TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á và phương hướng hoàn thiện
Trong tỡnh hỡnh nền kinh tế Việt nam suy thoỏi như hiện nay, giỏ cả hàng húa leo thang chúng mặt thực sự là một thử thỏch lớn đối với cỏc doanh nghiệp, đặc biệt là đối với cỏc doanh ngiệp kinh doanh thương mại. Điều này làm cho sự cạnh tranh trờn thị trường thờm khốc liệt. Với cỏc mặt hàng kinh doanh là sản phẩm của những thưong hiệu nổi tiếng trờn thế giới với giỏ bỏn tương đối cao, Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á đó gặp khụng ớt những khú khăn trong thời gian vừa qua.
Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á trong những năm đầu thành lập cũn gặp nhiều khú khăn về cơ sở vật chất, về nguồn nhõn lực và đặc biệt là vấn đề vốn kinh doanh cũn hạn chế. Tuy nhiờn, trong thời gian qua, Cụng ty đó và đang dần từng bước phỏt triển và cú được chỗ đứng vững chắc trờn thị trường sản phẩm, hàng hoỏ phục vụ cụng tỏc quản lý và sản xuất tự động húa. Cụng ty đó chủ động tăng vốn tự cú đầu tư vào hoạt động kinh doanh, nõng cao khả năng tự chủ về tài chớnh; cơ sở vật chất khụng ngừng được đầu tư nõng cấp, mở rộng; đội ngũ nhõn viờn được đào tạo bài bản và trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ ngày càng được hoàn thiện. Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ tăng lờn qua cỏc năm. Do đú Cụng ty luụn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngõn sỏch Nhà nước và nõng cao thu nhập của cỏn bộ, cụng nhõn viờn.
Ngay từ những ngày đầu mới thành lập cho đến nay, cụng tỏc kế toỏn luụn là một bộ phận đắc lực giỳp Ban lónh đạo Cụng ty trong việc kiểm tra, giỏm sỏt tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh, tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn. Cựng với Ban lónh đạo Cụng ty đưa ra cỏc chớnh sỏch, biện phỏp tớch cực trong cụng tỏc quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh, hoàn thành nhiệm vụ, mục tiờu, kế hoạch đề ra và khụng ngừng gia tăng doanh số, từng bước nõng cao đời sống vật chất lẫn tinh thần cho toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn trong Cụng ty. Phũng Tài chớnh – Kế toỏn của Cụng ty đó thực hiện tốt chức năng quản lý tài chớnh, phản ỏnh chớnh xỏc, đầy đủ và kịp
thời cỏc nghiệp vụ kinh tế - tài chớnh phỏt sinh tại Cụng ty. Cựng với sự phỏt triển của Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á, tổ chức bộ mỏy và cụng tỏc kế toỏn của cụng ty ngày càng hoàn thiện và đúng vai trũ đặc biệt quan trọng trong những kết quả mà cụng ty đó đạt được trong thời gian qua. Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại như Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á, hoạt động bỏn hàng là chủ yếu và cú vai trũ quyết định đối với sự tồn tại và phỏt triển của Cụng ty. Chớnh vỡ vậy, kế toỏn bỏn hàng là một phần hành kế toỏn trọng yếu đó được Ban giỏm đốc Cụng ty chỳ trọng hoàn thiện. Sau một thời gian thực tập tại Cụng ty, em cú một số đỏnh giỏ về cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty núi chung và kế toỏn Bỏn hàng núi riờng như sau:
3.1.1. Ưu điểm
• Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á được thiết kế phự hợp với tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh.
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty gọn nhẹ, hợp lý, cú hiệu quả. Phõn cụng việc làm phự hợp với năng lực của từng người, khụng bị trựng lặp, chồng chộo nhau. Kế toỏn trưởng là người cú trỡnh độ chuyờn mụn cao, giàu kinh nghiệm thực tế. Kế toỏn viờn tại cụng ty đều được đào tạo chớnh qui, bài bản nờn cú trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ vững vàng, cú tinh thần làm việc nghiờm tỳc.
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức theo hỡnh thức tập trung tạo điều kiện cho kế toỏn trưởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự lónh đạo của Ban giỏm đốc cụng ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và cụng tỏc kế toỏn. Đồng thời tạo ra sự chuyờn mụn hoỏ trong cụng việc, cụng việc được bố trớ hợp lý, cú sự đối chiếu, kiểm soỏt chộo giữa cỏc kế toỏn viờn giỳp nõng cao hiệu quả làm việc và tớnh chớnh xỏc, khỏch quan trong cụng việc. Cụng ty trang bị đầy đủ cho phũng kế toỏn cỏc thiết bị hiện đại gồm cỏc dụng cụ văn phũng cần thiết và mỏy tớnh nối mạng cú cài phần mềm kế toỏn rất thuận lợi cho cụng tỏc kế toỏn, giỳp kế toỏn dễ dàng
hơn trong việc hạch toỏn và hạn chế sai sút khụng đỏng cú.
Bờn cạnh đú, mụi trường làm việc, cỏch sắp xếp, bố trớ chỗ ngồi cũng như khụng khớ làm việc thoải mỏi, mọi người quan tõm, giỳp đỡ nhau trong cụng việc nờn đó nõng cao hiệu quả và chất lượng cụng việc.
• Về chứng từ sổ sỏch
Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á đó ỏp dụng cỏc chế độ, chớnh sỏch kế toỏn thống nhất, phự hợp với điều kiện thực tế về loại hỡnh hoạt động và quy mụ của mỡnh, thực hiện đỳng nguyờn tắc tổ chức hạch toỏn kế toỏn. Đõy chớnh là yếu tố tiờn quyết để tạo điều kiện gia tăng tớnh phỏp lý, tớnh hữu ớch của cỏc thụng tin kế toỏn đối với cỏc cơ quan hữu quan cũng như đối với cỏc nhà quản trị doanh nghiệp.
Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Cụng ty là cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhiều và cần được theo dừi thường xuyờn, liờn tục theo trỡnh tự thời gian nờn việc ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chung trong cụng tỏc kế toỏn là phự hợp. Hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chung giỳp Cụng ty hạn chế được số lượng sổ sỏch kế toỏn nhiều, phức tạp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn bằng mỏy vi tớnh, từ đú làm cho việc tổng hợp số liệu cuối kỡ đầy đủ, chớnh xỏc và kịp thời. Mặt khỏc, khi thực hiện cụng tỏc kế toỏn bằng mỏy vi tớnh đó giảm được khối lượng cụng việc ghi chộp, tớnh toỏn bằng tay của nhõn viờn kế toỏn và do đú việc cung cấp thụng tin tổng hợp cần thiết cho Ban lónh đạo Cụng ty được thực hiện chớnh xỏc, đầy đủ và kịp thời hơn. Mỗi mỏy vi tớnh cỏ nhõn cú cài đặt mật khẩu, đề phũng thất thoỏt và sữa chữa số liệu, tuõn thủ đỳng nguyờn tắc thận trọng trong cụng tỏc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toỏn theo đỳng chuẩn mực kế toỏn.
Cụng ty hiện đang ỏp dụng hệ thống chứng từ theo mẫu mà Bộ Tài chớnh ban hành. Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ được tiến hành chớnh xỏc, trung thực, khỏch quan từ khõu lập chứng từ, luõn chuyển, kiểm tra và lưu trữ, bảo quản chứng từ theo đỳng quy định của Bộ Tài chớnh. Tất cả cỏc chứng từ cũng như cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại Cụng ty đều được Ban lónh đạo cỏc phũng ban, bộ phận cú liờn quan cựng với phũng Tài chớnh - Kế toỏn kiểm
soỏt chặt chẽ theo đỳng chức năng, nhiệm vụ của mỡnh. • Về hệ thống tài khoản cụng ty sử dụng
Hệ thống tài khoản theo đỳng quy định của Bộ tài chớnh và chi tiết thành cỏc tài khoản cấp 2, cấp 3 phự hợp với mục đớch sử dụng, đỏp ứng được yờu cầu quản lý và bắt kịp với sự thay đổi của chế độ kế toỏn hiện hành. Hệ thống tài khoản đơn giản, khụng gõy khú khăn cho kế toỏn viờn trong quỏ trỡnh ghi chộp sổ sỏch.
• Về kế toỏn bỏn hàng
Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á hiện đang ỏp dụng phương phỏp Nhập trước – Xuất trước làm phương phỏp tớnh giỏ vốn hàng xuất kho, do đú cú thể tớnh được giỏ vốn hàng xuất bỏn ngay chứ khụng cần đợi đến cuối thỏng, cuối quý như cỏc phương phỏp tớnh giỏ bỡnh quõn gia quyền hay bỡnh quõn sau mỗi lần nhập. Chớnh vỡ vậy, việc thực hiện cung cấp thụng tin được thực hiện khỏ kịp thời, chớnh xỏc, cụng việc kế toỏn khụng bị dồn vào cuối thỏng hay cuối quý.
Cụng ty đó xõy dựng được bảng mó vật tư, hàng húa bằng phương phỏp mó húa để mó húa mỗi một danh mục mặt hàng bằng một mó ký tự riờng. Việc xõy dựng bảng mó này gúp phần khụng nhỏ vào cụng tỏc quản lý hàng húa và cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng, giỳp cho người sử dụng cú thể nhận diện, tra cứu một cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc và cú thể tiết kiệm bộ nhớ cho mỏy tớnh.
Bộ chứng từ liờn quan đến cỏc nghiệp vụ bỏn hàng đó đầy đủ những yếu tố bắt buộc theo quy định. Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á đó chủ động in hoỏ đơn nờn tạo điều kiện cho cụng tỏc lập chứng từ một cỏch đơn giản và tiết kiệm thời gian khi phải lập chứng từ với một số lượng lớn.
Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại cú nhiều mặt hàng với nhiều chủng loại, quy cỏch khỏc nhau, và số lượng khỏch hàng khỏ lớn nờn cụng việc của cỏc kế toỏn đảm nhiệm phần hành này là tương đối phức tạp. Tuy vậy, bộ
phận kế toỏn bỏn hàng đó thực hiện khỏ tốt việc theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh Nhập – Xuất – Tồn hàng húa cũng như doanh thu, lói lỗ của từng mặt hàng. Bờn cạnh đú tỡnh hỡnh cụng nợ với từng khỏch hàng cũng được theo dừi cụ thể. Từ đú cho thấy sự phõn cụng khoa học, hợp lý của bộ mỏy kế toỏn và nỗ lực của cỏ nhõn kế toỏn bỏn hàng là rất lớn.
3.1.2. Nhược điểm
Bờn cạnh những ưu điểm trong tổ chức cụng tỏc kế toỏn cũng cũn những tồn tại, hạn chế cần khắc phục:
• Về phần mềm kế toỏn đang sử dụng
Hiện nay, Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á đang sử dụng phần mềm kế toỏn FAST Accounting 2004 để phục vụ cho cụng tỏc kế toỏn bằng mỏy vi tớnh. Theo phần mềm này, khi kế toỏn nhập dữ liệu mỏy tớnh sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ, tuy nhiờn sổ kế toỏn chi tiết của cỏc tài khoản cấp 1 cũng là sổ Cỏi của tài khoản đú. Mặt khỏc, việc cập nhật những phiờn bản mới nhất của phần mềm kế toỏn này cũn chưa được quan tõm đỳng mức, cho nờn chưa đem lại hiệu quả tốt nhất cho cụng tỏc kế toỏn.
• Về hệ thống tài khoản sử dụng
Thực tế tại Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á, TK 156 - Hàng húa được chi tiết thành nhiều tài khoản cấp 2 theo dừi từng loại hàng húa nhưng khụng chi tiết để theo dừi riờng giỏ mua và chi phớ thu mua theo quy định của chế độ, Cụng ty khụng sử dụng tài khoản 1562 - Chi phớ thu mua hàng húa. Trong quỏ trỡnh mua hàng, khi phỏt sinh chi phớ thỡ kế toỏn định khoản luụn vào TK 156 cho từng mặt hàng. Thực tế hoạt động mua hàng tại Cụng ty, trong từng đợt nhập hàng húa, Cụng ty thường chỉ nhập một loại hàng húa nờn chi phớ thu mua của mỗi đợt mua hàng thường chỉ liờn quan đến một loại hàng húa và cú thể khụng cần phõn bổ chi phớ thu mua này. Tuy nhiờn trong thực tế vẫn cú nhiều loại chi phớ khụng phõn bổ trực tiếp được cho từng đợt mua hàng mà là chi phớ tổng hợp của nhiều lần mua hàng như chi phớ điện thoại liờn lạc với cỏc đối tỏc kinh doanh, chi phớ lương nhõn viờn
phụ trỏch việc mua hàng. Hiện nay, cỏc chi phớ đú được kế toỏn hạch toỏn vào TK 642 – Chi phi quản lý doanh nghiệp là chưa hợp lý.
Trong kế toỏn bỏn hàng, Cụng ty khụng sử dụng TK 641 để tập hợp chi phớ bỏn hàng mà toàn bộ chi phớ liờn quan đến việc bỏn hàng đều được tập hợp vào TK 642 – Chi phớ quản lý doanh nghiệp. Điều này làm cho việc phản ỏnh chi phớ khụng được chớnh xỏc như yờu cầu. Ngoài ra, việc khụng tỏch bạch giữa hai loại chi phớ này sẽ làm cho phõn tớch chi phớ gặp nhiều khú khăn, từ đú ảnh hưởng tới cụng tỏc tỡm và đưa ra cỏc biện phỏp khả thi nhằm giảm chi phớ, nõng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
• Về hệ thống sổ sỏch sử dụng
Cụng ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Chõu Á hiờn đang ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung, nhưng Cụng ty khụng sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt nờn đó làm cho khối lượng ghi chộp trờn Nhật ký chung là rất nhiều. Mặt khỏc, trong doanh nghiệp thương mại, kế toỏn thanh toỏn là một phần hành quan trọng, một trong những yờu cầu của kế toỏn thanh toỏn là phải theo dừi được thời hạn của cỏc khoản phải thu khỏch hàng, phải trả người bỏn theo từng đối tượng cụ thể nhưng trờn thực tế cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty chưa đỏp ứng được yờu cầu này. Tại Cụng ty, trờn sổ chi tiết và sổ Tổng hợp chi tiết cụng nợ chưa cú khoản mục phản ỏnh thời hạn thanh toỏn của cỏc khoản phải thu, phải trả theo từng đối tượng cụ thể để kế toỏn cú thể tiện tớnh toỏn và theo dừi được thời hạn thanh toỏn của cỏc khoản cụng nợ này.
• Về hệ thống bỏo cỏo
Kế toỏn bỏn hàng cú vai trũ rất lớn trong việc ra quyết định kinh doanh của Ban Giỏm đốc Cụng ty, nhưng hiện nay cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng núi riờng mới dừng lại ở việc tập trung vào cụng tỏc thu nhận, xử lý và cung cấp thụng tin của kế toỏn tài chớnh chứ chưa cú bộ phận riờng phục vụ cho yờu cầu quản trị cũng như phõn tớch hoạt động kinh doanh. Định kỳ, phũng Tài chớnh - kế toỏn chỉ mới lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh về tổng thể doanh nghiệp, phục vụ việc cung cấp thụng tin cho bờn ngoài chứ chưa lập bỏo cỏo quản trị phản ỏnh một cỏch chi tiết theo từng mặt hàng, từng
khoản mục chi phớ để phục vụ cho việc quản trị nội bộ doanh nghiệp. Từ đú, việc lập kế hoạch tài chớnh cho ngắn hạn cũn hạn chế thụng tin và chưa đem lại hiệu quả cao như mong muốn. Hàng năm, Cụng ty cũng lập kế hoạch doanh thu, chi phớ trong kỳ nhưng chủ yếu là mang tớnh chất đặt mục tiờu phấn đấu và tăng trưởng chứ chưa dựa vào những đỏnh giỏ khoa học, những phõn tớch về thị trường, về hàng húa và về hoạt động thực tế của Cụng ty. Bờn cạnh đú, vào cuối kỳ kế toỏn, bộ phận kế toỏn chỉ mới lập bỏo cỏo chi tiết cụng nợ phải thu đối với từng khỏch hàng hay bỏo cỏo Nhập - Xuất - Tồn hàng húa…chứ chưa lập bỏo cỏo tổng hợp Doanh thu – Chi phớ cho từng mặt hàng. Trong khi đú thỡ việc xỏc định kết quả bỏn hàng cho từng mặt hàng, nhúm hàng là rất cần thiết giỳp cho người quan tõm theo dừi được nhu cầu thị trường đúi với từng loại mặt hàng, biết được mặt hàng nào đang tạo ra lợi nhuận lớn nhất cho doanh nghiệp…Cú thể núi, trong điều kiện nền kinh tế mở cửa hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới như hiện nay, nếu chỉ bằng kinh nghiệm của mỡnh thỡ cỏc nhà quản trị khú cú thể kiểm soỏt và đỏnh giỏ được hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Đõy chớnh là điểm hạn chế chung của hầu hết cỏc doanh nghiệp Việt Nam. Cũng như cỏc doanh nghiệp vừa và nhỏ khỏc, Cụng ty cần mở rộng quy mụ, đa dạng húa lĩnh vực kinh doanh để hạn chế rủi ro và đủ sức cạnh tranh với cỏc doanh nghiệp trong và ngoài nước.Vỡ vậy, ngay từ bõy giờ, Cụng ty cần nghĩ đến chiến lược phỏt triển lõu dài, coi kế toỏn quản trị và phõn tớch tài chớnh là cụng cụ khụng thể