10. Kết cấu luận văn
3.2.2 Hoàn thiện cỏc nội dung của quy trỡnh lập kế hoạch nhõn lực
a) Cụng tỏc dự bỏo cầu nhõn lực
Xỏc định cầu nhõn lực trong kỳ kế hoạch là một nội dung cụng việc quan trọng trong cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực của cụng ty. Khi đú, tổng cầu nhõn lực của cụng ty sẽ được tớnh bằng:
Cầu nhõn lực = cầu lao động trực tiếp + cầu lao động giỏn tiếp
Để tăng thờm hiệu quả, việc xỏc định cầu nhõn lực trong ngắn hạn và dài hạn nờn được xỏc định bằng cỏc phương phỏp như sau:
Trong ngắn hạn:
Hiện nay để dự bỏo cầu nhõn lực ngắn hạn cụng ty sử dụng phương phỏp dự bỏo dựa vào cầu nhõn lực của từng bộ phận. Tuy nhiờn độ chớnh xỏc vẫn cũn chưa cao.
Để nõng cao hiệu quả cụng tỏc dự bỏo, cú thể ỏp dụng phương phỏp dự bỏo cầu nhõn lực trong ngắn hạn theo phương phỏp tớnh theo định mức lao động: Khi xỏc định được định mức lao động, cụng ty sẽ dễ dàng tớnh được cầu nhõn lực bằng cụng thức sau:
D = (Q x t)/T [21, tr.76] Trong đú:
D: Nhu cầu lao động
97
t: Định mức thời gian cho một đơn vị sản phẩm
T: Thời gian làm việc trong một khoảng thời gian cần tớnh nhu cầu lao động hay một năm kế hoạch
Phương phỏp này khỏ chớnh xỏc, đơn giản, dễ làm nhất là khi cụng việc đó được xỏc định định mức lao động rừ ràng. Tuy nhiờn nú cú nhược điểm là khụng phải cụng việc nào cũng cú định mức.
Vớ dụ: Kế hoạch năm 2020 của cụng ty là sản xuất búng nong mạch phủ thuốc bằng cụng nghệ Nano là 26.000 cỏi/năm. Giả sử định mức thời gian cho đơn vị sản phẩm là 3 giờ/sản phẩm, biết tổng thời gian lao động bỡnh quõn của một lao động trong năm là 2000h. Như vậy ta tớnh được nhu cầu lao động phục vụ cho việc sản xuất số sản phẩm trờn là
D = (26000 x 3) / 2000 ≈ 39 (lao động)
Như vậy nhà mỏy cần ớt nhất là 39 lao động để hoàn thành kế hoạch sản xuất búng nong mạch của năm.
Trong dài hạn
Hiện nay cụng ty chưa tiến hành dự bỏo cầu nhõn lực dài hạn, cho nờn chưa cú những kế hoạch nhõn lực trong dài hạn cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của cụng ty.
Để dự bỏo cầu nhõn lực trong dài hạn, cụng ty cú thể ỏp dụng một trong cỏc phương phỏp như sau:
*/Phương phỏp sử dụng lao động tổng hợp (hay sử dụng tiờu chuẩ n chi phớ cho 1 đơn vị sản phẩm): Phương phỏp này dựa trờn khối lượng sản phẩm trong kỡ kế hoạch và tiờu chuẩn chi phớ lao động trong một đơn vị sản phẩm trờn quỹ thời gian dự tớnh làm việc bỡnh quõn của một lao động trong năm kế hoạch:
Q x Tth
N = Tn Trong đú :
98 N: Nhu cầu lao động
Q : Khối lượng sản phẩm cần phải sản xuất trong kỳ kế hoạch. Tth: Tiờu chuẩn chi phớ lao động trong một đơn vị sản phẩm.
Tn: Quỹ thời gian làm việc bỡnh quõn của 1 lao động trong năm kế hoạch (giờ).
Ở đõy, tiờu chuẩn chi phớ lao động cho 1 đơn vị sản phẩm là tổng cộng của lượng lao động trực tiếp, lao động cụng nghệ, lao động phụ trợ, lao động quản lý trờn 1 đơn vị sản phẩm:
TTh = TCN+ TPt+ Tql
TTh : lượng lao động trực tiếp tổng hợp trờn 1 đơn vị sản phẩm TCN : lượng lao động cụng nghệ trờn 1 đơn vị sản phẩm
TPt : lượng lao động phụ trợ trờn 1 đơn vị sản phẩm Tql : lượng lao động quản lý trờn 1 đơn vị sản phẩm */Phương phỏp sử dụng kỹ thuật Delphi.
Phương phỏp này khỏ phổ biến. Người ta nghiờn cứu ý kiến của một nhúm chuyờn gia qua một loạt mẫu điều tra hoặc phỏng vấn để xỏc định cầu nhõn lực cho tương lai, cỏc bước bao gồm:
+ Xin ý kiến chuyờn gia theo mẫu sẵn. + Tập hợp ý kiến đú thành bỏo cỏo.
+ Gửi bỏo cỏo cho cỏc chuyờn gia để họ đọc tất cả cỏc ý kiến khỏc nhau. + Yờu cầu cỏc chuyờn gia giải thớch ý kiến của họ nếu dự bỏo của họ cú chờnh lệch lơn so với những người khỏc.
+ Tiếp tục tập hợp lại ý kiến xõy dựng bỏo cỏo mới và gửi cho cỏc chuyờn gia.
99
Phương phỏp này khỏ mất thời gian và tốn kộm do phải lựa chọn chuyờn gia và cỏc nhà quản trị cụng ty tham gia nờn phương phỏp này thường được ỏp dụng trong tỡnh huống quan trọng.
b) Dự bỏo cung nhõn lực.
Việc dự bỏo cung nhõn lực cú ý nghĩa quan trọng đối với cụng ty trong việc đỏp ứng lực lượng lao động thường xuyờn, kịp thời cho cụng việc sản xuất kinh doanh của cỏc kỳ kế hoạch.
Việc xỏc định cung nhõn lực trong từng cụng việc ở kỳ kế hoạch cú thể sử dụng bằng cỏch đơn giản như sau:
Nguồn cung nhõn lực = số người hiện cú + nguồn tăng - nguồn giảm. Trong đú số nhõn lực tăng thờm bao gồm cả nhõn lực được thuyờn chuyển hoặc đề bạt từ cỏc cụng việc khỏc. Và số nhõn lực bị hao hụt gồm cú tự thụi việc, bị sa thải, về hưu, chết hoặc thuyờn chuyển đi nơi khỏc.
Bộ phận nhõn sự cần dựa vào tỉ lệ % biến động của thời kỳ trước kết hợp với tỷ lệ lưu chuyển lao động để xỏc định nguồn cung nhõn lực
Tỉ lệ lưu chuyển = số người ra khỏi tổ chức/tổng số nhõn viờn *100% Việc xỏc định cung nhõn lực sẽ được xỏc định bởi nguồn cung nội bộ và nguồn cung bờn ngoài cụng ty:
Dự bỏo nguồn cung nhõn lực trong nội bộ:
* Bờn cạnh việc lưu trữ thụng tin hồ sơ của nhõn sự thuộc cụng ty một cỏch đơn giản, cụng ty cần lưu trữ một cỏch chuyờn sõu những thụng tin nhõn viờn để phục vụ tốt cho cụng tỏc xỏc định nguồn cung nội bộ tổ chức.
- Cần xỏc định tỷ lệ lưu chuyển lao động.
- Sử dụng hệ thống thụng tin nguồn nhõn lực để xỏc định khả năng đỏp ứng nhu cầu nhõn lực.
- Tiến hành phõn loại loại lao động hay cụng việc để phục vụ phõn tớch nhõn lực hiện cú trong tổ chức, so sỏnh tỡnh hỡnh nhõn lực hiện cú với yờu cầu
100
cụng việc trong năm kế hoạch sắp tới nhằm đạt được mục tiờu sản xuất kinh doanh của tổ chức.
- Xõy dựng và sử dụng hệ thống thụng tin về nguồn nhõn lực để xỏc định khả năng đỏp ứng nguồn nhõn lực của nguồn cung lao động bờn trong cụng ty. Hệ thống thụng tin nguồn nhõn lực của cụng ty nờn được tin học hoỏ, ngoài những thụng tin cơ bản cụng ty đó lưu cần phải bổ sung cỏc thụng tin về:
+ Đỏnh giỏ thực hiện cụng việc của người lao động qua cỏc kỳ
+ Lịch sử tiền cụng và tiền lương, cỏc thụng tin về điểm mạnh điểm yếu + Kỹ năng và kiến thức của người lao động
+ Cỏc đỏnh giỏ về điểm mạnh điểm yếu + Tiềm năng phỏt triển và khả năng đề bạt
Trong đú thụng tin về trỡnh độ đào tạo, việc đỏnh giỏ thực hiện cụng việc qua cỏc thời kỳ và điểm mạnh điểm yếu của người lao động cú ý nghĩa quan
trọng đối với việc xỏc định nguồn cung nội bộ cụng ty.
Cỏc loại thụng tin này cú thể được lưu trữ dưới dạng túm tắt vào hai loại hồ sơ đú là hồ sơ nguồn nhõn lực và hồ sơ phỏt triển nguồn nhõn lực.
Việc phõn tớch sẽ làm rừ thực trạng về nguồn nhõn lực hiện cú của cụng ty và mức độ sử dụng nú. Nú cú ý nghĩa rất lớn cho ta hiểu hơn về nguồn nhõn lực hiện tại của cụng ty và thụng qua đú làm cơ sở cho sự dự bỏo cả về nhu cầu cũng như về nguồn cung cấp nhõn lực trong tương lai.
* Cụng ty cần kế tiếp kế hoạch nhõn lực thụng qua sử dụng “ma trận chuyển tiếp” để dự bỏo diễn biến nhõn lực của cụng ty từ đú ước tớnh số lượng cỏn bộ cụng nhõn viờn sẽ làm việc trong kế hoạch tương lai cú tớnh đến sự thay đổi (thăng tiến, thuyờn chuyển hay về hưu...) kể cả khi cú cụng việc mới, cụng việc cú khả năng thay đổi.
Sự biến đổi và thay đổi số lượng nhõn lực của cụng ty được mụ tả theo sơ đồ dưới đõy:
101
Vớ dụ về lập kế hoạch kế tiếp nguồn nhõn lực tại cụng ty TNHH Xuõn Vy
Loại lao động Số lượng hiện tại Số lượng ra đi Số lượng thăng cấp Số lượng chắc chắn năm tới Lao động quản lý 4 4 2 2 Cỏn bộ nghiệp vụ 44 40 3 Cụng nhõn kỹ thuật 24 21 6 Lao động phổ thụng 31 25 Tổng cộng 103 11 2 90
Từ vớ dụ ta cú thể suy ra tổng số lao động hiện tại của đơn vị là 103, số lao động ra đi là 11người, số thăng tiến dự kiến năm là 02 người. Như vậy cú thể thấy được số lượng người thiếu hụt cần được bổ sung.
Dự bỏo nguồn cung bờn ngoài:
Để nõng cao chất lượng nguồn nhõn lực, cụng ty cần chỳ trọng tới nguồn cung bờn ngoài thụng qua việc nghiờn cứu một cỏch tổng thể và mở rộng cỏc đối tượng ngoài cụng ty. Nguồn cung nhõn lực của doanh nghiệp cú thể bao gồm cả những người đang làm việc ở cỏc doanh nghiệp khỏc. Thụng qua hỡnh thức tuyển dụng cụng ty sẽ bổ sung được sự thiếu hụt nhõn lực từ nguồn bờn ngoài.
Với yờu cầu về chất lượng cao đối với nhõn viờn văn phũng và nhõn kỹ thuật cho cụng việc hiện tại và đặc biệt là cần số lượng lớn kỹ sư và lao động kỹ thuật trong thời gian thực hiện dự ỏn và sau khi dự ỏn nhà mỏy đi vào thực hiện, cụng ty cần xem xột phõn tớch một số nhõn tố để đỏnh giỏ nguồn cung bờn ngoài tổ chức của mỡnh như sau:
102
- Xu hướng phỏt triển nghề nghiệp: Việc nhỡn nhận xu hướng phỏt triển nghề nghiệp sẽ giỳp cho cụng ty nhỡn nhận được sự phõn hoỏ cỏc loại trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ của lao động trong tương lai, từ đú cú thể định hướng quy mụ và sự phỏt triển của lao động ngành mỡnh trong thời gian tới.
- Tỡnh hỡnh giỏo dục và đào tạo: Cỏc trường đại học cao đẳng, trung cấp nghề đào tạo cỏc chuyờn ngành đặc thự của cụng ty.
- Đỏnh giỏ vị trớ của cụng ty trong thị trường cựng ngành và toàn nền kinh tế để từ đú đỏnh giỏ được kỳ vọng của người lao động về cụng ty.
- Tỷ lệ lao động lưu chuyển trờn thị trường: lao động lưu chuyển trờn thị trường luụn luụn biến động, cần linh hoạt trong việc bố trớ, giữ chõn nhõn viờn giỏi.
c) Tiến hành đỏnh giỏ cụng tỏc lập kế hoạch nguồn nhõn lực
Cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực sẽ được thực hiện tốt hơn nếu sau mỗi bước, mỗi giai đoạn nếu bộ phận nhõn sự tiến hành xem xột lại cỏch thức thực hiện, cỏc kết quả cú phự hợp với mục tiờu đề ra hay khụng để từ đú tiến hành điều chỉnh kịp thời nhằm hoàn thiện cụng tỏc này và rỳt kinh nghiệm cho cỏc lần sau đồng thời gúp phần hoàn thiện cụng tỏc quản trị nhõn lực của cụng ty mỡnh.
Bờn cạnh những đỏnh giỏ của nội bộ cụng ty, cần cú thờm ý kiến chuyờn gia để cú thể tiến hành cụng việc đỏnh giỏ một cỏch chớnh xỏc và khỏch quan hơn. Hoạt động đỏnh giỏ khụng thể thiếu sự hỗ trợ của cụng tỏc kiểm tra.Và thụng qua đỏnh giỏ sẽ gúp phần xỏc định được nhu cầu lao động của cụng ty và xỏc định được nguồn cung cần thiết cho nhu cầu đú.
Như vậy là cú kiểm tra thỡ phải cú đỏnh giỏ và chỉ cú kiểm tra đỏnh giỏ thỡ mới cú được những thụng tin chớnh xỏc nhất để cú thể điều chỉnh xỏc định cung - cầu nhõn lực, cũng như kế hoạch nhõn lực cụng ty.
103
Trờn đõy là một số biện phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại cụng ty TNHH Xuõn Vy. Muốn nõng cao hiệu quả của cụng tỏc lập kế hoạch tại cụng ty, cần thực hiện đồng bộ, cú hiệu quả cỏc giải phỏp liờn quan tới từng bước của quy trỡnh lập kế hoạch nhõn lực. Để từ đú nõng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hoàn thành mục tiờu chiến lược đề ra.
104 KẾT LUẬN
Cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý nguồn nhõn lực giỳp triển khai cỏc chiến lược nhõn sự và đưa chiến lược nhõn sự, chiến lược kinh doanh đi vào thực tế.
Để tiến hành cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực cú nhiều phương phỏp và cụng cụ khỏc nhau, trong đú việc xỏc định cung, cầu nhõn lực là những nội dung cú ý nghĩa hết sức quan trọng quyết định đến hiệu quả của cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực.
Cụng ty TNHH Xuõn Vy đó coi lập kế hoạch nhõn lực là nhiệm vụ quan trọng, tuy nhiờn để nõng cao hiệu quả của cụng tỏc cũn cần quan tõm chỳ trọng nhiều hơn nữa để từ đú hoàn thành mục tiờu chiến lược đó đề ra.
Sau khi đi vào tỡm hiểu nắm bắt cỏc nội dung thuộc thực trạng cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại cụng ty TNHH Xuõn Vy, thấy rừ những ưu điểm trong việc thực hiện cụng tỏc đú là cú sự thống nhất, thường xuyờn, liờn tục trong việc thực hiện lập cỏc kế hoạch nhõn lực với quy trỡnh, phương phỏp giản đơn, nhanh chúng và tiết kiệm chi phớ, chỳ trọng cụng tỏc phõn tớch cụng việc làm tiền đề cho cụng tỏc xỏc định cầu nhõn lực do đú đó đưa ra cỏc giải phỏp điều hũa cung cầu là tương đối hợp lý, phự hợp với chớnh sỏch nhõn sự của cụng ty. Cũng qua việc nắm bắt thực trạng của cụng tỏc, cú thể thấy rừ điểm hạn chế nổi bật của cụng tỏc tại cụng ty đú là chưa quan tõm đến cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực dài hạn và việc xỏc định cung - cầu nhõn lực cũn chưa sỏt và chưa cú ý nghĩa nhiều trong thực tiễn.
Từ đú cỏc giải phỏp tỏc giả đưa ra nhằm hoàn thiện những điểm hạn chế trong cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực của cụng ty là xõy dựng lại phương phỏp xỏc định cung - cầu nhõn lực, hoàn thiện cụng tỏc định mức lao động làm cơ sở cho việc xỏc định cầu nhõn lực, đồng thời tiến hành việc đỏnh giỏ
105
cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực thường xuyờn để kịp thời điều chỉnh, hoàn thiện cỏc kế hoạch nhõn lực.
Cỏc biện phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại cụng ty nhằm mục đớch cung cấp cho cụng ty một đội ngũ lao động đủ về số lượng, đỳng về chất lượng và đỏp ứng yờu cầu sản xuất kinh doanh, gúp phần nõng cao hiệu quả hoạt động của cụng ty TNHH Xuõn Vy.
Bờn cạnh việc nghiờn cứu thực trạng và đưa ra giải phỏp hoàn thiện cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực tại cụng ty TNHH Xuõn Vy, đề tài nghiờn cứu cũn cú rất nhiều hạn chế. Một trong số đú là cỏc giải phỏp hoàn thiện mới mang tớnh định hướng chứ chưa đi vào tỡnh hỡnh cụ thể của cụng ty. Lý giải cho vấn đề này là do chiến lược kinh doanh của cụng ty cú sự thay đổi về cơ bản cỏc ngành nghề kinh doanh trong thời gian tới.
Hướng nghiờn cứu tiếp theo: Cần tiếp tục theo dừi cụng tỏc lập kế hoạch nhõn lực ở cụng ty TNHH Xuõn Vy để cú những giải phỏp cụ thể hơn qua đú nõng cao hiệu quả của cụng tỏc tại doanh nghiệp.
106
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bựi Văn Chiờm, Quản trị nhõn lực, http://www.zun.vn/tai-lieu/giao-trinh-
quan- tri-nhan-luc-4588/, truy cập ngày 14/08/2013.
2. Lờ Anh Cường - Nguyễn Thị Lệ Huyền - Nguyễn Thị Mai (2004), Phương phỏp và kỹ năng quản lý nhõn sự, NXB Lao động xó hội, Hà Nội.
3. Trần Kim Dung (2009), Quản trị nguồn nhõn lực, NXB Thống Kờ.
4. PGS.TS Nguyễn Duy Dũng (Chủ biờn), Đào tạo và quản lý nhõn lực