp quan sát việc thay đổi cử chỉ, thái độ của ứng viên để xoáy sâu vào những nội dung chính.
Kết thúc phỏng vấn, nhà tuyển dụng phải có bản đánh giá kết quả phỏng vấn, thƣ giãn vài phút trƣớc khi gọi ngƣời tiếp theo vào phỏng vấn.
Các loại phỏng vấn thƣờng sử dụng là:
- Phân theo số ngƣời tham gia phỏng vấn, gồm có: Phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn hội đồng, phỏng vấn nhóm.
- Phân theo hình thức phỏng vấn, gồm có: Phỏng vấn đƣợc thiết kế sẵn (tức là có hệ thống câu hỏi đã đƣợc chuẩn bị từ trƣớc); phỏng vấn không đƣợc thiết kế sẵn và phỏng vấn hỗn hợp (kết hợp giữa câu hỏi đã đƣợc chuẩn bị từ trƣớc và những câu hỏi tự phát trong quá trình phỏng vấn).
- Phân theo tính chất phỏng vấn, chia ra: Phỏng vấn tình huống (hỏi để tìm kiếm những hành vi trong quá khứ hoặc trong một tình huống cụ thể); Phỏng vấn căng
26
thẳng (tức là phỏng vấn với tốc độ nhanh, cƣờng độ lớn, tạo áp sự tâm lý cao).
Bước 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của ứng viên
Thông qua việc kiểm tra sức khỏe để xác định và bố trí ngƣời lao động phù hợp với tình trạng thể lực, ngăn ngừa những rủi ro không đáng có trong quá trình tiếp cận công việc.
Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Lúc này ngƣời quản lý trực tiếp và ngƣời đƣợc tuyển sẽ tiếp xúc trực tiếp với nhau để tìm hiểu sâu về kỹ năng của ứng viên nhằm bố trí công việc phù hợp đồng thời giúp hai bên hiểu nhau hơn và dễ dàng hợp tác khi chính thức bắt tay vào công việc.
Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong quá trình tuyển chọn
Nhà tuyển dụng gặp trực tiếp những ngƣời giới thiệu ứng viên để kiểm tra độ tin cậy của những thông tin liên quan đến ứng viên nhƣ về tiểu sử, bằng cấp, thái độ trong lao động.
Bước 8: Tham quan công việc
Cán bộ nhân lực sẽ đƣa ứng viên (lúc này là ngƣời đã đƣợc tổ chức tuyển chọn) đi tham quan nhà máy, văn phòng làm việc, giới thiệu sơ bộ về công việc và định hƣớng cho ngƣời lao động hiểu về công việc phải làm. Công tác này nhằm giúp cho ngƣời lao động bƣớc đầu hội nhập với công việc và quyết định có nên tiếp nhận công việc và ký kết HĐLĐ hay không.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng
Tổ chức và ngƣời lao động sẽ ký kết HĐLĐ trong đó thể hiện rõ quyền lợi, nghĩa vụ của hai bên…Sau giai đoạn thử việc kết thúc thƣờng có bản nhận xét của ngƣời quản lý trực tiếp để gửi tới bộ phận nhân lực và kết quả cuối cùng là hai bên ký kết HĐLĐ chính thức.