- TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc, trong quá trình sử dụng TSCĐ được gh
d. Quỹ phúc lợ
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
+ Bảng chấm công: được Công ty sử dụng để phản ánh số ngày làm việc thực tế, số ngày nghỉ việc của từng người lao động. Bảng chấm công do phụ trách bộ phận trực tiếp ghi chép và chịu trách nhiệm tính chính xác. Đây là cơ sở, là chứng từ để phòng kế toán tính lương cho từng lao động.Ngoài ra còn có bảng chấm công chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng lao động.
Công ty phải sử dụng cả hai bảng chấm công này vì do đặc thù của công ty nên lao động trong công ty thường có sự thay đổi từ công trình này qua công trình khác. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày công lao động làm để tính lương cho công nhân. Còn các phòng ban gián tiếp thì chỉ sử dụng bảng chấm công chung.
Trong trường hợp người lao động thay đổi chỗ làm việc trong tháng( từ đội này sang đội khác) theo yêu cầu của công việc thì ngày công thực tế làm của tháng đó sẽ được tính căn cứ vào bảng chấm công cá nhân, nhưng những ngày công này phải có xác nhận của hai phụ trách bộ phận sử dụng lao động.
+ Bảng thanh toán tiền lương: Được Công ty dùng để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. Hàng tháng kế toán phải lập “bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ đội phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào bảng chấm, phiếu báo công việc hoàn thành của từng bộ phận.
+ Phiếu nghỉ hưởng chế độ BHXH: Là chứng từ làm cơ sở xác nhận số ngày công người lao động nghỉ việc vì lý do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… Đây là căn cứ để kế toán tính số tiền lương cơ quan BHXH trả thay lương.
+ Bảng thanh toán BHXH: Được Công ty lập để làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trên. Kế toán lập bảng này cho toàn Công ty. Bảng này là phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng thanh toán BHXH khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp như: nghỉ ốm, thai sản… cuối tháng sau khi kế toán tính toán tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và toàn Công ty. Bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt.
+ Bảng phân bổ tiền lương: Được Công ty dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải thu BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, thanh toán làm thêm giờ, làm đêm… kế toán tập hợp phân loại chứng từ từng đối tượng sử dụng tính toán để ghi vào bảng phân bổ theo các dòng phù hợp ghi TK 334. Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN và tổng số tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN ghi vào các dòng phù hợp cột ghi có TK 338.
+ Phiếu chi: Dùng để xác định các khoản tiền mặt xuất quỹ chi cho các khoản lương và trích theo lương cho người lao động
* Quy trình luân chuyển chừng từ:
Bước 1: Từ bảng chấm công, phiếu báo công việc hoàn thành hàng tháng kế toán lên bảng thanh toán tiền lương.
Bước 2: Từ bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận để kế toán lập bảng tổng hợp tiền lương; Bảng phân bổ tiền lương.