Hiện nay, theo quy định của hội sở chính ngân hàng ngoại thương Việt Nam, tất cả các chi nhánh trong hệ thống đều thực hiện nghiệp vụ thanh toán XNK theo L/C theo quy trình chung áp dụng cho toàn hệ thống. Quy trình này được soạn thảo trên cơ sở nghiên cứu các thông lệ quốc tế về thanh toán thư tín dụng cũng như thực tiễn hoạt động thanh toán quốc tế tại các chi nhánh VCB trên toàn quốc nhằm đưa ra quy trình thực hiện nghiệp vụ này một cách chuẩn xác nhất. So với các hệ thống ngân hàng thương mại trong cả nước, quy trình thanh toán XNK của Ngân hàng ngoại thương là khá hoàn chỉnh và chuẩn mực nhất. Đây cũng là một ưu thế, tạo điều kiện cho các Chi nhánh trong hệ thống VCB phát triển hoạt động thanh toán quốc tế mình.
2.2.1.1. Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu
Trong quy trình thanh toán xuất khẩu bằng L/C, VCB HP là ngân hàng thông báo, giữ vai trò là người thay mặt người xuất khẩu đòi tiền người nhập khẩu ở nước ngoài. Toàn bộ các nghiệp vụ này bao gồm nội dung cơ bản là: tiếp nhận L/C từ ngân hàng phát hành, thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C; tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ thanh toán; thanh toán bộ chứng từ.
Phù hợp
(1) Thông báo cho người hưởng lợi
(4)Nhận và kiểm tra
bộ chứng từ XK (5)Yêu cầu chỉnh sửa chứng từ (nếu có) (1) Tiếp nhận L/C từ NHPH (2) Kiểm tra tính chân thật của L/C Không phù hợp (2)Yêu cầu NN tu chỉnh hoặc huỷ L/C
(6) Báo có cho nhà XK
Sơ đồ 2.2: Quy trình TT L/C xuất khẩu.
(1)Tiếp nhận L/C: Lãnh đạo phòng hoặc người được phân công sẽ nhận L/C/sửa đổi L/C từ chương trình Trade Finance (đối với L/C/sửa đổi L/C gửi bằng TELEX/ SWIFT) hoặc phòng hành chính (đối với L/C/sửa đổi L/C gửi bằng thư), sau đó giao lại cho bộ phận thông báo L/C xử lý.
(2)Bộ phận thông báo L/C chịu trách nhiệm kiểm tra tính xác thực của L/C (SWIFT được Authenticated, chữ ký uỷ quyền được kiểm đúng, số Test được giải mã đúng). Nếu mã được kiểm đúng, thông báo L/C/sửa đổi L/C cho người hưởng lợi. Nếu mã không phù hợp, điện yêu cầu NHPH xác nhận lại.
(3) Bộ phận thông báo L/C kiểm tra chi tiết trên L/C /sửa đổi L/C để lựa chọn hình thức thông báo thích hợp cho người hưởng.
(4) Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu:
Bộ phận tiếp nhận bộ chứng từ nhận bộ chứng từ từ khách hàng kèm theo bản gốc L/C, các sửa đổi L/C liên quan (nếu có) có xác nhận mã/ chữ ký đúng. Sau đó chuyển chứng từ cho lãnh đạo phòng để phân chứng từ cho thanh toán viên xử lý. Thanh toán viên kiểm tra các chi tiết bộ chứng từ theo điều khoản L/C.
(5) Nếu bộ chứng từ có sai sót, thanh toán viên yêu cầu khách hàng sửa chữa hoặc thay thế. Sau khi hoàn thiện bộ chứng từ, thanh toán viên gửi bộ chứng từ đòi tiền ngân hàng nước ngoài theo điều kiện L/C.
(6) Báo có cho nhà xuất khẩu: Khi nhận được báo có từ nước ngoài thanh toán cho người hưởng. Có các hình thức thanh toán sau:
• Thanh toán khi nhận được báo có của ngân hàng nước ngoài: ngân hàng thanh toán tiền cho người xuất khẩu sau khi ngân hàng thanh toán chấp nhận việc trả tiền ngay hoặc đã ghi có vào tài khoản của VCB HP. Đây là hình thức được áp dụng phổ biến nhất hiện nay của ngân hàng.
• Chiết khấu truy đòi: là việc ngân hàng chiết khấu chứng từ nhưng nếu nước ngoài từ chối thanh toán thì ngân hàng có thể truy đòi người xuất khẩu. Thực chất,
đây là nghiệp vụ ứng trước tiền hàng hay cho vay thế chấp L/C chứ chưa phải là nghiệp vụ mua đứt bán đoạn. Bởi vì, trong trường hợp ngân hàng chiết khấu 98% trị giá bộ chứng từ, khi ngân hàng nước ngoài trả tiền thì VCB HP sẽ trả 2% còn lại sau khi đã thu lãi và phí liên quan. Nếu ngân hàng nước ngoài không thanh toán được thì VCB HP sẽ đòi lại số tiền đã chiết khấu, nếu lúc này người xuất khẩu không thể thanh toán được thì VCB HP sẽ tự động ghi nợ vào tài khoản khách hàng, và nếu trên tài khoản của khách hàng không có tiền thì trong vòng 5 ngày làm việc ngân hàng sẽ chuyển thành nợ quá hạn và xử lý như với trường hợp cho vay quá hạn.
2.2.1.2. Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu
Trong quy trình thanh toán nhập khẩu sử dụng phương thức tín dụng chứng từ, VCB HP đóng vai trò là ngân hàng phát hành thư tín dụng. Ngân hàng có trách nhiệm cam kết thanh toán cho người hưởng lợi nước ngoài. Toàn bộ quy trình thanh toán L/C nhập khẩu được thể hiện sơ đồ dưới đây:
(1)Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ phát
hành L/C
(2)Phát hành
L/C (3)Tu chỉnh hoặc huỷ L/C
(4)Nhận và kiểm tra bộ chứng từ NK (5)Từ chối thanh toán xuất trình không phù hợp (6) Thanh toán và đóng hồ sơ L/C
Sơ đồ 2.3 Quy trình TT L/C nhập khẩu
Thanh toán viên tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ phát hành L/C. Hồ sơ phát hành L/C bao gồm: thư yêu cầu phát hành L/C (theo mẫu) có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và kế toán trưởng; bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng; bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp; văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành.
Sau đó, thanh toán viên kiểm tra nguồn vốn đảm bảo thanh toán L/C của khách hàng. Nếu L/C được phát hành bằng vốn tự có, khách hàng ký quỹ 100% thì phải kiểm tra đảm bảo là khách hàng có đủ số tiền đó. Nếu khách hàng không ký quỹ đủ hoặc có yêu cầu miễn giảm mức ký quỹ, các bộ phận có liên quan nghiên cứu để xuất trình hội đồng tín dụng và/hoặc lãnh đạo ngân hàng quyết định. Nếu L/C được phát hành bằng vốn vay của VCB HP thì căn cứ vào phiếu duyệt phát hành L/C của bộ phận tín dụng đã được ban lãnh đạo VCB HP phê duyệt để phát hành L/C. Trường hợp L/C được phát hành do có một bên thứ ba bảo lãnh thì căn cứ vào thư bảo lãnh ngân hàng phê duyệt để phát hành L/C. Nếu điều kiện đã được người nhập khẩu thực hiện đầy đủ thì VCB HP tiến hành mở thư tín dụng.
(2) Phát hành L/C
Thanh toán viên mở L/C cho khách hàng và thu phí phát hành. Toàn bộ hồ sơ cùng điện/ thư phát hành L/C được trình phụ trách phòng ký duyệt. Sau đó, giao một bản sao L/C cho khách hàng đồng thời lập hồ sơ L/C và lưu hồ sơ theo dõi, chuyển L/C cho người hưởng lợi.
(3)Sửa đổi L/C.
Sau khi phát hành L/C, nếu khách hàng có yêu cầu sửa đổi thì phải xuất trình thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, ngân hàng phát hành sửa đổi gửi ngân hàng thông báo.
(4) Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu.
Khi bộ chứng từ đến, ngân hàng kiểm tra chứng từ với hồ sơ L/C, kiểm tra tất cả chứng từ trong vòng hai ngày làm việc kể từ ngày nhận được chứng từ về sự phù hợp của nội dung, số lượng chứng từ so với các điều khoản qui định trong L/C và sửa đổi L/C (nếu có).
(5)Từ chối thanh toán xuất trình chứng từ không phù hợp
Nếu chứng từ không phù hợp, lập điện từ chối thanh toán gửi ngân hàng nước ngoài và chỉ ra những điểm không hợp lệ, đồng thời thông báo cho khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận sai sót và đồng ý thanh toán thì thanh toán và thu phí sai sót. Nếu khách hàng từ chối thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần thì thông báo cho ngân hàng nước ngoài biết và chờ chỉ thị của họ để xử lý.
(6)Thanh toán và đóng hồ sơ L/C
Nếu chứng từ phù hợp, thông báo cho khách hàng. Sau 3 ngày làm việc kể từ ngày thông báo mà khách hàng không có ý kiến phản đối thì thực hiện trả tiền theo hướng dẫn của L/C và đóng hồ sơ.
* Đối với L/C trả chậm, trong khâu kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp yêu cầu khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán vào ngày đáo hạn trước khi trao chứng từ (cam kết bằng văn bản hoặc ký chấp nhận trên hối phiếu nếu có). Sau đó, lập điện/ thư chấp nhận thanh toán vào ngày đáo hạn gửi ngân hàng nước ngoài. Nếu chứng từ không phù hợp thì tuỳ theo ý kiến của khách hàng, ngân hàng sẽ có cách xử lý giống như trường hợp đòi tiền bằng thư.
* Đối với L/C cho phép đòi tiền bằng điện, ngân hàng kiểm tra đối chiếu với điều kiện thanh toán, chỉ dẫn thanh toán qui định trong L/C, kiểm tra nguồn tiền thanh toán. Nếu phù hợp thì lập điện trả tiền bằng SWIFT theo mẫu qui định hoặc bằng Telex. Đối với điện đòi tiền thông báo chứng từ không phù hợp thì thông báo cho khách hàng kèm một bản sao điện ngân hàng nước ngoài thông báo chứng từ không phù hợp. Nếu người nhập khẩu chấp nhận sai sót và đồng ý thanh toán thì ngân hàng thực hiện đúng như các bước nêu trên, nếu người nhập khẩu không chấp nhận thanh toán thì lập điện từ chối thanh toán gửi ngân hàng nước ngoài cho nhận bộ chứng từ để xử lý.