2014
4.1.1 Kế toán bán hàng
4.1.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
a. Chứng từ và sổ sách
- Chứng từ sử dụng:
Các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu đƣợc Công ty thể hiện thông qua hóa đơn GTGT và nếu nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt nhƣ là bán hàng thu tiền ngay thì công ty sử dụng phiếu thu để thể hiện quá trình giao dịch, các chứng từ Công ty sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính.
+ Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT3/001): chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh dùng để giám sát, theo dõi. Đây là căn cứ để xuất hàng và ghi các sổ có liên quan, và kiểm tra khi cần thiết. Hóa đơn đƣợc lập thành 3 liên. Liên 1 bấm và lƣu lại thành cuốn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 làm căn cứ để ghi sổ.
+ Phiếu thu (mẫu số 01 - TT): đƣợc lập thành 2 liên. Liên 1 giao cho kế toán, liên 2 giao cho khách hàng.
- Sổ sách sử dụng:
+ Sổ Nhật ký chung (mẫu số S03a - DN). + Sổ cái TK 511 (mẫu số S03b - DN). + Sổ chi tiết bán hàng (mẫu số S35 – DN).
+ Sổ chi tiết phải thu khách hàng (mẫu S31 - DN).
b. Luân chuyển chứng từ
Xử lý, luân chuyển chứng từ dùng trong kế toán doanh thu bán hàng là quá trình chuyển giao, sử dụng hóa đơn GTGT và phiếu thu (nếu có), từ sau khi lập đến khi đƣa vào bảo quản, lƣu trữ (xem phụ lục 2.1).
* Giải thích quá trình luân chuyển chứng từ:
Dựa vào phiếu xuất kho kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên. Liên 1 giữ lại tại bộ phận, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 làm căn cứ để ghi phiếu thu (nếu khách hàng thanh toán ngay). Phiếu thu sẽ gửi cho kế toán trƣởng ký, duyệt. Phiếu thu đã đƣợc ký, duyệt chuyển qua cho thủ quỹ để thu tiền khách hàng và ghi sổ quỹ. Thủ quỹ giao liên 2 phiếu thu cho khách hàng,
37
liên 1 chuyển lại cho kế toán bán hàng, kế toán bán hàng dựa vào đó để ghi sổ tiền mặt. Trƣờng hợp khách hàng nợ, kế toán bán hàng dựa vào liên 3 của hóa đơn GTGT ghi sổ chi tiết phải thu.
* Nhận xét: Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu bán hàng rõ ràng, gọn nhẹ và hợp lý, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời. Tuy nhiên việc phân chia công việc không phù hợp, thủ quỹ không nên kiêm kế toán lao động – tiền lƣơng, kế toán bán hàng không nên kiêm kế toán thanh toán. Nhƣ vậy là vi phạm quy định.
c. Các nghiệp vụ phát sinh
Trong tháng Công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ, dƣới đây là một số nghiệp vụ liên quan đến doanh thu bán hàng.
1. Ngày 03/03 xuất bán 1.070 thùng gạch men, giá bán 110.000 đồng/thùng, 1.000 bao xi măng PC30, giá bán 95.000 đồng/bao, 10.000 viên gạch thẻ, giá bán 940 đồng/viên cho DNTN Tùng Linh, thuế GTGT 10%, khách hàng nợ. Chứng từ ghi vào sổ là hóa đơn GTGT 0043542.
2. Ngày 03/03 xuất bán 3 cửa nhựa cho ông Trần Văn Bình, giá bán 1.100.000 đồng/cửa, thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt. Chứng từ ghi vào sổ là hóa đơn GTGT 0043543, chứng từ kèm theo và phiếu thu 0111/PT.
3. Ngày 04/03 xuất bán 1.800 bao xi măng PC30, giá bán 95.000 đồng/bao, 25 cửa nhựa, giá bán 1.100.000 đồng/cửa cho DNTN XD TM Đại Phan Thành, thuế GTGT 10%, khách hàng nợ. Chứng từ ghi vào sổ là hóa đơn GTGT 0043544 (xem phụ lục 3.1).
4. Ngày 05/03 xuất bán cho ông Phạm Thanh Tùng 12.000 viên gạch thẻ, giá bán 940 đồng/viên, thuế GTGT 10%, đã thu bằng tiền mặt. Chứng từ ghi sổ là hóa đơn GTGT số 0043545, chứng từ kèm theo là phiếu thu 0112/PT. 5. Ngày 30/03 xuất bán 20 thùng bồn nhựa 600 lít cho DNTN Hải Đăng, giá bán 1.700.000 đồng/thùng, thuế GTGT 10%, khách hàng nợ. Chứng từ ghi sổ là hóa đơn GTGT 0043559.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
- Trong hoạt động kinh doanh của Công ty có mở nhiều loại sổ chi tiết nhƣng liên quan kế toán doanh thu bán hàng là sổ chi tiết bán hàng. Số liệu để ghi vào Sổ chi tiết bán hàng là số liệu trên hóa đơn GTGT, dƣới đây là bảng tổng hợp doanh thu bán hàng tháng 03 năm 2014 đƣợc tính toán dựa trên hóa đơn GTGT.
38
Bảng 4.1: Bảng tính toán doanh thu bán hàng tháng 03/2014
Đơn vị tính: nghìn đồng
Ngày Tên hàng Đơn vị tính Số lƣợng bán ra Giá bán 1 đơn vị Thành tiền (chƣa thuế) Thuế GTGT (10%) (1) (2) (3) (4) (5) (6=4x5) (7=6x10%) 03/03 Gạch men Thùng 1.070 110 117.700 11.770 Xi măng PC30 Bao 1.000 95 95.000 9.500 Gạch thẻ Viên 10.000 0,94 9.400 940
03/03 Cửa nhựa Cái 3 1.100 3.300 330
04/03 Xi măng PC30 Bao 1.800 95 171.000 17.100
Cửa nhựa Cái 25 1.100 27.500 2.750
05/03 Gạch thẻ Viên 12.000 0,94 11.280 1.128
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 30/03 Bồn nhựa 600 lít Thùng 20 1.700 34.000 3.400
Tổng 2.154.950 215.495
Nguồn: Phòng kế toán tài chính Công ty Cổ phần Thủy Anh
Sổ chi tiết bán hàng: hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT để ghi số phát sinh vào sổ chi tiết bán hàng theo trình tự thời gian, cuối tháng cộng số phát sinh và đối chiếu với sổ cái để kiểm tra tính khớp đúng. Dƣới đây là 5 sổ chi tiết bán hàng đại diện.
Sổ chi tiết bán hàng – Gạch men (xem phụ lục 4.1). Sổ chi tiết bán hàng – Cửa nhựa (xem phụ lục 4.2). Sổ chi tiết bán hàng – Xi măng PC30 (xem phụ lục 4.3). Sổ chi tiết bán hàng – Gạch thẻ (xem phụ lục 4.4).
Sổ chi tiết bán hàng – Bồn nhựa 600 lít (xem phụ lục 4.5).
- Liên quan đến kế toán doanh thu bán hàng Công ty còn sử dụng sổ chi tiết 131 – Phải thu khách hàng. Tài khoản 131 Công ty sử dụng với mục đích ghi nợ khách hàng, khi khách hàng mua hàng hóa của Công ty mà chƣa thanh toán ngay.
Sổ chi tiết phải thu khách hàng: hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi số phát sinh vào sổ chi tiết 131. Sổ này đƣợc mở chi tiết cho từng khách hàng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và phản ánh tình hình thanh toán nợ của khách hàng khi Công ty bán chịu hàng hóa (xem phụ lục 4.6).
Sau khi ghi sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết 131 kế toán tiến hành ghi sổ tổng hợp bao gồm sổ nhật ký chung và sổ cái 511.
39
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
- Do Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung nên sổ tổng hợp bao gồm sổ nhật ký chung và sổ cái theo hình thức nhật ký chung (mẫu số S03b – DN). Liên quan đến kế toán doanh thu bán hàng là sổ nhật ký chung và sổ cái 511.
+ Sổ nhật ký chung: hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra, ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh (xem phụ lục 5.1). + Sổ cái: hàng ngày, căn cứ vào số liệu của tài khoản 511 phát sinh đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái 511. Trên sổ cái có phần trang sổ và số thứ tự dòng của nhật ký chung dùng để kiểm tra lại khi có sai sót. Sổ cái 511 (xem phụ lục 5.2).
- Cuối tháng tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết bán hàng và sổ cái 511, sau đó đối chiếu tính khớp đúng để tiến hành lập báo cáo tài chính cho Công ty.
f. Nhận xét
- Về thực hiện chế độ kế toán: sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết theo đúng quy định, phản ánh đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Về tổ chức công tác kế toán: phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình nhƣng việc phân chia công việc kế toán không phù hợp, kế toán bán hàng không nên kiêm kế toán thanh toán, kế toán lao động tiền lƣơng không nên kiêm phần công việc của thủ quỹ, nhƣ vậy là vi phạm quy định.
4.1.1.2 Kế toán giá vốn hàng bán
a. Chứng từ và sổ sách
- Chứng từ: các nghiệp vụ liên quan đến giá vốn hàng bán đƣợc Công ty thể hiện thông qua phiếu xuất kho, phiếu xuất kho thể hiện số lƣợng và đơn giá hàng hóa xuất bán. Công ty sử dụng phiếu xuất kho theo mẫu quy định (mẫu số 02-VT).
- Sổ sách:
+ Sổ chi tiết 156 (mẫu số S10 - DN). + Sổ nhật ký chung (mẫu số S03a - DN). + Sổ cái TK 632 (mẫu số S03b-DN).
40
b. Luân chuyển chứng từ
Xử lý, luân chuyển chứng từ dùng trong kế toán giá vốn hàng bán là quá trình chuyển giao, sử dụng phiếu xuất kho từ sau khi lập đến khi đƣa vào bảo quản, lƣu trữ. Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán giá vốn hàng bán (xem phụ lục 2.2).
* Giải thích quá trình luân chuyển chứng từ:
Sau khi tìm hiểu về giá cả của hàng hóa, khách hàng đồng ý mua hàng, bộ phận kinh doanh tiến hành làm hợp đồng, sau đó đƣa cho Giám đốc duyệt, bộ phận kinh doanh dựa vào hợp đồng đã duyệt lập lệnh bán hàng gửi cho kế toán kho, kế toán kho dựa vào lệnh bán hàng lập phiếu xuất kho, sau đó dựa vào phiếu xuất kho để xuất kho, ghi sổ chi tiết, ngay sau khi xuất kho, kế toán kho tiến hành lập biên bản kiểm đếm và giao hàng cho kế toán bán hàng. Lệnh bán hàng giao lại cho bộ phận kinh doanh.
* Nhận xét: Lƣu đồ luân chuyển chứng từ xuất kho hàng bán của Công ty khoa học, rõ ràng nhƣng có phần chƣa hợp lý, khi tiến hành làm hợp đồng với khách hàng Công ty không kiểm tra công nợ của khách hàng, điều này sẽ tạo ra rủi ro không mong muốn cho Công ty nếu khách hàng đã nợ Công ty quá nhiều vƣợt quá số cho phép, Công ty không có thủ kho, không ghi thẻ kho, cuối kỳ không thể đối chiếu số liệu với sổ chi tiết hàng hóa gây khó khăn trong việc kiểm tra.
c. Các nghiệp vụ phát sinh
Trong tháng Công ty có nhiều nghiệp vụ phát sinh, các nghiệp vụ tƣơng ứng với các nghiệp vụ doanh thu.
1. Ngày 03/03 xuất bán 1.070 thùng gạch men, giá xuất kho 95.000 đồng/thùng, 1.000 bao xi măng PC30, giá xuất kho 86.000 đồng/bao, 10.000 viên gạch thẻ, giá xuất kho 820 đồng/viên cho DNTN Tùng Linh. Chứng từ ghi sổ là phiếu xuất kho 047301, chứng từ kèm theo là hóa đơn GTGT 0043542.
2. Ngày 03/03 xuất bán 3 cửa nhựa cho ông Trần Văn Bình,giá xuất kho 850.000 đồng/cửa. Chứng từ ghi sổ là phiếu xuất kho 047302, chứng từ kèm theo hóa đơn GTGT 0043543 và phiếu thu 0111/PT.
3. Ngày 04/03 xuất bán 1.800 bao xi măng PC30, giá xuất kho 86.000 đồng/bao, 25 cửa nhựa, giá xuất kho 850.000 đồng/cửa cho DNTN XD TM Đại Phan Thành theo phiếu xuất kho 047303. Chứng từ ghi sổ là phiếu xuất kho 047303, chứng từ kèm theo là hóa đơn GTGT 0043544 (xem phụ lục 3.2).
41
4. Ngày 05/03 xuất bán cho ông Phạm Thanh Tùng 12.000 viên gạch thẻ, giá xuất kho 820 đồng/viên. Chứng từ ghi sổ là phiếu xuất kho 047304, chứng từ kèm theo là hóa đơn GTGT 0043545 và phiếu thu 0112/PT.
5. Ngày 30/03 xuất bán 20 thùng bồn nhựa 600 lít cho DNTN Hải Đăng theo phiếu xuất kho 047319, giá xuất kho 1.400.000 đồng/thùng. Chứng từ ghi sổ là phiếu xuất kho 047319, chứng từ kèm theo là hóa đơn GTGT 0043559.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
- Liên quan kế toán giá vốn hàng bán Công ty không mở sổ chi tiết 632 mà theo dõi thông qua sổ chi tiết 156. Số liệu để ghi vào sổ chi tiết 156 là số liệu trên phiếu xuất kho, dƣới đây là bảng tính toán giá vốn hàng bán dựa trên phiếu xuất kho.
Bảng 4.2: Bảng tính toán giá vốn hàng bán tháng 03/2014 (giá vốn hàng bán tính theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc).
Đơn vị tính: nghìn đồng
Ngày Tên hàng Đơn vị
tính
Số lƣợng
xuất ra Giá vốn 1 đơn vị Thành tiền
(1) (2) (3) (4) (5) (6=4x5)
03/03 Gạch men Thùng 1.070 95 101.650
Xi măng PC 30 Bao 1.000 86 86.000
Gạch thẻ Viên 10.000 0,82 8.200
03/03 Cửa nhựa Cái 3 850 2.550
04/03 Xi măng PC 30 Bao 1.800 86 154.800
Cửa nhựa Cái 25 850 21.250
05/03 Gạch thẻ Viên 12.000 0,82 9.840
... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
30/03 Bồn nhựa 600 lít Thùng 20 1.400 28.000
Tổng 1.909.850
Nguồn: Phòng kế toán tài chính Công ty Cổ phần Thủy Anh
- Sổ chi tiết 156 dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất và tồn kho về số lƣợng và giá trị của hàng hóa. Dƣới đây là 5 sổ chi tiết 156 đại diện.
Sổ chi tiết 156 – Gạch men (xem phụ lục 4.7). Sổ chi tiết 156 – Cửa nhựa (xem phụ lục 4.8). Sổ chi tiết 156 – Xi măng PC30 (xem phụ lục 4.9). Sổ chi tiết 156 – Gạch thẻ (xem phụ lục 4.10).
Sổ chi tiết 156 – Bồn nhựa 600 lít (xem phụ lục 4.11).
- Sau khi ghi sổ chi tiết 156 kế toán tiến hành ghi sổ tổng hợp bao gồm sổ nhật ký chung và sổ cái 632.
42
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
- Do Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung nên sổ tổng hợp bao gồm sổ nhật ký chung và sổ cái theo hình thức nhật ký chung (mẫu số S03b – DN). Liên quan đến kế toán giá vốn hàng bán là sổ nhật ký chung và sổ cái 632.
+ Sổ nhật ký chung: hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra, ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh (xem phụ lục 5.1).
+ Sổ cái 632: hàng ngày căn cứ vào số liệu phát sinh của tài khoản 632 phát sinh đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái 632. Trên sổ cái có phần trang sổ và số thứ tự dòng của nhật ký chung dùng để kiểm tra lại khi có sai sót. Sổ cái 632 (xem phụ lục 5.3).
- Cuối tháng tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết 156 và sổ cái 632, sau đó đối chiếu tính khớp đúng của 2 sổ để tiến hành lập báo cáo tài chính cho Công ty.
f. Nhận xét
- Về thực hiện chế độ kế toán: sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết theo đúng quy định và phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Về tổ chức công tác kế toán: tổ chức công tác kế toán giá vốn hàng bán phù hợp đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của mình nhƣng phần phân chia công việc kế toán không hợp lý.