3.4.1 Bộ máy kế toán
Nguồn: phòng kế toán Công ty TNHH Tuấn Hồng
Hình 3.2: sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trưởng: Nguyễn Minh Dũng. Đảm nhiệm chức năng lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính và tính lương cho nhân viên Công ty.
Kế toán trưởng
Kế toán hàng tồn kho, kế toán tiền, kế toán nợ phải trả.
Kế toán nợ phải thu, kế toán bán hàng.
27
Kế toán hàng tồn kho, kế toán tiền, kế toán nợ phải trả, thủ quỹ: Nguyễn Thị Thơm. Đảm nhiệm nhiệm vụ quản lý số lượng nhập, xuất hàng tồn kho; lập báo cáo bán hàng cho giám đốc đồng thời kiêm chức năng thủ quỹ của Công ty.
Kế toán nợ phải thu, kế toán bán hàng: Huỳnh Thị Mai Thảo. đảm nhiệm nhiệm vụ ghi chép và theo dõi công nợ của Công ty, lập báo cáo nợ phải thu cho giám đốc khi được yêu cầu. Bên cạnh đó còn đảm nhiệm nhiệm vụ kiểm xuất hàng bán.
3.4.2 Chế độ kế toán & hình thức sổ kế toán tại Công ty
Hệ thống tài khoản kế toán mà Công ty đang sử dụng theo hướng dẫn của Quyết định 15/2006/QĐ-BTC – ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, có sửa đổi theo thông tư 244/2009/TT-BTC – hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán.
Niên độ kế toán một năm bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ áp dụng: VNĐ
Hình thức kế toán tại Công ty là hình thức sổ Nhật ký chung.
3.4.3 Phƣơng pháp kế toán
Phần mềm kế toán sử dụng tại Công ty là AC Soft:
Đối tƣợng áp dụng: ACsoft phiên bản Thương mại dịch vụ được áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, có yêu cầu quản lý doanh thu, lãi lỗ cho từng nhóm hàng, mặt hàng, chi tiết từng loại hình kinh doanh dịch vụ.
Tuân thủ theo chế độ kế toán:
QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Thông tư số 60/2007/TT-BTC ngày 14/06/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp.
Tích hợp phần mềm hỗ trợ kê khai thuế phiên bản 2.5.1 của Tổng Cục thuế.
Tính năng của ACSOFT phiên bản TMDV:
28
Quản lý chi tiết vật tư hàng hoá theo: mã hàng, nhóm hàng, nguồn gốc, kho hàng, nhà cung cấp, người mua, vv…
Hạch toán kế toán Xuất khẩu - Nhập khẩu
Quản lý công nợ phải thu, công nợ phải trả chi tiết từng khách hàng theo từng hoá đơn
Xác định hiệu quả kinh doanh đến từng nhóm hàng, mặt hàng, nhân viên, thị trường
ACsoft TMDV tự động sao lưu dữ liệu dự phòng, phân quyền chi tiết cho từng kế toán.
Một số báo cáo tiêu biểu:
Báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi
Bảng cân đối tài khoản, Báo cáo KQKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính
Sổ cái các tài khoản, Sổ nhật ký chung Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá Biên bản đối chiếu công nợ
Sổ đối chiếu công nợ phải thu Sổ đối chiếu công nợ phải trả Nhật ký mua hàng
Tổng hợp nhập hàng theo khách hàng Tổng hợp nhập hàng theo mặt hàng Nhật ký bán hàng...
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc (bao gồm giá mua và chi phí mua nếu có).
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng.
29
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG & SẢN XUẤT KINH DOANH
Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TMDV Tuấn Hồng từ năm 2011 đến năm 2013 ta thấy tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty không có nhiều biến động. Chỉ tiêu tổng doanh thu có sự biến động nhẹ. Cụ thể như sau: tổng doanh thu năm 2012 đạt 32.663.804.899 đồng giảm 224.832.497 đồng tương đương giảm với tỷ lệ 0,68% so với năm 2011, nhưng đến năm 2013 tổng doanh thu đạt 33.125.198.581 đồng tăng 551.393.682 đồng (1,69%) so với năm 2012. Nói chung tổng doanh thu của công ty qua 3 năm có sự tăng giảm không đáng kể nhưng ta cũng thấy được việc kinh doanh của Công ty đang gặp khó khăn. Tuy năm 2013 tổng doanh thu đã có sự tăng nhẹ nhưng vẫn là mức tăng thấp, chỉ hơn mức của năm 2011 khoảng 237 triệu đồng. Thực tế là do sự cạnh tranh của nhà phân phối của Castrol BP tại Thốt Nốt, thành phố Cần Thơ, bên cạnh đó chính là Công ty chưa chú trọng vào chính sách dành cho khách hàng nên mất một số khách hàng cũ và chưa mở rộng được nhiều hệ thống khách hàng mới.
Cũng giống như doanh thu, tổng chi phí qua 3 năm có sự biến động nhẹ
năm 2012 là 32.601.415.927 đồng giảm 211.443.722 đồng tương đương giảm 0,64%. Đến năm 2013 chi phí là 33.148.442.132 đồng đã tăng 547.026.205 đồng so với năm 2012 tương ứng với tăng tỷ lệ là 1,68%. Nhìn chung chi phí của Công ty không thay đổi nhiều qua 3 năm, giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí nên chính việc giảm giá vốn hàng bán nên tổng chi phí năm 2012 giảm. Nhưng đến năm 2013 chi phí lại tăng nhẹ do việc tăng lương cho nhân viên và chi phí thuê kho tăng.
Do sự biến động nhẹ của doanh thu và chi phí dẫn đến sự biến động của lợi nhuận trước thuế cũng ít biến động. Lợi nhuận trước thuế năm 2012 là 62.388.972 đồng giảm 13.388.775 đồng so với năm 2011 tương ứng với tỷ lệ giảm 17,67%. Năm 2013 do doanh thu tăng nhiều việc tăng chi phí nên lợi nhuận trước thuế đã tăng thêm được 4.367.477 đồng (7,0%) so với năm 2012. Lợi nhuận tăng không nhiều qua 3 năm nhưng đây là tín hiệu tốt của việc hoạt động kinh doanh của Công ty. Điều đó thể hiện Công ty đã có được chính sách phù hợp để bắt nhịp với sự cạnh tranh của các đối thủ. Doanh thu và chi phí đang có hướng tăng, đây cũng là mặt hạn chế của Công ty, Công ty cần có chính sách phù hợp trong quản lý doanh nghiệp để giảm được chi phí bên cạnh đó nâng cao lợi nhuận. Mặt khác, hoạt động kinh doanh của Công ty cần được cải thiện hơn nữa để ngày càng mở rộng và phát triển hơn.
30
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TMDV Tuấn Hồng qua 3 năm (2011 – 2013)
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 32.888.637.396 32.663.804.899 33.125.198.581 (224.832.497) (0,68) 551.393.682 1,69 Tổng chi phí 32.812.859.649 32.601.415.927 33.148.442.132 (211.443.722) (0,64) 547.026.205 1,68 LN trƣớc thuế 75.777.747 62.388.972 71.011.029 (13.388.775) (17,67) 4.367.477 7,00
31
Nguồn: phòng kế toán Công ty TNHH Tuấn Hồng
Hình 3.3: Sơ đồ hình cột thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh năm 2011- 2013.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN 3.6.1 Thuận lợi
Công ty có thời gian hoạt động lâu năm nên có vị thế nhất định trên thị trường và có số lượng khách hàng ổn định.
Mặt hàng công ty kinh doanh là dầu nhớt, vỏ, ruột xe của cá hãng nổi tiếng được khách hàng tin dùng như: như Castrol BP, Casumina; là những mặt hàng thiết yếu nên đây cũng là một lợi thế cho công ty.
Bên cạnh đó, địa điểm của công ty ở gần trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc đi lại của khách hàng và giúp vận chuyển hàng hóa dễ dàng.
Công ty có đội ngũ nhân viên nhiệt tình và có chuyên môn góp phần tạo nên thành công của công ty và ngày càng mở rộng thị trường ra các tỉnh Đồng bằng sông Cửu Long.
Nguồn vốn lớn đáp ứng được nhu cầu về lượng hàng mua vào, hoạt động kinh doanh tốt góp phần đảm bảo duy trì tốt hoạt động kinh doanh từ nguồn vốn tín dụng cho phép ở những ngân hàng lớn.
3.6.2 Khó khăn
Những năm gần đây do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế toán cầu, các công ty thu hẹp phạm vi sản xuất hay ngừng sản xuất ảnh hưởng đến nhu cầu mua hàng của khách hàng công ty.
32
Giá xăng dầu thời gian gần đây luôn biến động bất thường dẫn đến sự mất cân bằng trong cán cân cung cầu.
Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp trong cùng ngành nghề.
3.6.3 Định hƣớng phát triển
Mục tiêu của Công ty là không ngừng phát triển hoạt động kinh doanh nhằm tối đa hóa lợi nhuận, cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao thu nhập cho nhân viên, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước và đặc biệt phát triển công ty ngày càng lớn mạnh, bền vững.
- Áp dụng chính sách phù hợp để cung cấp cho khách hàng hàng hóa
chất lượng với giá tốt nhất.
- Mở rộng thị trường ra toàn Đồng bằng sông Cửu Long.
33
Chƣơng 4
PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH TMDV TUẤN HỒNG
4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH TMDV TUẤN HỒNG TNHH TMDV TUẤN HỒNG
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và các thủ tục thực hiện chính sách được thiết lập bởi cấp lãnh đạo và được toàn thể tuân thủ nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được ba mục tiêu:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định hiện có được tuân thủ.
- Các hoạt động kiểm soát là hữu hiệu và hiệu quả.
Thành phần của kiểm soát nội bộ, bao gồm:
- Môi trường kiểm soát.
- Đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát.
- Thông tin và truyền thông.
- Giám sát.
4.1.1 Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Tại công ty TNHH TMDV Tuấn Hồng, tôi sử dụng Bảng câu hỏi được thiết kế sẵn để phỏng vấn cán bộ quản lý và nhân viên công ty. Dưới đây là bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ:
Bảng 4.1: Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ
Chỉ tiêu Câu hỏi Trả lời Ghi
chú Có Không
Môi trường kiểm soát
1. Có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong Công ty hay không?
2. Kế toán trưởng có hỗ trợ nhân viên kế toán trong công tác hay không?
34
Chỉ tiêu Câu hỏi Trả lời Ghi
chú Có Không
3. Nhân viên kế toán Công ty có được đào tạo và chuyên môn đúng với công việc hay không?
4. Có các chính sách nhân sự và thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho Công ty hay không?
Đánh giá rủi ro 5. Ban giám đốc có thường
xuyên cập nhật báo cáo phân tích về hoạt động bán hàng của Công ty thường xuyên hay không?
6. Phần mềm kế toán có được cập nhật phiên bản mới thường xuyên không?
7. Ban giám đốc có thường xuyên cập nhật thông tin và nhu cầu của khách hàng không?
8. Các quy định về kế toán có được cập nhật liên tục hay không?
Hoạt động kiểm soát 9. Công ty có biện pháp bảo vệ tài sản hay không?
10. Ban giám đốc có thường xuyên kiểm kê hàng hóa của Công ty hay không?
11. Nghiệp vụ bán hàng có được người có thẩm quyền phê duyệt hay không?
12. Các hoạt động xử lý của phần mềm kế toán có được kiểm soát hay không?
35
Chỉ tiêu Câu hỏi Trả lời Ghi
chú Có Không
13. Để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương trình xử lý, việc truy cập hệ thống có được kiểm soát hay không?
14. Công ty có kiểm soát về việc lưu trữ chứng từ, sổ sách hay không?
15. Công ty có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn, phá hoại xảy ra hay không?
Thông tin và truyền thông
16. Các thông tin từ nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận là có thực, chính xác, hợp lệ và đầy đủ hay không?
17. Kết quả dữ liệu có được xử lý chính xác hay không?
18. Nhân viên của Công ty có hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị hay không?
Giám sát 19. Ban giám đốc có thường
xuyên kiểm tra thủ tục kiểm soát được áp dụng có hiệu quả và cần sửa đổi gì hay không?
20. Ban giám đốc có tiếp cận ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp hay kiểm tra những biến động bất thường hay không?
36 Kết quả đánh giá:
Trả lời Tổng số Tỷ lệ %
Có 20/20 100%
Không 0/20 0%
Nhận xét: Qua kết quả từ Bảng câu hỏi, tôi nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty khá hoàn thiện, do quy mô của Công ty là vừa và nhỏ, số lượng nhân viên còn hạn chế nên sự phân quyền trong phòng kế toán chưa được thực hiện. Hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đạt 100%. Do đó, khả năng ngăn chặn các sai phạm xảy ra tương đối cao tuy nhiên không hoàn toàn ngăn chặn được tất cả các sai phạm.
4.1.2 Các hoạt động kiểm soát của Công ty
Mô hình của công tác kiểm soát nội bộ có đặc tính và mô hình như sau:
- Mình tự kiểm soát mình.
- Mình bị kiểm soát bởi người/bộ phận khác.
- Mỗi bộ phận tự kiểm soát mình.
- Bộ phận mình sẽ kiểm soát những bộ phân khác/cá nhân khác.
Thực trạng trong Công ty công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện dựa trên mô hình và đặc tính như trên cụ thể là:
- Kiểm soát con người: Bộ máy kế toán có sự phân chia rạch ròi giữa kế
toán trưởng, kế toán bán hàng và kế toán hàng tồn kho. Bên cạnh đó, còn có sự phân chia trách nhiệm giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ (bán hàng) và chức năng kế toán (xét duyệt bán hàng, thủ quỹ).
Mục tiêu của hoạt động kiểm soát: nhằm tránh các rủi ro hàng hóa bị biển thủ, xuất kho giao hàng khi chưa được xét duyệt, tham ô, gian lận lapping…
- Kiểm soát thiết bị: Mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy vi
tính để bàn có nối mạng nội bộ và mạng Internet. Các máy vi tính cá nhân đều được cài đặt chương trình diệt virus tự động nhằm kiểm tra các USB trước khi sử dụng.
Mục tiêu của hoạt động kiểm soát: mỗi nhân viên được trang bị một máy tính giúp công việc của mỗi nhân viên được thực hiện thuận tiện và hiệu quả. Nhân viên có thể truy cập Internet để cập nhật thông tin khách hàng hay thông tư, nghị định kế toán mới ban hành. Chương trình diệt virus nhằm kiểm soát các mối đe dọa ảnh hưởng đến sự bảo mật thông tin và phá hủy thông tin.
37
- Kiểm soát truy cập hệ thống: chỉ có nhân viên phòng kế toán mới có mật
khẩu truy cập sử dụng phần mềm.
Mục tiêu của hoạt động kiểm soát: Nhằm bảo mật thông tin, tránh sự phá hủy, chỉnh sửa thông tin kế toán mà không có sự cho phép của người có thẩm quyền từ những thành phần bên ngoài phòng kế toán.
- Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: Công ty chỉ lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng của máy vi tính đang sử dụng và đang có kế hoạch mua thêm một ổ cứng để lưu trữ dữ liệu kế toán theo định kỳ. Chứng từ của Công ty được bảo quản an toàn,