2.4.1. Chứng từ và thủ tục kế toỏn
Chi phớ phỏt sinh trong kỡ kinh doanh của Cụng ty là toàn bộ cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh bỏn hàng húa, cung cấp dịch vụ và cỏc chi phớ quản lớ doanh nghiệp bao gồm: Chi phớ nhõn viờn; chi phớ vật liệu, bao bỡ; chi phớ dụng cụ đồ dựng; chi phớ khấu hao TSCĐ; chi phớ dịch vụ mua ngoài và chi phớ bằng tiền khỏc. Thực tế tại Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á cỏc chi phớ phỏt sinh trong kỳ kinh doanh liờn quan đến hoạt động bỏn hàng khụng được hạch toỏn riờng mà được hạch toỏn chung vào cỏc khoản chi phớ quản lý doanh nghiệp.
Căn cứ vào cỏc chứng từ bao gồm: Bảng phõn bổ tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương, bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ; phiếu xuất kho cụng cụ, dụng cụ; phiếu chi cỏc khoản chi cho đào tạo cỏn bộ, chi tiếp khỏch, giấy đề nghị thanh toỏn, phiếu chi tạm ứng, tiền cụng tỏc phớ; húa đơn xăng xe và định mức xăng xe; húa đơn thanh toỏn tiền điện, nước; húa đơn thanh toỏn tiền điện thoại…, kế toỏn tập hợp chi phớ kinh doanh, tiến hành kiểm tra cỏc chi phớ hợp lý, hợp lệ rồi định khoản và nhập dữ liệu vào mỏy tớnh.
2.4.2. Kế toỏn chi tiết chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lớ doanh nghiệp
Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á đang sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15 ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh. Và hệ thống tài khoản được mở chi tiết đến cấp 2 phự hợp cho cụng tỏc quản lý tại Cụng ty. Kế toỏn sử dụng tài khoản 642: Chi phớ quản lớ doanh nghiệp để tập hợp cỏc khoản chi phớ phỏt sinh liờn quan đến hoạt động bỏn hàng và quản lớ.
Tài khoản 642 được chi tiết thành cỏc tài khoản cấp 2 sau: •TK 6421: Chi phớ nhõn viờn;
•TK 6423: Chi phớ dụng cụ, đồ dựng;
•TK 6424: Chi phớ khấu hao TSCĐ;
•TK 6425: Thủ tục phớ và lệ phớ;
•TK 6428: Chi phớ bằng tiền khỏc.
Căn cứ vào cỏc chứng từ đó được kiểm tra và dựng làm căn cứ ghi sổ, kế toỏn định khoản và nhập dữ liệu vào mỏy tớnh, phần mềm kế toỏn sẽ tự động vào sổ chi tiết chi phớ quản lớ doanh nghiệp.
Vớ dụ:
Ngày 10/3/2014, Cụng ty chi tiền thuờ mỏy phỏt điện.
Biểu 2.27: Húa đơn GTGT (Liờn 2) HểA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng AA/16P Ngày 10 thỏng 3 năm 2014 0039901 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty Cổ phần An Lạc
Địa chỉ: Chựa Bộc- Đống Đa Hà Nội
Điện thoại: MST: 0104576879 Họ và tờn người mua hàng: Trần Thị Tuyết Chinh
Tờn đơn vị: Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á
Địa chỉ: Số 2 ngừ 45, Nguyờn Hồng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội Hỡnh thức thanh toỏn: CK/TM MST: 0100368686
STT Tờn hàng húa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Tiền thuờ mỏy Phỏt điện 1
2.586.00
0 2.586.000
Cộng tiền hàng: 2.586.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 258.600
Tổng tiền thanh toỏn: 2.844.600 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu, tỏm trăm bốn mươi tư nghỡn, sỏu trăm đồng
Biểu 2.28: Phiếu chi Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ Thuật Chõu Á
PHIẾU CHI Quyển số:
Ngày 10 thỏng 3 năm 2014 Số: 19 Nợ TK 642: 2.586.000 Nợ TK 1331: 258.600 Cú TK 1111: 2.844.600 Họ và tờn người nhận tiền: Trần Hữu Hựng
Đơn vị: Cụng ty Cổ phần An Lạc Địa chỉ: Chựa Bộc- Đống Đa - Hà Nội Nội dung chi: Chi tiền thuờ mỏy phỏt điện Số tiền: 2.844.600 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Viết bằng chữ: Hai triệu, tỏm trăm bốn mươi tư nghỡn, sỏu trăm đồng) Kốm theo: 1 chứng từ gốc
(Đó nhận đủ số tiền)
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tờn, (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) Đúng dấu)
Căn cứ vào húa đơn GTGT, phiếu chi 19 ngày 10/3/2014, kế toỏn định khoản và nhập thụng tin vào mỏy tớnh:
Nợ TK 6427: 2.586.000 Nợ TK 1331: 258.600 Cú TK 1111: 2.844.600
Đối với chi phớ lương
Toàn bộ nhõn viờn của Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á được hưởng lương theo thời gian, với từng mức lương cho từng bộ phận được quy định rừ trong quy chế lương của cụng ty. Số ngày cụng cố định hàng thỏng là 25 ngày. Hàng thỏng, Cụng ty cú cỏc khoản phụ cấp chi phớ điện thoại, xăng xe cho nhõn viờn được tớnh theo qui định.
Cuối thỏng, căn cứ vào bảng chấm cụng, kế toỏn tiến hành lập bảng thanh toỏn lương cho nhõn viờn.
Dựa vào bảng thanh toỏn lương, kế toỏn tiến hành định khoản và nhập thụng tin vào mỏy tớnh:
Nợ TK 6421: 101.000.500 Cú TK 334: 101.000.500
Đối với chi phớ khấu hao TSCĐ
Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á tớnh khấu hao TSCĐ theo phương phỏp khấu hao đường thẳng, và theo thời gian sử dụng hữu ớch ước tớnh của tài sản. Tỷ lệ khấu hao ỏp dụng phự hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chớnh. Vào cuối mỗi thỏng, dựa vào bảng tớnh khấu hao TSCĐ, kế toỏn tiến hành trớch chi phớ khấu hao TSCĐ cho bộ phận văn phũng và bỏn hàng vào chi phớ kinh doanh.
Nợ TK 6424: 48.534.680 Cú TK 2141: 48.534.680
Sau đõy là trớch bảng thanh toỏn lương thỏng 3/2014 và bảng TSCĐ của Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á.
Biểu 2.29: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 3/2014 ĐVT: VND Họ và Tờn Chức vụ Lương thời gian Ngày cụng Tiền lương thực tế Cỏc khoản phụ cấp Tổng quỹ lương Cỏc khoản khấu trừ Thực lĩnh Ký nhận Ăn trưa Khỏc Ban Kỹ thuật Phạm Tuấn Anh T.Ban Kỹ thuật 5.000.000 25 5.000.000 375.000 750.000 6.125.000 425.000 6.125.000 … … … … Ban Tổng hợp
Đoàn Minh Hải Kế toỏn 5.000.000 25 5.000.000 375.000 750.000 6.125.000 425.000 6.125.000
Lờ Thị Thương Kế toỏn 3.000.000 24 2.880.000 360.000 300.000 3.540.000 244.800 3.540.000 … … … … Cộng 95.500.00 0 90.380.00 0 6.262.80 0 12.040.00 0 108.682.80 0 7.682.30 0 101.000.50 0 Ngày 31 thỏng 3 năm 2014
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Người lập
Biểu 2.30: BẢNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH NĂM 2014 ĐVT: VND Số thẻ TS Tờn TS Thời gian đưa vào sử dụng Số năm sử dụng
Nguyờn giỏ Khấu hao
T3
TSCĐ năm 2010
4.688.712.05
7 48.534.680
A. Thiết bị và phương tiện vận chuyển
53 Xe ụ tụ VIOS 14/3/2010 10 633.000.000 5.275.000 … … … … B. Dụng cụ quản lý 55 Mỏy vi tớnh xỏch tay HP 25/8/2010 5 18.561.000 309.350 … … … … TSCĐ tăng 2014 - - TSCĐ giảm 2014 - - Tổng cộng 4.688.712.05 7 48.534.680 Ngày 31 thỏng 3 năm 2014
Người lập biểu Kế toỏn trưởng
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Từ số liệu kế toỏn nhập vào, mỏy tớnh sẽ tự động vào sổ chi tiết chi phớ quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiờn, do hạn chế của phần mềm kế toỏn, Sổ chi tiết chi phớ quản lý doanh nghiệp cũng chớnh là Sổ Cỏi TK 642 (Biểu 2.32 - trớch sau đõy). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.4.3. Kế toỏn tổng hợp chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lớ doanh nghiệp
Căn cứ vào cỏc chứng từ đó được kiểm tra dựng làm căn cứ ghi sổ, kế toỏn nhập thụng tin vào mỏy tớnh. Phần mềm kế toỏn sẽ tự động chuyển dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cỏi tài khoản 642 và cỏc tài khoản khỏc tương ứng.
Biểu 2.31: SỔ NHẬT Kí CHUNG
Từ ngày 01/3/2014 đến ngày 31/3/2014
ĐVT: VND
Chứng từ Diễn giải TK Số phỏt sinh
NT SH Nợ Cú
B C D E 1 2
… … … …
02/3 PC 01 Chi tiền mua hồ sơ thầu
Chi phớ quản lý: Dịch vụ mua
ngoài 6427 1.000.000
Tiền mặt Việt Nam 1111 1.000.000
Thuế GTGT được khấu trừ 1331 100.000
Tiền mặt Việt Nam 1111 100.000
… … … …
10/3 PC 19 Chi tiền thuờ mỏy phỏt điện Chi phớ quản lý: Đồ dựng văn
phũng 6423 2.586.000
Tiền mặt Việt Nam 1111 2.586.000
Thuế GTGT được khấu trừ 1331 258.600
Tiền mặt Việt Nam 1111 258.600
… … … … … …
31/3
PKT
2 Kết chuyển chi phớ KH TSCĐ
Chi phớ quản lý: khấu hao
TSCĐ 6424 48.534.680
Hao mũn TSCĐ hữu hỡnh 2141 48.534.680
31/3
PKT 4 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kết chuyển chi phớ lương, cỏc khoản trớch theo lương
Chi phớ quản lý: chi phớ nhõn
viờn 6421 120.884.100
Phải trả cụng nhõn viờn 334 101.000.500
Phải nộp cỏc khoản trớch theo
lương 338 19.883.600
… … … … … …
Tổng cộng 68.086.530.460 68.086.530.460
Kế toỏn trưởng Người ghi sổ
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Biểu 2.32: SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 642: Chi phớ quản lớ doanh nghiệp Từ ngày 01/3/2014 đến ngày 31/3/2014 ĐVT: VND Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phỏt sinh Ngày Số Nợ Cú
02/3 PC 01 Chi tiền mua hồ sơ thầu 1111 1.000.000
02/3 PC 02 Chi tiền mua tủ 1111 3.818.182
02/3 PC 03 Chi tiền tiếp khỏch 1111 987.000
… … … … …
10/3 PC 18 Chi tiền mua lốp ụ tụ 1111
13.200.00
0
10/3 PC 19 Chi tiền thuờ mỏy phỏt điện 1111 2.586.000
10/3 PC 20 Chi tiền mua bảo hiểm 1111 690.000
10/3 PC 21 Chi tiền đăng kiểm 1111 145.455
14/3 PC 22 Chi tiền mua mực 1111 609.800
15/3 PC 23 Chi tiền cước điện thoại 1111 1.093.393
16/3 PC 24 Chi tiền mua xăng 1111 2.039.000
24/3 PC 25 Chi tiền vận chuyển 1111 50.000
… … … … …
31/3 PKT2 Chi phớ khấu hao TSCĐ 2141
48.534.68 0 31/3 PKT4 Chi phớ lương 334 101.000.50 0 31/3 PKT6 Trớch cỏc khoản phải nộp theo lương 338 19.883.600 … … …. … …. …. 31/3 PKT Kết chuyển CPKD 6421- >911 911 120.884.100 31/3 PKT Kết chuyển CPKD 6423- >911 911 16.619.900 31/3 PKT Kết chuyển CPKD 6424- >911 911 48.534.680 31/3 PKT Kết chuyển CPKD 6425- 911 9.475.718
>911 31/3 PKT Kết chuyển CPKD 6427- >911 911 51.520.105 31/3 PKT Kết chuyển CPKD 6428- >911 911 38.328.197 Tổng phỏt sinh Nợ: 473.161.700 Tổng phỏt sinh Cú: 473.161.700 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 thỏng 3 năm 2014 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toỏn trưởng Người ghi sổ
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CễNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ KỸ THUẬT CHÂU Á
3.1. Đỏnh giỏ chung về thực trạng kế toỏn bỏn hàng tại Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á và phương hướng hoàn thiện TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á và phương hướng hoàn thiện
Trong tỡnh hỡnh nền kinh tế Việt nam suy thoỏi như hiện nay, giỏ cả hàng húa leo thang chúng mặt thực sự là một thử thỏch lớn đối với cỏc doanh nghiệp, đặc biệt là đối với cỏc doanh ngiệp kinh doanh thương mại. Điều này làm cho sự cạnh tranh trờn thị trường thờm khốc liệt. Với cỏc mặt hàng kinh doanh là sản phẩm của những thưong hiệu nổi tiếng trờn thế giới với giỏ bỏn tương đối cao, Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á đó gặp khụng ớt những khú khăn trong thời gian vừa qua.
Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á trong những năm đầu thành lập cũn gặp nhiều khú khăn về cơ sở vật chất, về nguồn nhõn lực và đặc biệt là vấn đề vốn kinh doanh cũn hạn chế. Tuy nhiờn, trong thời gian qua, Cụng ty đó và đang dần từng bước phỏt triển và cú được chỗ đứng vững chắc trờn thị trường sản phẩm, hàng hoỏ phục vụ cụng tỏc quản lý và sản xuất tự động húa. Cụng ty đó chủ động tăng vốn tự cú đầu tư vào hoạt động kinh doanh, nõng cao khả năng tự chủ về tài chớnh; cơ sở vật chất khụng ngừng được đầu tư nõng cấp, mở rộng; đội ngũ nhõn viờn được đào tạo bài bản và trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ ngày càng được hoàn thiện. Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ tăng lờn qua cỏc năm. Do đú Cụng ty luụn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngõn sỏch Nhà nước và nõng cao thu nhập của cỏn bộ, cụng nhõn viờn.
Ngay từ những ngày đầu mới thành lập cho đến nay, cụng tỏc kế toỏn luụn là một bộ phận đắc lực giỳp Ban lónh đạo Cụng ty trong việc kiểm tra, giỏm sỏt tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh, tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn. Cựng với Ban lónh đạo Cụng ty đưa ra cỏc chớnh sỏch, biện phỏp tớch cực trong cụng tỏc quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh, hoàn thành nhiệm vụ, mục tiờu, kế hoạch đề ra và khụng ngừng gia tăng doanh số, từng bước nõng cao đời sống vật chất lẫn tinh thần cho toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty. Phũng Tài chớnh – Kế toỏn của Cụng ty đó thực hiện tốt chức năng quản lý tài chớnh, phản ỏnh chớnh xỏc, đầy đủ và kịp
thời cỏc nghiệp vụ kinh tế - tài chớnh phỏt sinh tại Cụng ty. Cựng với sự phỏt triển của Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á, tổ chức bộ mỏy và cụng tỏc kế toỏn của cụng ty ngày càng hoàn thiện và đúng vai trũ đặc biệt quan trọng trong những kết quả mà cụng ty đó đạt được trong thời gian qua. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á, hoạt động bỏn hàng là chủ yếu và cú vai trũ quyết định đối với sự tồn tại và phỏt triển của Cụng ty. Chớnh vỡ vậy, kế toỏn bỏn hàng là một phần hành kế toỏn trọng yếu đó được Ban giỏm đốc Cụng ty chỳ trọng hoàn thiện. Sau một thời gian thực tập tại Cụng ty, em cú một số đỏnh giỏ về cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty núi chung và kế toỏn Bỏn hàng núi riờng như sau:
3.1.1. Ưu điểm
• Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á được thiết kế phự hợp với tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh.
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty gọn nhẹ, hợp lý, cú hiệu quả. Phõn cụng việc làm phự hợp với năng lực của từng người, khụng bị trựng lặp, chồng chộo nhau. Kế toỏn trưởng là người cú trỡnh độ chuyờn mụn cao, giàu kinh nghiệm thực tế. Kế toỏn viờn tại cụng ty đều được đào tạo chớnh qui, bài bản nờn cú trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ vững vàng, cú tinh thần làm việc nghiờm tỳc.
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức tập trung tạo điều kiện cho kế toỏn trưởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự lónh đạo của Ban giỏm đốc cụng ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và cụng tỏc kế toỏn. Đồng thời tạo ra sự chuyờn mụn hoỏ trong cụng việc, cụng việc được bố trớ hợp lý, cú sự đối chiếu, kiểm soỏt chộo giữa cỏc kế toỏn viờn giỳp nõng cao hiệu quả làm việc và tớnh chớnh xỏc, khỏch quan trong cụng việc. Cụng ty trang bị đầy đủ cho phũng kế toỏn cỏc thiết bị hiện đại gồm cỏc dụng cụ văn phũng cần thiết và mỏy tớnh nối mạng cú cài phần mềm kế toỏn rất thuận lợi cho cụng tỏc kế toỏn, giỳp kế toỏn dễ dàng
hơn trong việc hạch toỏn và hạn chế sai sút khụng đỏng cú.
Bờn cạnh đú, mụi trường làm việc, cỏch sắp xếp, bố trớ chỗ ngồi cũng như khụng khớ làm việc thoải mỏi, mọi người quan tõm, giỳp đỡ nhau trong cụng việc nờn đó nõng cao hiệu quả và chất lượng cụng việc.
• Về chứng từ sổ sỏch
Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á đó ỏp dụng cỏc chế độ, chớnh sỏch kế toỏn thống nhất, phự hợp với điều kiện thực tế về loại hỡnh hoạt động và quy mụ của mỡnh, thực hiện đỳng nguyờn tắc tổ chức hạch toỏn kế toỏn. Đõy chớnh là yếu tố tiờn quyết để tạo điều kiện gia tăng tớnh phỏp lý, tớnh hữu ớch của cỏc thụng tin kế toỏn đối với cỏc cơ quan hữu quan cũng như đối với cỏc nhà quản trị doanh nghiệp.
Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Cụng ty là cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhiều và cần được theo dừi thường xuyờn, liờn tục theo trỡnh tự thời gian nờn việc ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chung trong cụng tỏc kế toỏn là