VII. Bố cục của đề tài
3.2.2.Đối với nghiệp vụ quản lý văn bản
Rà soát và xây dựng văn bản hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiện các quy định về công tác văn thư.
Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản Quy phạm pháp luật về công tác Văn thư đến mọi cán bộ, công chức và viên chức; định kỳ tổ chức kiểm tra, rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân, giải pháp khác phục các tồn tại, thường xuyên mở các lớp tập huấn,, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ Văn thư.
Tăng cường chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện các quy định về công tác Văn thư, đặc biệt chú trọng đến việc lập Hồ sơ hiện hành của cán bộ, công chức, viên chức liên quan công văn giấy tờ và thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của nhà nước và quy chế văn thư – lưu trữ của Bộ
Luôn luôn đảm bảo sự phối hợp liên tục giữa Bộ và các cơ quan khác dựa trên hệ thống văn bản pháp luật để phát huy hơn nữa hiệu quả công việc.
Đầu tư kinh phí hàng năm để hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ cho hoạt động quản lý văn bản để nó phục vụ đắc lực cho công tác quản lý văn bản nói riêng, và các hoạt động hành chính nói chung của Bộ.
Hằng năm cần tiến hành rà soát, kiểm kê trang thiết bị và các điều kiện phục vụ cho cán bộ để kịp thời phát hiện những thiết bị hỏng hóc cần sửa chữa, hay những thiết bị thiếu cần bổ sung…Việc này có thể giao cho các phòng ban trong văn phòng tự thống kê và Lãnh đạo Bộ và Văn phòng sẽ kiểm tra lại, xem xét và phải có các biện pháp áp dụng phù hợp như sữa chữa, mua mới, …
Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản, mua sắm văn phòng phẩm phục vụ công tác Văn thư đảm bảo công việc được thuận tiện, nhanh chóng, chính xác.
Cần phải hoàn thiện hệ thống phần mềm trong toàn Bộ, và hoàn chỉnh phần mềm quản lý văn bản, nhằm làm cho quy trình quản lý văn bản có tính tự động cao, hỗ trợ tối đa cho công tác quản lý văn bản của Văn phòng.
PHẦN THỨ BA - KẾT LUẬN
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội nói riêng và các cơ quan nhà nước nói chung sẽ không thể hoạt động hiệu quả nếu không quản lý tốt công tác Văn thư – Lưu trữ. Với vị trí quan trọng trong hệ thống các cơ quan hành chính Nhà nước, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đã quan tâm đến vai trò của công tác văn thư – Lưu trữ, giúp cho việc triển khai các chủ trương chính sách của Đảng, của Chính phủ trong các lĩnh vực liên quan đến ngành Lao động – người có công và Xã hội diễn ra một cách thuận lợi và có hiệu quả. Đi sâu vào tìm hiểu về công tác quản lý văn bản của Bộ, tôi càng nhận thấy trong hoạt động của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội nói riêng và các cơ quan nhà nước nói chung sẽ không thể hoạt động hiệu quả nếu không quản lý tốt văn bản. Việc quản lý tốt văn bản cũng giống như việc tạo ra một kênh giao tiếp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài với Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, đảm bảo cho Bộ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình.
Quy trình xử lý văn bản đi, đến của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đang có sự chuyển biến tích cực, theo hướng làm gọn nhẹ, loại bỏ những bước không cần thiết, đang góp phần thực hiện thắng lợi chương trình cải cách thủ tục hành chính ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên, việc quản lý văn bản của Bộ cũng khó tránh khỏi những tồn tại, hạn chế. Bởi vậy, vấn đề hoàn thiện, đơn giản hóa, nâng cao hiệu quả của quy trình xử lý văn bản đến nói riêng và vấn đề cải cách thủ tục hành chính nói chung đã, đang và sẽ cần sự quan tâm sát sao hơn nữa của trung ương, của cơ quan quản lý hành chính nhà nước các cấp, cùng với sự quan tâm, góp ý của nhân dân.
Hơn 03 năm qua, với cương vị là một nhân viên đang làm việc tại Bộ Lao động – thương binh và Xã hội, tôi đã được tác nghiệp hầu hết các khâu nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ. Dù là bất kể công việc gì, nhiệm vụ gì tôi đều cố gắng hoàn thành tốt, coi hiệu quả công việc, phát triển cơ quan là mục tiêu để bản thân phấn đấu. Từ đó, tôi vừa nâng cao được trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình, vừa có thêm kinh nghiệm để có thể khắc phục mọi khó khăn, thử thách đã, đang và sẽ xảy ra trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Để hoàn thành được bài tiểu luận này. Một lần nữa cho tôi được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới cô giáo bộ môn Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác Văn thư - Lưu trữ. Ban Lãnh đạo cùng với các anh chị đồng nghiệp trong phòng Hành chính - Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và xã hội đã tạo điều kiện cho tôi đi sâu vào tìm hiểu các nghiệp vụ trong công tác văn thư để hoàn thiện bài tiểu luận này.