KWS là hệ thống hỗ trợ lao động có trình độ cao trong công việc chuyên môn hàng ngày của họ.
Các nhà xã hội học và kinh tế học đã xác định rằng, hệ thống thông tin tri thức có bốn đặc điểm sau:
● Công việc tri thức được thực hiện bởi những khối tri thức được hệ thống hoá tồn tại trong các thư viện
● Những khối tri thức này phải có thể giảng dạy được ở các trường đại học, khác với các kỹ năng chỉ có thể học qua kinh nghiệm và thời gian học việc.
● Những người thực hiện hệ thông tin cung cấp tri thức cần phải có chứng chỉ bởi một trường đại học hoặc bởi nhà nước.
● Những người thực hiện hệ thông tin cung cấp tri thức phải được điều chỉnh cho phù hợp vơi mỗi tổ chức độc lập riêng biệt.
Hệ thống thông tin cung cấp tri thức có những vai trò đối với tổ chức như sau: ● Diễn đạt các tri thức ngoài doanh nghiệp
● Người cố vấn nội bộ của doanh nghiệp
● Nhân công tri thức là những tác nhân thay đổi tổ chức 5.2.5 Các yêu cầu đối với hệ thống thông tin cung cấp tri thức
Thứ nhất, hệ thống thông tin tri thức phải liên hệ được với nhiều nguồn thông tin và dữ liệu bên ngoài hơn là các hệ thống thông thường khác.
Thứ hai, hệ thông tin cung cấp tri thức đòi hỏi phần mềm hỗ trợ đồ hoạ, phân tích, quản lý tài liệu, dữ liệu và có khả năng truyền thông ở mức cao hơn các hệ thống khác.
Thứ ba, đòi hỏi phải được hỗ trợ mạnh hơn về phần cứng
Phải có những giao diện tiện ích bởi nó sẽ giúp cho người sử dụng tiết kiệm thời gian khi thực hiện nhiệm vụ và có được thông tin ma fkhông cần phải học cách sử dụng máy tính.
Chương 6. Các hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp
6.1 Hệ thống thông tin marketing
6.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin marketing
Chức năng kinh tế của marketing là lập kế hoạch, khuếch trương sản phẩm, và bán các sản phẩm hiện có trên các thị trường hiện tại của doanh nghiệp, phát triển các sản phẩm và thị trường mớí để phục vụ khách hàng hiện tại và tương lai một cách tốt nhất.
Vai trò chủ yếu của hệ thống thông tin marketing là đánh giá những thông tin cần thiết cho các nhà quản lý, phân phối các thông tin một cách kịp thời tới các nhà quản lý marketing.
Một hệ thống thông tin marketing có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của nó hay không phụ thuộc vào ba yếu tố:
● Mức độ tự nhiên và chất lượng của các dữ liệu thu được ● Cách thức xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin cần thiết
● Khả năng điều hành hệ thống thông tin marketing và khả năng các nhà quản lý có thể phối hợp nhận và truyền dữ liệu, thông tin.
6.1.2 Các loại hệ thống thông tin marketing
6.1.2.1 Quản trị bán hàng
Các nhà quản lý bán hàng cần phải lập kế hoạch, kiểm soát, và cung cấp các hoạt động hỗ trợ cho những nhân viên bán hàng trong tổ chức của họ.
Hệ thống thông tin khách hàng tương lai: Bao gồm danh mục khách hàng theo địa điểm, theo loại sản phẩm, theo doanh thu gộp hoặc theo các tiêu chí khác có tầm quan trọng đối với lực lượng bán hàng.
Hệ thống thông tin liên hệ khách hàng: cung cấp thông tin cho bộ phận bán hàng về các khách hàng, về sở thích của họ đối với sản phẩm và dịch vụ và số liệu về quá trình mua hàng của họ trong quá khứ…
Hệ thống thông tin hỏi đáp/khiếu nại: khả năng này cho phép các nhà quản lý marketing phân tích yêu cầu của khách, nhằm xác định cơ hội cho những sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm hiện có, thiết lập hoặc cải tiến các dịch vụ hỗ trợ khách hàng.
6.1.2.2 Tự động hoá nỗ lực bán hàng
Lực lượng bán hàng được hỗ trợ với máy tính xách tay, giúp họ có khả năng bán được nhiều hàng hơn, đồng thời tăng khả năng phân tích các thông tin bán hàng một cách nhanh chóng và đầy đủ hơn. Việc đó còn cho phép các nhà quản lý bán hàng và marketing tăng cường khả năng hỗ trợ đối với người bán hàng.
6.1.2.3 Quản lý sản phẩm
Máy tính có thể hỗ trợ các nhà quản lý trong việc quản lý các sản phẩm: về giá, lợi nhuận, đánh giá sản phẩm hiện tại, tạo ra các sản phẩm mới đặc biệt…
6.1.2.4 Khuyến mại và quảng cáo
Hệ thống thông tin có thể giúp các nhà marketing lựa chọn phương pháp khuyến mại và phương tiện truyền thông, phân phối các nguồn tài chính, kiểm tra và đánh giá kết quả của các chiến dịch khuyến mại và quản cáo khác nhau.
6.1.2.5 Dự báo bán hàng 6.1.2.6 Nghiên cứu thị trường 6.1.2.6 Nghiên cứu thị trường
6.1.3 Các phần mềm cho marketing
6.2 Hệ thống thông tin sản xuất
6.2.1 Khái quát về hệ thống thông tin sản xuất
Hệ thống thông tin sản xuất hỗ trợ cho chức năng điều hành/sản xuất bao gồm các hoạt động lập kế hoạch và điều khiển việc sản xuất hàng hoá và dịch vụ.
HTTT lập kế hoạch chiến lược: lập kế hoạch mật độ sản xuất, lưạ chọn quy trình công nghệ, lập kế hoạch cung ứng…
HTTT tác nghiệp và điều hành: mua bán nguyên vật liệu, sử dụng nhân công, phân phối sản phẩm, kế hoạch vào chuyền…
HTTT báo cáo kiểm soát: kiểm soát chất lượng sản phẩm, đánh giá năng suất lao động, thời gian hoàn thành tiến độ sản xuất….
Hệ thống xử lý giao dịch: thực hiện đơn đặt hàng, sử dụng máy móc, nhu cầu về thành phẩm…
6.2.2 Các loại hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất
6.2.2.1 Máy tính hỗ trợ sản xuất
Khái niệm máy tính hỗ trợ sản xuất là một khái niệm tổng quan nhằm nhấn mạnh rằng mục tiêu mà máy tính được sử dụng trong quá trình tự động hoá các máy phải là:
● Đơn giản hoá quá trình sản xuất, thiết kế sản xuất và tổ chức nhà máy thành một cơ sở tự động và tích hợp hoá.
● Tích hợp tất cả các quá trình hỗ trợ và sản xuất nhờ mạng lưới máy tính và mạng truyền thông.
Nhờ đó, mà hệ thống máy tính đem lại những lợi ích cho doanh nghiệp đó là: ● Tăng hiệu quả sản xuất, nhịp độ sản xuất
● Tăng hiệu quả sử dụng công cụ lao động, năng suất lao động, quản lý chất lượng tốt hơn.
● Giảm chi phí sản xuất
● Tăng cường dịch vụ cho khách hàng.
6.2.2.2 Đảm bảo chất lượng sản xuất nhờ hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin có thể giúp cho việc phân tích và thiết kế lại quá trình sản xuất, hoặc qua việc đưa ra những kinh nghiệm của những người dùng chuyên môn trong việc định lượng và đo đạc các thủ tục với các lĩnh vực khác của tổ chức.
6.2.3 Các phần mềm cho sản xuất
6.3 Hệ thống thông tin nhân lực
6.3.1 Khái quát về quản trị nhân lực và thông tin cho quản trị nhân lực
Quản lý nhân sự bao gồm việc tuyển mộ, đề bạt, đánh giá, thưởng, phạt, phát triển nhân lực cho một tổ chức.
Thông thường, các doanh nghiệp sử dụng hệ thống thông tin thực hiện trên máy tính để: duy trì hồ sơ nhân sự, tạo các báo cáo khoản trả lương và bảng lương, phân tích các khả năng sử dụng nguồn nhân lực trong các hoạt động của doanh nghiệp.
6.3.2 Các loại hệ thống thông tin nhân lực
6.3.2.1 Lập kế hoạch nhân lực 6.3.2.2 Đào tạo và phát triển 6.3.2.2 Đào tạo và phát triển 6.3.2.3 Phân tích quỹ lương
6.3.3 Các phần mềm nhân sự
6.4 Hệ thống thông tin tài chính
6.4.1 Khái quát về hệ thống thông tin tài chính
Hệ thống thông tin tài chính hỗ trợ các nhà quản lý ra các quyết định liên quan tới: tình trạng tài chính của doanh nghiệp, phân phối và kiểm soát các nguồn tài chính trong doanh nghiệp. Một hệ thông tin tài chính thông thường bao gồm cả việc quản lý dòng tiền mặt, lập ngân sách tiền mặt, dự báo tình hình tài chính và lập kế hoạch tài chính.
6.4.2 Các loại hệ thông tin tài chính
Quản lý tiền mặt và cổ phiếu: thu thập tất cả các thông tin về các khoản tiền mặt nhận được và phải chi trong một doanh nghiệp theo một thời điểm và một khoảng không gian nào đó. Nhờ đó doanh nghiệp có thể dự báo lượng tiền mặt ở mỗi thời điểm là dư hay thiếu.
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách đầu tư khoản tiền dư của họ cho các chứng khoán ngắn hạn sao cho lợi nhuận của việc đầu tư có thể thu được trước khi cần tới khoản tiền đó. Danh mục đầu tư chứng khoán đó có thể quản lý bằng phần mềm quản lý danh mục đầu tư. Điều này cho phép các nhà đầu tư mua, bán hoặc giữ lại mỗi một dạng chứng khoán sao cho toàn bộ số chứng khoán đầu tư có rủi ro thấp nhất và có lãi nhất.
Lập ngân sách vốn: Quá trình lập ngân sách vốn bao gồm việc đánh giá lợi nhuận và ảnh hưởng tài chính của các chỉ tiêu nguồn vốn. Các kiến nghị lâu dài cho việc xây dựng nhà xưởng hoặc mua máy móc, thiết bị có thể được phân tích qua nhiều công cụ phân tích giá trị hiện tại của dòng tiền mặt kỳ vọng và phân tích rủi ro. Những ứng dụng này sử dụng những mô hình bảng tính đựơc thiết kế trong việc lập kế hoạch tài chính công ty.
Dự báo tài chính
Lập kế hoạch tài chính
6.4.3 Các phần mềm tài chính
Chương 7. Hề thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
7.1 Vai trò của nhà quản lý
Trách nhiệm của các nhà quản lý có thể thay đổi từ việc tạo quýêt định, đến việc sắp xếp các cuộc gặp gỡ, viết báo cáo, và tham dự vào các cuộc họp…Vai trò của các nhà quản lý được phân loại theo 10 vai trò và chia thành ba nhóm:
Vai trò ảnh hưởng cá nhân: đại diện cho tổ chức, khuyến khích, chỉ bảo và hỗ trợ nhân viên, một người liên lạc giữa các thành viên trong hội đồng quản trị.
Vai trò thông tin: là trung tâm đầu não của tổ chức, nhận những thông tin chính xác và mới nhất, và phân phối những thông tin đó cho những bộ phận cần biết.
Vai trò quyết định: Các nhà quản lý luôn phải đưa ra các quyết định liên quan đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Trong vai trò này, HTTT đóng một vai trò khá quan trọng để hỗ trợ cho các nhà quản lý.
7.2 Quá trình ra quyết định trong doanh nghiệp
7.2.1 Các mức độ ra quyết định
Tạo các quyết định chiến lược: xác định các mục tiêu, các nguồn lực và các chính sách của một tổ chức trong một tương lai lâu dài.
Kiểm soát quản lý: làm thế nào để các nguồn lực có thể hoạt động hiệu quả và có kết quả và làm thế nào để các đơn vị của tổ chức thực hiện nhiệm vụ của nó một cách tốt nhất.
Tạo các quyết định ở cấp kiến thức: Đánh giá các sáng kiến về dịch vụ và sản phẩm mới, cách để truyền kiến thức mới và cách để phân phối thông tin trong tổ chức.
Kiểm soát hoạt động: đưa ra những nhiệm vụ cụ thể từ các quyết định của các nhà quản lý và các nhà tạo chiến lược, phân bổ công việc cho các bộ phận…
7.2.2 Các dạng quyết định: gồm có quyết định có cấu trúc và không có cấu trúc. 7.2.3 Quá trình ra quyết định 7.2.3 Quá trình ra quyết định
Thu thập tin tức-> Hoạt động thiết kế -> Lựa chọn -> Thực hiện
7.3 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
7.3.1 Khái niệm
Các hệ thống máy tính ở cấp quản lý của một tổ chức cho phép tổng hợp dữ liệu và phân tích dữ liệu qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ cho những quyết định dạng không có cấu trúc và nửa cấu trúc được gọi là hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định.
Phần lớn các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định trước đây đều nhằm giúp đỡ cho các nhà quản lý cấp cao, nhưng ngày nay hệ thống này đã bắt đầu nhằm vào các nhà quản lý cấp trung gian là chính.
Hệ thống thông tin không chỉ hỗ trợ cho quyết định của cá nhân mà còn hỗ trợ cho những quyết định theo nhóm.
Hệ thống thông tin có thể cung cấp việc điều khiển từng phần cho người sử dụng.
7.3.2 Các yếu tố cấu thành của Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
Cơ sở dữ liệu: là những dữ liệu hiện tại hoặc trong quá khứ được tập hợp từ một số các ứng dụng hoặc các nhóm, được tổ chức dễ dàng truy cập từ nhiều ứng dụng khác nhau. Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định chỉ bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tổ chức dữ liệu, chứ không tạo ra hoặc cập nhật dữ liệu.
Cơ sở mô hình: là một tập hợp các mô hình phân tích và toán học mà người sử dụng có thể truy cập để sử dụng dễ dàng. Mỗi mô hình là một sự mô tả cho các yếu tố hoặc các mối quan hệ của một hiện tượng nào đó.
Hệ thống phần mềm: cho phép can thiệp vào cơ sở dữ liệu và mô hình, cung cấp biểu đồ và giao diện dễ sử dụng, linh hoạt…
7.3.3 Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định thông thường chỉ sử dụng một lượng nhỏ dữ liệu, không cần việc trao đổi dữ liệu một cách trực tiếp, bao gồm một số người sử dụng quan trọng, và có xu hướng sử dụng những mô hình phân tích phức tạp hơn các hệ thống khác.
Hệ thống này đòi hỏi phải có khả năng sử dụng sự tham gia của người sử dụng ở mức cao nhất.
Phân tích
Nhằm xác định các vấn đề và các khả năng mà người dùng có thể cho là hữu ích trong việc dẫn dắt tới những kết luận có liên quan tới những vấn đề đó.
● Các vấn đề phải được xác định bởi chính người sử dụng
● Phải có một cơ sở dữ liệu nền tảng để làm việc và phân tích nó
● Các vấn đề buộc phải là một vấn đề mà không có một công thức đơn giản nào đưa ra giải pháp được.
● Phải có một số các cách suy nghĩ có hệ thống về vấn đề cần giải quyết mà hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định có thể tự động thực hiện.
● Các vấn đề giải quyết phải là vấn đề quan trọng mà các nhóm quản lý sẵn sàng bỏ thời gian và công sức để thực hiện nó.
Thiết kế
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định buộc phải sử dụng phương pháp thiết kế theo các bước lặp có sử dụng mẫu thử nghiệm.
Thực hiện
Không giống như các hệ thống thông tin khác, việc phát triển hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định là liên tục. Những nhà phát triển hệ thống cần phải thiết kế cho các ứng dụng đảm bảo được tính bảo toàn, tính dễ truyền tải và sự độc lập của người sử dụng. Phải đánh giá hệ thống và nhờ đó liên tục phát triển hệ thống cho phù hợp với mỗi doanh nghiệp.