V. Quy trình hạch toán trên một số phần hành kế toán chủ yếu tại Liên
3. Kế toán nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một yêú tố chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Tại Liên hiệp chi phí nguyên vật liệu được hạch toán theo từng đối tượng sử dụng, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa phòng kế toán và kho vật liêu, với nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác số lượng, giá trị vật liệu để làm cơ sở ghi sổ kế toán, giám sát sự biến động tăng, giảm của vật liệu. Để tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, Liên hiệp sử dụng phương pháp thẻ song song nhằm tận dụng được ưu điểm đó là ghi chép đơn giản, để đối chiếu kiểm tra, phát hiện nhanh sai sót trong việc ghi sổ, quản lý chặt chẽ tình hình biến động nguyên vật liệu.
Bảng Phân bổ KHTSCĐ Chứng từ tăng, giảm TSCĐ Thẻ TSCĐ Bảng kê chứng từ gốc Chứng từ tăng, giảm TSCĐ Sổ chi tiết TK 211, 214 Sổ cái TK 211, 214 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Để theo dõi, phản ánh một cách trung thực tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị, Liên hiệp đã sử dụng các loại chứng từ sau để hạch toán:
- Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho.
- Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. - Hoá đơn bán hàng.
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. - Bảng định mức sử dụng vật tư. - Bảng báo giá NVL...
Thủ tục nhập kho:
Căn cứ vào kế hoạch thu mua vật liệu do phòng vật tư lập, kế toán nguyên vật liệu cùng với cán bộ vật tư tại các xưởng tiến hành mua nguyên vật liệu sau khi có sự ký duyệt của Ban Giám đốc.
Khi nguyên vật liệu về đến kho của Liên hiệp, người đi mua nguyên vật liệu sẽ mang hoá đơn mua hàng lên phòng kế toán. Thủ kho và kế toán nguyên vật liệu kiểm tra số lượng, quy cách, phẩm chất nguyên vật liệu so với hoá đơn, nếu thấy khớp sẽ tiến hành nhập kho và viết phiếu nhập kho. Khi nhập kho thủ kho phải kí vào phiếu nhập kho. Trong trường hợp vật tư mua về có số lượng lớn và có tính kỹ thuật cao thì phải được kiểm tra thông qua ban kiểm nghiệm vật tư. Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, kế toán nguyên vật liệu lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, trong đó:
+ Một liên giao cho thủ kho để lập thẻ kho.
+ Một liên lưu lại phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán + Một liên giao cho cán bộ vật tư.
Sơ đồ 10: Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho
Thủ tục xuất kho :
Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất được giao, căn cứ vào định mức tiêu hao vật liệu, kế toán vật tư tiến hành lập phiếu xuất kho. Sau khi người phụ trách kí vào phiếu xuất kho và giao cho người lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh. Thủ kho thực hiện xuất kho và ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho, còn cột đơn giá và cột thành tiền do kế toán vật tư viết. Sau khi kiểm tra số lượng thực lĩnh người nhận và thủ kho ký. Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch Giám đốc Nhà cung cấp Lập kế hoạch về chi phí NVL Viết lệnh nhập NVL Duyệt
Viết hoá đơn bán hàng
Ban kiểm nghiệm
Phòng
vật tư Thủ kho Kế toán NVL
Lập biên bản kiểm nghiệp
Ký hiệu
nhập kho Nhập kho Ghi sổ
Sơ đồ 11 : Quy trình luân chuyển của phiếu xuất kho