VII. Bố cục của đề tài
3.1.2.2. Về quy trình nghiệp vụ
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan quản lý cấp Trung ương nhưng hiện nay Bộ vẫn chưa ban hành một quy chế về công tác văn thư lưu trữ, do vậy hoạt động của công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng chưa được thống nhất, các cán bộ còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện công việc.
Sử dụng mô hình văn thư tập trung nhưng với một cơ quan cấp Bộ, chức năng, nhiệm vụ phức tạp do đó số lượng văn bản đi và đến cơ quan là rất lớn thỉnh thoảng đã gây ra tình trạng quá tải cho cán bộ văn thư chuyên trách. Đồng thời việc quản lý văn bản tập trung ở phòng Hành chính cũng gây mât thời gian đi lại đối với một số đơn vị không nằm trong khuôn viên của Bộ mà ở khu vực khác như: Trường Đại học Lao động, Nhà Xuất bản …Có những văn bản gấp không được chuyển kịp thời, làm cho việc giải quyết công việc bị chậm trễ, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Mọi văn bản đến và đi chưa tập trung hoàn toàn vào một đầu mối. Tình trạng văn bản chưa qua văn thư để đăng ký vẫn còn xảy ra. Nhiều sở, ban, ngành, mang văn bản đến gặp trực tiếp, trình lãnh đạo và các chuyên viên giải quyết mà không qua bộ phận văn thư của Văn phòng Bộ, do vậy Văn phòng không quản lý hết được đầu vào của văn bản.
Công tác giao nộp hồ sơ nhiều trường hợp không giao đúng quy định và đối tượng. Điều này ảnh hưởng trước hết đến hoạt động của các cán bộ chuyên môn: việc tra tìm tài liệu sẽ khó khăn, từ đó có thể làm chậm quá trình giải quyết công việc.
Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ chưa được tiến hành thường xuyên do đó chất lượng hồ sơ hiện hành ở các đơn vị chưa được thực hiện tốt gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu nộp lưu và các khâu nghiệp vụ khác.