II. CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO
1.6.Trực điện thoại công ty
1. Công việc văn phòng
1.6.Trực điện thoại công ty
Các cuộc gọi đến, gọi đi trong công ty là phổ biến, thường xuyên và quan trọng. Góp phần không nhỏ trong sự thành công của công ty.
Trong thời gian thực tập, tôi được chị Tuyền giao trực điện thoại khi có khách hàng gọi đến. Do vậy, cần phải nhanh nhẹn, khéo léo trong việc giao tiếp qua điện thoại.
Cách nhận điện thoại:
Khi có khách hàng gọi điện thoại đến công ty, nếu chị Tuyền bận việc thì tôi sẽ bắt máy. Khi vừa nhấc máy lên, tôi sẽ xưng tên đơn vị của mình: “Xin chào, MMSoft xin nghe!”.
Sau khi nghe người gọi đến cần gặp nhân viên nào đó trong công ty, tôi sẽ chuyển máy cho nhân viên đó và thông báo về người gọi đến. Nếu nhân viên đó
Hình 2.3- Bảng Danh Sách Nhân Viên
Hình 1.2: Phần mềm TTSOFT Kế toán 1.A
Trang 16 vắng mặt thì tôi sẽ ghi lại lời nhắn và thông tin về người gọi đến. Sau đó chuyển thông tin tôi vừa nhận được cho chị Tuyền để liên hệ với nhân viên đó.
Nhận xét:
Việc giao tiếp qua điện thoại giúp tội cải thiện thêm kỹ năng giao tiếp, khả năng ứng biến nhanh nhẹn trong công việc để không lãng phí thời gian của người gọi đến. Lần đầu tiên nghe điện thoại, tôi cảm thấy hơi run, còn lúng túng, rụt rè trong cách giao tiếp vì không nghe rõ lời và sẽ nói sai. Nhưng dần về sau, tôi cảm thấy tự tin hơn và có thể giao tiếp thoải mái hơn.
Bên cạnh đó, công việc này đã giúp tôi trau dồi thêm khả năng giao tiếp, giúp tôi dạn dĩ hơn và phản ứng nhanh nhạy hơn.