Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp cho ban lãnh đạo ngân hàng có công cụ để hạn chế các rủi ro đảm bảo cho việc thực hiện kinh doanh của ngân hàng đ ạt hiệu quả và an toàn. NHTM là lĩnh vực kinh doanh đặc biệt, nếu không t ổ chức tốt hệ thống kiểm soát nội
bộ thì sẽ dẫn đến tổn thất rất lớn cho ngân hàng và cho cả nền kinh tế. Hệ t hống kiểm
soát nội bộ của ngân hàng cũng giống như hệ thống kiểm soát nội bộ của m ọi tổ chức khác, tuy vậy nó vẫn có một số nét riêng biệt.
Môi trường kiểm soát
Về môi trường kiểm soát. Việc thiết lập các nhân tố môi trường kiểm
soát rất
quantrọng đối với lĩnh vực kinh doanh đặc biệt như ngân hàng, các nhân tố thuộc môi
n thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong ngân hàng. M ôi trường kiểm soát
của một Ngân hàng thương mại là toàn bộ cácnhân tố tác động đến việc thiết kế,
hoạt động và sự hữu hiệu của chính sách thủ tục kiểm soát của ngân hàng gồm:
Quan điểm điều hành của Ban Giám đốc, Ban giám đốc là người đề ra các
chính sách, kế hoạch, quy chế nội bộ của ngân hàng như quy chế về thẩm q
uyền trách nhiệm, quy trình nghiệp
vụ, chính sách khách hàng.... Quan điểm của Ban Giám đốc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quyđịnh và cách thức kiể m tra -kiểm soát trong ngân hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm
soát nội bộ. Ví dụ, Lãnh đạo theo đuổi quan điểm chấp nhận rủi ro để đạt được kế hoạch đề ra thì kế hoạch kiểm soát sẽ không được thực hiện tốt, ng ược lại, lãnh đạo theo đuổi quan điểm chống đỡ rủi ro thì họ tin rằng kiểm soát là một vấn đề quan trọng để giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận được chuyên
môn hoá với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết
với nhau nhằm thực hiện các chức năng khác nhau trong quản lý. Xây dựn g cơ
ng bộ
phận với những chức năng và quyền hạn cụ thể sao cho không bị chồng ch éo
hoặc bỏ trống. Một cơ cấu tổ chức hợp lý, đảm bảo tách bạch giữa các
chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo được khả n ăng
kiểm tra kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc sẽ đảm bả o sự
thông suốt cho các thủ tục kiểm soát được phát huy tác dụng.
Chính sách nhân viên liên quan đến yếu tố quan trọng nhất trong ki
nh
doanh ngân hàng đó là con người: ngân hàng có được đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ và đáng tin cậy thì quá trình kiểm soát sẽ có nhiều thuận lợi hơn, ngược lại ngân hàng nào có những nhân viên thiếu cả “trí” và “đức ”
thì quá trình kiểm soát rất khó thực hiện. Chính vì vậy mà Ngân hàng thươ ng
mại cần xây dựng và thực hiện chính sách nhân sự, phát triển nguồn nhân l ực
một cách tốt nhất để đưa hoạt động ngân hàng phát triển bền vững.
Công tác kế hoạch: hơn bất kỳ đơn vị kinh doanh nào, ngân hàng cần xây
dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chương trình hành động cụ thể về
hoạt động kinh doanh, nhân sự, phát triển mạng lưới... để trở thành một ng ân
hàng chuyên nghiệp, hiện đại đặc biệt là trong thời kỳ đổi mới và hội nhập ở
nước ta hiện nay. Việc lập và thực hiện kế hoạch được chấp hành nghiêm t úc
và khoa học thì đây cũng là công cụ hữu hiệu
để ngân hàng thực hiện công tác
kiểm soát của mình. Đối với kiểm soát huy động vốn, Ngân hàng thương m ại
cần lập kế hoạch huy động vốn ngắn hạn và trong dài hạn, kế hoạch cơ cấ u và
phát triển nguồn vốn bền vững.
Hệ thống kế toán
thiếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nế u
các thông tin trung thực, đáng tin cậy, chính xác và kịp thời. Hệ thống kế t oán
của Ngân hàng thương mại bao gồm:
Thứ nhất, hệ thống chứng từ ban đầu, đây là căn cứ pháp lý về nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo an toàn trong quản lý và giám sát tài sản của ngân hàng. Thứ hai, hệ thống sổ kế toán có tác dụng kiểm tra, đối chiếu để giám sát sự chính xác, đầy đủ theo quá trình ghi chép vào các tài khoản liên quan Thứ ba, hệ thống báo cáo tài chính theo tiêu thức thống kê, cung c ấp
thông tin tổng hợp một cách trung thực, đáng tin cậy, chính xác kịp thời, gi úp
cho việc thực hiện kiểm soát một cách có hiệu quả.
Ngày nay, với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật công nghệ, hầu hết các Ngân hàng thương mại xử lý dữ liệu thông qua phần mềm tin học và được nối
mạng với nhau, để đảm bảo số liệu được trung thực và đáng tin cậ y, ngân
hàng cần thực hiện công tác kiểm toán hàng năm đồng thời phân định trách nhiệm rõ ràng của người thực hiện và người kiểm soát trên phần mềm.
Các thủ tục kiểm soát
Về các thủ tục kiểm soát, đó là những cách thức giải pháp cụ thể trong
quan hệ với trình tự xác định, nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý
các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện mục tiêu của ngân hàn g.
Thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng phải đượ c
thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ
ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn.
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng. Khi thực hiện nghiệp vụ huy
động vốn không phải chỉ riêng lẻ các nhân viên giao dịch khách hàng th ực
hiện mà đó là sự phối hợp nhịp nhàng của các bộ phận liên quan cùng tham gia nhằm kiểm soát chéo lẫn nhau, việc phân chia trách nhiệm nhằm giảm
bớt
các sai sót cũng như các hành vi gian lận đồng thời tạo cho nhân viên khôn g
có cơ hội làm sai quy định trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm yêu cầu sự tách biệt giữa nhiệm vụ phê chuẩn
với thực hiện nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụn g
quyền hạn. Để kiểm soát hoạt động huy động vốn cần tách biệt người th ực
hiện giao dịch và người kiểm soát phê duyệt giao dịch.
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn xác định quyền phê chuẩn của từng
người. Tất cả các nghiệp vụ đều được những người có trách nhiệm phê chu ẩn
trước khi thực hiện, việc quyết định cho vay phải giao cho người giữ một v ị
trí tương xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ huy động vố n. Mức
quyết định giao dịch huy động vốn được uỷ quyền theo từng cấp. Nguyên t ắc
này tạo tính chủ động và sáng tạo, tự chịu trách nhiệm của các cấp lãnh đạo ,
phù hợp với năng lực và trình độ của người được uỷ quyền; đảm b ảo
hiệu quả, an toàn chất lượng của hoạt động huy động vốn, tuân thủ đúng qu y trình, quy định. Việc phê chuẩn thường được chia thành hai mức cụ thể sau: Phê
chuẩn chung tức là ban Giám đốc đưa ra các chính sách và những người cấ p
dưới được chỉ đạo thực thi các hoạt động theo chính sách này mà không ph ải
trình để xét duyệt một lần nữa. Phê chuẩn cụ thể liên quan đến một cá nhân xét duyệt cụ thể trong từng nghiệp vụ.