2.3.1 Quy trình ghi sổ chung và trích dẫn các sổ chi tiết liên quan
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ kế toán vốn bằng tiền
* Quy trình ghi sổ
Kế toán kiểm tra và trình KTT và GĐ phê duyệt Phần mềm kế toán Hệ thống quản trị doanh nghiệp DRP Kế toán hạch toán vào phần mềm
Sổ chi tiết tài khoản
CTGS
Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
KTT ký duyệt Chứng từ chi phí, doanh thu, thuế Chứng từ khác Lập bảng tổng hợp
SV: Mai Văn Thọ GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
theo chứng từ ban đầu lên cho kế toán. Các chứng từ khác thì không cần lập bảng tổng hợp. Sau khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và trình lên KTT, GĐ phê duyệt. Khi chứng từ đã hợp lệ, kế toán thực hiện hạch toán và lập CTGS trong phần mềm kế toán
Sau khi nhập liệu xong, cuối mỗi quý, kế toán in ra CTGS, sổ chi tiết TK1111; TK1121 (chi tiết từng ngân hàng); TK113.5 (chi tiết từng ngân hàng) và báo cáo tài chính rồi trình lên KTT ký duyệt. Sau khi ký duyệt xong, sổ chi tiết và báo cáo được lưu trữ riêng; CTGS được lưu trữ cùng với các chứng từ kế toán ban đầu.
Khác với các công ty khác, chi nhánh không in ra sổ cái để lưu trữ. Sổ cái để xem xét số liệu trên phần mềm.
SV: Mai Văn Thọ GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
2.3.2 Trích dẫn CTGS ghi các nghiệp vụ phát sinh
* Đối với các nghiệp vụ thu tiền: hàng tháng kế toán đánh một CTGS ghi nghiệp vụ thu tiền mặt (ghi Nợ 1111), ba CTGS ghi các nghiệp vụ thu tiền ngân hàng (một ngân hàng một chứng từ ghi sổ) và một CTGS ghi nhận doanh thu Bankplus (ghi Nợ 113.5)
SV: Mai Văn Thọ GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
SV: Mai Văn Thọ GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Chứng từ ghi sổ ghi Nợ 112101
Chứng từ ghi sổ ghi Nợ tài khoản 113.5
* Các nghiệp vụ liên quan đến chi phí
Đối với các nghiệp vụ liên quan chi phí và thanh toán trực tiếp bằng tiền như chi phí thuê vị trí, văn phòng, cửa hàng, kho bãi; chi phí xăng dầu xe; công tác phí; hàng tháng kế toán đánh một chứng từ ghi sổ ghi Nợ các tài khoản chi phí và Có các TK 1111, 1121
SV: Mai Văn Thọ GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
* Đối với nghiệp vụ liên quan đến công nợ là các nghiệp vụ liên quan đến TK 3331, 1411; hàng tháng ghi một chứng từ ghi sổ ghị Nợ 3311,1411 và Có TK 1111, 1121. Minh họa chứng từ ghi sổ
* Đối với các nghiệp vụ thanh toán lương, hàng tháng kế toán ghi một chứng từ ghi sổ ghi Nợ các tài khoản lương và ghi Có các TK tiền. Minh họa CTGS:
* Đối với các nghiệp vụ nộp tiền vào tài khoản tập đoàn, hàng tháng kế toán ghi một chứng từ ghi sổ ghi Nợ TK 1362 và ghi Có TK tiền. Minh họa CTGS:
* Đối với các nghiệp vụ nộp thuế, hàng tháng kế toán đánh một chứng từ ghi sổ ghi Nợ TK thuế và ghi Có TK tiền.
SV: Mai Văn Thọ GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
* Đối với các tài khoản chi hộ, hàng tháng kế toán đanh một chứng từ ghi sổ ghi
Nợ TK chi hộ và có TK tiền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Đối với nghiệp vụ nộp tiền dịch vụ Bankplus vào TK tập đoàn, hàng tháng kế
2.4 Kiểm kê, đối chiếu và xử lý chênh lệch
Ngày cuối mỗi tháng, tại chi nhánh thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt tại chi nhánh. Có mặt tại buổi kiểm kê đó gồm có kế toán trưởng, kế toán thanh toán và thủ quỹ. Trước khi tiết hành kiểm kê, thủ quỹ chốt sổ quỹ ghi tiền mặt và kế toán thanh toán chốt số liệu trên phần mềm kế toán. Sau đó thủ quỹ phân loại tiền và thực hiện việc đếm tiền dưới sự giám sát của kế toán trưởng và kế toán thanh toán. Sau khi chốt số tiền đếm được, kế toán thanh toán lập báo cáo kiểm kê quỹ tiền, trên đó có ghi số lượng các loại tiền và đẩy đủ chữ ký của KTT, KTTT và thủ quỹ rồi trình lên cho GĐ ký.
Đối với việc đối chiếu số liệu, cuối mỗi tháng kế toán kiểm tra số liệu trên phần mềm với sao kê ngân hàng đối với các TK ngân hàng và số liệu trên sổ quỹ đối với TK tiền mặt. Sau đó xác định chênh lệch số liệu, tìm nguyên nhân và sửa chữa.
Xử lý chênh lệch:
- Đối với chênh lệch giữa số liệu thực tế và kiểm kê quỹ, kế toán tìm nguyên nhân dẫn đến việc chênh lệch và xử lý
+ Kiểm kê thừa kế toán ghi nhận tăng tiền và ghi tăng khoản doanh thu khác Nợ TK 1111: Số tiền dư ra
Có TK 711: Số tiền dư ra
+ Kiểm kê thiếu, kế toán ghi nhận Nợ phải thu khác và Có tiền. Sau đó thực hiện việc truy thu lại từ thủ quỹ.
Trước khi truy thu: Nợ TK 138: Số tiền thiếu Có TK 1111: Số tiền thiếu Sau khi truy thu: Nợ TK 1111: Số tiền thiếu
SV: Mai Văn Thọ GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
- Đối với việc chênh lệch sổ liệu ngân hàng, kế toán dựa vào sao kê để tìm khoản chênh lệch để hạch toán sao cho khớp với số liệu ngân hàng. Còn đối với việc chênh lệch số liệu với sổ quỹ, kế toán dựa vào phiếu thu, phiếu chi tiền mặt để kiểm tra và xác định khoản sai sót để hạch toán lại.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CHI NHÁNH VIETTEL NGHỆ AN – TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
3.1Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh Viettel Nghệ An
3.1.1 Ưu điểm
Vể công tác tổ chức kế toán: Công tác tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại
Chi nhánh Viettel Nghệ An đã thực hiện theo đúng chế độ quy định của Bộ tài chính, tập đoàn ban hành. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thực hiện qua phần mềm DRP trên máy vi tính mà chi nhánh áp dụng là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của chi nhánh để có thể quản lý chặt chẽ quá trình luân chuyển Vốn bằng tiền.
Về tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản được mở đầy đủ và chi tiết theo Quyết
định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009; sử dụng đầy đủ các tài khoản và tuân thủ phương pháp hạch toán theo đúng yêu cầu trong chế độ kế toán; sử dụng đủ và phù hợp các tài khoản cần thiết để hạch toán được các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền tại Chi nhánh. Các tài khoản được chi tiết rõ ràng cụ thể cho từng đối tượng thuận lợi cho việc nắm bắt số liệu, từ đó giúp nhà quản trị đưa ra được các quyết định đúng đắn. Các tiểu khoản được mã hóa phù hợp, chi tiết tạo điều kiện tốt cho kế toán ghi sổ và giúp người đọc báo cáo dễ dàng hiểu được.
Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Hệ thống chứng từ kế toán trong Công ty
được sử dụng đầy đủ theo quy định của Pháp luật, Bộ Tài chính, quy định của tập đoàn, phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam. Các hóa đơn, chứng từ hầu như có đầy đủ chữ ký, con dấu và phải là chữ ký tay đảm bảo việc kiểm soát nội dung chính
SV: Mai Văn Thọ GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
Quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ, hợp lý áp dụng đúng theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP. Qua trình luân chuyên ngắn, không bị trùng lặp và thường xuyên phù hợp với điều kiện dòng tiền lưu chuyển trong Công ty diễn ra hàng ngày.
Về sổ sách kế toán: việc sử dụng phần mềm kế toán DRP giúp giảm tải công việc
của nhân viên kế toán, và đáp ứng kịp thời các yêu cầu về các loại sổ kế toán khi cần thiết. Đơn vị sử dụng các sổ chi tiết tiền mặt và TGNH để theo các dòng vốn bằng tiền. Ngoài ra có sổ quỹ, sao kê tiền gửi ngân hàng để theo dõi, đối chiếu.
Về báo cáo kế toán liên quan đến vốn bằng tiền: doanh nghiệp sử dụng báo cáo
lưu chuyển tiền tệ để theo dõi dòng tiền thu – chi nhằm kiểm soát và đánh giá hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền tại đơn vị.
Bộ máy kế toán của chi nhánh: được tổ chức tập trung là hoàn toàn phù hợp với cơ
cấu tổ chức gọn nhẹ, hoạt động có nề nếp, việc phân công công việc và trách nhiệm lao động tương đối hoàn chỉnh phù hợp với khả năng của nhân viên trong phòng.
3.1.2 Nhược điểm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mặc dù đã hoàn thành khá tốt nhiệm vụ được giao, tuy nhiên công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty không tránh khỏi những tồn tại nhất định.
Tuy có sự liên kết nhưng các nhân viên trong Chi nhánh chủ yếu chuyên sâu vào nhiệm vụ được giao nên chưa luân chuyển được công việc của từng người cho nhau. Điều này gây khó khăn cho việc xử lý vốn bằng tiền khi có người đi vắng. Khi đó công việc sẽ tiến hành không kịp thời. Hơn nữa công việc kế toán bằng tiền tại chi nhánh là rất nhiều nhưng chi nhánh chỉ có một người làm công tác thanh toán; làm cho việc quản lý chứng từ và thanh toán gặp rất nhiều khó khăn.
Nhiều CTGS còn rất dài, có những CTGS lên đến mấy chục trang gây ảnh hưởng đến việc kiểm tra chứng từ. CTGS ở nghiệp vụ thu tiền còn quá ít, chỉ gồm chó một CTGS ghi Nợ 111 và CTGS ghi Nợ 1121 (một ngân hàng một CTGS)
Do nhiều khách hàng đối tác ở nhiều nơi, địa bàn kinh doanh rộng nên việc tập hợp số liệu chứng từ sổ sách còn chậm chạp, dẫn đến việc lập báo cáo kế toán định kỳ thường không đúng thời hạn theo quy định.
Chứng từ tại chi nhánh vẫn còn nhiều cái còn thiếu sót. Việc trình ký chứng từ nhiều khi còn chậm. Nhiều chứng từ còn thiếu chữ ký và dấu, đặc biệt là chữ ký và dấu của giám đốc. Chứng từ về nghiệp vụ thu tiền bán hàng thì chỉ có phiếu thu và không kèm theo chứng từ khác. Việc đóng sổ sách và lưu trữ còn chậm.
Việc lập kế hoạch chi tiêu chưa sát thực tế đôi khi làm tồn nhiều tiền hoặc thiếu tiền ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của chi nhánh.
Các khoản thu chi bằng tiền mặt vẫn còn nhiều dẫn đến việc kiểm soát khó khăn.
3.1.3 Phương hướng hoàn thiện:
Đối với những tồn tại của chi nhánh, cần đi sâu tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến tồn tại đấy để tìm các biện pháp khắc phục. Để tìm những biện pháp tốn cần tìm hiểu các quy định, quy chế của bộ tài chính và tham khảo các luận văn, ý kiến của người có kinh nghiệm nhằm tìm những biện pháp khắc phục phù hợp nhất.
Để tìm phướng hướng hoàn thiện chính xác còn cần phải xem xét đặc điểm kinh doanh, hoạch toán của chi nhánh để xem xét nhũng phương pháp mình đưa ra liệu có phù hợp hay không.
Số lượng, kết cấu sổ sách phải thuận lợi cho người làm kế toán và người sử dụng; dễ dàng áp dụng các phương tiện khoa học công nghệ vào hạch toán kế toán và thuận lợi cho việc thu thập thông tin, đối chiếu số liệu cuối mỗi tháng và năm.
Sổ kế toán phù hợp với phần mềm mới giúp giảm thiểu khối lượng công tác kế toán cuối kỳ trên sổ và tiện lợi cho việc xử lý số liệu trên hệ thống báo cáo kế toán.
SV: Mai Văn Thọ GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên
nội dung của thông tin trên các báo cáo kế toán nhằm nâng cao hiệu quả cung cấp và kiểm tra thông tin.
Xem xét, điều chỉnh số lượng, kết cấu báo cáo thuận tiện, phù hợp, đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Chi nhánh Viettel Nghệ An3.2.1 Về mặt quản lý vốn bằng tiền 3.2.1 Về mặt quản lý vốn bằng tiền
Chi nhánh luôn cần quản lý chặt chẽ hơn nữa tình hình thu, chi, tồn để phản ánh kịp thời, nhanh chóng và chính xác, giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn cho hoạt động kinh doanh và phát triển của Chi nhánh.
Tình hình sử dụng vốn bằng tiền phải được giám đốc chặt chẽ, kiểm soát việc chấp hành các quy định về quản lý tiền tệ và việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lập kế hoạch, định mức doanh thu cần đạt được, từ đó đề ra các giải pháp thúc đẩy hoạt động thu tiền. Phòng kế toán tài chính cần kết hợp với phòng kinh doanh, phân tích xu hướng và nhu cầu thị trường để dự báo tình hình kinh doanh trong năm, xem xét tình hình công nợ phải thu, phải trả với các khách hàng và nhà cung cấp để có những biện pháp thúc đẩy hoạt động thanh toán của khách hàng cùng với đó đưa ra định mức doanh thu cần đạt tới.
Tiến hành kiểm tra đột xuất quá trình bán hàng hoặc hỏi ý kiến khách hàng, đối tác về thông tin quá trình thu ban đầu..
Chi nhánh cần có kế hoạch chi tiêu cụ thể, lập dự toán định mức chi tiêu và có sự so sánh với thực tế để có sự điều chỉnh thích hợp. Lập một bảng kê chi tiết các khoản cần chi thiết yếu hàng tháng, đối chiếu giữa các tháng, các quý với nhau. Khi phát sinh bất cứ khoản chi nào quá lớn, vượt định mức, cần kiểm tra nguyên nhân và có những điều chỉnh bảng kê phù hợp.
Việc ủy quyền cho người ra quyết định chi phải hợp lý, rõ ràng; quyết định phê chuẩn phải dựa trên các văn bản cụ thể để xét duyệt.
3.2.2 Về bộ máy kế toán.
Vừa có sự chuyên môn lại vừa phải phối kết hợp công việc giữa các nhân viên, giúp đỡ nhau trong công việc; đặc biệt là khi thời hạn thanh toán gấp gáp hoặc khi KTTT đi vắng.
Chi nhánh cần bổ sung them một nhân viên nữa làm KTTT. Hiện tại chi nhánh chỉ có một người làm công tác thanh toán nên dễ dẫn đến sai sót khi thanh toán khi thời gian gấp gáp; việc quản lý chứng từ là rất khó khăn, dễ dẫn đến mất mát và chậm chạp cho việc lưu trữ. Nếu được bổ sung người thì vẫn đề trên sẽ được giảm bớt đi rất nhiều.
3.2.3 Về chứng từ kế toán:
Giảm bớt số lượng chứng từ theo hướng sử dụng chứng từ liên hợp, chứng từ sử dụng nhiều lần; ứng dụng công nghệ thông tin bằng cách sử dụng các chứng từ điện tử. KTTT cần phải chủ động hơn nữa đối với việc quản lý chứng từ, trình ký chứng từ, kiểm tra chứng từ để tránh thiếu sót, mất mát. Chủ động hơn nữa đống và lưu trữ sổ sách để tránh hạn chế việc lưu trữ chậm chạp, đảm bảo cho công tác kiểm tra chứng từ khi có đoàn thanh tra, kiểm toán.
Phân định trách nhiệm và vai trò của các cá nhân có liên quan từ công việc bán hàng ghi phiếu cho khách hàng tới việc chi tiền, nhập sổ và cất trữ chứng từ.
Quy định rõ về việc tập hợp chứng từ khi thanh toán. Đối với địa bàn kinh doanh rộng lớn, nhân viên tài chính tuyến giới chủ động gửi chứng từ về chi nhánh sớm hơn. Một số quy định củ thể như thời gian quyết toán là trước ngày 12 trong tháng, nghĩa là trước 12 tháng này là phải có đầy đủ chứng từ của tháng trước. Đối với thanh toán thì phải đủ chứng từ để người thanh toán phải chủ động tập hợp đẩy đủ.
SV: Mai Văn Thọ GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Liên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.3 Về sổ kế toán: