II. CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO
2. Công việc kế toán
2.1. Nhập số liệu, dữ liệu Bảng cân đối tài khoản, Bảng Cân Đối Kế Toán
Dựa vào tài liệu Bảng cân đối tài khoản năm đã được in ra giấy. Tôi được chị Tuyền giao nhập liệu lại Bảng cân đối tài khoản bằng file Excel nhằm mục đích lưu trữ an toàn hơn. Ứng dụng môn tin học đại cương đã học, tôi có khả năng hoàn thành nó tốt hơn, thuận lợi hơn.
Bên cạnh đó, tôi còn sử dụng chương trình Excel để nhập liệu Bảng Cân Đối Kế Toán Năm 2012.
Cách thực hiện:
Trước khi nhập liệu, bạn click vào một ô bất kì, bấm Ctrl+A (chọn tất cả). Kế tiếp, chọn kiểu chữ và kích cỡ sao cho phù hợp. Tạo bảng (cột & hàng) theo yêu cầu và tạo độ rộng của bảng sao cho tương xứng.
Sau khi nhập liệu xong, tôi sẽ kiểm tra lại lỗi chính tả, số liệu có trùng khớp hay chưa, chỉnh lại kích cỡ các hàng, các cột sao cho tương xứng,……đảm bảo được nội dung đầy đủ.
Nhận xét:
Trước khi đi thực tập, tôi có tham gia khóa học Tin học văn phòng ở trung tâm nên kỹ năng excel của tôi cũng khá tốt. Tuy nhiên, đây là file dữ liệu quan trọng, nên tôi có chút lúng túng, chậm chạp trong việc nhập liệu vì sợ sẽ nhập sai và kiểm tra lại không kỹ lưỡng.
Dưới sự chỉ bảo tận tình của các anh chị, tôi hoàn thành công việc tốt hơn. Tốc độ đánh máy, nhập liệu tốt hơn, nhanh hơn, chính xác và hiệu quả hơn.
Kinh nghiệm đạt được
Đây là những văn bản quan trọng của công ty. Cần phải cẩn thận khi đánh máy và kiểm tra kỹ lưởng, tránh sai sót đáng tiếc xảy ra.
Nên nhập các số liệu theo từng hàng sẽ dễ dàng hơn, không bị rối mắt và tránh sự nhầm lẫn (vì nhiều cột trong cùng một hàng có sự liên kết với nhau). Khi đánh được một loại tài khoản (chẳng hạn tài khoản loại 1) thì nên kiểm tra lại rồi tiếp tục
Trang 19 sang loại tài khoản kế tiếp cho đến hết. Sau khi nhập xong hết bảng, nên kiểm tra lại một lần nữa cho đảm bảo độ chính xác.
Lưu ý:
Khi nhập liệu những văn bản này, nên tập trung hết sức, tránh làm việc cá nhân, hay vừa nhập liệu và làm việc khác. Vì sẽ làm bạn dễ phân tâm, dẫn đấn nhập sai, kiểm tra lại không kỹ lưỡng.
Hình 2.5- Bảng Cân Đối Tài Khoản Năm
Hình 1.2: Phần mềm TTSOFT Kế toán 1.A
Trang 20
2.2. Kiểm tra dữ liệu trên ủy nhiệm chi và thư yêu cầu thanh toán của khách hàng
Để tránh sai sót, nhầm lẫn trong việc chuyển tiền thanh toán cho khách hàng. Công việc của tôi là kiểm tra dữ liệu trên phiếu ủy nhiệm chi sao cho trùng khớp với thư yêu cầu thanh toán của khách hàng, nhằm đảm bảo thông tin, dữ liệu nhất quán với nhau.
Cách thực hiện:
Dựa vào các thông tin trên phiếu ủy nhiệm chi ở mục Đề nghị ghi nợ, ghi có tài khoản, số tiền, nội dung có những thông tin về: số tài khoản, tên tài khoản, tài khoản
Hình 2.6- Bảng Cân Đối Kế Toán
Hình 1.2: Phần mềm TTSOFT Kế toán 1.A
Trang 21 được lập ở chi nhánh ngân hàng nào, số tiền được ghi đầy đủ bằng số và bằng chữ, nội dung. Cũng như căn cứ vào thư yêu cầu thanh toán của khách hàng. Tôi kiểm tra đầy đủ, chính xác các thông tin, dữ liệu trên phiếu ủy nhiệm chi sao cho trùng khớp với thư yêu cầu thanh toán của khách hàng. Nhằm mục đích đảm bảo tiền gửi ngân hàng đã được chuyển đến đúng đối tượng.
Nhận xét:
Khi kiểm tra dữ liệu, phải thật cẩn thận, tỉ mỉ kiểm tra từng con số trong số tài khoản, tên ngân hàng, chi nhánh, số tiền, nội dung. Nhằm bảo đảm sự trùng khớp, chính xác đến từng con số, chữ viết trong việc giao dịch giữa hai bên, tránh xảy ra sai sót, nhầm lẫn đáng tiếc.
Bên cạnh đó, công việc này rèn luyện thêm cho tôi tính cẩn thận, tỉ mỉ, làm việc một cách chính xác trong từng con số, chữ viết. Đây là đặc điểm mà một kế toán viên cần phải có khi hành nghề.
Hình 2.7- Phiếu Ủy Nhiệm Chi
Hình 1.2: Phần mềm TTSOFT Kế toán 1.A
Trang 22
