3.1– Sai phạm: Công việc của bộ phận giao dịch và bộ phận quản lí quan hệ khách hàng cá nhân không được phân biệt rõ ràng. Cùng nhau đảm nhiệm nhiều công việc. Như vậy, đã vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm.
- Cách khắc phục: Nên tách 2 bộ phận này ra, mỗi bộ phận đảm nhiệm mỗi công việc khác nhau.
khoản mới cho khách hàng không kiêm nhiệm việc ghi chép vào sổ tài khoản chi trả tiền, nhận tiền…Để tránh việc mở tài khoản không có thực. 2.2.Ở quy trình 1, nên chỉ có bộ phận giao dịch liên hệ với khách hàng khi khách hàng mang tiền đến ngân hàng. Bộ phận giao dịch đưa cho khách hàng phiếu gửi tiết kiệm được in theo mẫu của ngân hàng, khách hàng điền vào. Sau đó, bộ phận giao dịch in ra làm 2 liên. Trong đó, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên còn lại bộ phận giao dịch giữ. Tiếp theo, đưa cho khách hàng tờ giấy bảng kê nộp tiền, khách hàng kê tiền vào bảng kê.
2.3– Sai phạm: Quy trình 2 thực hiện trước quy trình 3
- Cách khắc phục: Nên đổi lại, thực hiện quy trình 3 trước quy trình 2. Tức là: Căn cứ vào bảng kê nộp tiền của khách hàng, bộ phận giao dịch tiến hành việc nhận tiền sau khi đã kiểm đếm đủ. Bộ phận giao dịch nhập giao dịch nộp tiền vào hệ thống, chuyển màn hình và chứng từ cho bộ phận quản lí quan hệ khách hàng cá nhân để kiểm tra và phê duyệt. Rồi sau đó, bộ phận giao dịch mới in phiếu hạch toán, ký tên. Chuyển sang in thẻ tiết kiệm. Mang cho bộ phận quản lí quan hệ khách hàng trình Giám Đốc.
2.4 - Bộ phận giao dịch chưa lưu giữ chứng từ.
- Cách khắc phục: Bộ phận giao dịch phải lưu giữ chứng từ cẩn thận, và nộp tiền cho thủ quỹ. Kết thúc giao dịch.
Ngoài ra còn co sác sai phạm sau:
KSNB
1.Lập sổ
tiết kiệm
Giao dịch viên có thể nhầm lẫn khi nhập dữ liệu vào máy tính về lãi suất, loại tiền, số tiền ,kỳ hạn, mã khách hàng, tên khách hàng…
Yêu cầu tuyển nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. 2.Thu nhận tiền gửi tiết kiệm
Thủ quỹ vừa thu tiền vừa viết hóa đơn là vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Thủ quỹ chỉ làm nhiệm vụ nhận tiền, cần một nhân viên khác viết hóa đơn (giao dịch viên).
3.Trả tiền
gửi tiết kiệm
- Giao dịch viên cần kiểm tra chính xác các thông tin trên chứng từ và sổ tiết kiệm, đảm bảo sổ đó chính chủ, tránh trường hợp người khác gian lận.
- Kế toán có thể sai sót trong việc tính toán do sai sót về số học,
- Đối chiếu chữ ký hoặc dấu vân tay của người rút tiền với chữ ký được lưu. Trừ trường hợp chủ sổ tiết kiệm ủy thác cho người khác rút tiền thì phải có giấy tờ ủy thác hợp lệ.
- Tuyển nhân viên kế toán có năng lực, đồng thời kiểm tra kỹ số liệu vừa mới nhập trước
hoặc áp dụng sai phương pháp kế toán. khi lưu. 4.Chuyển kỳ hạn tiền gửi tiết kiệm Nhân viên có thể có sự nhầm lẫn trong việc ghi chép số liệu .
Tuyển giao dịch viên có năng lực, đồng thời kiểm tra kỹ số liệu vừa mới nhập trước khi lưu.
5.-Nhân viên ngân hàng được phân công giao dịch với khách hàng gửi và
rút tiền tiết kiệm, lợi dụng chức năng, nhiêm vụ được giao và sơ hở trong điều hành chủa lãnh đạo để tất toán khống các sổ tiết kiệm chiếm đoạt tiền của khách hàng.
Lãnh đạo của đơn vị đã không làm hết trách nhiệm của mình quản lý lỏng lẻo, để lộ mật khẩu, user giao dịch cho nhân viên ngân hàng lợi dụng phê duyệt khống tất toán các sổ tiết kiệm và kh[s lệnh chuyển tiền hàng ngày.
GP: - NVNH cần quản lý chặt chẽ mật khẩu và user giao dịch,
thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các tài khoản
- Lãnh đạo ngân hàng cần tổ chức chặt chẽ từ cấp trên xuống cấp dưới để các nhân viên hoạt động hiệu quả đồng thời tuyển nhân viên mới nếu nhân viên cũ có hành vi gian lận.
- Khách hàng thường xuyên cập nhật và kiểm tra tài khoản của mình.
chủ mưu và các đồng phạm thực hiện các hồ sơ, lập khống hồ sơ chi tiền môi giới, lập khống nâng khống hóa đơn, hợp đồng kinh tế nhằm hợp thức hóa thủ tục rút tiền công quỹ trái pháp luật và chiếm đoạt chi sài riêng.