Nhung:
Cỏc phương thức tiờu thụ hàng hoỏ và thủ tục chứng từ:
Phương thức bỏn buụn hàng hoỏ( bỏn qua kho trực tiếp): Đõy là hỡnh thức bỏn hàng chủ yếu của doanh nghiệp.
Cỏc hỡnh thức thanh toỏn:
+) Thanh toỏn bằng tiền mặt, sộc: Phương thức thanh toỏn này giỳp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, trỏnh bị chiếm dụng vốn giảm thiểu chi phớ quản lý cụng nợ.
+) Người mua ứng trước: phương thức này thường ỏp dụng với khỏch hàng cú nhu cầu đặt mua theo yờu cầu, cung cấp với số lượng lớn giỏ trị cao. Doanh nghiệp khụng thể đỏp ứng ngay được, đũi hỏi cú sự hỗ trợ từ phớa khỏch hàng và khỏch hàng cú năng lực về tài chớnh, sẵn sang đỏp ứng cho doanh nghiệp theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế.
+) Thanh toỏn chậm: Trong trường hợp này doanh nghiệp bị khỏch hàng chiếm dụng vốn, nhưng bự lại doanh nghiệp lại tiờu thụ được khối lượng hàng hoỏ lớn và khỏch hàng phải chịu phần lói suất do việc trả chậm.
Ngoài ra, khỏch hàng cũn cú thể thanh toỏn cho doanh nghiệp bằng cỏch chuyển tiền cho doanh nghiệp qua cỏc ngõn hàng mà doanh nghiệp cú tài khoản tại đú. Hiện nay, doanh nghiệp cú tài khoản tại cỏc ngõn hàng như: ngõn hàng Cụng Thương, Ngõn hàng Nụng Nghiệp và Phỏt triển Nụng Thụn.
Phương thức bỏn lẻ: Định kỳ, thường là 3 ngày thủ quỹ đi đến cỏc cửa hàng thu tiền, nhõn viờn bỏn hàng sẽ nộp tiền cho thủ quỹ và kế toỏn tiền mặt và TGNH tại doanh nghiệp sẽ viết phiếu thu khoản tiền trờn. Doanh nghiệp cú nhiều cửa hàng bỏn lẻ trong tỉnh và ngoài tỉnh. Nhận thức được lợi ớch từ việc bỏn lẻ, doanh nghiệp luụn tỡm phương ỏn đầu tư, mở rộng mạng lưới cỏc cửa hàng bỏn lẻ.Cỏc hỡnh thức thanh toỏn chủ yếu là tiền mặt, thường là khụng cú hỡnh thức trả chậm và ứng trước.
• Tiờu thụ nội bộ: Theo phương phỏp này, phũng kinh doanh cũng lập phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ, căn cứ vào chứng từ này, thủ kho xuất kho, ghi thẻ kho, sau đú chuyển cho phũng kế toỏn hạch toỏn ghi sổ * Cỏc tài khoản sử dụng:
- TK 155 “Thành phẩm”: Tài khoản này được sử dụng để phản ỏnh giỏ trị hiện cú tỡnh hỡnh biến động của cỏc loại thành phẩm nhập kho của doanh nghiệp theo giỏ hiện hành thực tế
Bờn Nợ: Cỏc nghiệp vụ ghi tăng giỏ thành thực tế thành phẩm Bờn Cú: Cỏc nghiệp vụ làm giảm giỏ thành thực tế thành phẩỏ Dư Nợ: Giỏ thành thực tế thành phẩm tồn kho
- Tài khoản 157 “Hàng gửi bỏn”
- Tài khoản 511 “Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ” - Tài khoản 632 “Giỏ vốn hàng bỏn”
Ngoài ra doanh nghiệp cũn sử dụng tài khoản : TK 333, TK 131, TK 521, TK 531, TK 532, TK 111, TK 112…
* Trỡnh tự hạch toỏn:
Phương thức hạch toỏn bỏn buụn: hạch toỏn theo sơ đồ sau:
TK 155 TK 632 TK 511 TK 111, 112 (1)
TK 3331
(1) Xuất kho hàng hoỏ theo giỏ vốn (2) Tổng giỏ thanh toỏ cú thuế GTGT. Phương thức bỏn lẻ: hạch toỏn theo sơ đồ sau:
(1)Chuyển hàng xuống cửa hàng bỏn lẻ
(2)Giỏ vốn hàng bỏn được xỏc định là tiờu thụ (3) Tổng giỏ thanh toỏn cú thuế GTGT
* Phương thức tiờu thụ hàng hoỏ theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận: Hạch toỏn theo sơ đồ:
(1) Xuất kho hàng hoỏ theo gửi bỏn
(2) Giỏ vốn hàng gửi bỏn được chấp nhận là tiờu thụ (3) Tổng giỏ thanh toỏn cú thuế GTGT
* Phương thức bỏn hàng trả gúp TK 155- Kho TK 155- Cửa hàng TK 632 TK 511 TK 111, 112... (1) TK 3331 (3) (2) TK 155 TK 157 TK 632 TK 511 TK 111, 112 (1) TK 3331 (3) (2) TK 511 TK 33311 TK 515 (1) (2) (3) TK 511 (5) TK 111, 112 (4) (6)
(1) Doanh thu theo giỏ bỏn thu tiền ngay (khụng kể thuế GTGT) (2) Thuế GTGT phải nộp tớnh trờn giỏ bỏn thu tiền ngay
(3)Lợi tức trả chậm.
(4) Số tiền người mua trả lần đầu.
(5) Tổn số tiền cũn phải thu của người mua. (6)Thu tiền của người mua cỏc kỳ sau
*Phương thức bỏn hàng qua cỏc đại lý (ký gửi):
(1) Xuất kho hàng hoỏ gửi bỏn (2a) Giỏ vốn hàng hoỏ đó được xỏc định là tiờu thụ
(2b) Tổng giỏ thanh toỏn, thuế GTGT phải nộp hoa hồng cho bờn nhận đại lý
(3)Thuế GTGT tớnh trờn hoa hồng (nếu cú) -Đối với bờn nhận đại lý
Tớnh giỏ mua hàng xuất bỏn:
Cụng ty đang ỏp dụng phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho thep phương phỏp giỏ thực tế. Tớnh giỏ mua hàng xuất bỏn:
Doanh nghiệp tư nhõn Hiển Nhung đang ỏp dụng tớnh giỏ hàng tồn kho theo phương phỏp nhập trước - Xuất trước nờn kế toỏn cú thể tớnh ngay giỏ vốn của hàng hoỏ xuất bỏn, giỏ này được ghi trờn phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho, đồng thời là căn cứ để kế toỏn ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Chứng từ và sổ sỏch sử dụng: TK 155 TK 157 TK 632 TK 511 TK 641 (1) TK 3331 (3) (2a) (2b) ) TK 111,112 TK 133 (1331) TK 003 - Nhận - Bán - Trả lại TK 511 Hoa hồng đại lý được hưởng TK 331 Phải trả cho chủ hàng Tổng tiền hàng TK 111, 112
- Hợp đồng mua hàng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp. - Hoỏ đơn GTGT
- Phiếu nhập kho, thẻ kho, biờn bản kiểm nghiệm hàng húa nhập kho. - Phiếu chi, giấy bỏo cú của ngõn hàng…
- Phiếu xuất kho…
Căn cứ vào nhu cầu hàng hoỏ của thị trường, khỏch hàng lập kế hoạch mua hàng hoỏ phục vụ tiờu thụ và dự trữ. Căn cứ vào hợp đồng được ký kết nhà cung cấp, cugn cấp hàng hoỏ với đứng số lượng, chủng loại, biểu mó, quy cỏch… Phũng kinh doanh sẽ nhận hoỏ đơn GTGT của người bỏn giao cho doanh nghiệp. Kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn:
* Căn cứ tớnh giỏ vốn hàng nhập khẩu mua nội địa xuất bỏn
Xỏc định giỏ vốn hàng nội địa xuất bỏn được tớnh trực tiếp dựa trờn giỏ mua hàng nội địa. Giỏ mua hàng này khụng bao gồm chi phớ thu mua hàng nội địa. Chi phớ này được tớnh riờng và khụng được tớnh vào giỏ vốn hàng bỏn.
Phương phỏp tớnh giỏ vốn hàng bỏn:
Giỏ vốn hàng bỏn được tớnh theo phương phỏp thực tế bỡnh quõn sau mỗi lần nhập, tức là xỏc định giỏ bỡnh quõn của từng loại mặt hàng, căn cứ vào giỏ đơn vị bỡnh quõn của từng loại mặt hàng và lượng hàng xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để xỏc định giỏ thực tế hàng xuất kho. Hàng ngày, khi nhập số liệu cho “ Hoỏ đơn bỏn hàng”, mỏy sẽ tự định khoản và cập nhật số liệu cho sổ Nhật ký chứng từ, nhưng số liệu tương ứng tại dũng TK 632 và TK 1561 sẽ bỏ trống.
Chứng từ sử dụng:
Đối với bất cứ nghiệp vụ tiờu thụ hàng (nhập khẩu hay hàng nội địa), kế toỏn đều căn cứ vào chứng từ: “ Hoỏ đơn GTGT”. Ngoài ra cú thể căn cứ vào chứng từ khỏc như: “Biờn bản giao nhận hàng hoỏ” để theo dừi, kiểm tra và đối chiếu.Sau khi kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của cỏc chỉ tiờu trong Hoỏ đơn GTGT, kế toỏn tiến hành nhập số liệu vào mỏy. Kế toỏn sẽ nhập số liệu cho mục “Hoỏ đơn bỏn hàng tiền VNĐ”.
Đối với phần Giỏ vốn hàng bỏn, tại văn phũng doanh nghiệp sử dụng tài khoản 632- Giỏ vốn hàng bỏn.
TK 1561- giỏ mua hàng hoỏ. .
TK 1562- Chi phớ mua hàng: Tài khoản này tập hợp chi phớ mua hàng nhập khẩu tồn đầu kỳ và phỏt sinh trong kỳ. Và nú được chi tiết theo mó hàng hoỏ.
Kế toỏn doanh thu bỏn hàng
Hiện nay, Doanh nghiệp đang thực hiện chế độ giao khoỏn doanh thu cho từng cửa hàng bỏn lẻ để đẩy nhanh tiến độ bỏn hàng…cũn phũng kinh doanh phụ trỏch cỏc nghiệp vụ bỏn buụn, và bỏn hàng núi chung. Kế toỏn cú nhiệm vụ theo dừi doanh thu bỏn hàng trờn TK 511 “Doanh thu bỏn hàng” trờn cơ sở giỏ thực tế (Số tiền ghi trờn hoỏ đơn). Khi khỏch hàng cú nhu cầu về hàng hoỏ của doanh nghiệp, thường là khỏch hàng trực tiếp đến doanh nghiệp thoả thuận, đàm phỏn để ký kết cỏc hợp đồng kinh tế, cũng cú nhiều trường hợp doanh nghiệp tham gia đấu thầu để được quyền cung cấp hàng hoỏ cho khỏch hàng. Riờng đối với hỡnh thức bỏn lẻ tại Doanh nghiệp thỡ quỏ trỡnh tiờu thụ đơn giản hơn, khỏch hàng đến cửa hàng, thực hiện mua hàng trực tiếp và thanh toỏn tiền ngay.
Sơ đồ 7: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ bỏn hàng
Mỏy tớnh
Bảng kờ, bảng phõn bổ
Nhật ký chứng từ
Sổ chi tiết bỏn hàng Sổ cỏi chi tiết doanh thu
và sổ cỏi tổng hợp
Bảng cõn đối tài khoản 511
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp chi tiết
• Kế toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu:
+ Chiết khấu thương mại: Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 521- Chiết khấu thương mại: Sử dụng để theo dừi toàn bộ cỏc khoản chiết khấu thương mại chấp nhận cho khỏch hàng trờn giỏ bỏn đó thoả thuận về lượng hàng hoỏ, sản phẩm, dịch vụ đó tiờu thụ.
Bờn Nợ: Tập hợp cỏc khoản chiết khấu thương mại (bớt giỏ, hồi khấu) chấp thuận cho người mua trong kỳ.
Bờn Cú: Kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại vào bờn nợ tài khoản 511, 512. Cuối kỳ khụng cú số dư
Trỡnh tự hạch toỏn:
Hàng bỏn bị trả lại: là những hàng hoỏ đó được coi là tiờu thụ nhưng bị khỏch hàng trả lại do khụng phự hợp với yờu cầu của khỏch.
+ Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 531- Hàng bỏn bị trả lại: Tài khoản này dựng để phản ỏnh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoỏ, dịch vụ đó tiờu thụ bị khỏch hàng trả lại do khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế…
Nội dung ghi chộp của tài khoản 531 như sau:
Bờn Nợ: Tập hợp doanh thu của hàng bỏn bị trả lại chấp nhận cho người mua trong kỳ
Bờn Cú: Kết chuyển số doanh thu của hàng bỏn bị trả lại Tài khoản 531 cuối kỳ khụng cú số dư
Trỡnh tự hạch toỏn:
TK 111,112,131,... TK 521 511,512 Cỏc khoản chiết khấu
Phỏt sinh trong kỳ Kết chuyển toàn bộ chiết khấu TK 632 TK 156 TK 111,112,131 TK 531 TK 511 (1) (3) (4) TK 133 (2)
(1) Phản ỏnh giỏ vốn của hàng bỏn bị trả lại nhập kho bị trả lại
(2) Phản ỏnh hàng bỏn bị trả lại (Với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ)
(3) Phản ỏnh hàng bỏn bị trả lại (Với doanh nghiệp tớnh thuế GTGT thep phương phỏp trực tiếp hay hàng khụng chịu thuế VAT)
(4) Cuối kỳ kết chuyển điều chỉnh giảm doanh thu.
Giảm giỏ hàng bỏn: là những khoản giảm giỏ, bớt giỏ, hồi khấu cho bờn mua vỡ những lý do như hàng bỏn bị kộm phẩm chất, khỏch hàng mua hàng với số lượng lớn…
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 532- Giảm giỏ hàng bỏn: Tài khoản này dựng để phản ỏnh khoản giảm giỏ cho khỏch hàng tớnh trờn giỏ bỏn thoả thuận
Nội dung ghi chộp tài khoản 532:
Bờn Nợ: Tập hợp cỏc khoản giảm giỏ hàng bỏn chấp nhận cho người mua trong kỳ
Bờn Cú: Kết chuyển khoản giảm giỏ hàng bỏn Tài khoản 532 cuối kỳ khụng cú số dư
Trỡnh tự hạch toỏn:
Kế toỏn thanh toỏn với khỏch hàng:
Tại Doanh nghiệp thỡ hỡnh thức thanh toỏn cũng như thời gian thanh toỏn được cỏc bờn thoả thuận và ghi vào Hợp đồng kinh tế. Với cỏc khỏch hàng thường
TK 111,112,131 TK 532 TK 511
Khoản giảm giỏ hàng Bỏn đó chấp nhận trong kỳ
Kết chuyển số giảm trừ doanh thu
xuyờn (cỏc khỏch hàng cú quan hệ buụn bỏn lõu năm với Doanh nghiệp) thỡ Doanh nghiệp cú thể cho phộp thanh toỏn chậm (thường là sau 30 ngày kể từ ngày Doanh nghiệp hoàn tất việc giao hàng).Với cỏc khỏch hàng khụng thường xuyờn hoặc cỏc khỏch hàng vóng lai thỡ Doanh nghiệp thường yờu cầu đặt trước một phần tiền hàng (khoảng 5% đến 10% giỏ trị Hợp đồng), phần cũn lại sẽ được thanh toỏn dứt điểm ngay hoặc sau 5 ngày kể từ ngày Doanh nghiệp hoàn tất việc giao hàng.
Hiện tại ở Doanh nghiệp cỏc khoản phải thu khỏch hàng được quản lý rất chặt chẽ, cụng tỏc thu nợ cũng diễn ra rất tốt nờn Doanh nghiệp khụng phải lập khoản Dự phũng phải thu khú đũi.Để thuận lợi cho việc theo dừi và quản lý cỏc khoản phải thu, Doanh nghiệp đó mở Sổ chi tiết cho từng khỏch hàng.
Hàng ngày kế toỏn hàng hoỏ căn cứ vào Hoỏ đơn GTGT, Lệnh chuyển Cú, Phiếu thu để vào Sổ chi tiết thanh toỏn với người mua.
*Chứng từ và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ:
Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng, khỏch hàng cú thể trực tiếp thanh toỏn tiền cho phũng kế toỏn hoặc nhõn viờn giao nhận tại Phũng kinh doanh sẽ thu tiền của khỏch hàng sau đú nộp cho phũng kế toỏn. Sau khi kiểm nhận và thu tiền, kế toỏn viết Phiếu thu và hạch toỏn vào tài khoản Vốn bằng tiền.
Hoặc khỏch hàng cú thể thanh toỏn bằng chuyển khoản. Sau khi nhận được Giấy bỏo Cú của ngõn hàng mà Doanh nghiệp cú giao dịch, kế toỏn sẽ nhập số liệu và hạch toỏn vào tài khoản tiền gửi ngõn hàng.
* Tài khoản sử dụng:
Việc theo dừi phải thu khỏch hàng được thể hiện trờn TK 131; Phải thu nội bộ khỏc được phản ỏnh trờn TK 136.
Tuy nhiờn, dự thanh toỏn ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi Ngõn hàng hoặc chưa thanh toỏn tiền hàng thỡ kế toỏn cũng đều sử dụng cỏc tài khoản 131 đối ứng với TK 511 hoặc 136 đối ứng với 511.
Chỳ thớch: Cập nhật hàng ngày Số liệu tổng hợp cuối quý Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 8: Số liệu thanh toỏn với khỏch hàng
Sau khi cập nhật số liệu, mỏy sẽ tự động định khoản và tự động cập nhật số liệu cho cỏc số tương ứng.
Cũng giống như phần doanh thu, sau khi cập nhật số liệu cho “Hoỏ đơn bỏn hàng tiền VNĐ”, số liệu phần phải thu khỏch hàng được tự động cập nhật cho Sổ Nhật ký chứng từ; Sổ chi tiết cụng nợ của từng đối tượng. Và số liệu tại cỏc sổ này được chi tiết theo ngày phỏt sinh và theo từng hoỏ đơn.
Tổ chức hạch toỏn kế toỏn chi tiết nghiệp vụ tiờu thụ hàng hoỏ tại chi nhỏnh của doanh nghiệp
Vớ dụ: Ngày 06 thỏng 02 năm 2010, Cụng ty Komatsu Việt Nam mua hàng của chi nhỏnh Doanh nghiệp, chi nhỏnh Doanh nghiệp xuất hàng tại kho như sau:
Chứng từ gốc Nhập số liệu vào mỏy
Sổ chi tiết cụng nợ của từng đối tượng Nhật ký chứng từ Sổ cỏi TK 131 (Tổng hợp) Bảng kờ và Bảng phõn bổ
Bỏo cỏo kết quả kinh doanh
Bỏo cỏo quỹ hàng ngày
Sổ tổng hợp cụng nợ
- Bỏnh Rits 300g: 20 thựng với giỏ vốn: 19000đ/ hộp và giỏ bỏn 24000đ/ hộp
- Kẹo Fox’s: 10 thựng với giỏ vốn: 16000đ/hộp và giỏ bỏn: 21000đ/ hộp - Sữa tắm trẻ em: 30 thựng với giỏ vốn :26000đ/ hộp và giỏ bỏn: 34000đ/
hộp
Cụng ty Komatsu thanh toỏn chậm sau 10 ngày bằng tiền mặt Trỡnh tự hạch toỏn như sau:
Kế toỏn viờn lập “phiếu xuất kho”, phiếu này phản ỏnh số hàng xuất kho theo chỉ tiờu số lượng và chỉ tiờu giỏ vốn hàng bỏn. Phiếu này được lập thành 2 liờn:
Liờn 1: Thủ kho giữ
Liờn 2: Lưu phũng kế toỏn làm căn cứ hạch toỏn Phiếu này cú mẫu như phụ lục 1
Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toỏn viờn của chi nhỏnh Doanh nghiệp lập Hoỏ đơn GTGT thành 3 liờn. Liờn 1 (màu tớm) lưu sổ gốc, liờn 2 (màu đỏ) giao cho khỏch hàng, liờn 3 (màu xanh) giao cho bộ phận kho làm thủ tục cấp hàng và đến cuối ngày, bộ phận kho nộp lờn phũng kế toỏn để kế toỏn bỏn hàng làm cơ sở để hạch toỏn.
Hoỏ đơn GTGT cú mẫu như phụ lục 2
Ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chộp phản ỏnh hàng ngày tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho hàng hoỏ. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại mặt hàng theo dừi về mặt hiện vật.
Phương phỏp thẻ kho: Căn cứ vào cỏc chứng từ nhập, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho. Cuối thỏng thủ kho kiểm kờ đối chiếu với kế toỏn. Thẻ kho cú mẫu như phụ lục 3