- Biên mục tài liệu là công việc cơbản và quan trọng của hoạt động xửlý tài liệu. Đây là quá trình có liên quan đến các các công việc: mô tảthưmục, phân loại, làm tóm tắt, định từkhoá.
Tài liệu sau khi biên mục sơ lược ở phân hệ bổ sung sẽ tự được chuyển sang để biên mục chi tiết trong phân hệ biên mục. Những thông tin được xửlý ởphân hệ bổ sung như nhan đề, thông tin vềtrách nhiệm, địa chỉxuất bản, đặc trưng sốlượng..sẽ được hiển thị trên màn hình để tiếp tục biên mục chi tiết.
- Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH biên mục mô tảtài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD và hiện nay đang tiến hành phân loại theo bảng phân loại DDC ứng dụng khổ mẫu MARC vào hoạt động tổchức và quản lý dữliệu. Cung cấp đầy đủcác khối trường từ 0XX đến 9XX. Các trường cơ bản được cán bộ tại Trung tâm TTTV biên mục để xây dựng CSDL.
- Làm tóm tắt: Tại Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH, trong quá trình xửlý thông tin, công đoạn làm tóm tắt chưa được thực hiện triệt để.
Trong tổng sốbiểu ghi hiện có trong CSDL sốbiểu ghi có thông tin tóm tắt chiếm 80%. Những tài liệu tóm tắt chủyếu là sách tham khảo và một sốchuyên đềbáo cáo tốt nghiệp.
- Định từkhóa: Từkhóa là một trong những ngôn ngữtìm kiếm chủyếu và quan trọng của hệthống lưu trữtại Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH. Trong thực thực tiễn tại trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH phương pháp định từkhóa vẫn theo phương pháp tựdo không có kiểm soát. Chủ yếu từ khóa được gán theo 11 lĩnh vực mà nhà trường đan giảng dạy
Từnăm 2007 đến nay, Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH đã ứng dụng phần mềm IlibMe V5 và xây dựng các CSDL như: CSDL sách, CSDL luận án, luận văn, báo, tạp chí .Cho đến nay Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH có tổng sốbiểu ghi hiện nay là 20.548.
Hiện nay Trung tâm TT-TV mới thực hiện biên mục tại nguồn thông qua các mẫu nhập tin của CSDL nhưsách, CSDL luận văn, luận án, báo- tạp chí. Việc biên mục sao chép chưa đưa vào sửdụng.
Các bước trong biên mục gốc tạo lập CSDL
Bước 1: Thiết lập CSDL
Để đảm bảo tính chính xác, dễquản lý và thống kê, phần mềm IlibMe V5 chia thành nhiều CSDL theo các loại hình tài liệu.
Bước 2: Thiết lập nhóm tài liệu Bước 3: Thiết lập biểu mẫu nhập tin
Trên thực tế, thư viện đã tạo lập nhiều Worksheet nhập tin cho các loại tài liệu khác nhau như sách, luận văn, luận án, báo tạp chí... Việc tạo lập các biểu mẫu nhập tin tài liệu trong thư viện phải hoàn toàn tuân thủ theo những qui tắc nghiệp vụcủa công tác thư viện, trong đó có qui tác mô tả ISBD, bảng phân loại, bảng từkhoá (từchuẩn) và được sựhỗtrợcủa khổmẫu biên mục MARC. Tại Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH hoạt động biên mục được tiến hành trong các biểu mẫu nhập tin trên giấy. Các (worksheet) này được thiết lập tuân thủtheo mẫu cơbản của khổmẫu MARC 21 và dựa vào những mẫu cơbản đó mà có thểtạo ra các worksheet với các trường phù hợp với mỗi loại hình tài liệu. Sau khi thiết lập xong các Worksheet (phiếu nhập tin), cán bộthưviện sẽtiến hành nhập dữliệu vào CSDL. Dưới đây là một sốmẫu nhập tin cơbản dành cho CSDL sách, luận văn, luận án.
Hình 2.7 Mẫu nhập tin của CSDL sách Bước 4: Biên mục tài liệu:
Như đã đềcập ởtrên, hiện nay Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH chỉmới tiến hành biên mục gốc việc biên mục sao chép chưa được áp dụng vì vậy sau khi thiết lập các biểu mẫu nhập tin, cán bộthưviện sẽtiến hành biên mục trên các biểu mẫu nhập tin dạng giấy. Căn cứtrên các biểu mẫu này cán bộnhập tin sẽnhập thông tin vào các trường dữliệu trên máy tính.
Ngoài hỗtrợbiên mục các tài liệutruyền thống, phân hệbiên mục của phần mềm IlibMe V5 còn hỗtrợviệcbiên mục các tài liệu số.
Hình 28 Giao diện biên mục tài liệu số
Cũng tương tựnhưcác phần mềm thưviện tích hợp khác, IlibMe V5 đã hỗtrợTrung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH khảnăng hiệu đính, xóa, bổsung biểu ghi trong CSDL
In phích: Chức năng in phích cho phép cán bộthưviện dễdàng lựa chọn và in phích cho một tập hợp bản ghi biên mục. Cán bộthưviện có thểquy định kích thước và một sốthuộc tính in cho sốlượng phích này và tùy thuộc vào các trường được đưa vào trong mẫu phích.
Thao tác xuất phích : Nhấn chuột vào ô vuông đầu mỗi sốMFN của tài liệu→Ta chọn vào chức năng in phích trên màn hình→Ghi đầy đủthông tin trong mục “kiểu in” “kho” chọn dạng hiện thịlà dạng Word cuối cùng chọn “báo cáo”.
Các phích được xuất ra sẽhiển thịdưới dạng Microsoft Word nhưsau:
Hình 2.9 Kết quảin phích cho bản ghi biên mục
Đây là sản phẩm không thểthiếu được trong mỗi cơquan TT-TV. Tại Trung tâm TT- TV trường ĐH LĐ-XH phân hệbiên mục đã hỗtrợthưviện tạo lập ra các thưmục nhưthưmục thông báo sách mới, thưmục chuyên đề, thưmục giới thiệu sách. Đây là những sản phẩm của quá trình xửlý thông tin là công cụtra cứu tin quan trọng hỗtrợ đắc lực cho NDT tìm kiếm được những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ. Nhận xét:
Biên mục là khâu rất quan trọng trong quá trình xửlý tài liệu. Do đó, Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH đã sửdụng hầu hết các chức năng của phân hệBiên mục vào công tác biên mục tài liệu. Quá trình biên mục các ấn phẩm diễn ra nhanh chóng, chính xác và thống nhất hơn.Nhưng chỉdừng lại ởviệc biên mục tại nguồn chưa thực hiện được quá trình biên mục sao chép. Ngoài ra, cán bộthưviện có thểdùng phân hệbiên mục đểin danh mục ấn phẩm, in phích phiếu cho các bản ghi trong CSDL và in thưmục thông báosách mới trong từng tháng.