Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu, là một trong những yếu tố cấu thành nên bộ máy làm việc của UBND, là cầu nối giữa các đơn vị và cá nhân trong UBND. Văn phòng là trung tâm nhận thông tin và xử lý thông tin, tất cả thông tin bằng văn bản hoặc các phương tiện khác nhau đều được Văn phòng kiểm tra, sàng lọc và tìm ra thông tin chính xác nhất để đưa ra những kết quả tốt nhất phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan.
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND Thị xã Tam Điệp em đã tìm hiểu và đề xuất một số ý kiến của mình, hy vọng sẽ góp một phần nâng cao công tác Văn phòng của UBND Thị xã. Hiện đại hóa Văn phòng với sự kết hợp 03 yếu tố: Hiện đại hóa con người làm Công tác Văn phòng; Hiện đại hóa cơ sở vật chất; Hiện đại hóa trang thiết bị Văn phòng. Cụ thể như sau:
- Lãnh đạo cơ quan cần thường xuyên động viên, nhắc nhở công tác triển khai có hiệu quả các văn bản của Nhà nước.
- Bố trí Cán bộ phù hợp, chọn người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho vị trí thích hợp.
- Lãnh đạo UBND Thị xã nên nghiên cứu, xem xét, quan tâm hơn tới chế độ đãi ngộ cho Cán bộ Văn thư.
- Các phòng, ban trong UBND Thị xã phải thống nhất áp dụng Thông tư Liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, từ đó công tác soạn thảo văn bản sẽ đạt hiệu quả cao hơn nữa.
- Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực hiện công tác Hành chính Văn phòng của UBND Thị xã. Thường xuyên có các biện pháp động viên, khuyến khích kịp thời để tạo động lực và tinh thần thi đua làm việc có hiệu quả, lập thành tích của đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng.
- Cần thường xuyên cử Cán bộ đi đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia các buổi thuyết trình, tổ chức đi công tác để học hỏi mô hình, kinh nghiệm từ bên ngoài về áp dụng cho cơ quan mình nếu thấy phù hợp. Việc cử Cán bộ ra ngoài tập huấn vừa nâng cao trình độ chuyên môn cho bản thân, hàm thụ kiến thức mới, vừa mang kiến thức giúp đỡ các Cán bộ khác của cơ quan. Đây là chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm được công đào tạo lại mang hiệu quả cao.
- Văn phòng cần biên chế một Chuyên viên Lưu trữ chuyên trách để tạo điều kiện tốt nhất cho quá trình chỉnh lý tài liệu, bảo quản và làm công tác sử dụng tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu công việc của UBND Thị xã.
- Tổ chức và xây dựng quy chế về công tác Văn thư và Lưu trữ tại cơ quan theo Công văn 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác Văn thư.
- Văn phòng cần ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản vào Công tác Văn thư - Lưu trữ; áp dụng tiêu chuẩn ISO vào quản lý văn bản, để làm tốt công tác kiểm tra, quản lý và tra tìm văn bản, tài liệu.
- Tăng cường sự kiểm tra, rà soát và tình hình hoạt động của Văn phòng, tránh tình trạng tồn đọng văn bản hoặc thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ qua.
- Đưa công nghệ khoa học vào công tác Văn phòng hơn nữa, nhằm giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác và đạt hiệu quả. Đồng thời cần trẻ hóa đội ngũ Cán bộ Văn phòng, bởi thế hệ trẻ hôm nay năng động phù hợp với tình hình thay đổi của xã hội hiện nay.
- Có thể nghiên cứu, áp dụng nghệ thuật Phong thủy trong việc bố trí phòng làm việc giữa Thủ trưởng cơ quan và Cán bộ, công chức. Sắp xếp các trang thiết bị Văn phòng hợp lý, khoa học.
- Tạo điều kiện nhiều hơn nữa cho sinh viên được tự tay làm ra những sản phẩm của bản thân trong việc: Soạn thảo văn bản, báo cáo công tác tuần, tháng…để sinh viên hiểu hết được các công việc mà mình cần làm.
- Nên có sự phối hợp và theo dõi thường xuyên giữa Nhà trường và UBND trong quá trình thực tập. Cần có sự quan hệ mật thiết giữa hai bên không chỉ trong quá trình thực tập mà còn trong nhu cầu công việc sau này, vì nếu uy tín của Nhà trường và chất lượng thực tập của Sinh viên tốt thì cơ quan sẽ xem xét có thể nhận Sinh viên thực tập vào làm việc, nâng cao uy tín của Nhà trường, qua đó nhu cầu của các Sinh viên vào trường học sẽ nhiều hơn nữa.
- Thiết chặt hơn nữa thời gian làm việc tại cơ quan, tránh tình trạng Cán bộ, Công chức đi muộn về sớm với nhiều lý do khác nhau.
- Quan tâm phát triển đồng đều trên tất cả các lĩnh vực của Văn phòng, để tạo sự phát triển chung cho toàn Văn phòng HĐND & UBND Thị xã Tam Điệp.
KẾT LUẬN
Qua hơn hai tháng thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND Thị xã Tam Điệp đã giúp em cảm nhận sâu sắc hơn về ngành nghề mình đã lựa chọn. Với sự tìm hiểu và nỗ lực cố gắng của bản thân, em đã hiểu rõ hơn về công tác Văn phòng, thành thạo hơn về các nghiệp vụ trong Công tác Văn thư và Lưu trữ. Đồng thời cũng mạnh dạn nhận xét, đánh giá, đóng góp đề xuất ý kiến về công tác quản lý và giải quyết văn bản nói riêng, công tác Văn phòng nói chung và đã nắm rõ được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban và Văn phòng UBND Thị xã.
Thời gian thực tập là lần đầu tiên em được tiếp xúc với một môi trường hoàn toàn mới, với tính chất công sở, hiểu biết hơn về quy trình và tác phong làm việc của một cơ quan. Đây cũng là điều kiện thuận lợi giúp em được áp dụng những kiến thức lý luận đã được thầy cô giảng dạy trong khoảng thời gian ba năm học nay áp dụng vào thực tế công việc, thật sự hiểu bản chất chuyên ngành.
Trong thời gian này, em cũng đã rút ra những kinh nghiệm quý báu cho bản thân trong công việc và trong mối quan hệ giao tiếp, có thêm niềm đam mê về nghề nghiệp tương lai của mình, tiếp tục học hỏi và nỗ lực phấn đấu trở thành một cán bộ Hành chính Văn thư Lưu trữ, Cán bộ Văn phòng trong tương lai.
Qua thời gian thực tập này, em đã hiểu rõ về chức năng, vị trí không thể thiếu của Văn phòng trong hoạt động quản lý Nhà nước. Văn phòng UBND Thị xã Tam Điệp không ngừng nâng cao hoạt động quản lý, làm việc ngày càng chuyên môn hóa, tác phong làm việc của tập thể Lãnh đạo và các cán bộ, công chức, viên chức thực hiện theo đúng “Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND & UBND Thị xã Tam Điệp”. Bên cạnh đó, mỗi công việc đều được các phòng, ban, cán bộ chuyên môn giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm vẫn khó tránh khỏi một số hạn chế cần khắc phục.
Mặc dù trong suốt khoảng thời gian thực tập tại UBND Thị xã Tam Điệp, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của Lãnh đạo và các Cán bộ, công chức của Văn phòng xong thời gian thực tập có giới hạn nên bản thân em không tránh khỏi những hạn chế, khó khăn như: chưa thật sự tự tin và lưu loát trong giao tiếp; trong quá trình đăng ký văn bản còn sai sót; đóng dấu lên văn bản còn lệch…Nhưng bên cạnh đó là sự
chỉ bảo nhiệt tình và nhận được sự quan tâm, động viên của mọi người tại Văn phòng UBND nên em rút được kinh nghiệm và không ngừng học hỏi và nỗ lực bản thân.
Để hoàn thành tốt thời gian thực tập và bài Báo cáo thực tập tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo cơ quan, Lãnh đạo Văn phòng cùng toàn thể các cán bộ, công chức UBND Thị xã Tam Điệp đã quan tâm, giúp đỡ và hướng dẫn tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành tốt quá trình thực tập. Qua bài Báo cáo em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các Thầy giáo, Cô giáo Nhà trường nói chung và Khoa Văn thư - Lưu trữ nói riêng đã giúp đỡ em hoàn thành và đạt kết quả tích cực trong suốt thời gian học tập tại Nhà trường và đợt thực tập này.
Do thời gian thực tập tiếp xúc với môi trường công việc không được nhiều và hiểu biết cũng như kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế, thiếu sót. Vì vậy, em mong nhận được ý kiến đóng góp của các Thầy, Cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng Lãnh đạo, các Cán bộ công chức UBND Thị xã Tam Điệp để bài Báo cáo được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Tam Điệp, ngày 29 tháng 5 năm 2012
Sinh viên
Nguyễn Thị Thanh Huyền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật năm 2008;
2. Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND & UBND.
3. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
4. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.
5. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
6. Thông tư Liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an Ban tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
7. Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003.
8. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
9. Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về tổ chức Văn thư Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND.
10. Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 giữa Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
11. Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến.
12. Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND.
13. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
14. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.
15. Giáo trình Nghiệp vụ Công tác Văn thư của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
16. Quyết định số 03/2011/QĐ-UBND ngày 24/11/2011 của UBND Thị xã Tam Điệp ban hành về quy chế làm việc của UBND Thị xã nhiệm kỳ 2011 - 2016.
PHỤ LỤC I: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ TAM ĐIỆP
HĐND Thị xã Tam Điệp UBND Thị xã Tam Điệp Chủ tịch UBND Thị xã Tam Điệp Các phòng, ban, trung tâm thuộc UBND
Thị xã
Các phòng, ban, trung tâm thuộc UBND
Thị xã Phó Chủ tịch phụ trách
khối Văn hóa - Xã hội
Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế - Nông
PHỤ LỤC II: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP.
Chánh Văn phòng HĐND & UBND Thị xã
Phó Chánh Văn phòng
Tổng hợp phụ trách Văn hóa - Dân tộcPhó Chánh Văn phòng
Bộ phận Tổng hợp Cán bộ Văn thư Bộ phận Vi tính Quản trị Mạng Bộ phận Kế toán Tài vụ Bộ phận Bảo vệ Bộ phận Lái xe Bộ phận Công vụ Lễ tân (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
PHỤ LỤC III: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ PHÒNG LÀM VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND & UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP.
1 1 Hành lang Cửa vào
Ghi chú:
1. Cửa sổ. 6. Bàn làm việc. 2. Điều hòa. 7. Bàn máy tính. 3. Bình nước nóng, lạnh. 8. Tủ đựng tài liệu. 4. ghế ngồi. 9. Ghế xoay. 7 1 6 9 2 8 5 4 4 4 4 3 10 11
5. Bàn uống nước. 10. Tủ đựng tạp chí, báo. 11. Chậu cây cảnh.
PHỤ LỤC IV: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ PHÒNG VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP.
2
Cửa chính Hành lang Cửa chính Ghi chú:
1. Bàn giao dịch có vách kính ngăn. 9. Bàn uống nước. 2. Vách ngăn cách. 10. Tủ đựng tài liệu. 3. Ghế làm việc. 11. Két sắt.
4. Máy phô tô. 12. Điện thoại bàn. 5. Máy hủy tài liệu. 13. Bình nước. 6. Máy tính. 14. Máy Fax. 7. Máy điều hòa.
8. Cửa sổ. 1 1 3 3 3 3 4 5 6 7 8 8 3 10 10 11 12 22 22 2 3 3 3 9 13 14
PHỤ LỤC V: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP.
Lãnh đạo giao soạn thảo văn bản
Nghiên cứu và chọn loại văn bản phù hợp
Soạn thảo văn bản
Kiểm duyệt văn bản
Văn phòng thẩm định văn bản
Cán bộ soạn thảo sửa chữa
Trình ký văn bản
Văn thư đăng ký văn bản, nhân bản văn bản
Văn thư đóng dấu, hoàn thiện và phát hành văn bản
PHỤ LỤC VI: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI CỦA UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP.
Soạn thảo văn bản
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Trình ký văn bản đi
Đăng ký văn bản
Nhân văn bản đi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đóng dấu cơ quan
Chuyển giao văn bản đi (nội bộ và ngoài cơ quan
Lưu văn bản đi
PHỤ LỤC VII: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP.
Tiếp nhận văn bản đến Phân loại, bóc bì văn bản đến Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày, tháng đến Đăng ký văn bản đến Trình văn bản đến cho Chánh Văn phòng Sao văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến đơn vị cá nhân có thẩm
PHỤ LỤC VIII: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Mở Hồ sơ
Thu thập văn bản, tài liệu vào Hồ sơ
Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu
trong Hồ sơ
Biên mục Hồ sơ
Giao nộp Hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
MỤC LỤC
Lời mở đầu……….1
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP……….4
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Tam Điệp………..4
1. Vài nét về Thị xã Tam Điệp………4
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Tam Điệp………..5
2.1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thị xã Tam Điệp……….5
2.1.1: Chức năng………5
2.1.2: Nhiệm vụ, quyền hạn………...5
2.2: Cơ cấu tổ chức của UBND Thị xã Tam Điệp……….6
II. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp………7
1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND Thị xã Tam Điệp………7
1.1: Chức năng của Văn phòng……….7
1.2: Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng………7
2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng UBND Thị xã Tam Điệp………9
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});