Kaizen đ c th c hi n theo 8 b c tuân th vòng tròn qu n lý ch t l ng PDCA. T b c 1 đ n b c 4 là l p k ho ch (Plan), b c 5 là th c hi n (Do),
b c 6 là ki m tra (Check), b c 7 và 8 là hành đ ng kh c ph c hay c i ti n. D a trên vi c phân tích d li u đ gi i quy t v n đ thông qua 8 b c đ c tiêu chu n
hóa nh sau (T ng Thùy Linh, 2008):
B c 1: L a ch n m c tiêu cho công vi c. Vi c l a ch n m c tiêu b t đ u v i lý do t i sao m c tiêu đó đ c l a ch n. Thông th ng m c tiêu đ c quy t đnh cùng v i các chính sách qu n lý hay d a trên m c đ u tiên.
B c 2: Tìm hi u tình tr ng hi n t i và xác đ nh m c tiêu. Tr c khi b t
đ u m t d án, ph i ki m tra l i tình hình hi n t i. th c hi n nh ng đi u trên,
ng i qu n lý ph i đ n n i làm vi c và thu th p d li u.
B c 3: Phân tích d li u đư thu th p đ xác đ nh nguyên nhân g c r
B c 4: Xác đ nh bi n pháp th c hi n d a trên c s phân tích d li u
B c 5: Th c hi n bi n pháp
B c 6: Xác nh n k t qu th c hi n bi n pháp
B c 7: Xây d ng ho c s a l i các tiêu chu n đ phòng ng a tái di n
Khi các v n đ x y ra công ty nh : s n xu t s n ph m không đúng tiêu
chu n, ng i qu n lý ph i tìm ra v n đ , đ a ra h ng gi i quy t đ kh c ph c và
thay đ i th t c làm vi c đ lo i b v n đ đó. Trong vi c ng d ng ph ng pháp
Kaizen, nhà qu n lý ph i ng d ng vòng tròn PDCA (Plan, Do, Check, Act) ho c vòng tròn SDCA (Standardize, Do, Check, Act) (Imai, 2012)
Sau đây là quy trình PDCA/SDCA:
Khi m i b t đ u, h u h t quy trình làm vi c m i nào c ng không n đnh.
Tr c khi b t đ u công vi c d a trên vòng tròn PDCA, b t k quy trình hi n t i nào
c ng ph i đ c thi t l p t i quy trình liên quan đ n vòng tròn SDCA_Standardize, Do, Check, Act (Tiêu chu n, th c hi n, ki m tra, hành đ ng).
B c ti p theo c a quy trình Kaizen là thi t l p chu trình l p k ho ch, th c hi n, ki m tra, hành đ ng (PDCA_Plan, Do, Check, Act) nh vòng tròn đ m b o
quá trình Kaizen đ c th c hi n liên t c, có tính thuy t ph c b ng vi c duy trì chính sách và c i thi n tiêu chu n (Imai, 2012).
Improvement A S C D Check Standardize Do Act
Hình 1.1:Vòng tròn SDCA (Standardize-Do-Check-Act Cycle) (Imai, 2012)
Hình 1.2: Vòng tròn PDCA (Plan – Do – Check – Act Cycle) (Imai, 2012)
Act Plan Do Check A P C D Improvement
Ch sau khi tiêu chu n đ c thi t l p và đ c tuân th , quy trình hi n t i mang tính n đ nh s đ c xem xét c i thi n d a theo vòng tròn PDCA. Do v y, vòng tròn SDCA tiêu chu n hóa, duy trì và n đ nh các quy trình hi n t i, còn vòng tròn PDCA s giúp c i thi n chúng. i u này tr thành hai y u t h tr cho nhà qu n lý.
1.2 Ph ngăphápăKaizen Costing: 1.2.1. Khái ni m v Kaizen Costing:
Ông Yasuhiro Monden đ n t Nh t_ng i đư phát tri n khái ni m Kaizen c a Giáo s Massaki Imai thành Kaizen Costing vào n m 1991. Khái ni m Kaizen Costing liên quan đ n quy trình c i ti n liên t c. Nguyên t c đ ng sau vi c ng d ng ph ng pháp này là đ t đ c nh ng c i ti n nh , d n d n, nh ng li n t c trong qui trình s n xu t v i chi phí t i thi u. Các ho t đ ng liên quan đ n ng d ng
ph ng pháp Kaizen Costing có 2 lo i:
Xem xét chênh l ch gi a chi phí th c t và chi phí m c tiêu đ i v i s n ph m đ c s n xu t trong ng n h n.
Xem xét chênh l ch gi a l i nhu n m c tiêu và l i nhu n c tính đ i v i s n ph m đ c s n xu t trong dài h n đ liên t c c i ti n quy trình s n xu t.
K thu t Kaizen Costing nh s ng d ng quy trình c i ti n liên t c m t
cách đ c bi t đ gi m chi phí. Ph ng pháp này t p trung vào vi c t o ra s n ph m và quá trình phân ph i d ch v hi u qu h n. Kaizen Costing đ c s d ng đ t o s c i ti n cho m t quy trình thông qua nh ng c i ti n nh gia t ng, h n là nh ng sáng ki n l n lao (Blocher et al., 1999).
Tóm l i, Kaizen Costing là m t khía c nh c a tri t lý Kaizen, nên nó là m t
ph ng pháp giúp c i ti n liên t c, khuy n khích s gi m chi phí b ng cách bám ch t vào tiêu chu n đư đ a ra. M c tiêu gi m thi u chi phí đ c thi t l p cho m i quy trình, và sau đó ng d ng vi c phân tích giá tr và k thu t phân tích đ đ t
đ c m c tiêu đ ra. V i ph ng pháp Target Costing t p trung vào s n ph m và s gi m thi u chi phí đ t đ c thông qua giai đo n thi t k s n ph m. Trái l i, Kaizen
Costing t p trung vào qui trình s n xu t và s gi m thi u chi phí đ t đ c ch y u thông qua hi u qu gia t ng c a quy trình s n xu t.
1.2.2. M c tiêu c a vi c ng d ng Kaizen Costing:
- Ph ng pháp Kaizen Costing nh m t công c hi u qu trong vi c gi m thi u chi phí s n xu t (Winy Utari, 2011).
Theo ông Tr n ình C u_Giám đ c Công ty TNHH T V n Tr n ình
C u, chuyên gia t v n và đào t o nh ng ki n th c v các ph ng pháp s n xu t ti n b trên th gi i nh n đnh r ng vi c ng d ng Kaizen Costing nh m đáp ng các m c tiêu sau:
- Xác đnh và gi i quy t các v n đ t i ngu n. - Nhi u c i ti n nh mang l i l i ích l n.
- Các c i ti n giúp c i thi n ch t l ng, chi phí và th i gian giao hàng,
giúp gia t ng m c đ hài lòng c a khách hàng và t ng tr ng b n v ng.
- M i ng i tham gia tìm ki m các c h i thay đ i, giúp c i thi n tinh th n làm vi c. Khi đó nhân viên tìm ra cách làm vi c d dàng và thích thú h n.
- Ph ng pháp Kaizen Costing giúp c t gi m chi phí không t o thêm giá tr .
1.2.3. c đi m c a Kaizen Costing:
hi u rõ đ c đi m c a ph ng pháp Kaizen Costing, b ng 1.2 s th hi n s khác bi t gi a hai ph ng pháp Kaizen Costing và Standard Costing cùng v i s so sánh gi a Kaizen Costing và Target Costing:
1)So sánh Kaizen Costing và Standard Costing:
B ng 1.2: So sánh s khác bi t gi a Kaizen Costing và Standard Costing
(Monden và Hamada, 1991)
Khái ni m Kaizen Costing Khái ni m Standard Costing
Thu c v khái ni m h th ng gi m chi phí Gi đnh s c i ti n liên t c trong s n xu t t đ c m c tiêu gi m chi phí Thu c v khái ni m h th ng ki m soát Gi đ nh các đi u ki n s n xu t không đ i
áp ng th c hi n chi phí đ nh m c
K thu t s d ngăph ngăphápăKaizen Costing
K thu t s d ngăph ngăphápă
Standard Costing
M c tiêu gi m thi u chi phí đ c thi t l p và
đ c ng d ng hàng tháng.
C i ti n liên t c đ c ng d ng trong su t n m đ đ t đ c l i nhu n m c tiêu ho c đ gi m kho ng cách gi a l i nhu n m c tiêu và l i nhu n c tính.
Phân tích chênh l ch chi phí liên quan đ n chi phí Kaizen theo m c tiêu và l ng gi m chi phí th c t .
Ki m tra và có trách nhi m khi chi phí m c tiêu
theo Kaizen không đ t đ c.
Các đnh m c đ c thi t l p hàng
n m ho c hàng quý.
Phân tích chênh l ch chi phí liên
quan đ n chi phí đ nh m c và chi phí th c t .
Ki m tra và có trách nhi m khi đ nh m c không đ c đáp ng.
K t qu đ tăđ c c aăph ngăphápăKaizen Costing
K t qu đ tăđ c c aăph ngă
pháp Standard Costing
Các ho t đ ng c a Kaizen costing không làm gi m đi ch t l ng s n ph m, mà chính nh vào vi c c i ti n quy trình s n xu t có th giúp gi m chi phí t o ra s n ph m.
ôi khi đ đ t đ c m c tiêu chi phí
đnh m c đ ra s làm gi m ch t
l ng s n ph m.
2)So sánh Kaizen Costing và Target Costing:
Ph ng pháp Kaizen Costing và Target Costing có cùng k thu t chi phí t ng t là tuân theo m c tiêu, nh ng v n có hai đi m khác bi t (Rof, 2012):
V s t p trung: H th ng Target Costing, t p trung vào thi t k s n ph m theo yêu c u c a khách hàng. Trong khi đó, Kaizen Costing t p trung vào m c tiêu là l i nhu n.
V ng d ng: Target Costing là h th ng h tr quy trình gi m thi u chi
thay đ i toàn b mô hình, ho c s thay đ i mô hình m c nh . Ng c l i, Kaizen Costing là h th ng h tr cho qui trình gi m thi u chi phí trong giai đo n s n xu t c a mô hình s n ph m đang t n t i.
Tuy có s khác bi t trên, nh ng Target Costing và Kaizen Costing k t h p v i nhau đóng góp vào s qu n lý t ng chi phí cho các công ty s n xu t. T “t ng”
trong c m t “ qu n lý t ng chi phí” trong tr ng h p này hàm ý vi c qu n lý chi phí trong t t c các công đo n c a chu trình s n xu t. Khái ni m qu n lý t ng chi phí xu t phát t vi c liên quan đ n t t c m i ng i trong các b ph n c a công ty.
Sơđồ 1.1: Chi phí chu kỳ sống sản phẩm (Robert and Anthony, 1998) Thiết kế có đáp ứng chi phí mục tiêu Chi phí chu kỳ sống có thể chấp nhận
Ước tính chi phí chu kỳ sống
Bắt đầu sản xuất
Thay đổi sản phẩm/ qui trình sản xuất ở mức độ nhỏ Loại bỏ sản phẩm Giai đoạn lập kế hoạch sản xuất Tính chi phí chu kỳ sống Giai đoạn sản xuất Giai đoạn loại bỏ Target Costing Kaizen Costing Không Không Có Có Quy cách sảnphẩm
Doanh thu/ giá cả mục tiêu
Lợi nhuận mục tiêu
Chi phí mục tiêu
Thay đổi sản phẩm/ qui trình sản xuất ở mức độ lớn
1.2.4. Các y u t tác đ ng đ n vi c ng d ng thành công Kaizen Costing: Costing:
Hai ho t đ ng chính di n ra hàng ngày t i n i làm vi c liên quan đ n ngu n g c s qu n lý đólà duy trì và thay đ i đ t t h n. Các nhà qu n lý n i làm
vi c cam k t đ t đ c k t qu t hai ch c n ng này là ch t l ng, chi phí và s phân ph i (Imai, 2012).
1) t ch tăl ng lên hàng đ u:
Ch t l ng trong n i dung đ c p là ch t l ng c a s n ph m ho c d ch v . Ch t l ng v n hành xuyên su t các giai đo n ho t đ ng c a công ty, t s phát tri n, thi t k , s n xu t, bán hàng đ n d ch v . B i ch t l ng giúp gi m b t chi phí,
t ng s hài lòng c a khách hàng, truy n c m h ng cho nhân viên đ s n xu t s n ph m đ t ch t l ng, t o d ng hình nh trên th tr ng và trong c ng đ ng v.v. (Imai, 2012). 2)Gi m chi phí th c t : có th gi m thi u chi phí s n xu t, tr c h t ph i hi u rõ các y u t c u thành trong chi phí s n xu t, c th : Chi phí Nguyên v t li u Lao đ ng S n xu t chung Nguyên v t li u tr c ti p Lao đ ng tr c ti p S n xu t chung tr c ti p Nguyên v t li u gián ti p Lao đ ng gián ti p S n xu t chung gián ti p Chi phí tr c ti p Chi phí qui trình s n xu t Chi phí s n xu t gián ti p Chi phí s n xu t S đ 1.2: Các y u t c u thành chi phí s n xu t (Kook, 2011)
Qu n lý chi phí là giám sát quy trình phát tri n s n xu t và bán s n ph m, d ch v v i ch t l ng t t trong n l c gi m chi phí nh ng v n gi đ c ch t l ng s n ph m (Imai, 2012).
3)Giao hàng:
Giao hàng ph i đúng th i gian và đúng s l ng đ n hàng c a s n ph m ho c d ch v . M t trong nh ng nhi m v c a ng i qu n lý là ph i ki m tra vi c giao hàng, xu t hàng đúng s l ng khách hàng đư đ t và đúng th i gian khách hàng yêu c u. H th ng s n xu t đúng lúc có th giúp gi m chi phí b ng cách gi m các công đo n không mang l i hi u qu ho c không mang l i giá tr . H th ng này
đ c các công ty ng d ng đ s n xu t và xu t hàng đúng ti n đ và gi m đ c các chi phí không c n thi t (Imai, 2012).
4)Duy trì t ngăn ngăsu t (Total Productivity Maintenance):
Trong khi TQM (Total Quality Maintenance) nh n m nh vi c c i ti n k ho ch s n xu t v ch t l ng, thì TPM t p trung vào c i ti n ch t l ng thi t b , tìm ki m hi u qu thi t b m t cách t i đa thông qua t ng h th ng duy trì phòng ng a s kéo dài th i gian h u ích c a thi t b . TQM liên quan t i m i ng i công ty, TPM liên quan t i m i ng i phân x ng (Imai, 2012). S n xu t và n ng su t là hai khái ni m có m i quan h v i nhau. c i thi n n ng su t thì tr c tiên ph i c i thi n các y u t trong s n xu t. S đ 1.3: Các y u t tác đ ng đ n n ng su t s n xu t (Kook, 2011) 5 ch M trong s n xu t + Man_Con ng i + Material_Nguyên v t li u + Machine_Máy móc + Method_Cách th c th c hi n + Measurement_Th c đo Tính kinh t Tính hi u qu Ch t l ng Chi phí Phân ph i = Nhu c u t khách hàng
5)Lo i b lãng phí (Muda), kh c ph c s thayăđ iă(Mura)ăvƠăđi u ki n làm vi c quá s c (Muri):
i. Lo i b lãng phí (Muda):
Muda trong ti ng Nh t ngh a là lưng phí. môi tr ng làm vi c th c t ch có 2 lo i ho t đ ng: ho t đ ng t o thêm giá tr ho c không t o thêm giá tr . Muda liên quan t i m i ho t đ ng không t o ra giá tr t ng thêm. Ohno là ng i đ u tiên nh n ra s lãng phí to l n n i làm vi c (Gemba), ông phân lo i Muda trong Gemba theo các lo i nh sau (Imai, 2012):
Lo i b vi c m t th i gian tìm ki m
Lo i b đ ng tác th a
Lo i b vi c v n chuy n không đúng th i gian
Lo i b kho ng cách không gian
Lo i b s lãng phí v th i gian
Lo i b s n ph m không phù h p
Lo i b s ki m tra không phù h p
Kaizen là cách th c c i thi n nh ng v n đ trên đ đ t đ c yêu c u v ch t
l ng, chi phí và s phân ph i thông qua vi c c i ti n y u t con ng i, nguyên v t li u, ph ng pháp th c hi n, máy móc. Và m i v n đ phát sinh đ u có nguyên nhân c a nó, cách gi i quy t v n đ b ng cách s d ng 5 l n t Why_T i sao đ tìm ra nguyên nhân kh c ph c (Imai, 2012).
ii. Kh c ph c s thay đ i (Mura_Variation):
Khi m t trong nh ng tr ng i làm m t nhi u th i gian làm vi c h n bình th ng, s t o ra Mura c ng nh s lãng phí (Muda). B i công vi c c a m i ng i b đi u ch nh ch m l i. Ý t ng v Mura c ng đ c ng d ng cho s thay đ i trong