CỦA CÔNG TY TNHH MAY NHÂN ĐẠO TRÍ TUỆ 3.1 Các kết luận và phát hiẹn qua nghiên cứu
3.2.1xuất với công ty
3.2.1.1. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
• Mục tiêu
o Kinh doanh có lợi nhuận đề đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh của công ty
o Tăng cường uy tín, thế mạnh của công ty, xâm nhập sâu vào các thị trường khó tính như Mỹ, Anh, Nhật và các nước còn lại của EU…
• Phương hướng kinh doanh của công ty trong thời gian tới
o Mở rộng thị trường của công ty tới các thị trường tiềm năng như Mỹ, Anh, Nhật và các nước còn lại của EU…
o Duy trì và đẩy mạnh kinh doanh theo phương thức XK trực tiếp o Nâng cao hiệu quả hoạt động XK hàng dệt may
3.2.1.2. Các giải pháp cụ thể đối với quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng dệt may sang thị trường Cộng hòa Séc của công ty TNHH May Nhân Đạo Trí Tuệ
• Tăng cường công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu
o Đối với công tác tập trung hàng XK: hàng dệt may XK của công ty nên có sự phân loại rõ ràng thành từng loại hay từng nhóm, bộ phận XNK cần phải lập ra một danh sách các sản phẩm của đơn đặt hàng: về chủng loại, số lượng… để bộ phận kho thực hiện công tác phân loại hàng XK được dễ dàng hơn.
Về kho hàng cần thiết kế cao ráo thoáng mát để tránh tình trạng hàng hóa bị ẩm mốc, bị kém dần về phẩm chất và chất lượng. Như vậy công ty có thể thiết kế theo cách không sử dụng phần sát mặt đất mà sẽ tiến hành tạo khoảng trống giữa mặt đất và phần xếp đặt hàng hóa. Ngoài ra để tương lai có thể thực hiện được nhiều đơn đặt hàng với khối lượng lớn và đồng thời cùng một lúc thì công ty nên tiến hành mở rộng quy mô, phạm vi của kho hàng như xây thêm kho hàng mới, hay nới rộng kho hàng cũ.
o Bao gói hàng và kẻ ký mã hiệu hàng XK: công ty nên thiết kế bao bì trông bắt mắt hơn, hấp dẫn người tiêu dùng hơn. Đặc biệt là những hàng hóa cao cấp, có chất lượng cao thì bao bì phải nêu lên được những đặc tính nổi bật của sản phẩm, hướng dẫn cách sử dụng rõ ràng. Một gợi ý nhỏ cho công tác thiết kế bao bì cho áo sơ mi: áo sơ mi nên đóng bằng hộp nhựa cứng, trong, mặt trước nên để trắng nhiều một chút để khách hàng quan sát sản phẩm, 1/3 của mặt trước và mặt sau thì ta thiết kế biểu tượng rất riêng biệt của công ty, hay biểu tượng của nước Việt Nam, và thông tin chung, riêng về sản phẩm
• Kiểm tra hàng XK
Công tác kiểm tra hàng XK của công ty còn sơ sài và thủ công, chưa kiểm tra đồng bộ, dù có bộ phận KCS riêng nhưng cách thức kiểm tra dừng lại ở việc
dùng trực giác để quan sát, chưa áp dụng sự kiểm nghiệm bằng máy móc công nghệ, chưa có sự kiểm tra đồng bộ mà chỉ dừng lại ở việc chọn mẫu kiểm tra. Công ty cần tìm cách nâng cao hiệu quả của quá trình kiểm tra hàng xuất khẩu. Công ty có thể sử dụng phương thức dung hàng mẫu của khách hàng để đối chiều và yêu cầu khách hàng đến xác nhận hoặc trong trường hợp có thể yêu cầu đại diện của khách hàng đến trực tiếp kiểm tra trước khi hàng được giao cho phương tiện vận tải. Với những đơn đặt hàng lớn công ty nên mời một tổ chức giám định độc lập chẳng hạn như Vinacontrol để kiểm tra hàng XK để đảm bảo chất lượng và độ chính xác cao.
• Thuê phương tiện vận tải
Hiện nay tất cả các đơn đặt hàng XK của công ty đều là XK theo điều kiện FOB nên hầu như công ty không phải thuê phương tiện vận tải, cũng có một số đơn đặt hàng khách hàng yêu cầu công ty thuê hộ nên công ty đã giành được sự chủ động trong công tác thuê phương tiện vận tải phù hợp với hàng hóa, từ đó sẽ chủ động được trong công tác chuẩn bị hàng XK và giao hàng cho phương tiện vận tải ( tuy rằng những đơn đặt hàng này cũng không phải là quá lớn, đa số là chỉ có giá trị nhỏ). Chính vì thế công ty nên cố gắng làm tốt hơn công tác này để được khách hàng tín nhiệm, tin tưởng và giành được những hợp đồng có giá trị lớn hơn, nếu được thuê phương tiện vận tải thì công ty sẽ có lợi hơn rất nhiều trong việc chủ động vận chuyển hàng hóa giao cho khách hàng, nâng cao sự hiệu quả trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng XK. Mặt khác trong việc lựa chọn hãng vận tải, công ty không nên chỉ thuê của một hãng Hanjin hay Vietnam airline mà có thể sử dụng một số hãng vận tải khác có uy tín, thích hợp khác để tối thiểu hóa chi phí. Hiện nay ngành vận tải của Việt Nam cũng đã có những bước phát triển đáng kể nên công ty có thể thuê của Việt Nam (tiêu biểu như hãng Viettrans, công ty vận tải dầu khí Việt Nam Falcon Shipping, công ty cổ phần vận tải biển Vosco, tổng công ty hàng hải Việt Nam Vinalines, Vietnamairline, pacific airline, Jetstar) hoặc của hãng nước ngoài tùy vào điều kiện phù hợp với công ty.
Công ty phải tìm hiểu thông tin đầy đủ về các hang vận tải, từ đó có thể lựa chọn nhiều hình thức vận tải khác nhau, có thể vận chuyển bằng đường hàng
không, đường bộ. Khi thực hiện công tác thuê phương tiện vận tải cần tiến hành lập bản hợp đồng vận tải một cách rõ ràng để khi xảy ra bất cứ tranh chấp khiếu nại gì sẽ có cơ sở để giải quyết. Khi có nhiều đơn hàng công ty giành được quyền thuê phương tiện vận tải, công ty có thể áp dụng cả hình thức trực tiếp đi thuê tàu hoặc ủy thác cho công ty khác.
• Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan của Việt Nam hiện nay vẫn còn nhiều bất cập , rườm rà. Vì thế công ty có thể trực tiếp kiến nghị lên tổng cục hải quan để có những góp ý hoàn thiện quy trình làm thủ tục hải quan một cách gọn nhẹ hơn giúp công ty tiết kiệm được thời gian và tiền của. Bên cạnh đó công ty cũng phải có sự hợp tác với cán bộ hải quan để làm đúng theo trình tự quy định, tạo mối quan hệ tốt đẹp, sự tin tưởng, uy tín giữa công ty và cơ quan hải quan. Khi có vướng mắc cần phải trình bày rõ, chấp hành những quyết định và yêu cầu của hải quan. Thanh toán đầy đủ những chi phí hải quan và những chi phí liên quan khác phát sinh..
• Giao hàng cho phương tiện vận tải
Để nâng cao hiệu quả công tác giao hàng XK, nhân viên công ty phải làm tốt một số vấn đề như nắm rõ thời gian, lịch trình của phương tiện vận tải, liên hệ nhận container và đóng hàng kịp thời. Trước khi đóng hàng vào container cần kiểm tra container một cách cẩn thận, công tác xếp hàng vào container cũng phải được tính toán trước sao cho hợp lý.
Để làm tốt công tác giao hàng tránh tình trạng giao hàng chậm, gặp sai phạm, công ty cần xây dựng một kế hoạch giao hàng cụ thể và gửi bản kế hoạch cho chủ phương tiện vận tải và cả khách hàng để họ nắm bắt được tình hình và trách nhiệm của họ trong công tác nhận hàng. Bên cạnh đó công ty phải phân định trách nhiệm rõ ràng giữa công ty và chủ phương tiện vận tải, trong trường hợp khi xảy ra vấn đề sẽ có cơ sở để giải quyết và cũng có kế hoạch thực hiện quản lý giám sát một cách hợp lý, tránh xảy ra rủi ro hư hỏng mất mát hàng hóa…
• Nghiệp vụ thanh toán
Về các hình thức thanh toán : hiện nay công ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện (một phương thức khá mạo hiểm và chứa
đầy rủi ro) chính vì vậy công ty nên lựa chọn một số phương thức thanh toán khác an toàn hơn như phương thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C, phương thức giao chứng từ trả tiền… Đối với những khách hàng mới chưa thật sự tin tưởng, công ty nên áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C. Trong quá trình gửi bộ chứng từ thanh toán cho người NK, trong trường hợp nhờ người sang nước của người NK gửi cho họ phải nhờ người thật đáng tin cậy và có trách nhiệm, đảm bảo nhanh chóng chuyển đến tận tay nhà NK an toàn.
Công ty phải thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở khách hàng nhanh chóng thanh toán tiền hàng cho công ty. Và đặc biệt trong công tác đàm phán ký kết hợp đồng phải nêu rõ nếu đối tác chậm trễ trong việc thanh toán sẽ phải chịu trách nhiệm lớn, phải chịu phạt và bồi thường thiệt hại cho công ty, để khách hàng thực hiện nghiêm túc công tác thanh toán tiền hàng theo hướng có lợi cho công ty.
Có nhiều trường hợp tỷ giá đồng nội tệ so với đồng ngoại tệ thay đổi thất thường theo hướng bất lợi cho công ty, để ngăn chặn tình trạng thiệt thòi cho công ty, công ty nên tham gia công tác phòng ngừa khoản phải thu bằng các phương pháp như hợp đồng quyền chọn, hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tương lai. Công tác phòng ngừa khoản phải thu này giao cho bộ phận tài chính đảm nhiệm.
• Công tác khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Để tránh xảy ra tranh chấp, trong quá trình lập hợp đồng phải nêu rõ trách nhiệm của từng bên, tất cả mọi thông tin trong hợp đồng như về tên hàng hóa, chất lượng, giá cả, vận chuyển… phải được nêu rõ ràng. Điều đó phụ thuộc vào cán bộ XNK khi làm công tác lập hợp đồng XK. Về phía công ty, phải nêu rõ ràng nguyên nhân, phương pháp xử lý khi xảy ra tranh chấp, quy định mức phạt cụ thể đối với từng bên khi có vi phạm; trong quá trình thực hiện hợp đồng XK phải thận trọng, tránh vi phạm hợp đồng để khách hàng có thể bắt bẻ. Khi xảy ra tranh chấp cần nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân, xác định mọi thông tin cần thiết để kịp thời giải quyết. Nếu công ty bị vi phạm quyền lợi thì nhanh chóng thông báo với khách hàng và yêu cầu khách hàng giải quyết kịp thời hoặc nhờ sự can thiệp của các cơ quan, các tổ chức có liên quan. Nếu phía khách hàng bị vi phạm quyền lợi thì công ty cũng cần trả lời khách hàng, đồng thời tìm hiểu rõ nguyên nhân, nhanh chóng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
đưa ra những biện pháp xử lý kịp thời. Còn nếu vi phạm liên quan đến bên thứ 3 công ty kết hợp với khách hàng tìm hiểu và giải quyết thỏa đáng đảm bảo lợi ích của các bên.
• Giám sát và điều hành hợp đồng XK
Nên có sự đầu tư chú trọng nhiều hơn, vì công tác giám sát và điều hành hợp đồng XK rất quan trọng, nó đảm bảo cho công ty tiến hành công tác tổ chức thực hiện hợp đồng một cách nhanh chóng, đảm bảo kịp thời đúng tiến độ, hạn chế sai phạm. Vì thế với công tác này công ty nên phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng người, và những người đó có nghĩa vụ thông báo kịp thời những vấn đề phát sinh. Như vậy tạo lập một công tác tổ chức hệ thống thông tin tốt là một việc làm cần thiết đối với công ty, để có thể thông báo kịp thời và nhanh chóng tìm ra hướng giải quyết khắc phục, giữa các bộ phận thực hiện từng bước của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK cần có phiếu theo dõi giám sát, tổng hợp tất cả những sai phạm cần sửa chữa, những mặt tích cực cần được phát huy trong những lần tiếp theo. Hơn nữa công ty cần tiến hành công tác đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên làm công tác giám sát và điều hành hợp đồng XK để họ có sự hiểu biết đầy đủ về công tác này, qua đó sẽ hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.