PHÓ GIÁM ĐỐC Bộ phận KT- VT- TB Bộ phận tài chắnh- kế toán Bộ phận kế hoạch
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
Ớ Kế toán trưởng:
-Là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán của công ty, tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chắnh của công ty.
- Kiêm kế toán tổng hợp, chịu trách nhiệm tổng hợp chứng từ, so sánh khớp với số liệu ghi trên sổ để lập sổ kế toán tổng hợp, lưu trữ hóa đơn, số liệu của toàn bộ tài liệu của công ty.
-Lập và phân tắch đầy đủ các báo cáo tài chắnh theo quy định. Ớ Kế toán viên:
-Chịu sự quản lý của kế toán trưởng, thực hiện các nghiệp vụ kinh tế- tài chắnh phát sinh trong Công ty.
-Lập các chứng từ khi có nghiệp vụ phát sinh -Ghi sổ kế toán
Ớ Thủ quỹ:
-Thủ quỹ có nhiệm vụ phải thường xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt, đảm bảo việc thu chi tránh thất thoát.
-Chi tiết từng lần nhập- xuất quỹ, ghi chép một cách chi tiết, chắnh xác, trung thực.
Kạ toịn trẻng
2.1.4.2 Tổ chức hệ thống chứng từ
Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đắch giúp quản lý có được thông tin kịp thời chắnh xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiên cho việc mã hoá thông tin và vi tắnh hoá thông tin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chắnh ban hành, như: Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quỹ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, hợp đồng thanh lý TSCĐ, hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho... Chứng từ phản ánh lao động như Bảng chấm công, phiếu hoàn thành sản phẩm,... Ngoài các chứng từ do Bộ Tài chắnh ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tếẦ)
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, Kế toán Công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị.
Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm:
- Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng. - Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ
- Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
Trong năm tài chắnh, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ.
Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kế toán công ty tuân thủ các yêu cầu:
- Nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp phải xin phép Kế toán trưởng.
- Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định của pháp luật cho từng loại.
Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua.
2.1.4.3 Hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay Công ty đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên do Bộ Tài chắnh ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006.
Theo Quyết định này, Công ty đã xoá bỏ các tài khoản cũ như 009 Ờ nguồn vốn khấu hao cơ bản và đã bổ sung thêm các tài khoản mới như 821- Chi phắ thuế Thu nhập doanh nghiệp theo chuẩn mực mới của Bộ Tài chắnh. Tuy nhiên, Công ty không có các khoản giảm trừ doanh thu nên không sử dụng các tài khoản: Chiết khấu thương mại (TK 521), giảm giá hàng bán (TK 532) và hàng bán bị trả lại (TK 531). Mặt khác, do đặc điểm là doanh nghiệp xây lắp sản xuất kinh doanh theo hình thức gói thầu nên không phát sinh chi phắ bán hàng, vì vậy, Công ty không sử dụng Chi phắ bán hàng (TK 641).Để vận dụng có hiệu quả và linh động Công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế toán riêng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể, Công ty đã chi tiết thêm một số tiểu khoản cho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình.
Vắ dụ: Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng: Công ty giao dịch với một số Ngân hàng nên tài khoản này được chi tiết như sau:
1121A: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Agribank 1121S: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Sacombank 1121V: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng Vietcombank Với tài khoản 331: Phải trả người bán
331CT: Phải trả công ty Cát Tường 331TL: Phải trả công ty TM Thăng Long Với tài khoản 632: Giá vốn hàng bán:
632-03: Giá vốn hàng bán Dự án Sơn Dương (Hợp đồng số 58) 632-04: Giá vốn hàng bán Dự án Sông Lô (Hợp đồng số 64) 632-05: Giá vốn hàng bán Dự án Hồng Lạc (Hợp đồng số 66)
2.1.4.4 Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và toàn bộ công tác kế toán đều được thao tác trên máy tắnh.
Các loại sổ theo hình thức Nhật ký chung: + Sổ Nhật ký chung
+ Sổ cái các TK + Sổ chi tiết các TK
Sơ đồ 2.4 Sơ đồ hạch toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH xây lắp điện nước 99
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
Quan hệ đối chiếu
2.1.4.5 Hệ thống báo cáo tài chắnh
Để tiện cho việc kiểm tra, giám sát, Công ty TNHH xây lắp điện nước 99 sử dụng hệ thống báo cáo tài chắnh do Nhà nước ban hành. Kết thúc mỗi quý,
Nhật ký chung
Báo cáo tài chắnh Bảng cân đối
phát sinh
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết Sổ kế toán chi tiết Chứng từ mã
hóa, nhập dữ liệu vào
kế toán tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tắnh ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo tài chắnh, gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chắnh
- Bảng cân đối tài khoản
Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chắnh,
yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc, công ty còn sử dụng một số báo cáo quản trị nội bộ sau:
- Báo cáo doanh thu.
- Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng.
- Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp.
Các báo cáo trên được lập theo yêu cầu khi cần thiết, chúng đều có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý kinh tế của công ty. Từ các báo cáo quản trị nội bộ, Ban giám đốc có thể đưa ra những ý kiến kết luận đúng đắn, các quyết định linh hoạt trong các hợp đồng kinh tế, kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh.