- Kết quả dự báo bán hàng của công ty về khối lượng hàng có thể bán được từ
ĐOÀN CÔNG NGHỆ ATT
3.3. Các đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác XDKHBH tại CTCP Tập đoàn công nghệ ATT
CTCP tập đoàn công nghệ ATT
Chúng ta đã biết được KHBH đóng vai trò quan trọng như thế nào trong thực hiện các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty luôn phải xây dựng cho mình phương hướng những năm tới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng và lấy KHBH là một lợi thế cạnh tranh của công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của XDKHBH, CTCP tập đoàn công nghệ ATT đã đề những phương hướng cụ thể như sau:
Thứ nhất: XDKHBH dựa trên chiến lược kinh doanh và mục tiêu phát triển chung của công ty, trong đó phải đặc biệt chú trọng đến yêu cầu đặt ra với công tác quản trị bán hàng của công ty trong từng thời kỳ.
Thứ hai: đẩy mạnh tốc độ bán hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh, các dự báo bán hàng phải chính xác và sát thực với thực tế để nâng cao hiệu quả của KHBH.
Thứ ba: các mục tiêu bán hàng của công ty phải được xây dựng và lựa chọn theo tiêu chuẩn SMART: cụ thế, có thể đo lường được, khả thi, hiện thực và đảm bảo thời gian thực hiện.
Thứ tư: lấy mục tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng lên hàng đầu.
Thứ năm: các hành động, chương trình bán hàng phải được xây dựng căn cứ vào mục tiêu mà công ty đã xây dựng. Các hành động, chương trình cũng phải có mục tiêu thực hiện và kế hoạch thực hiện cụ thể.
Thứ sáu, ngân sách bán hàng phải được xây dựng trên cơ sở tính toán thật kỹ lưỡng sao cho sát thực với những chi phí thực tế, phân bổ ngân sách hợp lý, tránh xảy ra tình trạng thiếu hụt cũng như dư thừa, làm giảm hiệu quả kinh doanh của công ty.
Thứ bảy, các nhân viên tham gia công tác XDKHBH phải luôn được đào tạo về kỹ năng, phương pháp, quy trình xây dựng; luôn được cập nhập các thông tin mới về thị trường, tình hình môi trường vĩ mô…để đảm bảo tính chính xác của dự báo cũng như việc thiết lập các mục tiêu bán hàng.
Thứ tám, kiểm soát chặt chẽ quá trình xây dựng để đảm bảo chất lượng của kế hoạch, tránh những sai lầm đáng tiếc, gây lãng phí các nguồn lực.
3.3. Các đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác XDKHBH tại CTCP Tập đoàn công nghệ ATT đoàn công nghệ ATT
3.3.1.Các giải pháp chính
3.3.1.1. Hoàn thiện công tác dự báo bán hàng
Để công tác dự báo bán hàng mang lại hiệu quả tốt nhất, công ty cần thực hiện một số giải pháp sau:
Đầu tiên: là công ty cần phải xác định lại phương pháp dự báo bán hàng của công ty mình hiện nay. Cho dù phương pháp chuyên gia là phương pháp rất phù hợp với hình thức kinh doanh và tổ chức lực lượng bán hàng của công ty, nhưng nếu chỉ đơn thuần sử dụng phương pháp này, thì nó sẽ không thể mang lại những thông tin, dự báo chính xác được. Để đảm bảo tính chính xác của thông tin thì cần phải xem xét thông tin theo nhiều chiều, xem xét nó ở nhiều góc độ khác nhau. Cần thành lập đội ngũ nghiên cứu thị trường nhiều kinh nghiệm, nâng cao khả năng xử lý thông tin tốt hơn, nâng cao khả năng xử lý thông tin chuẩn và chính xác hơn.
Khi công ty phát triển lớn mạnh, có năng lực nghiên cứu thị trường tốt, có đủ nguồn nhân lực, tài chính và thời gian thì công ty nên sử dụng phương pháp chuyên gia là tốt nhất. Thông qua điều tra thực tế về hành vi khách hàng và khách hàng tiềm năng, nhu cầu mua sắm và các đối thủ cạnh tranh…nhà quản trị sẽ tiến hành phân tích, tổng hợp thông tin thị trường và khả năng của công ty để xác định các chỉ tiêu bán hàng. Phương pháp này cho kết quả có độ chính xác cao, và nếu được kết hợp với phương pháp dự báo theo nguyên nhân dẫn đến khả năng thay đổi kết quả nữa thì có thể mang lại những kết quả chính xác toàn diện.
Thứ hai: công ty nên quan tâm hơn nữa đến công tác nghiên cứu thị trường, để có được thông tin một cách chính xác, kịp thời, giúp nhà quản trị có thể giúp cho nhà quản trị ra quyết định một cách nhanh chóng. Công ty có thể sử dụng các chuyên gia, hoặc chính những nhân viên bán hàng là nhân viên nghiên cứu thị trường. Ngoài ra, để hoàn thiện hơn nữa công tác dự báo bán hàng của công ty, công ty nên bổ sung các căn cứ bán hàng và phân loại các căn cứ bán hàng theo nhóm căn cứ bên trong và nhóm căn cứ bên ngoài công ty để cho các nhân viên bán hàng dễ sử dụng hơn. Cụ thể:
+ Nhóm căn cứ bên trong công ty: Căn cứ vào mục tiêu, chiến lược phát triển của công ty; căn cứ vào năng lực của công ty: tài chính, nguồn lực con người…; căn cứ vào mối quan hệ giữa hoạt động bán hàng với các hoạt động mua hàng.
+ Nhóm căn cứ bên ngoài công ty: Căn cứ vào nhu cầu thị trường; căn cứ vào tình hình kinh tế, chính trị, xã hội; căn cứ vào nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh; căn cứ vào những quy định chính sách của Nhà nước.
Thứ ba: Tổ chức thêm các buổi huấn luyện cho các nhà quản trị bán hàng, giúp cho hoạt động bán hàng của công ty chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Bồi dưỡng thêm kiến thức, kinh nghiệm cho nhân viên bán hàng, thúc đẩy quá trình bán hàng hơn nữa. 3.3.1.2. Hoàn thiện công tác xây dựng và lựa chọn mục tiêu
Xây dựng được các mục tiêu sát thực với thực tế và tập trung vào những mục tiêu quan trọng trong từng thời kỳ. Để xây dựng được các mục tiêu sát thực với thực
tế, thì công ty cũng cần phải dựa trên các căn cứ để xây dựng và lựa chọn.. Công ty cần phải xem xét đến là công ty xây dựng mục tiêu dựa theo tiêu chí nào? Theo thời gian, theo hình thức bán hàng, theo sản phẩm, theo kênh bán hàng, địa điểm bán hàng, nhân viên…; căn cứ vào kết quả của dự báo bán hàng: Kết quả bán hàng sẽ cung cấp bốn thông tin: năng lực thị trường, doanh số của ngành hàng, năng lực bán hàng của doanh nghiệp, dự báo bán hàng của công ty. Căn cứ vào những yêu cầu mà công ty đã đặt ra trước khi xây dựng mục tiêu và lựa chọn: mục tiêu chung, chiến lược phát triển của công ty; Phù hợp với năng lực của công ty: nguồn lực tài chính, nguồn lực con người, khả năng quản lý; đảm bảo tiêu chuẩn SMART.
Công ty nên phát huy ưu điểm của quy trình xây dựng mục tiêu mà công ty đã lựa chọn: quy trình quản trị theo mục tiêu MBO bằng công tác đãi ngộ nhân sự tốt nhằm đảm bảo mọi người nhiệt tình và chủ động.
Mục tiêu bán hàng của công ty Mục tiêu bán hàng của các bộ phận
Mục tiêu bán hàng của các đại lý, các chi nhánh đại diện
Mục tiêu bán hàng của nhân viên bán hàng
Sơ đồ 3.1: Xác định mục tiêu bán hàng theo quy trình mục tiêu MBO
Mục tiêu bán hàng cần có tính thách thức và tính khả thi để có thể phát huy hết nguồn lực của công ty cũng như năng lực của nhân viên.
Lựa chọn được các mục tiêu trọng điểm, các mục tiêu không quá nhiều, dàn trải làm mất tập trung nguồn lực, giảm hiệu quả thực hiện các mục tiêu. đánh giá mức độ quan trọng của từng mục tiêu bán hàng mà doanh nghiệp đã đưa ra. Lựa chọn những mục tiêu có mức độ quan trọng cao nhất.
3.3.1.3. Hoàn thiện công tác xây dựng các chương trình và hoạt động bán hàng
Công ty cần phải xây dựng một kế hoạch thực hiện chi tiết: căn cứ vào mục tiêu đã đặt ra, vạch ra các danh sách các hành động, chương trình bán hàng cần thực hiện để thực hiện mục tiêu, sắp xếp trình tự cần thực hiện cho các chương trình, hành động đó. Với mỗi hành động, chương trình cụ thể, công ty cần xác định mục tiêu, cách thức thực hiện, thời gian cần hoàn thành, chi phí để thực hiện hành động, chương trình đó, những người tham gia và phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng để nâng cao tinh thần trách nhiệm của người được giao. Phân bổ nguồn tài chính, nhân lực hợp lý và mức độ
ưu tiên để hành động. Các hành động, chương trình bán hàng nên xây dựng các phương án dự trù để có thể linh hoạt thay đổi khi có những biến cố bất thường có thể xảy ra, đảm bảo tính linh hoạt của KHBH.
Với đặc điểm sản phẩm của công ty là sản phẩm công nghệ, khó vận chuyển và trưng bày. Vì vậy, cần phải tăng cường các hoạt động marketing và quảng cáo để khách hàng biết đến nhiều hơn nữa, tận dụng các phương tiện truyền thông và thông tin đại chúng để quảng bá thương hiệu, xây dựng các chương trình PR hiệu quả hơn, thúc đẩy quá trình bán hàng diễn ra nhanh hơn. Tuy nhiên, cần phân tích và lựa chọn những phương thức thích hợp với sản phẩm cũng như điều kiện của công ty. Đầu tư, đào tạo và xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp có tinh thần trách nhiệm cao sẽ là yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của công ty.
Về dịch vụ sau bán: Thực hiện tốt hành động này sẽ tạo nên một lợi thế cạnh tranh rất tốt cho công ty, sẽ góp phần không nhỏ vào việc gia tăng lòng tin, sự trung thành của các khách hàng cũ, thu hút thêm các khách hàng mới đến với công ty. Trước mỗi chương trình khuyến mại hay giảm giá, cần thông báo rộng rãi ra thị trường bằng các tờ rơi, rao vặt… Các chương trình giảm giá, khuyến mại phải được xây dựng chuyên nghiệp hơn, tính toán chi phí một cách hợp lý đồng thời phải đảm bảo tính linh hoạt đối với từng thời kỳ nhất định.
3.3.1.4. Hoàn thiện công tác xây dựng ngân sách bán hàng
Công ty cần phải xác định ra mục tiêu bán hàng để có kế hoạch thực hiện hợp lý. Giảm thiểu các chi phí không càn thiết, tránh lãng phí. Theo phân tích, nguồn ngân sách chi phí bán hàng dự trù của công ty qua các năm đều không sát thực với chi phí thực tế. Vấn đề này có ảnh hưởng rất không tốt đối với quá trình thực hiện và hiệu quả KHBH của công ty. Để cải thiện tình hình này, công ty cũng cần phải kết hợp đa dạng các phương pháp xác định ngân sách bán hàng, đặc biệt là ngân sách chi phí. Trên cơ sở tính toán các khoản phải chi cần phải chi đáp ứng yêu cầu hoạt động bán hàng, công ty lên báo giá và lên phương án phí, nhưng các khoản chi này chỉ trong một hạn ngạch cho phép, không được chi quá hạn ngạch. Trong trường hợp thật cần thiết thì cần phải có sự phân tích, đánh giá của Ban lãnh đạo để quyết định có được phép hay không. Công ty cần giảm thiểu các chi phí như: chi phí bảo quản, bảo dưỡng…, chi phí lưu thông.
Thêm nữa, công ty nên kết hợp với tình hình thị trường trong nước, cũng như quốc tế để thấy được xu hướng vận động, những biến động có thể xảy ra để thiết lập một khoản dự phòng hợp lý. Tránh để khoản dự phòng quá cao, gây lãng phí nguồn vốn,
tránh để nó quá thấp vì nó sẽ gây khó khăn cho công ty, một số chương trình, hành động bán hàng không mang lại hiệu quả do thiếu kinh phí.
Khi thiết lập ngân sách bán hàng, công ty nên tham khảo ý kiến của bộ phận kế toán-tài chính của công ty, ý kiến của họ sẽ rất quan trọng cho việc thiết lập ngân sách bởi họ là những người nắm rõ nhất các khoản chi phí phát sinh, sự vận động của nguồn vốn.
Để phân bổ ngân sách chi phí của công ty một cách hợp lý, công ty nên xác định mức độ quan trọng của từng mục tiêu, hành động, chương trình. Với những mục tiêu quan trọng, thì cần ưu tiên phân bổ ngân sách cho nó nhiều hơn vì các hành động chương trình để thực hiện mục tiêu ấy cần thiết được chú trọng để đầu tư phát triển hơn. Và ngược lại, với những mục tiêu ít quan trọng hơn thì có thể chi ít hơn. Tuy nhiên, công ty cũng cần phải phân bổ hợp lý để không gây sự dư thừa cũng như thiếu hụt, mất cân đối, gây ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty, cần phải chú trọng hơn nữa đến dịch vụ sau bán.
3.3.1.5. Quan tâm hơn nữa đến hoạt động kiểm soát trong công tác XDKHBH
Kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp, bởi nó sẽ đảm bảo cho kết quả bán hàng phù hợp với các mục tiêu bán hàng đề ra, phát hiện kịp thời những sai lệch trong quá trình thực hiện để có những phương án điều chỉnh thích hợp. Việc kiểm soát trong công ty đã được Ban lãnh đạo trong công ty khá quan tâm thực hiện. Tuy nhiên, phương pháp kiểm soát dựa trên so sánh kết quả đạt được mục tiêu đặt ra đối với từng hoạt động, chương trình thì không sát sao. Để phát huy được hiệu quả cao nhất của công tác kiểm soát, thì công ty cần phải tiến hành thường xuyên, liên tục và có kế hoạch các hoạt động kiểm soát một cách chi tiết cụ thể.
Có thể xây dựng hoạt động kiểm soát của công ty theo ba giai đoạn chính sau đây:
• Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát
Mục tiêu bán hàng là cơ sở để đo lường kết quả bán hàng của công ty, bao gồm các chỉ tiêu: Doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng, lợi nhuận bán hàng, số lượng khách hàng, số lượng đơn đặt hàng… tiêu chuẩn kiểm soát công tác XDKHBH được xây dựng dựa trên các mục tiêu bán hàng. Thông thường, khi công ty đã xác định cho mình phương pháp kiểm soát theo quy trình: kiểm soát từng khâu trong quy trình đó, thì tiêu chuẩn kiểm soát cũng phải cụ thể. Do đó, các mục tiêu bán hàng của công ty cũng cần được phân bổ cho từng chương trình, hành động cụ thể của công ty. Các chỉ tiêu này được
dùng làm “thước” để so sánh kết quả hoạt động, chương trình ấy mang lại, từ đó biết được mức độ hoàn thành công việc.
• Đánh giá kết quả của hoạt động bán hàng
Trên cơ sở những tiêu chuẩn kiểm soát đã được xây dựng, nhà quản trị bán hàng hoặc nhân viên kinh doanh, tiến hành việc đánh giá kết quả bán hàng của công ty, so sánh kết quả đạt được với tiêu chuẩn đặt ra, phát hiện những sai lệch đồng thời tìm ra những nguyên nhân của sự sai lệch đó. Việc đánh giá kết quả hoạt động bán hàng phải đảm bảo các yêu cầu hữu ích, đáng tin cậy và đảm bảo các hiệu quả kinh tế.
• Điều chỉnh hiệu quả của công việc
Điều chỉnh hoạt động bán hàng được xuất phát từ nguyên nhân dẫn đến sai lệch giữa kết quả hoạt động bán hàng so với tiêu chuẩn kiểm soát đã được xây dựng. Hoạt động điều chỉnh được thực hiện phải đảm bảo đúng liều lượng và kịp thời mới phát huy hết ý nghĩa. Một số phương pháp có thể được sử dụng để điều chỉnh hoạt động bán hàng như sau:
- Kết quả kiểm soát phát hiện ra những vấn đề cho phép kết luận những mục tiêu đã xây dựng là chưa đủ, cần bổ sung , hoàn chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay, chính sách bán hàng được xây dựng có những bất cập, không đảm bảo tiếp cận khách hàng một cách tốt nhất. Hoạt động điều chỉnh ở đây là điều chỉnh mục tiêu dự kiến, điều chỉnh chính sách bán hàng.
- Kết quả kiểm soát cho thấy một số vấn đề xuất hiện là do một số công việc có thể