Chương 4. Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý
4.1 Quy trình phát triển hệ thống thông tin
Quy trình phát triển hệ thống thông tin đựơc thiết kế qua bốn bước:
Điều tra và phân tích Thiết kế
Triển khai
Vận hành và duy trì
4.1.1 Điều tra và phân tích hệ thống
Mục đích của bước này là: xác định những vấn đề của hệ thống đang tồn tại, tìm hiểu những yêu cầu mới về thông tin và xác định những hình thức kỹ thuật mới có khả năng hỗ trợ.
Những câu hỏi cần trả lời cho bước này là: Liệu doanh nghiệp có những vấn đề hay cơ hội nảy sinh nào không? Nguyên nhân nào nảy sinh nó? Một hệ thống thông tin mới có giải quyết được vấn đề hay cơ hội đó hay không?
Đồng thời làm rõ các yếu tố:
● Những thông tin cần thiết cho tổ chức và người sử dụng nó
● Các hoạt động, các nguồn cung cấp, và các sản phẩm của hệ thống thông tin ● Khả năng hệ thống thông tin cần có để đáp ứng được những yêu cầu của người sử dụng.
Để thưc hiện bước này, chúng ta cần phải thực hiện những công việc sau:
♦ Khảo sát sơ bộ
Công việc này nhằm có được những hiểu biết về hệ thống hiện tại, phát triển tốt mối quan hệ với người sử dụng hệ thống, thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống và xác định bản chất vấn đề đang điều tra.
Chúng ta có thể sử dụng một số công cụ khảo sát như: ● Xem xét và đánh giá tài liệu
● Phỏng vấn
● Lược đồ dòng dữ liệu ● Sử dụng bảng câu hỏi ● Đánh giá công việc
♦ Nghiên cứu tính khả thi:
Mục đích của nghiên cứu tính khả thi là nhằm đánh giá các phương án khác nhau và đưa ra một phương án thích hợp nhất. Tính khả thi của một phương án được xác định theo bốn loại tiêu chuẩn:
● Tính khả thi về mặt kỹ thuật ● Tính khả thi về hoạt động ● Tính khả thi về kinh tế ● Tính khả thi về thời gian
♦ Lập lược đồ dòng dữ liệu
Lược đồ dòng dữ liệu giúp bạn xác định các quá trình thành phần của hệ thống và mối tương tác giữa chúng. Nó chỉ rõ cách thức dữ liệu được đưa vào trong hệ thống, nơi tới của dòng dữ liệu, và những gì được xử lý nhờ các phương tiện kỹ thuật thông tin hoặc nhờ phương tiện truyền thông bên trong hệ thống.
4.1.2 Thiết kế hệ thống
Sau bước điều tra và phân tích hệ thống những hình dung sơ bộ về hệ thống mới đã được thiết lập để thoả man yêu cầu thông tin cho người sử dụng. Bước thiết kế hệ thống đặc tả cách thức hoàn thành những yêu cầu này. Những nội dung chính cần thiết kế bao gồm:
♦ Thiết kế giao diện người sử dụng: là thiết kế phương pháp nhập xuất dữ liệu và chuyển đổi dữ liệu và thông tin giữa hai dạng lưu trữ trên máy và truyền đạt cho
con người.
♦ Thiết kế dữ liệu: thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu và các tệp được sử dụng bởi hệ thống thông tin dự kiến.
♦ Thiết kế quá trình: bản chất của quá trình này là thiết kế các phần mềm cần thiết cho hệ thống thông tin.
♦ Đặc tả hệ thống: đây là bước cuối cùng của thiết kế hệ thống, nó chỉ rõ những đặc trưng về phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực mà hệ thống cần phải có trên cơ sở những bước thiết kế trên.
♦ Tiêu chuẩn thiết kế: hệ thống thông tin trên máy tính còn đòi hỏi phải có một hệ các tiêu chuẩn thiết kế hệ thống để đảm bảo cho việc thiết kế đạt được những yêu cầu đặt ra.
4.1.3 Thực hiện và bảo trì hệ thống
Sau khi đã được thiết kế, hệ thống thông tin cần được đưa vào thực hiện, và có kiểm tra đánh giá để xem hệ thống có đạt được mục tiêu đề ra ban đầu hay không. Chúng ta cần xem xét những điểm sau:
● Mức độ sử dụng hệ thống ● Sự hài lòng của người sử dụng ● Chi phí và lợi ích
4.2 Các phương pháp xây dựng và phát triển hệ thống thông tin
4.2.1 Phương pháp chu kỳ hệ thống
Đây là phương pháp xây dựng và phát triển hệ thống thông tin theo một chu kỳ gồm các bước: điều tra, phân tích, thiết kế, thực hiện và bảo trì.
là một mô hình tổng quát nhất, tất cả các mô hình khác đều có thể xem là một hiện thực của mô hình này. Nó được ứng dụng không chỉ trong phát triển phần mềm mà còn trong phát triển phần cứng.
Tuy nhiên phương pháp này khá phức tạp và phù hợp cho dự án lớn với nhiều rủi ro. Nó cũng đòi hỏi phải có đội ngũ thực hiện dự án có khả năng phân tích rủi ro.
4.2.2 Hệ thống mẫu thử nghiệm
Đây là quá trình phát triển hệ thống thông tin thường được tiến hành qua các bước lặp: thiết kế, thử nghiệm, sửa chữa sai sót, và xây dựng lại.
Ưu điểm của phương pháp này là: người sử dụng sớm hình dung ra những chức năng và đặc điểm của hệ thống do vậy tốc độ xây dựng hệ thống nhanh hơn, rất phù hợp cho việc thiết kế giao diện người sử dụng, nó khuyến khích sự tham gia của người sử dụng vì vậy sẽ loại bỏ được sự lãng phí và sai sót do yêu cầu của người sử dụng không được xác định rõ ràng.
Nhược điểm của phương pháp này là: nếu hệ thống mẫu ban đầu không tốt thì dễ làm người sử dụng mất niềm tin, hệ thống mẫu không phù hợp với việc phát triển các hệ thống cần tính toán nhiều, có sử dụng những thủ tục phức tạp, hệ thống mẫu khi đã được đưa vào áp dụng thì khó có thể đáp ứng được nhu cầu trong tương lai, và việc chỉnh sửa nó cho những yêu cầu mới thực sự phức tạp.
4.2.3 Phát triển hệ thống với các gói phần mềm
Một chiến lược khác để phát triển hệ thống là mua một gói phần mềm đã được thiết kế sẵn trong các trường hợp: đối với những hệ thống có chức năng phổ biến cho nhiều doanh nghiệp, khi doanh nghiệp không có đủ nguồn lực để xây dựng và thiết kế hệ thống thông tin với lực lượng nội tại của mình.
Ưu điểm của phương pháp này là giảm chi phí thời gian, giảm chi phí về bảo trì hệ thống vì các gói phần mềm thường ít đòi hỏi các hệ thống hỗ trợ, người sử dụng sẽ dễ dàng chấp nhận hệ thống này do nó đã khá phổ biến trên thị trường nên yêu cầu thiết kế và thiết kế lại được giảm thiểu cho doanh nghiệp.
Nhược điểm của nó không thể đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật và tính tinh tế cho nhiều dạng công việc khác nhau, khó có thể phát triển phần mềm vì chi phí chuyển đổi là quá cao.
Khi lựa chọn phần mềm, chúng ta cần phải lưu ý đến những khía cạnh sau: ● Các chức năng
● Tính linh hoạt
● Tính tiện ích cho người sử dụng ● Các cơ sở phần cứng và phần mềm ● Các đặc điểm của cơ sở dữ liệu ● Bảo trì
● Hệ thống tài liệu hỗ trợ ● Chất lượng của nhà cung cấp ● Chi phí
4.3 Các phương thức quản lý quá trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin
4.3.1 Thuê ngoài
Thuê ngoài (outsourcing) là việc tổ chức thực hiện việc thiết kế và quản lý điều hành hệ thống thông tin dựa vào một tổ chức ngoài doanh nghiệp.
Ưu điểm của phương pháp này là: ● Tính kinh tế
● Tính có thể dự đoán được: Các hợp đồng thuê ngoài với mức giá cố định ở một mức độ dịch vụ xác định sẽ làm giảm mức độ bất định về chi phí cho doanh nghiệp ● Tính linh hoạt
● Có thể sử dụng nhân công cho các dự án khác
● Có thể tự do sử dụng vốn tài chính cho hoạt động khác Nhược điểm:
● Mất khả năng kiểm soát
● Sự bất ổn về thông tin chiến lược ● Tính phục thuộc
Với những ưu, nhựơc điểm đó phương án này phù hợp với doanh nghiệp trong các trường hợp:
● Khi việc phát triển hệ thống thông tin là cơ hội để doanh nghiệp tạo ra sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh.
● Khi việc ngưng trệ dịch vụ hệ thống thông tin không ảnh hưởng quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp.
● Khi việc thuê ngoài không tước mất các bí quyết kỹ thuật cần cho việc phát triển hệ thống thông tin tương lai của doanh nghiệp.
● Khi khả năng của hệ thống thông tin hiện có của doanh nghiệp bị hạn chế, không có hiệu quả và yếu kém về kỹ thuật.
4.3.2 Sử dụng nôi lực
Khác với thuê ngoài, sử dụng nội lực (Insourcing) là cách mà doanh nghiệp tiến hành việc phát triển và khai thác hệ thống thông tin hoàn toàn nhờ vào lực lượng nhân công trong doanh nghiệp.
Nhược điểm: tốn nhiều chi phí về nhân lực kỹ thuật cao, xây dựng trang thiết bị, chi phí duy trì hệ thống cao.
Ưu điểm: đảm bảo được việc thực hiện hệ thống thông tin một cách có chiến lược, hoàn thành được đúng thời hạn cho các dự án hoặc các nhiệm vụ cụ thể mang tính chiến lược trong doanh nghiệp.
Phương pháp này do vậy ít được các doanh nghiệp sử dụng, chỉ có những doanh nghiệp lớn mới chọn phương án này để phát triển và quản lý khai thác hệ thống thông tin.
4.3.3 Thuê nhân công hợp đồng
Đây là cách thức mà một tổ chức thuê những người có kinh nghiệm, kiến thức, và kỹ năng tốt thực hiện các công việc cần hoàn thành trong một thời gian gấp rút.
Ưu điểm:
● Đáp ứng nhanh về nhu cầu lao động có kỹ năng và chuyên môn cao.
● Tiết kiệm được chi phí vì những nhân công hợp đồng thường không có chế độ đãi ngộ cao như nhân công lâu năm.
● Việc sử dụng những nhân công này khá linh hoạt Nhược điểm:
● Người được thuê làm hợp đồng thường không có trách nhiệm và không mấy gắn bó với công việc của doanh nghiệp.
● Những kiến thức có liên quan tới công việc của người làm hợp đồng cũng sẽ đi theo người này ra khỏi doanh nghiệp, do vậy khi người mới vào họ sẽ lại phải bắt đầu lại từ đầu.
● Đôi khi rất khó kiếm ngay được những người có kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc đòi hỏi ngay trong một thời gian gấp rút. Do đó làm chậm trễ tiến độ công việc.
4.3.4 Kết hợp
4.4 Nguyên nhân thành công và thất bại trong xây dựng và phát triển hệ thống thông tin thông tin
Người ta xác định rằng các yếu tố sau đây quyết định sự thành bại của hệ thống:
4.4.1 Vai trò của người sử dụng
Sự tham gia của người sử dụng trong quá trình thiết kế và thực hiện hệ thống thông tin thực sự có ích cho toàn bộ công việc:
● Nếu người sử dụng hợp tác chặt chẽ trong quá trình thiết kế thì họ có nhiều cơ hội để định hình hệ thống theo quyền ưu tiên của họ và các yêu cầu của công việc. ● Họ sẽ có phản ứng tích cực đối với hệ thống vì họ là những người tham gia vào quá trình biến đổi hệ thống, sự tham gia của họ sẽ thúc đẩy những xu hướng tích cực đối với hệ thống.
Tuy nhiên, sự bất đồng về quan điểm và cách nhìn nhận giữa người sử dụng và nhà thiết kế sẽ lại gây ra những rủi ro cho hệ thống. Khi đó, người sử dụng thường bị đẩy ra khỏi quá trình thực hiện hệ thống, dự án sẽ rơi vào bàn tay thao túng của các chuyên gia hệ thống thông tin, hệ thống đó chỉ có thể hỗ trợ được các nhu cầu của tổ chức đó ở mức thấp nhất.
4.4.2 Mức độ hỗ trợ quản lý
Sự tham gia của các nhà quản lý trước hết sẽ là cầu nối giữa người sử dụng và nhà thiết kế, cân bằng quan điểm của hai bên.
Sự yểm trợ của bộ máy quản lý đồng thời cũng đảm bảo rằng dự án xây dựng hệ thống sẽ nhận được đầy đủ kinh phí và các nguồn lực đảm bảo cho sự thành công.
Hơn thế nữa, mọi thay đổi trong thói quen và các thủ tục làm việc, và bất cứ một sự sắp xếp lại nào trong tổ chức cho phù hợp với hệ thống mới đều sẽ có hỗ trợ của các cấp lãnh đạo để đảm bảo có hiệu quả hơn.
4.4.3 Mức độ rủi ro và độ phức tạp của việc thực hiện dự án
Các hệ thống thường khác nhau cơ bản về kích cỡ, lĩnh vực, mức độ phức tạp và các cấu trúc tổ chức cũng như kỹ thuật. Có ba yếu tố cơ bản ảnh hưởng tới mức độ rủi ro của dự án:
● Quy mô của dự án
● Kết cấu của dự án: dự án càng có cấu trúc rõ ràng thì độ rủi ro càng ít hơn. ● Kinh nghiệm về công nghệ
4.4.4 Chất lượng quản lý quá trình thực hiện
Việc phát triển một hệ thống mới cần phải được quản lý một cách thận trọng và có sự phối hợp. Việc quản lý tồi có thể dẫn tới một số kết quả sau:
● Chi phí vượt quá mức dự tính
● Thời gian vượt quá nhiều so với mức hy vọng
● Hạn chế về kỹ thuật trong quá trình thực hiện xảy ra nhiều hơn dự kiến ● Thất bại trong việc đạt được các lợi ích mong muốn
Quản lý dự án tồi tệ có thể do những nguyên nhân: Sự thiếu hiểu biết và sự lạc quan, làm việc thiếu năng suất.
Chương 5. Các hệ thống thông tin cấp chuyên gia
5.1 Hệ thống thông tin tự động hoá văn phòng
5.1.1 Vai trò của văn phòng trong một tổ chức
Văn phòng bao gồm rất nhiều dạng công việc khác nhau và cùng với mỗi dạng công việc là sự tham gia của nhiều ngành nghề chuyên môn khác nhau, của những người quản lý, thư ký, bán hàng, và cả các chuyên gia trên nhiều lĩnh vực. Nhìn chung, văn phòng đóng những vai trò sau đối với một tổ chức:
● Kết hợp quản lý công việc của các chuyên gia trong từng lĩnh vực và các nhân công tri thức trong một doanh nghiệp.
● Liên kết các công việc phải thực hiện ở các cấp độ khác nhau và các chức năng khác nhau trong một tổ chức.
● Gắn liền một tổ chức với môi trường bên ngoài của nó, với các khách hàng và những người cung cấp nguyên liệu, khi bạn muốn liên lạc với một tổ chưc, bạn phải gọi tới văn phòng của nó.
Các hoạt động chính trong văn phòng bao gồm: quản lý các tài liệu, lập kế hoạch và liên lạc với mọi người, quản lý dữ liệu và quản lý dự án.
5.1.2 Khái niệm hệ thông tin tự động hoá văn phòng
Hệ thống thông tin tự động hoá văn phòng là một hệ thống thông tin dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, và truyền các mẩu thông báo, các lời nhắn, các tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau.
Một số hệ thống thông tin tự động hoá văn phòng:
Hệ thống in ấn điện tử: xử lý văn bản, hệ thống sao chụp
Hệ thống họp điện tử: phòng họp điện tử, hệ thống họp qua truyền hình
Hệ thống xử lý ảnh: quản lý văn bản, xử lý ảnh, hệ thống multimedia
Hệ thống quản lý văn phòng: các thiết bị văn phòng, lịch làm việc điện tử, quản lý nhiệm vụ
5.1.3 Lợi ích và hạn chế trong xây dựng hệ thống thông tin tự động hoá văn phòng HTTT tự động hoá văn phòng có những lợi ích cơ bản sau: HTTT tự động hoá văn phòng có những lợi ích cơ bản sau:
● Truyền thông hiệu quả hơn
● Truyền thông trong khoảng thời gian ngắn hơn
Ngoài ra, nó còn cho phép loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi hoặc trậm chễ thông tin khi đường dây điện thoại bị bận, một việc thường xuyên xảy ra