Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK này cũng được mở chi tiết cho từng công trình.
Đối với ngành xây lắp nói chung và Công ty Công trình đường sắt nói riêng thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình, sử dụng vật tư tiết kiệm hay lãng phí, hạch toán chi phí nguyên vật liệu có chính xác hay không có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm Xây lắp. Vì vậy, Công ty rất chú trọng đến việc hạch toán loại chi phí này.
Các nguồn cung cấp nguyên vật liệu của công ty bao gồm: Nguyên vật liệu mua ngoài, NVL xuất từ kho của công ty, NVL tự sản xuất. Do các công trình thi công được phân bố ở nhiều nơi, xa công ty nên để tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng kịp
thời công việc cung ứng vật liệu công ty giao cho các đội thi công tự tìm các nguồn cung ứng vật liệu bên ngoài dựa trên định mức đã ra. Chính do đặc điểm này mà nguồn cung cấp vật liệu chủ yếu là mua ngoài. Phòng kế hoạch kết hợp với phòng kỹ thuật của công ty lên kế hoạch mua nguyên vật liệu để phục vụ tiến độ thi công hợp lý tránh lãng phí và gây ứ đọng vốn của công ty.
Mẫu Hợp đồng giao khoán:
Hợp đồng giao khoán nội bộ
Tên công trình: Cầu trà si
- Căn cứ quyết định số: 455 ngày 27/02/2004: Về việc ban hành quy chế tạm thời phân cấp tổ chức và hoạt động SXKD trong CTCTĐS của Tổng Giám đốc Công ty công trình đường sắt.
- Căn cứ vào hồ sơ dự thầu: gói thầu 04/KVI Công trình: Cầu Trà Si - Căn cứ vào khối lượng điều tra thực tế tại công trường
Hôm nay, ngày 12 tháng 09 năm 2004.
Tại trụ sở Công ty Công trình đường sắt - Số 09 Láng Hạ - Ba Đình - Hà Nội Đại diện bên giao khoán:
Ông Nguyễn Thanh Huyền - Tổng Giám đốc Công ty Công trình Đường sắt
Đại diện bên nhận khoán:
Ông Hoàng Quốc Tôn - Giám đốc xí nghiệp công trình 798 Ông Nguyễn Huy Tuấn - Chủ nhiệm công trình
Sau khi xem xét hồ sơ dự thầu, hồ sơ TK - TC công trình và đã bàn bạc cụ thể. Hai bên thống nhất ký hợp đồng giao khoán thi công công trình: Cầu Trà Si. Gồm những nội dung sau:
1.Công ty Công trình đường sắt giao khoán trọn gói toàn bộ chi phí cho công trình: Cầu Trà Si. (Có bản phụ khối lượng và định mức đơn giá kèm theo)
2.Về chất lượng: Thi công hoàn chỉnh theo đúng hồ sơ TKKT được duyệt, đảm bảo chất lượng thiết kế và đúng tiến độ bàn giao đưa vào sử dụng.
3.Về kinh phí và thể thức thanh toán hợp đồng giao khoán. Tổng công ty đường sắt Việt Nam
Công ty Công trình Đường sắt
******
Số: 105/HĐGK/CTCTĐS
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc *********
+ Kinh phí: 2.450.133.320 ( Bằng chữ: Hai tỷ, bốn trăm năm mươi triệu, một trăm ba mươi ba ngàn, ba trăm hai mươi đồng)
+ Phương thức thanh toán: Bằng tiền mặt
Thanh toán kinh phí từng tháng và quyết toán hợp đồng căn cứ theo khối lượng thi công được nghiệm thu thực tế tại hiện trường (có xác nhận của kỹ thuật phụ trách công trình). Nhưng không vượt quá khối lượng giao khoán.
4.Thời gian thi công.
+> Hoàn thành sau 4 tháng kể từ ngày khởi công.
+> Nếu bên nhận khoán thi công đảm bảo tiến độ quy định thì bên giao khoán thưởng tập thể xí nghiệp 798 là: 5000.000 đồng - Năm triệu đồng chẵn.
5.Các điều kiện đảm bảo an toàn.
Trong quá trình thi công phải tuyệt đối đảm bảo an toàn lao động, an toàn công trình (có bản quy định kèm theo)
Đại diện bên giao khoán Đại diện bên nhận khoán
Khi có nhu cầu sử dụng vật tư đội trưởng đội thi công công trình sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua. Để có kinh phí đi mua vật tư, nhân viên cung ứng sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng lên ban lãnh đạo Công ty xét duyệt cấp vốn. Căn cứ vào kế hoạch thu mua vật tư, phiếu báo giá vật tư và giấy đề nghị tạm ứng do các đội gửi lên ban lãnh đạo Công ty ký duyệt tạm ứng cho các đội.
Giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 12 tháng 09 năm 2004
Đơn vị: Công ty Công trình đường sắt Địa chỉ: Số 09 - Láng Hạ - Hà Nội
Mẫu số 03TT
Ban hành theo QĐ: 1141/TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính
Kính gửi: - Tổng giám đốc Công ty Công trình đường sắt
- Phòng TC - KT
Tên tôi là: Hoàng Quốc Tôn - Địa chỉ: Xí nghiệp công trình 798 Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 100.000.000 đồng
Bằng chữ: Một trăm triệu đồng chẵn
Lý do tạm ứng: Tạm ứng thi công công trình cầu Trà Si Thời hạn thanh toán:
Tổng Giám đốc Kế toán trưởng P.Trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng
Trên cơ sở giấy tạm ứng, Kế toán lập phiếu chi, khi phiếu chi có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị, kế toán quỹ sẽ xuất tiền theo đúng số tiền ghi trong phiếu chi.
Phiếu chi được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu, Liên 2 giao người xin tạm ứng, Liên 3 chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ. Giấy xin tạm ứng là cơ sở để kế toán quỹ ghi chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 111, 141, rồi vào sổ cái TK 111, 141.
Đơn vị: Cty CT Đường sắt Địa chỉ: Số 09- Láng Hạ - HN Phiếu chi Ngày 12 tháng 09 năm 2004 Quyển số: 05 Số : 78 Nợ : 141 Có : 111 Mẫu số: 02/TT QĐ:1141/TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính
Họ tên người nhận tiền: Hoàng Quốc Tôn Điạ chỉ: Xí nghiệp công trình 798
Lý do chi: Chi tạm ứng thi công công trình Cầu Trà Si Số tiền: 100.000.000. (Bằng chữ: Một trăm triệu đồng chẵn) Kèm theo:…..chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Người lập biểu (ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một trăm triệu đồng chẵn./ Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Ngày 12 tháng 09 năm 2004 Người nhận tiền
(Ký, họ tên)
Tại các đội xây dựng: Thủ kho đội sản xuất tiến hành lập phiếu nhập kho vật tư, sau đó căn cứ vào nhu cầu sử dụng lập phiếu xuất kho vật tư sử dụng cho việc thi công công trình. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: 1 liên giao cho người lĩnh, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng, 1 liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi sổ.
Đơn vị: XNCT 798
Địa chỉ: KimNỗ-ĐôngAnh- HN
Phiếu Xuất kho
Ngày 01 tháng 10 năm 2004 Nợ : 621 Có : 152 Theo QĐ:114TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Số: 325
Họ tên người nhận hàng: Vũ Đăng Quang
Lý do xuất kho: Lắp ráp dầm thép - Công trình cầu Trà Si Xuất tại kho: Đội thi công công trình cầu Trà Si
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn mươi bảy triệu một trăm ba mươi lăm ngàn chín trăm
mười ba đồng./
Xuất, ngày 01 tháng 10 năm 2004 Thủ trưởng đơn Kế toán Phụ trách cung Người nhận Thủ kho TT Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư Mã
số
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1 ống vách Ö1650x5m kg 2.557 9.309 23.803.113
2 ống nhựa Ö26 m 200 7.000 1.400.000
3 Que hàn Ö4 kg 40 11.000 440.000
4 Cát đen m3 800 26.666 21.332.800
5 Bao tải gai Cái 20 8.000 160.000
vị (Ký, họ tên) trưởng (Ký, họ tên) tiêu (Ký, họ tên) hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ số lượng thực xuất và có chữ ký của thủ trưởng đơn vị, người nhận, thủ kho. Định kỳ một tuần, kế toán xí nghiệp tiến hành phân loại chứng từ, lập tờ kê chi tiết kèm theo các phiếu xuất nhập vật tư sau đó gửi về phòng kế toán công ty. Các báo cáo gửi về phòng kế toán như: Bảng kê chứng từ xuất vật tư theo tháng (Bảng 1.1), bảng tổng hợp xuất vật tư (Bảng 1.2) Kế toán tập hợp chi phí tính giá thành căn cứ vào bảng tổng hợp xuất vật tư để lập chứng từ ghi sổ.
Công ty Công trình Đường sắt ***---*** Chứng từ ghi sổ Số: 2550 Ngày 31 tháng 10 năm 2004 Chứng từ
Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi
chú
Số Ngày Nợ Có
Xuất VLC thi công CT Cầu Trà Si
141 108.415.066
Xuất VLP thi công CT Cầu Trà Si
141 1.347.566
Xuất NL thi công CT Cầu Trà Si
141 8.349.512
Cộng 621 118.112..144
Kèm theo:…….chứng từ gốc
Người lập biểu Kế toán trưởng
Tại công ty: Sau khi nhận được các chứng từ, hóa đơn, bảng kê xuất vật tư của các đội sản xuất, kế toán công ty căn cứ vào chứng từ đó vào sổ chi tiết TK 621(bảng
1.3) sau đó ghi vào sổ cái TK 621(bảng 1.4).
Đối với vật tư do đội tự mua hoặc công ty xuất thẳng tới công trình thì giá vật tư xuất dùng được tính như sau:
TK331,111,112 TK141 TK621 TK154 TK152,153 Nhập kho NVL không sử dụng hết Tạm ứng tiền mua NVL TT với người bán
Quyết toán chi vật tư tại đội
Kết chuyển chi phí
NVL
cho công trình hóa đơn vận chuyển
Đối với vật tư xuất từ kho thì giá thực tế vật liệu xuất dùng được tính theo phương pháp giá đích danh.
Sau khi khớp số liệu giữa bảng tổng hợp xuất vật tư và sổ cái TK 621, sổ theo dõi chi tiết TK 621, kế toán chi phí kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sang TK 154.
Sơ đồ: Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty