- Ngày mở sổ: Người ghi sổ
2.2.5.Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
2.2.5.1. Nội dung, yêu cầu
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí cho từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động. - Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và định kỳ
2.2.5.2. Đặc điểm đặc thù chi phối
Hoạt động bán hàng là hoạt động chủ yếu của công ty, nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên, liên tục. Do đó, tổ chức công tác kế toán bán hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ máy kế toán trong công ty. Hoạt động bán hàng của công ty khá ổn định, lượng hàng hóa tiêu thụ hàng ngày không có biến động nhiều, mỗi ngày phát sinh khoảng từ 5 đến 10 nghiệp vụ bán hàng. Khối lượng công việc của kế toán bán hàng không quá nhiều nhưng ổn định, liên tục.
Khi khách hàng đến mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ tiếp đón khách, tư vấn cho khách hàng lựa chọn sản phẩm ưng ý nhất, sau đó thỏa thuận với khách hàng về mẫu mã, chất lượng, số lượng, giá cả, … của mặt hàng khách hàng muốn mua. Khi hai bên thống nhất được ý kiến, nhân viên bán hàng lập phiếu bán hàng chuyển cho kế toán bán hàng để lập hóa đơn và đưa lên kho làm thủ tục xuất hàng cho khách. Hàng hóa được giao cho khách hàng cùng hóa đơn, phiếu xuất kho. Khách hàng sẽ thanh toán ngay hoặc trả chậm bằng tiền mặt dựa theo sự thỏa thuận của hai bên. Khi đủ điều kiện ghi nhận, kế toán bán hàng sẽ ghi nhận doanh thu.
Do khách hàng của công ty hầu hết là khách hàng mua lẻ, gần như không có khách hàng mua với số lượng lớn, khách hàng đến tận cửa hàng lựa chọn, kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng trước khi mua, nên công ty không phát sinh các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu như: giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại.
2.2.5.3. Chứng từ sử dụng - Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu thu
2.2.5.4. Quy trình luân chuyển chứng từ
- Hóa đơn giá trị gia tăng do kế toán bán hàng lập thành 3 liên. Sau khi lập xong hóa đơn, kế toán bán hàng kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn, đảm bảo tính chính xác rồi chuyển cho Giám đốc ký cả 3 liên, khi khách hàng nhận hàng hóa, yêu cầu khách hàng ký vào phần người mua trên hóa đơn, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kế toán bán hàng lưu giữ để làm căn cứ ghi sổ.
2.2.5.5. Vận dụng các tài khoản kế toán Các tài khoản được sử dụng
- TK 5111: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 632: Giá vốn hàng bán
- TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra - TK 6421: Chi phí bán hàng
- TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.5.6. Sử dụng phần mềm kế toán
• Kế toán doanh thu bán hàng
Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng, từ bàn làm việc, chọn “Bán hàng” Hình 2.13: Màn hình phần hành bán hàng
Ban đầu, kế toán sẽ cập nhật đơn giá cho từng loại sản phẩm, dòng sản phẩm tại phần “Đơn giá”.
Tại công ty chủ yếu là bán hàng cho khách hàng lẻ và thu tiền mặt ngay. Nếu khách hàng mua hàng trả tiền ngay, trong phần hành “Bán hàng” kích chọn “Bán hàng thu tiền ngay”
Hình 2.14: Giao diện Bán hàng thu tiền ngay
Kế toán bán hàng căn cứ vào Hóa đơn bán hàng, nhập các dữ liệu cần thiết vào phần mềm, sau khi nhập xong, kích vào “Cất” trên thanh công cụ để lưu nghiệp vụ vừa nhập.
Với các khách hàng quen công ty có thể cho mua chịu hàng hóa, thanh toán sau. Nếu khách hàng mua hàng chưa thanh toán, trong phần hành “Bán hàng” chọn “Bán hàng chưa thu tiền”, căn cứ vào các chứng từ liên quan để nhập dữ liệu vào phần mềm, kích vào “Cất” trên thanh công cụ để lưu nghiệp vụ.
Hình 2.15: Giao diện Bán hàng chưa thu tiền
• Kế toán giá vốn hàng bán
Kế toán giá vốn hàng bán phản ánh trị giá vốn của hàng hóa bán ra trong kỳ. Tại công ty, giá vốn hàng bán được kế toán kho thực hiện tính lại cuối mỗi ngày thông qua phần mềm kế toán.
• Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng (TK 6421) tại công ty gồm các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, bao gồm chi phí lương cho nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, đóng gói hàng hóa, …
Hình 2.16: Màn hình ví dụ hạch toán chi phí bán hàng
• Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422) tại công ty bao gồm chi phí quản lý chung của công ty, bao gồm chi phí lương cho giám đốc, cho nhân viên kế toán, dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, internet, …).
• Kế toán xác định kết quả bán hàng
Kế toán xác định kết quả bán hàng được hạch toán chung vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Kết quả bán hàng được xác định khi kết thúc kỳ kế toán hoặc khi có yêu cầu của giám đốc.
Tại công ty, việc xác định kết quả bán hàng được thực hiện đơn giản qua những thao tác trên phần mềm kế toán, giúp cho công việc kết xuất dữ liệu và tính toán được nhanh gọn, chính xác hơn.
Công ty vào phần “Tổng hợp” trên màn hình làm việc chính để thực hiện các thao tác kết chuyển lãi lỗ, khóa sổ kỳ kế toán, in sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính và các báo cáo khác.
Hình 2.19: Giao diện Kết chuyển lãi, lỗ