PHÒNG HĐND & UBND THỊ XÃ TAM ĐIỆP.
I. Một vài nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đến UBND Thị xã Tam Điệp: giải quyết văn bản đến UBND Thị xã Tam Điệp:
1) Ưu điểm:
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản được thực hiện tốt, theo đúng quy trình (Tiếp nhận văn bản đến; Kiểm tra, phân loại, bóc bì; Đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến; Đăng ký văn bản đến; Trình văn bản đến cho Chánh Văn phòng; Sao, in, chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân; Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến). Không đảo lộn các khâu nghiệp vụ trong quy trình giải quyết văn bản đến.
- Cán bộ Văn thư có nhiều năm kinh nghiệm, tinh thần trách nhiệm cao, tỉ mỉ, nhanh chóng và cẩn thận trong công tác nghiệp vụ; được đào tạo đúng chuyên ngành và không ngừng bồi dưỡng, học tập để nâng cao trình độ chuyên môn.
- Trong công tác chỉ đạo, lãnh đạo cơ quan thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, quan tâm theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến theo đúng quy định, nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước của cơ quan.
- Mỗi phòng, ban, đơn vị và cán bộ, công chức thuộc cơ quan luôn nâng cao ý thức trách nhiệm trong quá trình giải quyết công việc mà văn bản đến đề cập.
2) Nhược điểm:
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND Thị xã Tam Điệp vẫn tiến hành bằng phương pháp thủ công: Đăng kí văn bản đến bằng sổ, đôi khi gây khó khăn cho việc kiểm tra, tra tìm tài liệu.
- Tiếp nhận Văn bản và tiến hành bóc bì Văn bản vẫn dùng bằng tay dẫn đến văn bản có trường hợp bị rách mép.
- Xử lý và chuyển giao văn bản đôi khi còn chậm.
II: Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý và giải quyết văn bản đến: quyết văn bản đến:
- UBND Thị xã nên áp dụng phần mềm quản lý văn bản để đăng ký và quản lý văn bản đến được khoa học, thuận tiện và quan trọng là nhanh chóng, tối ưu. Điều này giúp Cán bộ Văn thư làm việc được nhẹ nhàng và đỡ tốn nhiều thời gian hơn mà hiệu quả công việc lại được nâng cao; thực hiện theo Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày
04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập Hồ sơ trong môi trường Mạng;
- Hàng năm Cán bộ Văn thư nên đi học thêm các lớp để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, thích ứng với khoa học công nghệ và áp dụng công nghệ vào quá trình giải quyết công việc.
- Lãnh đạo cơ quan nên nghiên cứu, đề xuất đầu tư thêm trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý và giải quyết văn bản.
- Nghiên cứu tổ chức việc liên kết giải quyết công việc giữa các phòng, ban cơ quan và các cá nhân.