Sau khi ký kết được hợp đồng nhập khẩu xe máy với phía đối tác, công ty bắt đầu triển khai quá trình nhập khẩu. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhạp khẩu được tiến hành như sau:
Việc xin giấy phép nhập khẩu:
Mặt hàng xe máy là một trong những mặt hàng được Nhà nước quản lý chặt chẽ để đánh thuế.
Công việc xin giấy phép nhập khẩu tại công ty là theo kế hoạch sản lượng cả năm, chứ không phải theo từng hợp đồng. Công việc này do phòng kinh doanh thực hiện. Giấy phép nhập khẩu do Bộ công nghiệp cấp.
Sau khi ký kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, công ty tiến hành làm thủ tục xin giấy phép kinh doanh trình lên bộ. Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh gồm có:
•Hợp đồng nhập khẩu giữa công ty và phía đối tác trung Quốc. •Phiếu hạn ngạch nhập khẩu.
•L/C
•Các giấy tờ khác có liên quan: + Hoá đơn thương mại
+ Chứng nhận xuất xứ
Làm thủ tục hải quan:
Công việc này được giao cho phòng kinh doanh thực hiện.
Thông thường hàng nhập khẩu của công ty về theo đường biển tại cảng Cát Lái, giao hàng tại đây và công ty thuê xe chở về kho công ty .
Khi làm thủ tục hải quan thông thường phải xuất trình cho hải quan những giấy tờ sau:
-Tờ khai hàng nhập khẩu -đồng nhập khẩu
-Bảng kê chi tiết hàng hoá -Danh mục số khung, số máy -Hoá đơn thương mại
-Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty -Giấy giới thiệu của công ty
-Giấy xác nhận của Bộ công nghiệp -Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá
Bên công ty phải có nghiă vụ hoàn thành thủ tục hải quan để hàng hoá được thông quan, còn về phía hải quan sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá sẽ có quyết định cho hàng thông quan, giao lại cho nhân viên của công ty:
•Tờ khai hải quan
•Thông báo cho công ty về các khoản thuế phải nộp, và biên lai nộp lệ phí.
Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu:
Trước khi giao nhận hàng hoá thì công ty phải hoàn tất các thủ tục để có thể tiến hành giao nhận hàng. Công ty sẽ được thông báo gửi hàng từ phía đối tác Trung Quốc trước 20 ngày, trước khi nhận hàng tại cửa khẩu. Thông báo này bao gồm: thông báo về số L/C, số hợp đồng, tên hàng, khối lượng, số xe, bao bì ký mă hiệu. Việc tiến hành giao nhận và kiểm tra hàng hoá công ty cử người trực tiếp liểm tra tại cửa khẩu, hai bên công ty đều đồng ý giao cho cơ quan kiểm tra hàng hoá là Vinacontrol thực hiện. Nội dung kiểm tra, thì kiểm tra đầy đủ về:
•Số lượng hàng: số lượng hàng thiếu, hàng thừa.
•Kiểm tra về chất lượng: có đúng với loại hàng đã kí trong hợp đồng hay không.
•Kiểm tra bao bì, kí mã hiệu: đối với hàng hoá của công ty Thiết Bị Vật Tư Du Lịch II là nhập khẩu xe máy nên bao bì đóng gói là sử dụng thùng cacton, nên cũng rất thuận tiện cho việc kiểm tra về số lượng hàng hoá.
Nếu thấy lô hàng có những mất mát, thiệt hại và chất lượng hàng không đạt thì yêu cầu cơ quan giám định hàng hoá giám định lại, sau khi nhận hàng xong các bên sẽ ký vào bản tổng kết giao nhận hàng hoá.
Vận chuyển hàng hoá về nhập khẩu kho của công ty:
Sau khi nhận thông báo của phía đối tác về việc hàng đã đến cửa khẩu, công ty trực tiếp cử người đi nhận hàng về. Doanh nghiệp thuê ô tô chở hàng về nhập kho của mình. Hàng về của công ty là tại cảng Cát Lái nên công ty thuê xe chở về nhập kho của công ty. Trong nghĩa vụ thuê chở hàng hoá bằng xe là một chứng từ không chuyển nhượng được- giấy gửi hàng. Giấy gửi hàng này thường được lập thành ba bản. Nội dung bao gồm:
-Ngày và nơi lập giấy
-Ngày và nơi nhận hàng chở
-Mô tả tính chất của hàng hoá, phương pháp đóng gói, tình trạng bao bì -Số lượng kiện, kí mã hiệu, trọng lượng hàng
-Những qui định và thoả thuận khác
Bảo hiểm cho hàng hoá:
Theo điều kiện CIF, người bán phải mua bảo hiểm cho hàng. Nên vấn đề bảo hiểm cho hàng hoá trên đường vận chuyển về là do công ty đối tác chịu trách nhiệm.
Thanh toán tiền hàng :
Có rất nhiều phương thức thanh toán tiền hàng, nhưng phương pháp tín dụng chứng từ (L/C) là thường sử dung hơn cả, và phương thức thanh toán của công ty Thiết Bị Vật Tư Du Lịch II với đối tác là thư tín dung không huỷ ngang (Irevocable letter of credit ). Dùng đồng USD thanh toán. Sau khi soạn hợp đồng thì từ phòng kinh doanh sẽ chuyển cho phòng kế toán để làm các thủ tục mở L/C thanh toán cho đối tác.
Đối với công ty với tư cách là nhà nhập khẩu sẽ mở L/C để thanh toán, số tài khoản của công ty là 200014851115571 tại ngân hàng xuất nhập khẩu Eximbank. Còn đối tác Trung Quốc ở đây là công ty Choqing thì số tài khoản là: 01809002352 tại ngân hàng Bank of China.
Khi công ty mở L/C thì bộ chứng từ cần thiết trình lên cho ngân hàng để ngân hàng phục vụ cho việc mở L/C gồm:
•Hoá đơn thương mại •Chứng nhận xuất xứ •Danh mục đóng gói •Chứng từ vận tải
Khi tiến hành mở L/C thì công ty phải viết đơn xin mở L/C trình lên ngân hàng phục vụ mình, thực hiện việc ký quĩ theo mức xác định của ngân hàng đối với từng lô hàng nhập khẩu với số lượng lớn hay nhỏ( có những lô hàng phải kí quĩ 100%, hay có những lô hàng chỉ phải kí quĩ 5%-10% giá trị của hợp đồng). Và phải bâo gồm cả giấy yêu cầu thu tiền để trả thủ tục phí, thủ tục phí này phải trả theo yêu cầu của ngân hàng(thường là 0,1% giá trị của hợp đồng).
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Khi nhận được hàng công ty phải kiểm tra hàng, nếu hàng hoá không đúng về số lượng, chất lượng và chủng loại phù hợp như trong hợp đồng thoả thuận đã kí giữa hai bên, công ty có quyền khiếu nại bên người bán.
Về điều khoản này, trong hợp đồng giữa hai bên công ty cũng đưa ra trường hợp miễn trách đó là việc bất khả kháng như: lũ lụt, chiến tranh,... Trong việc giao nhận hàng hoá, chậm chễ hư hỏng, hay không đúng thời gian.. tất cả những tranh chấp phát sinh giữa hợp đồng nhập khẩu, công ty thống nhất chủ trương giải quyết bằng thương lượng trực tiếp giữa hai bên. Điều này giúp cho công ty không phải tốn nhiều thời gian tiền bạc, đồng thời không tạo ra những căng thẳng trong quan hệ giữa hai bên. Nếu hai bên không giải quyết được bằng thoả thuận, thương lượng giữa hai bên thì lấy trọng tài quốc tế cùng với Bộ công nghiệp - Thương mại Việt Nam để phân xử.
Công việc hoàn thiện các thủ tục để tổ chức thực hiện hợp đồng về phía công ty được hoàn thiện một cách nhanh chóng để thực hiện nghĩa vụ đối với hợp đồng. Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên là những người có trách nhiệm và chuyên môn . Mỗi công việc đều được giao cho một người cụ thể , nên có trách nhiêm hoàn thành công việc mình được giao. Điều này giúp cho việc thực hiện hợp đồng được nhanh chóng và chuyên môn, giúp ngắn được thời gian và đảm bảo được thực hiện một cách hiệu quả.