TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á
Về phần mềm kế toỏn đang sử dụng
Cụng ty nờn thường xuyờn cập nhật phần mềm kế toỏn mới phự hợp với điều kiện thực tế của cụng tỏc kế toỏn, gúp phần tăng độ chớnh xỏc, kịp thời cho cỏc thụng tin kế toỏn.
Về chứng từ, sổ sỏch kế toỏn
• Cụng ty hiện đang ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung nhưng khụng sử dụng cỏc sổ nhật ký đặc biệt. Với đặc thự của doanh nghiệp thương mại là cỏc nghiệp vụ mua bỏn diễn ra thường xuyờn, liờn tục thỡ Cụng ty nờn sử dụng nhật ký đặc biệt như nhật ký bỏn hàng, nhật ký thu tiền để giảm bớt số lượng nghiệp vụ ghi vào sổ nhật ký chung, giảm bớt sự dày đặc khú theo dừi của nhật ký chung. Ngoài ra nhỡn vào nhật ký bỏn hàng cú thể thấy ngay được doanh thu bỏn hàng trong ngày của Cụng ty.
Mẫu sổ nhật ký bỏn hàng như sau:
Biểu 3.1: Sổ nhật ký bỏn hàng
Cụng ty TNHH Thương mại và kỹ thuật Chõu Á NHẬT Kí BÁN HÀNG
Thỏng... năm...
ghi sổ người mua (Ghi Nợ) SH NT Hàng hoỏ Thành phẩm Dịch vụ Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau
Ngày... thỏng... năm
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
• Bờn cạnh đú, để theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn của khỏch hàng một cỏch chi tiết, chớnh xỏc hơn, Cụng ty nờn sử dụng Nhật ký thu tiền, đồng thời, trờn sổ chi tiết và sổ Tổng hợp chi tiết cụng nợ với khỏch hàng và với cỏc nhà cung cấp nờn cú khoản mục phản ỏnh thời hạn thanh toỏn của cỏc khoản phải thu, phải trả theo từng khỏch hàng, từng nhà cung cấp để kế toỏn tiện tớnh toỏn và theo dừi được thời hạn thanh toỏn của cỏc khoản cụng nợ này.
Biểu 3.2: Sổ Nhật ký thu tiền
Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á NHẬT Kí THU TIỀN
Thỏng... năm... NT
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi
Nợ TK Ghi Cú cỏc TK SH NT Tk khỏc Số tiền Số hiệu Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày... thỏng... năm...
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Về hệ thống tài khoản sử dụng
Để giỳp cho hệ thống tài khoản phản ỏnh đầy đủ, chớnh xỏc và đỳng bản chất nghiệp vụ kinh tế, Cụng ty nờn xem xột bổ sung một số tài khoản như sau:
• Tài khoản 156 – Hàng húa nờn được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau:
- TK 1561: Giỏ mua hàng húa;
- TK 1562: Chi phớ thu mua hàng húa.
Theo đú, TK 1561 phản ỏnh giỏ thực tế nhập, xuất của hàng húa (giỏ thực tế hàng nhập kho được xỏc định theo húa đơn mua vào và giỏ thực tế hàng xuất kho được tớnh theo phương phỏp Nhập trước – xuất trước). TK 1562 được sử dụng để phản ỏnh chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh thu mua
hàng húa. Trong kỳ, khi phỏt sinh chi phớ trong quỏ trỡnh thu mua hàng húa thỡ kế toỏn tập hợp vào TK 1562 thay vỡ tập hợp chung vào TK 156 như trước đõy. Cuối kỳ, kế toỏn tiến hành phõn bổ hoặc kết chuyển chi phớ mua hàng này cho khối lượng hàng tồn cuối kỳ và hàng bỏn ra trong kỳ theo cụng thức sau:
+
= x (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+
Cuối kỳ, sau khi tớnh toỏn và phõn bổ chi phớ mua hàng cho hàng bỏn trong kỳ, kế toỏn thực hiện bỳt toỏn ghi tăng giỏ vốn hàng bỏn:
Nợ TK 632 : Chi phớ mua hàng phõn bổ cho hàng bỏn trong kỳ
Cú TK 1562 : Chi phớ mua hàng phõn bổ cho hàng bỏn trong kỳ Ngoài ra, lỳc này chi phớ mua hàng phõn bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ cũng được tớnh vào chỉ tiờu hàng tồn kho trờn Bảng cõn đối kế toỏn bằng cỏch cộng chi phớ mua hàng phõn bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ (dư Nợ TK 1562) và giỏ mua hàng húa tồn kho cuối kỳ (dư Nợ TK 1561 sau khi đó trừ đi dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho). Điều này sẽ làm tăng tớnh chớnh xỏc của chỉ tiờu Hàng tồn kho trờn Bảng cõn đối kế toỏn theo đỳng như chế độ kế toỏn quy định.
• TK 641 – Chi phớ bỏn hàng
Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á cần thiết phải mở thờm tài khoản chi phớ bỏn hàng. Chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp cần được theo dừi riờng biệt, từ đú dễ dàng thực hiện được việc phõn tớch chi phớ, và cú những biện phỏp thớch hợp nhằm thỳc đẩy bỏn hàng, tiết kiệm chi phớ và tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh của Cụng ty. Theo đú, những chi phớ phỏt sinh liờn quan đến hoạt động bỏn hàng như chi phớ vận chuyển, bốc dỡ hàng húa mang đi bỏn, chi phớ bao gúi hàng húa,chi phớ dịch
Chi phớ mua hàng phõn bổ cho hàng bỏn
trong kỳ Giỏ vốn hàng bỏn Giỏ vốn hàng tồnkho cuối kỳ trong kỳ Chi phớ mua hàng phỏt sinh trong kỳ Chi phớ mua hàng đầu kỳ Giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ
vụ điện thoại, điện bỏo trong quỏ trỡnh bỏn hàng…thỡ phải được phản ỏnh vào TK 641 thay vỡ hạch toỏn chung vào TK 642 như hiện nay. Cụng ty cũng cú thể xem xột để mở cỏc tài khoản cấp 2 chi tiết của tài khoản này như với TK 642 nếu cần thiết.
Về hệ thống bỏo cỏo sử dụng
Để phục vụ cho mục đớch kế toỏn quản trị, Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á cần cú đội ngũ nhõn viờn cú chuyờn mụn về kế toỏn quản trị và phõn tớch tài chớnh doanh nghiệp. Cụng ty nờn tổ chức cho cỏc kế toỏn viờn tham gia cỏc khúa đào tạo về kế toỏn quản trị và phõn tớch tài chớnh, cỏc khúa bồi dưỡng nghiệp vụ chuyờn sõu, cỏc lớp phổ biến kiến thức phỏp luật để nõng cao nghiệp vụ chuyờn mụn và vận dụng linh hoạt chế độ vào cụng tỏc kế toỏn tại đơn vị. Qua đú, thường xuyờn nắm vững tỡnh hỡnh kinh doanh của doanh nghiệp, biết được những mặt hàng đem lại lợi nhuận cao, thị trường cần khai thỏc…
Hiện tại hầu hết cỏc bỏo cỏo về hàng húa và tiờu thụ hàng húa trong Cụng ty đều được lập vào cuối quý, cuối năm. Cỏc bỏo cỏo cũng được kế toỏn lập theo thỏng khi cú yờu cầu. Tuy nhiờn, nội dung bỏo cỏo chưa phản ỏnh một cỏch cụ thể nhất tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng húa tại Cụng ty để phục vụ mục đớch quản trị. Vỡ thế, Cụng ty cú thể lập bỏo cỏo kho hàng húa, vật tư định kỳ theo thỏng, theo quý để cú thể cung cấp kịp thời thụng tin cho Ban Giỏm đốc, từ đú phõn tớch, đưa ra những chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.
Cỏc nhà quản trị luụn cần những thụng tin một cỏch chi tiết, cụ thể về chi phớ – doanh thu của từng loại hàng húa để đỏp ứng yờu cầu quản lý, để cú được quyết định đỳng đắn cho sự phỏt triển của Cụng ty khụng chỉ trong hiện tại mà cả về tương lai lõu dài. Việc kế toỏn chi tiết chi phớ – doanh thu sẽ giỳp cho cỏc chủ doanh nghiệp quyết định chọn đẩy mạnh tiờu thụ mặt hàng nào, tiờu thụ như thế nào. Hiện nay, bộ phận kế toỏn của Cụng ty chỉ mới xỏc định kết quả tiờu thụ chung cho tất cả cỏc mặt hàng trong thỏng chứ chưa xỏc định kết quả tiờu thụ của từng mặt hàng nờn Ban Giỏm đốc Cụng ty chưa nắm
được một cỏch chớnh xỏc mặt hàng nào lỗ, mặt hàng nào cú lói cũng như xu hướng nhu cầu của thị trường để cú những chiến lược phỏt triển kinh doanh kịp thời, tập trung vào những mặt hàng trọng tõm nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Do đú, để cung cấp đầy đủ thụng tin cho cỏc nhà quản lý trong việc nắm bắt tỡnh hỡnh kinh doanh từng mặt hàng, Cụng ty cú thể lập cỏc bỏo cỏo tổng hợp về chi phớ – doanh thu của từng loại mặt hàng theo mẫu sau:
Biểu 3.3: Bảng tổng hợp Doanh thu – Chi phớ từng mặt hàng STT Loại hàng ĐVT Số lượng bỏn ra Giỏ vốn DT húa đơn Thuế Giảm trừ DT Lói gộp CP chung phõn bổ Lói, lỗ kế toỏn (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) 1 2 3 … Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Trong đú, chỉ tiờu chi phớ chung phõn bổ chớnh là chi phớ quản lý doanh nghiệp và chi phớ bỏn hàng phõn bổ cho từng mặt hàng, tiờu thức phõn bổ là Giỏ vốn hàng bỏn. Cuối kỳ, từ cỏc sổ Cỏi TK 632, TK 641, TK 642, kế toỏn tiến hành phõn bổ chi phớ chung cho cỏc mặt hàng theo cụng thức sau:
= x = x
Tựy đặc điểm chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lý doanh nghiệp phỏt sinh từng thỏng mà việc phõn bổ được tiến hành một cỏch linh hoạt để phản ỏnh chớnh xỏc nhất hiệu quả tiờu thụ của từng loại hàng hoỏ. Từ đú, Ban quản trị sẽ cú được cỏi nhỡn toàn diện hơn về hoạt động tiờu thụ hàng húa và cú những
Chi phớ BH phõn bổ cho
mặt hàng A
Tổng chi phớ bỏn hàng phỏt sinh trong kỳ Giỏ vốn
mặt hàng A Tổng giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ CP QLDN phõn bổ cho mặt hàng A hàng A
Tổng CP QLDN phỏt sinh trong kỳ Giỏ vốn
mặt hàng A Tổng giỏ vốn hàng bỏn trong kỳ
biện phỏp, chớnh sỏch phự hợp để đẩy mạnh cụng tỏc tiờu thụ.
Về việc trớch lập và sử dụng cỏc khoản dự phũng
Trong kinh doanh, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chớnh trong cỏc trường hợp xảy ra rủi ro do cỏc nguyờn nhõn khỏch quan như giảm giỏ vật tư, hàng húa, hay thất thu cỏc khoản nợ phải thu cú thể phỏt sinh…, doanh nghiệp cần và được phộp thực hiện chớnh sỏch dự phũng giảm giỏ trị thu hồi của vật tư, tài sản trong kinh doanh. Vỡ thế, Cụng ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phỏt triển Cụng nghệ FSI cần trớch lập quỹ dự phũng nợ phải thu khú đũi để đề phũng thất thu nợ phải thu khi khỏch hàng khụng cú khả năng trả nợ và xỏc định giỏ trị thực của một khoản tiền nợ phải thu trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh năm bỏo cỏo.
Khi cú bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu cú thể thất thu phự hợp với quy định trong chế độ tài chớnh hiện hành, Cụng ty tiến hành tớnh toỏn số dự phũng cần phải trớch lập.
= x x
Theo Thụng tư số 228/2009/TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009 của Bộ Tài chớnh về hướng dẫn chế độ trớch lập và sử dụng cỏc khoản dự phũng, tỷ lệ trớch lập dự phũng cho cỏc khoản nợ quỏ hạn như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• 30% đối với cỏc khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 6 thỏng đến dưới 1 năm;
• 50% đối với cỏc khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm;
• 70% đối với cỏc khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm;
• 100% đối với cỏc khoản nợ phải thu quỏ hạn từ 3 năm trở lờn. Dự phũng phải thu khú đũi cần trớch lập Tỷ lệ trớch lập dự phũng Nợ phải thu khú đũi
Để hạch toỏn dự phũng nợ phải thu khú đũi, kế toỏn sử dụng TK 139 – Dự phũng nợ phải thu khú đũi.
Nội dung và kết cấu của TK này như sau:
Bờn Nợ: Hoàn nhập dự phũng nợ phải thu khú đũi Xử lý nợ phải thu khú đũi
Bờn Cú: Trớch lập dự phũng nợ phải thu khú đũi ghi vào chi phớ quản lý doanh nghiệp
Số dư Cú: Dự phũng nợ phải thu khú đũi đó lập hiện cú.
Sau khi lập dự phũng cho từng khoản nợ phải thu khú đũi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phũng cỏc khoản nợ vào bảng kờ chi tiết để làm căn cứ hạch toỏn vào chi phớ quản lý doanh nghiệp.
Vớ dụ: Thỏng 12/2013, Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á xỏc định được một khoản nợ quỏ hạn của Cụng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tõn Á số tiền 136.350.800 (bao gồm thuế GTGT 10%). Đõy là nghiệp vụ cụng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tõn Á mua linh kiện và lắp đặt hệ thống thanh toỏn tự động húa đơn GTGT số 84765 ngày 25/3/2013. Hiện nay, cụng ty Tõn Á vẫn là khỏch hàng của Cụng ty, tuy nhiờn khoản nợ trờn vẫn chưa được thanh toỏn và Cụng ty vẫn chưa cú biện phỏp xử lý đối với khoản nợ này.
Xỏc định khoản nợ quỏ hạn này thuộc nhúm nợ quỏ hạn từ 6 thỏng đến dưới 1 năm, Cụng ty nờn trớch lập dự phũng cho khoản nợ này ở mức 30%:
Nợ TK 642: 30.905.240 (= 30% x 136.350.800) Cú TK 139: 30.905.240
Trờn đõy là một số kiến nghị của em để gúp phần hoàn thiện hơn cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng tại Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á. Để tổ chức tốt cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng, cũng như tăng hiệu quả kinh doanh Cụng ty nờn kết hợp một cỏch hợp lý giữa cỏc biện phỏp trờn, đồng thời cú
những phương thức bỏn hàng linh hoạt và phự hợp hơn để tăng tớnh cạnh tranh, thu hỳt khỏch hàng như cỏc biện phỏp quảng cỏo sản phẩm, cỏc hỡnh thức chiết khấu thanh toỏn, chiết khấu thương mại cho khỏch hàng.