Tây Nguyên
3.1. Công việc văn phòng 3.1.1. Vệ sinh bàn làm việc 3.1.1. Vệ sinh bàn làm việc
Công việc: Đầu giờ làm việc,
tôi dọn dẹp và lau chùi lại bàn làm việc, sắp xếp lại các loại giấy tờ.
Cách thức thực hiện: tôi cẩn
thận nhấc máy điện thoại và máy phát sóng wifi lên để lau chùi bụi và các khe cho sạch, sau đó đặt lại đúng nơi quy
định. Tôi sắp xếp lại các hóa đơn, chứng từ, phiếu thu, phiếu chi,… phân
chúng theo ngày và đặt gọn gàng trong cặp đựng giấy tờ.
Kết quả đạt được: rèn luyện được tính gọn gàng, ngăn nắp trong doanh nghiệp
bắt đầu từ những việc cơ bản nhất là vệ sinh bàn làm việc
3.1.2 Pha trà
Công việc: pha trà để sẵn trên bàn cho giám đốc tiếp khách.
Cách thức thực hiện: đầu tiên rửa ly và ấm cho sạch, sau đó lau khô và bày ra
bàn giám đốc, cho trà vào ấm và đổ nước sôi. Cẩn thận quan sát khi giám đốc tiếp khách xong thì tôi dọn dẹp, rửa ly ấm và pha lại bình trà mới, sau đó để lại vị trí ban đầu.
Báo cáo thực tập nhận thức Page 19
Kết quả đạt được: rèn luyện được tính cẩn thận, học cách quan sát và chú ý vào
công việc mình làm, dù đó là công việc đơn giản nhất.
3.1.3. Photo các loại giấy tờ và công văn đến
Công việc: khi có công văn từ công
ty gửi xuống, tôi được phân công mang công văn đi photo và sau đó dán trên bảng thông báo.
Cách thức thực hiện: khi công văn
đến bằng đường bưu điện, hoặc từ công ty fax xuống, tôi đem công văn qua phòng Hành chính tổng hợp để
photo. Đầu tiên tôi khởi động máy photo và đợi khoảng 30’, vì máy photo của chi nhanh
bị hư kệ dưới nên tôi chọn chế độ Paper select để chuyển in sang kệ trên, sau đó tôi chọn số lượng photo theo yêu cầu rồi in ra. Tôi dán một tờ công văn photo lên bảng thông báo, bán gốc tôi đóng vào cặp đựng hồ sơ.
Kết quả đạt được: học được cách sử dụng các thiết bị và máy móc văn phòng,
cách photo 1 mặt và 2 mặt giấy.
Photo được khoảng 24 tờ công văn đến và các loại giấy tờ như:Báo cáo tổng hợp nhận xuất tồn kho, thành phẩm bao bì, kế hoạch bán hàng chi tiết ngày,…
3.1.4. Lau chùi vệ sinh máy fax, máy photo, máy in.
Công việc: tôi được phân công lau chùi bụi bẩn ở máy photo, máy fax, máy in và
xung quang khu vực để máy.
Cách thức thực hiện: Tôi ngắt nguồn điện, sau đó dùng máy hút bụi mini để hút
các bụ bẩn xong quanh máy, các khe lọc gió và các nút bấm. Sau khi đã hút bụi xong, tôi dùng khăn mềm làm ướt cần thận lau chùi những ch bụi còn bám trên bề mặt máy.
Kết quả đạt được: học được cách lau chùi máy fax, máy in.
Báo cáo thực tập nhận thức Page 20
Hình 1.6: Phiếu chuyển khoản
Học được tính cẩn thận khi ngắt nguồn điện ra để tránh gây nguy hiểm cho bản thân và thiệt hại cho công ty.
3.2. Công việc chuyên môn 3.2.1. Viết phiếu chuyển khoản 3.2.1. Viết phiếu chuyển khoản
Công việc: cuối m i ngày, thủ quỹ sẽ tính lại tổng số tiền hàng đã bán trong một
ngày, tôi được phân công viết các thông tin của doanh nghiệp vào giấy chuyển khoản.
Cách thức thực hiện: tôi điền
đầy đủ thông tin của doanh nghiệp nộp tiền
Ngày tháng chuyển khoản
Đơn vị mua hàng.
Địa chỉ
Nội dung
Số tiền
Sau đó đưa cho tổ trưởng kiểm tra, kí và đóng dấu. Tôi xé liên hồng rồi mang qua phòng kế toán xác nhận.
Kết quả đạt được: Nhận dạng và tập làm quen với phiếu chuyển khoản của ngân
hàng.
Viết được khoảng 30 phiếu chuyển khoảng cho các đơn vị mua hàng như: Phương Trình, Loan Vy, Hiền Chút,…
3.2.2. Đóng dấu các loại hóa đơn, chứng từ, phiếu thu chi, phiếu nhận hàng,…
Công việc: khi có khách hàng đến mua hàng, kế toán sẽ in hóa đơn thanh toán và
truyền số liệu về công ty hoặc khi hàng về, kế toán sẽ lập phiếu nhận hàng vào kho và kiểm tra. Tôi được phân công đóng dấu và kiểm tra số liệu, số lượng hàng hóa.
Cách thức thực hiện:khi khách hàng cầm hóa đơn từ phòng kế toán, tôi sẽ cẩn
Báo cáo thực tập nhận thức Page 21
Hình 1.7: Đóng dấu hóa đơn
canh sao cho lệch qua trái bằng 1/3 chữ ký, sau đó đóng dấu tên giám đốc hơi chếch về bên phải và ở dưới chữ ký.
Kết quả đạt được:
Đóng dấu hóa đơn mua hàng: trung bình khoảng 6 hóa đơn/ngày từ các doanh nghiệp như Tân Trúc, Hằng Nga, Hiền Thanh, Hiền Chút,…
Biết cách đóng dấu mộc của công ty: đóng qua trái lệch 1/3 chữ ký.
3.2.3 Bóc tách liên các hóa đơn
Công việc: khi khách hàng tới mua hàng, kế toán sẽ in hóa đơn, tôi được phân
công bóc tách liên các hóa đơn.
Cách thức thực hiện: khách hàng tới mua hàng, kế toán sẽ đánh hóa đơn và in ra,
hóa đơn gồm có 5 liên:
Liên 1: Lưu
Liên 2: Giao cho người mua
Liên 3: Nội bộ
Liên 4: Thủ quỹ
Liên 5: Thủ kho
Tôi sẽ lần lượt đóng dấu mộc và bóc tách từng hóa đơn, sau đó đưa liên 2 cho khách hàng. Tôi sắp xếp từng loại liên với nhau theo quy đinh sau khi đã bóc tách rồi giao theo từng bộ phận.
Kết quả đạt được: bắt đầu làm quen và nhận dạng được hóa đơn bán hàng, chú ý
quan sát và cẩn thận khi bóc tách từng liên và hiểu được vị trí của nó. Tách được khoảng 40 hóa đơn bán hàng.
Báo cáo thực tập nhận thức Page 22
Hình 1.8: Đóng tập
3.2.4. Ghi nội dung công văn đến
Công việc: công ty gửi fax hoặc gửi công văn bằng đường bưu điện, sau khi chi
nhánh nhận được công văn, tôi được phân công ghi lại nội dung của công văn vào Sổ công văn đến.
Cách thức thực hiện: tôi viết số công văn vào Sổ đăng ký công văn đến. Sổ gồm:
Ngày tháng đến.
Số đến.
Nơi gửi công văn.
Số ký hiệu công văn.
Ngày tháng công văn.
Nơi người nhận.
Tên loại và trích yếu nội dung công văn.
Ký nhận.
Ghi chú.
Sau khi tôi viết công văn vào sổ, sau đó đóng vào tập theo số thứ tự đã ghi như ban đầu để sau này dễ tìm kiếm.
Kết quả đạt được: làm quen với sổ công văn tại doanh nghiệp.
Ghi được khoảng 24 tờ công văn đến bao gồm các thông báo đến từ: Công ty CP TM Sabeco Tây Nguyên, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Vệ sinh,….
3.2.5. Đóng giấy tờ, báo cáo, thông báo lệnh thành tập.
Công việc: sau khi kế toán in báo
cáo, các thông báo lệnh, tôi được phân công đóng các giấy tờ vào thành một cuốn.
Cách thức thực hiện: khi kế toán
in các giấy tờ như báo cáo, các thông báo lệnh, giấy đề nghị sản
Báo cáo thực tập nhận thức Page 23 ch cái bấm l , canh khổ A4 và đục, sau khi bấm xong hết, tôi phân loại và ghim lại theo từng cuốn.
Kết quả đạt được:
Đóng được 3 cuốn tập. Làm quen với dụng cụ văn phòng như: bấm l , kẹp, ghim,…
Biết cách căn chỉnh giấy A4 cho phù hợp để bấm l và đóng thành tập.