II: Thực trạng tình hình công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
2. Thực trạng tình hình quản lý và giải quyết văn bản đến của
2.6: Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến
a) Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến:
Đây là công việc quan trọng của Cán bộ Văn thư nói riêng và Lãnh đạo nói chung. Trách nhiệm theo dõi tiến độ giải quyết văn bản thuộc về nhiều cá nhân thuộc cơ quan:
Đối với Thủ trưởng cơ quan: Có trách nhiệm kiểm tra, chỉ đạo, đôn đốc việc giải quyết văn bản theo đúng chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Đối với Chánh Văn phòng: Là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan kiểm tra; nghiên cứu giải quyết và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến cơ quan.
Đối với Cán bộ Văn thư: Tổng hợp số liệu văn bản đến bao gồm: Tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết xong. Cuối cùng báo cáo cho Lãnh đạo để có hướng giải quyết kịp thời và đúng kế hoạch.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác quản lý và giải quyết văn bản đến, cán bộ Văn thư cơ quan đã hoàn thành tốt nhiệm vụ. Cán bộ Văn thư thường xuyên nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đến được nhanh chóng và hiệu quả cao.
b) Giải quyết văn bản:
UBND Thị xã Tam điệp luôn phối hợp chặt chẽ, khoa học giữa các đơn vị và cá nhân được phân công giải quyết văn bản đến.
Chúng ta đều biết, việc ban hành một văn bản chính xác có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi cơ quan, nhưng vấn đề xử lý, giải quyết văn bản đó trong thực tế như thế nào mới là yếu tố quan trọng quyết định. Vì vậy, mỗi văn bản đến ngoài việc đăng ký, chuyển giao kịp thời, chính xác đến các đối tượng liên quan thì việc theo dõi quá trình xử lý, giải quyết chặt chẽ mới đem lại hiệu quả thực sự.
Đối với những văn bản có nội dung thông thường: Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết nhanh, chính xác nội dung văn bản đến theo ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Trường hợp
nội dung của văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì giữa các đơn vị, cá nhân phải có sự kết hợp giải quyết.
Đối với văn bản “MẬT” thực hiện theo đúng phạm vi, đối tượng giải quyết và thực hiện theo Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.
Trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày từng phòng, ban, cá nhân lựa chọn những văn bản, tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân nhằm phục vụ cho công việc trước mắt cũng như lâu dài. Các tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc được cho vào bì tạm hoặc hồ sơ.