III. Công tác tập hợp chi phí sản xuất tại công ty
1. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất
1.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ (thẻ)chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Nhật ký chung SỔ CÁI Bảng tổng hợp các chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính
Chi phí NVL trực tiếp là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, do
vậy việc hạch toán đầy đủ chi phí vật chất trong thi công, đồng thời tính chính xác giá thành công trình xây dựng sẽ giúp tìm ra các biện pháp để làm giảm giá thành sản phẩm.
Khi có công trình, phòng Kế hoạch dự án sẽ căn cứ vào các bản vẽ thiết kế thi công của từng công trình, HMCT, tính khối lượng xây lắp để từ đó đưa ra định mức dự toán XDCB và định mức nội bộ để yêu cầu cấp vật tư cho thi công công trình.
Công ty áp dụng chế độ khoán gọn vật tư cho đội thi công. Đội sản xuất sẽ căn cứ vào kế hoạch mua vật tư lập giấy đề nghị thanh toán kèm theo phiếu báo giá gửi lên giám đốc. Sau khi được giám đốc xét duyệt và gửi cho phòng TC- KT, kế toán tiền mặt sẽ căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán lập phiếu chi. Phiếu chi lập thành 2 liên: Liên 1: lưu; Liên 2: người xin thanh toán giữ và ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt. Giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi là cơ sở để kế toán tiền mặt vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ chi tiết TK có liên quan.
Tại đội sản xuất, khi vật tư đến chân công trình, thủ kho công trình, đội trưởng cùng các nhân viên phụ trách thu mua tiến hành kiểm tra vật tư về số lượng, chất lượng, chủng loại và nhận hang. Kế toán đội căn cứ vào hoá đơn này ghi vào bảng theo dõi chi tiết vật tư. Bảng này được lập cho từng công trình có mẫu như sau:
BẢNG THEO DÕI CHI TIẾT VẬT TƯ
Công trình: Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro Tháng 02 năm 2007
Đơn vị tính: VNĐ
STT Chứng từ Tên vật tư Đơn
vị
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
Ký nhận
SH NT
… … … … … … … … …
1 21A 12/02 Mua xi măng tấn 7,5 917.500 7.569.375
2 106 15/02 Cọc ván thép <=12m m 23 440.000 11.132.000 3 65A 27/02 Bê tông nền, M200, Đá
1x2 dày 150 đột sụt 2-4 m3 60 67.000 4.422.000
… … … … … … … … …
Tổng cộng 23.123.375
Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau đó, kế toán đội cầm hoá đơn lên công ty thanh toán. Kế toán công ty sau khi xem xét hoá đơn và đồi chiếu giấy xin thanh toán ghi sổ:
Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 12/02/2007 thanh toán tiền nguyên vật liệu cho
công trình Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro, kế toán ghi:
Nợ TK 621- Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro : 6.881.250đ Nợ TK 133- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ : 688.125đ Có TK 111- Thanh toán bằng tiền mặt : 7.569.375đ
Trên cơ sở các chứng từ gốc ( giấy UNC, kế ước vay hay phiếu chi), kế toán ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK tương ứng ( Phụ lục 9, 10, 11).
PHỤ LỤC 9
SỔ CHI TIẾT TK 621
Công trình: Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro Quý I năm 2007
Đơn vị: VNĐ
Chứng từ Trích yếu TK
đối Số tiền phát sinh Số luỹ kế
SH NT Nợ Có Nợ Có
… 597.453.120 597.453.120
Quý I
21A 12/02 Mua xi măng 111 6.881.250 604.334.370
106 15/02 Cọc ván thép <=12m 111 10.120.000 614.454.370 65A 27/02 Bê tông nền, M200, Đá 1x2 dày 150 đột sụt 2-4 111 4.020.000 618.474.370
… … … … … … … …
31/03 K/c chi phí NVL trực
tiếp 154.1 257.358.250 827.368.290 827.368.290
Tổng cộng 257.358.250 257.358.250
Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
PHỤ LỤC 10
NHẬT KÝ CHUNG
Công trình: Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro Tháng 2 năm 2007
Chứng từ Nội dung Số hiệu TK Số tiền
SH NT Nợ Có Nợ Có
21A 12/02 Mua xi măng 621 111 6.881.250 7.569.375
133 688.125
106 15/02 Cọc ván thép <=12m 621 111 10.120.000 11.132.000
133 1.012.000
65A 27/02 Bê tông nền, M200, Đá 1x2 dày 150 đột
621 111 4.020.000 4.422.000
133 402.000
… … … … … … …
SỔ CÁI TK 621
Công trình: Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro Quý I năm 2007
Đơn vị: VNĐ
Chứng từ Trích yếu TK đối ứng Số tiền
SH NT Nợ Có
… … … … … …
Quý I
21A 12/02 Mua xi măng 111.1 6.881.250
… … … … … …
31/03 Xưởng nhuộm- XN Dệt kimK/c chi phí NVL trực tiếp- 154.1 257.358.250
Tổng cộng 4.657.853.25
0 4.657.853.250
Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cụ thể như sau:
Trong quý I/2007, phòng TC- KT của công ty nhận được các chứng từ liên quan đến chi phí vật liệu của công trình Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro:
1. Chứng từ số 21A ngày 12/02, nội dung thanh toán tiền mua xi măng bằng tiền mặt là 6.881.250đ, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là: 688.125đ
2. Chứng từ số 106 ngày 15/02, nội dung thanh toán tiền mua cọc ván thép bằng tiền mặt là: 10.120.000đ, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là: 1.012.000đ 3. Chứng từ số 65A ngày 27/02, nội dung thanh toán tiền mua bê tông nền, M200, Đá 1x2 dày 150, đột sụt 2-4 bằng tiền mặt là : 4.020.000đ, thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là: 402.000đ
Sau khi được ghi vào sổ Nhật ký chung, số liệu này sẽ được ghi vào sổ cái các TK có liên quan. Cuối quý I/2007, kế toán tiến hành tổng hợp và kết chuyển để tính giá thàng sản phẩm theo định khoản:
Nợ TK 154(1)- Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro : 257.358.250đ Có TK 621- Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro : 257.358.250đ 1.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm khoản lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp trích theo lương cho công nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất( công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân vận chuuyển, khuân vác, công nhân chuẩn bị thi công, công nhân thu dọn hiện trường). Đối với yếu tố chi phí nhân công trực tiếp, công ty cũng thực hiện theo phương thức khoán gọn cho đội xây dựng trong nội bộ công ty theo 2 hình thức trả lương: Trả lương theo thời gian và trả lương theo khoán sản phẩm
- Hình thức trả lương theo sản phẩm được áp dụng cho công nhân trực tiếp tham gia sản xuất và được giao khoán theo hợp đồng giao khoán.
- Hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng cho cán bộ gián tiếp trên công ty và bộ phận quản lý gián tiếp các đội và các công nhân trên công trường.
BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG QUÝ I/2007
Công trình: Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro
Đơn vị tính: VNĐ STT Bộ phận Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng 1 Tổ sắt 9.375.500 9.024.300 10.752.150 29.151.950 2 Tổ côpha 7.582.450. 8.369.500 8.345.650 24.297.600 3 Tổ bê tông 5.489.670 7.568.000 8.782.500 21.840.170 4 Tổ điện nước 8.452.000 7.658.500 8.897.300 25.007.800 5 Tổ bảo vệ 8.750.000 9.645.500 8.325.000 26.720.500 Cộng 39.649.620 42.265.800 45.102.600 127.018.020
Kế toán tiền lương của công ty đối chiếu bảng chấm công, hợp đồng làm khoán và bảng tổng hợp lương tháng cho từng công trình do dưới đội gửi lên. Nếu đội thi công nhiều công trình thì phải lập bảng phân bổ tiền lương. Dựa vào các
bảng tổng hợp và phân bổ lương, kế toán sẽ vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái, sổ chi tiết TK 622( Phụ lục 12, 13)
PHỤ LỤC 12
SỔ CHI TIẾT TK 622
Công trình: Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro Quý I năm 2007
Đơn vị: VNĐ
Chứng từ Trích yếu TK đối ứng
Số tiền phát sinh Số luỹ kế
SH NT Nợ Có Nợ Có … 114.236.250 114.236.250 Quý I 112A 31/01 Chi phí NC T01 334 39.649.620 153.885.870 113A 28/02 Chi phí NC T02 334 42.265.800 196.151.670 114A 31/03 Chi phí NC T03 334 45.102.600 241.254.270 115A 31/03 K/c chi phí NC 154.1 127.018.020 241.254.270 241.254.270 Tổng cộng 127.018.020 127.018.020
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
PHỤ LỤC 13
SỔ CÁI TK 622
Quý I/2007
Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Trích yếu TK dư Số tiền
SH NT Nợ Có
114A 31/03 Chi phí NC T03- Xưởng
nhuộm- XN Dệt kim Hapro 334 45.102.600 125B 31/03 Chi phí NC T03- Trạm xử lý
nước thải- XN Dệt kim Hapro 334 28.356.450 115A 31/03 K/c chi phí NC- Xưởng
nhuộm- XN Dệt kim Hapro 154.1 127.018.020
… … … … … …
Tổng cộng 2.237.651.850 2.237.651.850
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ví dụ: Cuối tháng 3 căn cứ bảng tổng hợp lương, kế toán ghi:
Nợ TK 622- Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro : 45.102.600đ Có TK 334- Phải trả CNV : 45.102.600đ Khi trả lương, kế toán ghi:
Nợ TK 334- Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro : 45.102.600đ Có TK 111- Tiền mặt : 45.102.600đ
Cuối quý I/2007, kế toán tiến hành tổng hợp và kết chuyển để tính giá thành sản phẩm theo định khoản:
Nợ TK 154- Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro : 127.018.020đ Có TK 622- Chi phí NCTT : 127.018.020đ
Để tiến hành hoạt động xây lắp, công ty cần có máy thi công. Hiện nay, công ty đã trang bị thêm nhiều loại máy móc mới, hiện đại như : máy trộn bê tông, cần cẩu…
- Đối với những máy móc thuộc sở hữu của công ty, để tiện cho quản lý và sử dụng thi công thì công ty giao cho đội xây lắp tự quản lý và không tổ chức kế toán riêng cho đội máy thi công. Các chi phí phát sinh trong quá trình sử dung, đội phải kịp thời báo cáo về công ty để hạch toán chi phí.
- Đối với máy đi thuê ngoài, thông thường công ty đứng ra thuê và thuê luôn cả máy, người lái và các loại vật tư cần thiết cho việc chạy máy (thuê trọn gói).
* Trường hợp máy thuê ngoài
Công ty và đơn vị cho thuê máy lập hợp đồng cho thuê thiết bị. Quá trình hoạt động của máy sẽ được theo dõi qua nhật trình sử dụng và lệnh điều động. Nếu máy thuê sử dụng cho nhiều công trình, thông qua lệnh điều động máy, công ty cho thuê sẽ xác định thời gian máy ngừng hoạt động tại công trình này chuyển qua công trình khác để xác định chi phí thuê máy cho công trình.
Hàng tháng căn cứ vào hợp đồng thuê máy, nhật trình sử dụng máy và lệnh điều động máy, kế toán đội tính ra chi phí thuê máy 1 tháng cho từng công trình. Trên cơ sở chi phí thuê của từng mày trên từng công trình kế toán lập bảng tổng hợp chi phí thuê máy quý cho từng công trình.
Căn cứ vào bảng tổng hợp chi phí thuê máy hàng tháng, kế toán công ty lên sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết TK 623, 331, 133, bảng tổng hợp chi phí thuê máy theo quý.
Ví dụ: Chi phí thuê máy của Công ty Trường Sơn tháng 2
Nợ TK 623 (6237)- Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro : 1.200.000đ Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ : 60.000đ Có 331- Công ty Trường Sơn : 1.260.000đ * Trường hợp công trình sử dụng máy của công ty
- Chi phí vật liệu cho chạy máy thi công sẽ được hạch toán tương tự như hạch toán chi phí NVL trực tiếp. Khi có nhu cầu, đội tự mua bằng tiền tạm ứng sau đó hạch toán lại với công ty theo nguyên tắc: chi phí phát sinh cho công trình nào, ứng với máy nào thì tập hợp riêng cho công trình, máy móc đó. Sau đó, chuyển chứng từ gốc cho kế toán công ty ghi Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiềt TK 6232, 141.
Ví dụ: Chi phí vật tư sử dụng cho xe, máy thi công tháng 2
Nợ TK 623 (6232)- Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro : 2.453.000đ Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ : 245.300đ Có TK 111- Số tiền phải trả : 2.698.300đ
Tiền công của công nhân lái máy, phụ máy dựa vào các bảng chấm công, nhật trình sử dụng xe, máy, các hợp đồng làm khoán. Hàng ngày, đội trưởng theo dõi quá trình làm việc của tổ máy qua bảng chấm công rồi cuối tháng lập bảng tổng hợp lương. Nếu công nhân tham gia vào nhiều công trình thì phải tiến hành phân bổ tiền lương. Căn cứ vào các bảng tổng hợp, thanh toán và phân bổ tiền lương, kế toán tổng hợp ghi nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết TK 6231, 141, 334 sau đó kết chuyển sang TK 154.
Ví dụ: Chi phí nhân công lái máy tháng 2
Nợ TK 623 (6231)- Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro : 1.875.000đ Có TK 334- Anh Thanh ( Đội XL 4) : 1.875.000đ - Chi phí khấu hao máy thi công
+ Hàng tháng, căn cứ vào bảng tính khấu hao cho mọi loại TSCĐ trong công ty. Sổ chi tiết TSCĐ, lệnh điều động xe, máy của công ty, kế toán sẽ trích khấu hao xe, máy thi công cho từng công trình và lập bảng tính khấu hao hoặc bảng phân bổ khấu hao theo giờ máy chạy ( theo dõi ở nhật trình sử dụng máy) nếu xe, máy sử dụng cho nhiều công trình..
+ Công ty áp dụng phương pháp tính khấu hao đều theo thời gian Mức khấu hao Nguyên giá
phải trích cố định
Mức khấu hao bình quân Mức khấu hao bình quân tháng =
12 tháng
Từ đó, xác định được chi phí khấu hao trong 1 quý cho từng công trình (Phụ lục 14).
PHỤ LỤC 14
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ
Quý I/2007
Đơn vị tính: VNĐ
TT Loại tài sản TGSD
còn lại
Toàn doanh nghiệp Chi tiết ra công trình Nguyên giá Khấu hao GT còn lại
A Máy thi công
1 Máy trộn bê tông 3 5.000.000 80.556 2.900.000 0
2 Máy vận thăng 5 24.500.000 359.333 23.560.000 359.333 … … … … … … … B Phương tiện VT 1 Xe tải 6 122.850.000 1.706.250 52.630.000 1.256.352 … … … … … … … C Trụ sở công ty 45 226.500.000 1.110.463 198.824.870 Tổng cộng 3.825.669.350 37.895.468 3.188.060.97 4 11.013.600
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đây là căn cứ để ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tíêt TK 6324, 214. Sau khi kiểm tra số liệu, kế toán tổng hợp kết chuyển chi phí khấu hao vào TK 154 (Phụ
lục 15, 16, 17)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 02 năm 2007
Công trình: Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro
Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền phát sinh
SH NT Nợ Có Nợ Có
17E 10/02 Mua dầu HD cho máy vận thăng 623 141 645.000 645.000 18E 15/02 Mua dầu Mogas cho cẩu KATO 623 141 297.500 297.500
… … … …
PHỤ LỤC 16
SỔ CHI TIẾT TK 623
Quý I/2007
Công trình: Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro
Đơn vị tính: VNĐ
Chứng từ Trích yếu TK đối
ứng Số tiền phát sinh Số luỹ kế
SH NT Nợ Có Nợ Có
… … … … 45.350.180 45.350.180
Quý I
17E 10/02 Mua dầu HD cho máy vận thăng 141 645.000 45.995.180 20H 24/02 Thuê máy công ty Trường Sơn 331 1.200.000 47.195.180
31/03 Lương công nhân
lái máy tháng 2 141 1.875.000 49.070.180
31/03 Chi phí khấu hao
tháng 2 214 3.457.300 52.527.480
31/03 K/c chi phí máy thi công quý I 154.1 35.467.850 52.527.480 52.527.480
Tổng cộng 35.467.850 35.467.850
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
PHỤ LỤC 17 SỔ CÁI TK 623 Quý I/2007 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Trích yếu TK đối Số tiền SH NT Nợ Có Quý I … … … … … …
17E 10/02 Mua dầu HD cho CT Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro 141 645.000 31/03 K/c chi phí máy thi công QI
Xưởng nhuộm- XN Dệt kim 154.1 35.467.850 31/03 Trạm xử lý nước- XN Dệt kimK/c chi phí máy thi công QI 154.1 36.873.450
Tổng cộng 2.486.782.950 2.486.782.950
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ví dụ: Chi phí khấu hao máy thi công tháng 2
Nợ TK 623 (6234)- Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro : 3.457.300đ Có TK 214- Xưởng nhuộm- XN Dệt kim Hapro : 3.457.300đ Nợ TK 009- Nguồn vốn khấu hao : 3.457.300đ Cuối quý I/2007 kế toán tiến hành kết chuyển để tính giá thành sản phẩm: