a. Ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài:
2.2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH TM Kim Mã
Tên, quy mô và địa chỉ ; ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp -Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH TM Kim Mã
-Tên tiếng Anh: Kim Ma trading company limited -Tên công ty viết tắt: Công ty Kim Mã
-Vốn điều lệ : 7.000.000.000 đồng
-Địa chỉ: Quốc lộ 1A-thôn Mậu Chử-xã Thanh Hà-huyện Thanh Liêm-tỉnh Hà Nam.
-Điện thoại: 03513.887.020 Fax: 03513.887.020
-Số đăng kí kinh doanh : 0700340971, đăng kí lần đầu ngày 18 tháng 06 năm 2009, thay đổi lần 2 ngày 17 tháng 08 năm 2011.
-Người đại diện theo pháp luật của công ty: Đinh Văn Kế - Chức vụ : Giám đốc -Ngành nghề kinh doanh của đơn vị :
+ Mua bán xăng dầu, gas, khí hóa lỏng, nhựa đường, dầu mỡ và các sản phẩm liên quan.
+Mua bán vật liệu xây dựng : gạch ngói, xi măng, đá, cát, sỏi. +Mua bán hàng trang trí nội, ngoại thất. Mua bán sắt thép. +Vận tải hàng hóa bằng đường bộ và đường thủy.
+Mua bán vật tư,thiết bị lắp đặt khác trong xây .
+Xây dựng công trình: Dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi. +Phá vỡ san lấp và chuẩn bị mặt bằng.
+Đại lý mua bán kí gửi hàng hóa. Quá trình hình thành và phát triển
-Công ty được thành lập vào tháng 06 năm 2009 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hà Nam cấp giấy phép đăng kí kinh doanh với tên gọi Công ty TNHH TM Kim Mã, MST: 0700340971.
- Từ khi thành lập cho đến nay, công ty đã trở thành một nhà cung cấp hàng hóa,dịch vụ uy tín cho nhiều công ty vận tải và xây dựng trong tỉnh Hà Nam và một số tỉnh lân cận. Mục tiêu của doanh nghiệp trong những năm tới là mở rộng được thị trường ra bên ngoài tỉnh, đặc biệt là thành phố Hà Nội.
2.2.1.2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị
-Với nhiều ngành nghề kinh doanh đa dạng nhưng lĩnh vực kinh doanh chủ yếu được công ty chú trọng vẫn là bán buôn bán lẻ các loại dầu mỡ nhờn, dầu thủy lực và khí gas hóa lỏng cho các công ty vận tải và xây dựng,đại lý gas và hộ gia đình.
-Tuy thành lập trong thời gian chưa lâu nhưng với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và nhiệt huyết công ty đã trở thành một nhà cung cấp uy tín đối với nhiều công ty khách hàng trong tỉnh Hà Nam. Hiện tại công ty đang chuẩn bị một số kế hoạch để đầu tư, mở rộng hơn những ngành nghề kinh doanh khác như mua bán vật liệu xây dựng,vận tải hàng hóa…
2.2.1.3.Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của công ty TNHH TM Kim Mã
Với nguyên tắc hoạt động thống nhất và liên tục, công ty TNHH TM Kim Mã đã xây dựng được cho mình mô hình quản lý hiệu quả phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp.Toàn bộ hoạt động của bộ máy được đặt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc.
-Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, có chức năng quản
lý điều hành tổ chức thực hiện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ban hành các quy chế, bổ nhiệm miễn nhiệm cách chức các chức danh của công ty.
-Phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh,kĩ thuật, tham mưu cho giám
đốc về hoạt động kinh doanh tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về nhiệm vụ được giao và là người quyết định khi giám đốc đi vắng.
-Phòng kinh doanh
Nghiên cứu thị trường, cập nhật các thông tin về thị trường, giá cả các loại
sản phẩm và dịch vụ doanh nghiệp đang kinh doanh.
Tìm hiểu đối tác kinh doanh và đề xuất các biện pháp để chăm sóc khách hàng truyền thống, duy trì quan hệ với khách hàng hiện đại, phát triển mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Đề xuất các giải pháp để khuếch trương hình ảnh của doanh nghiệp trên thương trường, đề xuất các chính sách thương mại để khuyến khích bán hàng, gia tăng doanh số.Tìm hiểu một số thông tin về đối thủ cạnh tranh.Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm và những giải pháp cụ thể.
Tiếp nhận, xử lí thực hiện các đơn đặt hàng của các tổ chức, các doanh nghiệp là đại lí bán hàng của doanh nghiệp tổ chức kinh doanh bán lẻ cho người tiêu dùng.
Tìm hiểu, khai thác nguồn hàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Triển khai chào, bán các sản phẩm mới của doanh nghiệp cho các đại lý.Tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh tế.
Báo cáo giám đốc doanh nghiệp các thông tin có liên quan về thị trường, giá cả.Hàng tháng trình giám đốc báo cáo doanh số bán hàng.
-Phòng tài chính kế toán
Bộ phận kế toán là phòng quản lí, có chức năng tư vấn cho giám đốc những vấn đề liên quan đến tài chính và kế toán, có trách nhiệm tổ chức và thực hiện công tác kế toán của doanh nghiệp.Nhiêm vụ của phòng kế toán như sau:
Cập nhật tìm hiểu các chủ chương chính sách và các quy định của nhà nước có liên quan đến công tác quản lí tài chính, kế toán như sau: chính sách thuế, pháp lệnh kế toán thống kê,…
Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lí, hợp lệ của các chứng từ đầu vào như phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi.
Đối chiếu công nợ với chủ hàng, khách hàng theo định kì hay đột xuất, đôn đốc và thực hiện thu hồi công nợ.Kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê quỹ, tổng kêt hàng tháng.
Hướng dẫn các phòng, bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện các quy định về những vấn đề có liên quan đến công tác tài chính kế toán.Lập báo cáo kết quả kinh doanh, hàng tồn kho, quỹ két, công nợ trình giám đốc hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
Phân tích tình hình hoạt động tài chính, các chỉ tỉêu về doanh số, phân tích các báo cáo, tìm ra nguyên nhân những tồn tại và đề xuất giải pháp xử lí.
-Phòng kĩ thuật
Phòng kĩ thuật có chức năng nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh bán hàng. Nghiên cứu, kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm .
Kiểm tra các điều kiện bảo hành, nhận hàng bảo hành. Quản lí và lưu trữ các tài liệu liên quan đến công việc bảo hành.
Thực hiện công việc tư vấn kĩ thuật tại địa điểm khách hàng. Bảo trì, bảo dưỡng các trang thiết bị tin học của doanh nghiệp.
Tập hợp và báo cáo các ý kiến phản hồi của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng.
-Phòng hành chính
Chịutrách nhiệm về các thủ tục, giấy tờ, hợp đồng liên quan đến doanh nghiệp.Giải quyết mọi vấn đề pháp lý của doanh nghiệp.
Tổ chức, quản lý việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên.
Quản lý mọi tình hình hoạt động liên quan đến nhân viên của doanh nghiệp. Sắp xếp nhân sự, xây dựng chế độ tiền lương, thưởng và bảo hiểm xã hội, giải quyết các vấn đề mang tính hành chính thủ tục.
• Sơ đò tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty TNHH TM Kim Mã ( Phụ
lục 01)