Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền mặt:
Mô tả quy trình chi tiền mặt:
•Bộ phận có nhu cầu thanh toán sẽ lập Giấy đề nghị và sau đó trình Tổng giám đốc ký duyệt.
•Căn cứ vào Giấy đề nghị đã được sự đồng ý của Tổng giám đốc.
•kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi lập Phiếu Chi và chuyển cho kế toán trưởng hay giám đốc ký duyệt.
•Khi Phiếu Chi đã được ký duyệt sẽ chuyển đến cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền.
•Sau đó kế toán thanh toán lưu Phiếu Chi này.
Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền mặt
Để thuận tiện trong kinh doanh, các khoản chi nhỏ như chi tiền mua văn phòng phẩm, chi tiền tạm ứng đi công tác, chi tiền gửi xe,... được thực hiện bằngtiền mặt.
Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền, kế toán tiền mặt sẽ kiểm tra tính pháp lý của lệnh chi tiền mới tiến hành viết 3 liên phiếu chi.
Sau khi phiếu chi đã được duyệt, liên 1 do kế toán tiền mặt lưu giữ để vào sổ chi tiết tiền mặt Có TK 111 sau đó vào Nhật ký chung vào sổ Cái; liên 2 giao cho người nhận tiền; kế toán công nợ hoặc kế toán các TK đối ứng sẽ giữ liên 3 để ghi vào sổ theo dõi công nợ hay cácTK liên quan.
Bên cạnh đó thủ quỹ sẽ chi tiền và ký xác nhận vào phiếu chi rồi mới vào sổ quỹ.
Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình thu tiền mặt
Sơ đồ Kế toán thu tiền mặt
Mô tả quy trình thu tiền mặt:
• Dựa vào Hóa đơn bán hàng.
• Khi nhận tiền từ khách hàng, kế toán tiền mặt lập Phiếu Thu (2 liên) hợp lệ và kiểm tra
• Sau đó chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ nhận đủ số tiền.
• Công ty tổ chức một hệ thống thu tiền tập trung tại văn phòng, do một nhân viên là thủ quỹ đảm nhận và một nhân viên khác là kế toán tiền mặt phụ trách việc lập các chứng từ (phiếu thu) liên quan đồng thời quản lý các nghiệp vụ thu tiền trực tiếp từ khách hàng.
• Từ phiếu thu thủ quỹ sẽ vào sổ quỹ, kế toán tiền mặt vào sổ kếtoán chi tiết tiền mặt Nợ TK 111 rồi vào sổ Nhật ký chung.
• Chứng từ luôn được đánh số thứ tự trước, đây cũng là một biện pháp hữu hiệu để ngăn ngừa các hành vi gian lận có thể xảy ra.
• Khi bắt đầu phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ căn cứ vàotính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ mà người nộp tiền đem đến (nếu người nộp tiềnlà các nhân viên trong công ty) còn khách hàng mua tại công ty thì kế toán sẽ căn cứvào hoá đơn giá trị gia tăng để lập phiếu thu.
• Phiếu thu được lập 3 liên, mỗi liên đều có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng (hoặc kế toán phó), kế toán tiền mặt và thủquỹ.
• Liên 1 do kế toán tiền mặt cất giữ làm căn cứ ghi sổ kế toán chi tiết quỹ tiềnmặt, nhật ký chung, cuối tháng căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi vào sổ Cái đồng thời đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết.
• Liên 2 giao cho khách hàng hay người phụtrách nộp tiền từ các cửa hàng công ty.
• Còn lại liên 3 kế toán công nợ hay kế toáncác TK đối ứng giữ để mở sổ theo dõi công nợ cho các đối tượng liên quan.
• Đồngthời khi phiếu thu đã được duyệt, thủ quỹ nhận tiền và ký xác nhận vào phiếu thu rồi vào sổ quỹ.
Đồng thời
• Hằng ngày căn cứ vào Phiếu Thu, Phiếu Chi đã lập trong ngày Báo Cáo quỹ tiền mặt, thủ quỹ kiểm tra số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán và báo quỹ.
• Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và xử lý.
• Cuối ngày thủ quỹ chuyển toàn bộ Phiếu Thu, Phiếu Chi kèm theo Báo Cáo quỹ tiên mặt cho kế toán tiền mặt. Kế toán kiểm tra lại và
ký vào báo cáo quỹ, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và tổng giám đốc ký. Căn cứ vào đó hàng quý sẽ lập bảng kê chi tiết.
• Báo cáo quỹ được chuyển lại cho thủ quỹ ký.
Thủ tục kiểm soát đối với tiền tồn quỹ:
Mọi hoạt động thu, chi tiền đều được tập trung về văn phòng công ty, cuối ngày đều tính tổng số tiền thu (chi) từ các hoạt động kinh doanh trong ngày.
Kế toán trưởng quy định lượng tiền mặt tồn quỹ định mức là 150 triệu đồng. Cuối ngày,sau khi tổng hợp số tiền thu được, thủ quỹ có trách nhiệm lấy toàn bộ số tiền dôi racủa 150 triệu đồng định mức tồn quỹ gửi vào ngân hàng, ngân hàng sẽ lập “Giấybáo Có” giao cho thủ quỹ đem về công ty làm căn cứ để vào sổ quỹ đồng thời báocáo với kế toán vốn bằng tiền và kế toán trưởng.
Kế toán tiền mặt và kế toán ngânhàng sẽ căn cứ vào “Giấy báo Có” để phản ánh vào các sổ sách liên quan. Trongthực tế mức tồn quỹ quy định hiếm khi ở mức cố định 150 triệu đồng vào thời điểm cuối ngày mà nó có thể dao động hơn một ít và cũng ít khi thấp hơn 150 triệu đồnglà do hoạt động kinh doanh ở công ty luôn diễn ra liên tục.
Cứ 1 quý một lần, công ty tiến hành kiểm kê quỹ với sự có mặt của kế toán trưởng, thủ quỹ, kế toán tiềnmặt.
Biên bản kiểm kê quỹ được lập với đầy đủ chữ ký của những người tham gia.
Hàng tháng, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành đối chiếu số tiền trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng tại công ty có khớp với số dư của sổ phụ tại ngân hàng.
Nếukiểm tra lại mà chúng vẫn không bằng nhau, kế toán công nợ sẽ mở sổ chi tiết kếtchuyển khoản chêch lệch trên vào tài khoản phải thu, phải trả khác.
Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng:
Sơ đồ 2.3 – Kế toán chi TGNH
Mô tả quá trình chi TGNH
• Căn cứ vào Phiếu Nhập Kho, vật tư, tài sản, Biên Bản nghiệm thu, Biên Bản thanh lý hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký của cấp trên,
• Sau đó kế toán TGNH sẽ lập Ủy Nhiệm Chi gồm 4 liên chuyển lên cho Tổng Giám Đốc hoặc Kế toán trưởng duyệt.
• Sau đó kế toán TGNH sẽ gửi Ủy Nhiệm Chi này cho Ngân hàng để Ngân hàng thanh toán tiền cho người bán, sau đó Ngân hàng sẽ gửi Giấy Báo Nợ về cho công ty.
• Căn cứ vào Giấy Báo Nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổ chi tiết TK 112
Thủ tục kiểm soát chu trình chi tiền gửi ngân hàng
• Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền qua ngân hàng, các chứng từ liên quan cần xemxét, phê duyệt để lập lệnh chi tiền thường là phiếu nhập kho, các hoá đơn GTGT khi mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ điện, nước...
• Sau đó kế toán ngân hàng sẽ lập 4 liên uỷ nhiệm chi gửi đến ngân hàng nhờ thanh toán hộ.
• Hai liên giao cho ngân hàng thanhtoán, trong đó một liên giao cho ngân hàng, còn một liên làm căn cứ viết “Giấy báoNợ” báo về công ty, hai liên còn lại giao cho ngân hàng trung gian, trong đó một liênlưu tại ngân hàng này và một liên giao cho ngân hàng chủ nợ.
• Ngân hàng trung gian làngân hàng thay mặt cho ngân hàng công ty uỷ nhiệm, chi trả cho ngân hàng của chủ nợhoặc liên quan đến chủ nợ, được chủ nợ uỷ quyền thu. Trường hợp ngân hàng trung gian đều là ngân hàng có tài khoản của công ty và bên chủ nợ thì uỷ nhiệm chi chỉ cầnlập 3 liên uỷ nhiệm chi.
• Khi đã thanh toán tiền xong, ngân hàng sẽ chuyển “Giấy báoNợ” về công ty, kế toán ngân hàng dựa vào đó để vào sổ chi tiết ghi Có TK 112, rồighi vào Nhật ký chung, cuối tháng vào sổ Cái, đồng thời kế toán công nợ phản ảnh vàosổ chi tiết công nợ, ghi giảm nợ phải trả cho các đối tượng liên quan.
Thủ tục kiểm soát quá trình thu tiền gửi ngân hàng:
Sơ đồ Kế toán thu TGNH
Mô tả quá trình thu TGNH
•Khi khách hàng thanh toán tiền nợ cho công ty, Ngân hàng sẽ gửi Giấy Báo Có, kế toán sẽ hạch toán ghi vào sổ chi tiết TK 112
•Khi nhận được chứng từ của Ngân hàng, kế toán TGNH phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo.
•Trường hợp có chênh lệch với sổ sách kế toán của công ty, giữa số liệu trên chứng từ gốc với chứng từ của Ngân hàng thì kế toán phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu và giải quyết kịp thời.
Thủ tục kiểm soát quá trình thu TGNH
•Các đơn vị này khi chuyển tiền nộp vào tài khoản của công ty tại ngân hàng sau đó ngân hàng sẽ lập “Giấy báo Có” chuyển đến công ty, kế toán ngân hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi vào sổ chi tiết TGNH ghi Nợ TK112, đồng thời ghi vào sổ Nhật ký chung làm căn cứ cuối tháng ghi vào sổ Cái.
•Đồng thời, kế toán công nợ vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm nợ cho các đối tượng liên quan
Thủ tục kiểm soát số dư
•Định kỳ thì công ty sẽ đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ phụ ngân hàng.
•Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng phải được điều tra tìm hiểu rõ nguyên nhân
•Đối với trường hợp không rõ nguyên nhân phải báo cáo ngay cho kế toán trưởng hoặc giám đốc tài cính để tìm biện pháp xử lý
•Công ty tổ chức cất giữ séc ở nơi an toàn và lưu trữ danh sách các séc đã sử dụng và cập nhật ngay các séc mới vừa sử dụng
Báo cáo tài chính:
• Bảng cân đối kế toán:
- Bảng cân đối kế toán phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản đó của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
- Số liệu trên Bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu của tài sản, nguồn vốn và cơ cấu nguồn vốn hình thành các tài sản đó.
- Dựa vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cũng như các bảng cân đối kế toán các kỳ trước để lập Bảng cân đối kế toán.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp chi tiết theo hoạt động kinh doanh chính và các hoạt động khác.
- Căn cứ vào sổ kế toán các tài khoản (từ loại 5 đến loại 9) và báo cáo của các kỳ trước để lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ:
- Doanh nghiệp được trình bày các luồng tiền từ các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính theo cách thức phù hợp nhất với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
- Việc phân loại và báo cáo luồng tiền theo các hoạt động sẽ cung cấp thông tin cho người sử dụng đánh giá được ảnh hưởng của các hoạt động đó đối với tình hình tài chính và đối với lượng tiền và các khoản tương đương tiền tạo ra trong kỳ của doanh nghiệp. Thông tin này cũng được dùng để đánh giá các mối quan hệ giữa các hoạt động nêu trên.
- Cơ sở lập bảo cáo lưu chuyển tiền tệ là Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, sổ kế toán cái tài khoản liên quan…
Luồng tiền từ hoạt động kinh doanh:
• Các chỉ tiêu về luồng tiền được xác định trên cơ sở lấy tổng lợi nhuận trước thuế và điều chỉnh cho các khoản:
• Các khoản doanh thu, chi phí không phải bằng tiền như khấu hao TSCĐ, dự phòng...
• Lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện;
• Tiền đã nộp thuế thu nhập doanh nghiệp;
• Các thay đổi trong kỳ của hàng tồn kho, các khoản phải thu và các khoản phải trả từ hoạt động kinh doanh (trừ thuế thu nhập và các khoản phải nộp khác sau thuế thu nhập doanh nghiệp);
• Lãi lỗ từ hoạt động đầu tư.
Luồng tiền từ hoạt động đầu tư và tài chính
• Các luồng tiền phát sinh từ các giao dịch bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán theo tỷ giá hối đoái tại thời điểm phát sinh giao dịch đó
• Chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện phát sinh từ thay đổi tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đơn vị tiền tệ kế toán không phải là các luồng tiền
• Các luồng tiền liên quan đến tiền lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận thu được được phân loại là luồng tiền từ hoạt động đầu tư. Các luồng tiền liên quan đến cổ tức và lợi nhuận đã trả được phân loại là luồng tiền từ hoạt động tài chính
• Thuyết minh báo cáo tài chính:
Doanh nghiệp phải trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính một cách tổng hợp về cả việc mua và thanh lý các công ty con hoặc các đơn vị kinh doanh khác trong kỳ những thông tin sau:
Tổng giá trị mua hoặc thanh lý;
Phần giá trị mua hoặc thanh lý được thanh toán bằng tiền và các khoản tương đương tiền;
Số tiền và các khoản tương đương tiền thực có trong công ty con hoặc đơn vị kinh doanh khác được mua hoặc thanh lý;
Phần giá trị tài sản và công nợ không phải là tiền và các khoản tương đương tiền trong công ty con hoặc đơn vị kinh doanh khác được mua hoặc thanh lý trong kỳ. Giá trị tài sản này phải được tổng hợp theo từng loại tài sản.