MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆNKIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN
TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN MAY NHÀ BÈ*** ***
I-Nhận xét công tác kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền
Với mô hình kế toán tập trung, bộ máy kế toán quy mô với gần 20 người (kể cả Kế toán trưởng), phòng kế toán tài chính có thể đảm bảo được lượng công việc khổng lồ phát sinh hàng ngày.
Mỗi người phụ trách một công việc cụ thể, việc tính toán và hạch toán vào các bảng kê, sổ, thẻ chi tiết đều được tiến hành chính xác, thận trọng và kịp thời; đảm bảo giảm thiểu sai sót trong hạch toán và đảm bảo yêu cầu kiểm tra, giám sát giữa các thành viên với nhau cũng như của trưởng phòng với nhân viên
Tiền và các khoản tương đương tiền: ta có thể nhận thấy rằng nguyên tắc bất kiêm nhiệm được đảm bảo, các khoản tiền mặt thu về được gửi ngay vào ngân hàng, cósự đối chiếu thường xuyên giữa kế toán tiền gửi và ngân hàng hàng tháng, quý. Các ngiệp vụ phát sinh được ghi sổ đúng kì, ghi chép dựa trên chứng từ. đồng thời, ta cũng nhậnthấy rằng tiền mặt được kiểm kê thường xuyên.
Hệ thống KSNB với khoản mục tiền và tương đương tiền là khá tốt, RRKS có thể kiểm soát được. Trong quá trình kiểm soát tài khoản vốn bằng tiền ta nhận thấy được:
•Các chi phí hợp lý hợp lệ.
•Có sự đầy đủ của hóa đơn chứng từ.
•Có sự hợp lý, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ.
•Quá trình ghi chép, định khoản có đúng với chuẩn mực kế toán hiện hành
Công tác bảo mật thông tin cũng được hết sức chú trọng mỗi nhân viên trong phòng đều có một tài khoản quản lý riêng với mật mã và chịu trách nhiệm trực tiếp với dữ liệu do mình xử lý.
Bên cạnh đó đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm và năng động, nên công tác kế toán của doanh nghiệp nhạy bén và chuyên nghiệp. Các nhân viên kế toán có một không gian làm việc rộng rãi và thoải mái, điều này mang lại tâm lý thoải mái giúp tăng hiệu quả công việc.Không khí trong phòng làm việc khá sôi động và vui vẻ.
Việc tổ chức công tác lưu trữ chứng từ được thực hiện khá khoa học và bài bản, các chứng từ cùng loại được lưu trữ trong cùng một file hồ sơ và do kế toán của từng bộ phận đảm nhiệm. Chính vì thế mà việc kiểm kê, kiểm tra, cũng như phục vụ cho công tác kiểm toán, thanh tra thuế luôn tạo điều kiên để hoàn thành với thời gian nhanh và hiệu quả cao.
Kế toán luôn theo dõi và cập nhật những thay đổi trong chính sách tài chính, trong chế độ kế toán để điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện công tác kế toán tại công ty
II-Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền
Nâng cấp hệ thống mạng nội bộ của công ty để đảm bảo phục vụ tốt công tác kế toán, phục vụ kịp thời các yêu cầu từ phía đối tác hoặc các yêu cầu của cấp trên.
Nâng cấp cơ sở vật chất (máy vi tính, máy photocopy…) và nâng cấp bộ phần mềm Office lên phiên bản 2007 hoặc chuyển sang sử dụng các phần mềm nguồn mở (như OpenOffice.org) để tiết kiệm chi phí và cập nhật công nghệ cũng như tính bảo mật.
Cải thiện các biểu mẫu kế toán thực hiện trên Excel, kết hợp sử dụng các Macro để giảm tải các công việc thủ công của kế toán viên.
Đối với số hàng tồn kho không có sự luân chuyển trong năm có thể phân loại về chất lượng, giá trị sử dụng để thanh lý nhanh chóng đối với số hàng tồn kho kém phẩm chất, mất phẩm chất hoặc không còn sử dụng cho hoạt động sản xuất để tránh bị tồn đọng vốn, trong khi Công ty vẫn phải đi vay vốn.
Hiện công ty áp dụng phương pháp tính giá thành giản đơn, tạo nên khối lượng công việc rất lớn cho kế toán. Trong tương lai có thể áp dụng các phương pháp tính giá thành khác hoặc ứng dụng các phần mềm chuyên nghiệp (như SAP) để giúp giảm khối lượng công việc cho nhân viên kế toán và tính giá thành hiệu quả hơn.
Tăng cường quá trình truyền thông, thông tin và giám sát như sau:
Uỷ quyền tiếp cận tài liệu của công ty
Dữ liệu kế toán và tài liệu của công ty (hồ sơ khách hàng, đăng ký tài sản, hồ sơ nhân viên,…) có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá huỷ.
+ Giải pháp
Các phần mềm cụ thể cũng nên được thiết kế theo cách mà những người sử dụng cụ thể được trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần mềm, hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu. Công ty nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản về điều này và chính sách này nên được Cán bộ Quản lý IT hoặc một người khác có thẩm quyền lưu giữ và thực hiện.
Sổ ghi người sử dụng máy tính và các phần mềm cần được kích hoạt khi có thể. Những người sử dụng thường xuyên không được phép có khả năng xoá hoặc sửa đổi sổ ghi (nghĩa là họ không được có quyền của cán bộ quản lý IT). Định kỳ công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác định những người sử dụng không được phép.
Bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty
+ Rủi ro
Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty và phần mềm độc quyền của công ty có thể bị hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại hay ăn cắp.
+ Giải pháp
Các tệp tin và bản ghi cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng ngày nhưng nhất định không được ít hơn mức hàng tuần.
Trong điều kiện lý tưởng nên có 2 tệp tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tệp tin cất giữ an toàn ở văn phòng và một tệp tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng.
Quy trình lập bản sao dự phòng phải được kiểm tra định kỳ và nên có một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trường hợp tệp tin dữ liệu chính bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng bị hỏng.
Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữ ở máy chủ trung tâm, hoặc hệ thống lưu giữ mạng, và không nên lưu giữ ở các máy tính riêng lẻ. Điều này là rất quan trọng vì các đĩa cứng riêng lẻ dễ bị hỏng hóc, dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu trên các đĩa cứng đó. Máy chủ và hệ thống lưu giữ mạng nên sử dụng RAID hoặc các hệ thống khác để ngay cả khi một đĩa cứng bị hỏng, dữ liệu cũng không bị mất.
Máy chủ tệp tin trung tâm, hệ thống lưu giữ liên quan đến mạng, và các đĩa dự phòng nên được để ở nơi an toàn, có khóa và chỉ một số người hạn chế có thể tiếp cận.
Bảo vệ hệ thống máy tính
+ Rủi ro
Phần cứng, phần mềm và các tệp tin dữ liệu có thể bị hỏng do việc sử dụng trái phép hoặc do tin tặc, do cài đặt phần mềm không đăng ký, hoặc do virus phá hoại.
+ Giải pháp
Công ty nên cài đặt phần mềm diệt virus, chẳng hạn như Norton Anti-Virus, trên tất cả các máy tính và thực hiện quy định là định kỳ chạy và cập nhật phần mềm này. Phần mềm diệt virus nên được thiết kế để quét tất cả các tệp tin công ty nhận qua email hoặc mở ra.
Công ty nên có quy định không được chạy phần mềm nào chưa cài đặt, không có bản quyền hoặc phần mềm tự chạy mà không được sự phê chuẩn bằng văn bản của cán bộ quản lý IT hoặc cấp quản lý phù hợp. Trong khi đó, người sử dụng bình thường mà dùng máy chạy trên môi trường Windows chỉ nên
Nếu công ty có hệ thống mạng máy tính mà kết nối với internet thì công phải bắt buộc phải có bức tường lửa giữa mạng của công ty với internet. Nếu các máy tính đơn lẻ kết nối trực tiếp với internet, thì từng máy tính nên có bức tường lửa cho phần mềm, chẳng hạn như Norton Firewall, cài đặt trong từng máy và cần được thiết kế chính xác.