- Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán Tuy nhiên
1.3.4.Hình thức chứng từ ghi sổ
- Hình thức này thích hợp với một loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính.Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong hình thức này gồm có:
- Sổ cái: sổ cái là sổ phân loại (ghi theo hệ thống) dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái (có thể kết hợp phản ánh chi tiết) theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra , đối chiếu số liệu với sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để láy số hiệu và ngày tháng .Số hiệu
Chứng từ kế toán
Sổ qũy Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
Nhật kí sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm) ngày tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi”Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”
- Bảng cân đối tài khoản: dùng phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý.
Quan hệ cân đối
Tổng số Tổng số phát sinh bên nợ
tiền trên = (hoặc bên có) của tất cả các tài khoản “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản) -Các sổ và thẻ hạch toán chi tiết :dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất tiêu thụ v.v …)
Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
1.3.5.Hình thức kế toán máy
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán qui định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ qui trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo qui định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay
- Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
(1)Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo qui định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giưũa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo qui định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo qui định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu
CHƯƠNG 2