c. Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung tiêu chuẩn
6.4.2 Sự cần thiết của dự toán tiền mặt
Dự toán tiền mặt là một trong những công cụ lập kế hoạch quan trọng nhất mà tổ chức có thể sử dụng. Bản dự toán tiền mặt cho thấy hiệu ứng tiền mặt của tất cả các kế hoạch được lập trong quá trình dự toán, do đó có việc soạn thảo bản dự toán tiền mặt có thể dẫn đến việc điều chỉnh các bản dự toán nếu thấy rằng không đủ nguồn tiền mặt để tài trợ cho các hoạt động kế hoạch.
Bản dự toán tiền mặt cũng có thể giúp cho quản lý thấy rõ những vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh, từ đó họ có thể có những hành động để ngăn chặn hay tránh các vấn đề đó. Một bản dự toán tiền mặt có thể cho thấy 4 tình huống. Tùy tình huống nào có khả năng phát sinh mà nhà quản lý có hành động thích hợp.
Các tình huống tiền mặt
Tình huống Hành động thích hợp
Bội thu ngắn hạn Trả nợ sớm để hưởng chiết khấu
Cố gắng tăng doanh thu bằng cách mở rộng tín dụng và hàng tồn kho
Đầu tư ngắn hạn
Bội chi ngắn hạn Tìm thêm các nguồn cho vay Tích cực thu nợ
Thu xếp để được gia tăng hạn mức tín dụng Bội thu kéo dài Đầu tư dài hạn
Mở rộng
Đa dạng hóa hoạt động
Thay thế/nâng cấp tài sản cố định
Bội chi kéo dài Tăng nợ dài hạn (như phát hành cổ phiếu)
Nghiên cứu các phương án thu hẹp hoạt động kinh doanh, tạm ngưng đầu tư
126
Ví dụ: dưới đây là thông tin ở công ty A. Dựa trên các thông tin này, nhân viên kế toán quản trị lập bảng dự toán tiền mặt cho 6 tháng cuối năm N, sau đó đưa ra một số kiến nghị cho quản lý
- Sản phẩm Y của công ty có giá bán 40ngđ, biến phí sản phẩm là 26ngđ. Biến phí gồm chi phí nguyên liệu 20ngđ, chi phí nhân công 4ngđ và chi phí sản xuất chung 2ngđ.
- Định phí hàng tháng 6.000ngđ, được thanh toán vào ngày 28 hàng tháng. - Lượng bán trả chậm của tháng 5, tháng 6 và ước tính cho 6 tháng cuối năm
T 5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12
1.000 1.200 1.400 1.600 1.800 2.000 2.200 2.600 - Lượng sản xuất - Lượng sản xuất
T 5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12
1.000 1.400 1.600 2.000 2.400 2.600 2.400 2.200
- Khách mua hàng trả tiền ngay được hưởng chiết khấu 5%. Lượng bán thu tiền ngay được ước tính khoảng 100 sản phẩm mỗi tháng
- Khách hàng thanh toán nợ tiền hàng sau 2 tháng
- Công ty thanh toán tiền tiền mua nguyên liệu cho nhà cung cấp sau 2 tháng - Tiền lương được thanh toán ngay trong tháng phát sinh
- 70% biến phí sản xuất chung được trả ngay trong tháng phát sinh, phần còn lại được thanh toán vào tháng sau.
- Thuế phải trả của công ty là 18.000ngđ, phải nộp vào tháng 10
- Trong tháng 6, công ty mua một máy vi tính mới. Giá máy vi tính là 8.000ngđ, sẽ phải thanh toán tiền cho người bán vào tháng 8. Máy vi tính cũ bán thanh lý được 600ngđ, người mua sẽ thanh toán trong tháng 7.
- Công ty đã bội chi 3.000ngđ ở ngân hàng tính đến ngày 30/6/N
- Nguyên liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm được lập kế hoạch ổn định cho cả năm.
- Giá bán, giá nguyên liệu, giá nhân công và giá các loại chi phí ổn định cho cả năm
Bảng 6.7 Dự toán tiền mặt DỰ TOÁN TIỀN MẶT Từ 1/7/N đến 31/12/N T7 T8 T9 T10 T11 T12 Tổng Thu tiền Bán trả chậm 40.000 48.000 56.000 64.000 72.000 80.000 360.000 Bán thu tiền ngay 3.800 3.800 3.800 3.800 3.800 3.800 22.800
Bán máy vi tính 600 600
127 Chi tiền Nguyên liệu 24.000 28.000 32.000 40.000 48.000 52.000 224.000 Nhân công 6.400 8.000 9.600 10.400 9.600 8.800 52.800 Biến phí SXC 3.080 3.760 4.560 5.080 4.920 4.520 25.920 Định phí 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 36.000 Thuế 18.000 18.000 Máy vi tính 8.000 8.000 Cộng 39.480 53.760 52.160 79.480 68.520 71.320 364.720
Bội thu/bội chi trong tháng
4.920 (1.960) 7.640 (11.680) 7.280 12.480 18.680 Dư tiền cuối kỳ (3.000) 1.920 (40) 7.600 (4.080) 3.200 (3.000) Dư tiền cuối kỳ (3.000) 1.920 (40) 7.600 (4.080) 3.200 (3.000) Dư tiền đầu kỳ 1.920 (40) 600 (4.080) 3.200 15.680 15.680
Tính toán T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Tính tiến phí SXC 2.800 3.200 4.000 4.800 5.200 4.800 4.400 - 70% trả ngay trong tháng 1.960 2.240 2.800 3.360 3.640 3.360 3.080 - 30% trả trong tháng sau 840 960 1.200 1.140 1.560 1.440 1.320 Chi thanh toán biến
phí SXC
3.080 3.760 4.560 5.080 4.920 4.520 Nhận xét: Nhận xét:
Vào cuối tháng 8 bị bội chi một ít nhưng đến cuối tháng 10 sẽ bị bội chi rất nhiều. Có thể giải quyết bằng cách kéo dài thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp lâu hơn hai tháng hoặc giảm nguyên liệu vào hoặc giảm sản lượng sản xuất bằng cách hạ các mức tồn kho hiện tại.
Nếu không có giải pháp nào trong các giải pháp trên có thể thực hiện được thì công ty phải thương lượng với ngân hàng về các khoản bộ chi này.
Việc thiếu tiền mặt chỉ là hiện tượng tạm thời vào tháng 8, đến cuối tháng 12 tiền mặt của công ty có dư khá nhiều. Công ty nên có kế hoạch trước để sử dụng số tiền này sao cho hiệu quả nhất.